中普审计档案管理系统—操作说明

中普审计档案管理系统 审计档案管理系统提供了对审计项目的资料及数据管理，以及审计日常工作中的文件 与资料管理（收发文）等，在本系统中根据操作分为三个模块，分别是：系统基础数据设 置，审计档案管理，档案借阅管理。以下我们根据操作来作详细的说明。主要功能特点如 下： 1、与其他审计模块可无缝链接，通用审计系统、集团审计及合并报表等其他审计模块 产生的底稿可以导入到档案管理系统中； 2、支持多种文件格式，一句话：只要您计算机(在资源管理器) 中能够打开的文档均可 以导入档案系统中； 3、强大的网络支持，网络中的任何一台计算机均可以查看档案； 4、全面的档案安全管理，未授权用户不能修改或查看审计档案； 一、系统基础数据设置 （一）审计业务档案项目设置 添加或者删除、修改审计档案包含的项目内容。在这里设置档案的各项。包括项目名 称，日期，期限等。 （二）审计业务档案类别设置 （图一）审计业务档案类别设置 增加或者删除档案的管理分类依据，如按收、发文分类，之下再按年分类，在这里设 置档案的类别，用于后面创建档案路径，便于管理。 注意：档案类别代码需符合编码规则，否则不能增加新的档案类别。 （三）附加信息参照 在这里设置参照统计项目，如：保管期限、档案附件分类、档案所属年度、档案状态 等，当然用户也可自主添加参照和参照项。如下图所示： 2 （图二）审计档案用参照统计项设置 先设置左边的参照项的项目，再设置右边的“对应项目具体参照项取值设置” 。 （四）帐套参数设置 （图三）帐套参数设置 设置档案原始的存放路径及档案临时本地存放路径。档案原始存放起始目录:指的是档 案导入前原始文件所在的目录，主要用于增加新档案时用，自动选择目录用；档案浏览本 地临时目录：网络版用户在浏览档案时，系统首先将档案从数据库取出并保存到本地，然 后使用本地的相应程序打开此档案； 注意：用户必须在本地安装有相应的程序；如档案为 WORD 文件类型，则本地 必须安装 WORD;如档案为 TIFF 等图形文件类型，则本地必须安装有图形文件查看程序。 二、 审计档案管理 （一）审计业务档案日常管理：主要用于审计日常工作中的文件与资料管理（收发文） 等电子档案管理。 审计档案管理系统操作说明 3 （图四）审计档案管理 如上图所示，为档案管理的内容编辑以及查看窗口，档案内容可输入基本信息和 附件内容。附件清单不仅可以列出文字档类附件，还可列出照片，扫描文件等，甚至 列出被审单位原始凭证照片。如下图所示: （图五）档案内容编辑 （二）审计项目档案日常管理：主要用于审计项目从开始计划到项目完成全过程，产生的 底稿、附件、原始凭证扫描、审计报告等的电子档案管理，项目档案附件可以按分类查询, 与上面不同的是档案附件包含底稿索引号。如下图所示： 4 （图六）已完成审计项目档案设置 1、 先点击“增加同级”或“增加下级”设置好档案项目属性，如下图所示： （图七）档案项目属性 2、再点击“审计档案附件清单”增加项目档案附件，如下图所示： （图八）审计项目档案附件分类设置 3、档案附件可以按分类及不按分类增加：添加指定文件及批量添加指定目录的所有 文件； 审计档案管理系统操作说明 5 三、 档案借阅管理 3.1 档案借阅: 1、如果需要借阅某档案，点击“借阅”按钮，如下图所示： （图九）档案借阅管理记录输入 2、输入“借阅人”或从右边下拉框中选取“借阅人” ，选取的“借阅人”列表的建立 在“综合业务管理系统”中“审计人员档案及操作员”中设置。 3、 “借阅档案号”及“档案标题内容”不需要手工输入，在“选择借阅档案”后由系 统自动填入。 4、 “档案借阅备注”可输入或者不输入。 5、输入“借阅日期”并确认，一般情况下“借阅日期”系统默认为当前日期，根据实 际情况输入。 3.2 档案归还: 1、如果需要归还某档案，在“借阅档案”清单