办公室秘书需掌握的公文写作类型

办公室秘书需掌握的公文写作类型 一、会议纪要 二、公告、通报、简报 三、通知、意见 四、决定、决议 五、请示、批复、函 六、报告 一、 会议纪要、会议记录 （一）会议纪要 1概念 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事 业单位、机关团体都适用。 2会 议 纪 要 与 会 议 记 录 的 区 别 会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作 的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服 务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上 的公文写作完全是两码事。 3主 要 分 类 1） 工 作 会 议 纪 要 。 它 侧 重 于 记 录 贯 彻 有 关 工 作 方 针 、 政 策 ， 及 其 相 应 要 解 决 的 问 题 。 如 ， 全 国 民 族 贸 易 和 民 族 用 品 生 产 工 作 会 议 纪 要 ， 全 省 基 本 建 设 工 作 会 议 纪 要 。 2） 代 表 会 议 纪 要 。 它 侧 重 于 记 录 会 议 议 程 和 通 过 的 决 议 ， 以 及 今 后 工 作 的 建 议 。 如 省 第 一 次 盲 人 聋 哑 人 代 表 会 议 纪 要 。 3） 座 谈 会 议 纪 要 。 它 内 容 比 较 单 一 、 集 中 ， 侧 重 于 工 作 的 、 思 想 的 、 理 论 的 、 学 习 的 某 一 个 问 题 或 某 一 方 面 问 题 。 如 ， 十 省 区 、 十 个 路 局 整 顿 治 安 座 谈 会 纪 要 。 4） 联 席 会 议 纪 要 。 它 系 指 不 同 单 位 、 团 体 ， 为 了 解 决 彼 此 有 关 的 问 题 而 联 合 举 行 会 议 ， 在 此 种 会 议 上 形 成 的 纪 要 。 它 侧 重 于 记 录 两 边 达 成 的 共 同 协 议 。 5） 办 公 会 议 纪 要 。 对 本 单 位 或 本 系 统 有 关 工 作 问 题 的 讨 论 、 商 定 、 研 究 、 决 议 的 文 字 记 录 ， 以 备 查 考 。 6） 汇 报 会 议 纪 要 。 这 种 会 议 侧 重 于 汇 报 前 一 段 工 作 情 况 ， 研 究 下 一 步 工 作 ， 经 常 是 为 召 开 工 作 会 议 进 行 的 准 备 会 议 。 7） 技 术 鉴 定 会 纪 要 。 8） 科 研 学 术 会 议 纪 要 ， 包 括 年 会 纪 要 。 5. 结 构 形 式 1） 标 题 会 议 纪 要 的 标 题 有 两 种 格 式 ： 一 是 ， 会 议 名 称 加 纪 要 ， 如 ， 全 国 财 贸 工 会 工 作 会 议 纪 要 ； 二 是 ， 把 会 议 的 主 要 内 容 在 标 题 里 揭 示 出 来 ， 类 似 文 件 标 题 式 的 。 如 ， 关 于 加 强 纪 检 工 作 座 谈 会 纪 要 ； 2） 开 头 部 分 简 要 介 绍 会 议 概 况 ， 其 中 包 括 ： (1)会 议 召 开 的 形 势 和 背 景 ； (2)会 议 的 指 导 思 想 和 目 的 要 求 ； (3)会 议 的 名 称 、 时 间 、 地 点 、 与 会 人 员 、 主 持 者 ； (4)会 议 的 主 要 议 题 或 解 决 什 么 问 题 ； (5)对 会 议 的 评 价 。 3） 文 号 、 制 文 时 间 文 号 写 在 标 题 的 正 下 方 ， 由 年 份 、 序 号 组 成 ， 用 阿 拉 伯 数 字 全 称 标 出 ， 并 用 “【 】 ”插 入 ， 如 ： 【 2004】 67 号 。 办 公 会 议 纪 要 对 文 号 一 般 不 做 必 须 的 要 求 ， 但 是 在 办 公 例 会 中 一 般 要 有 文 号 ， 如 “第 XX 期 ”、 “第 XX 次 ”， 写 在 标 题 的 正 下 方 。 会 议 纪 要 的 时 间 可 以 写 在 标 题 的 下 方 ， 也 可 以 写 在 正 文 的 右 下 方 、 主 办 单 位 的 下 面 ， 要 用 汉 字 写 明 年 、 月 、 日 ， 如 “二 二 年 八 月 十 六 日 ”。 4） 正 文 部 分 它 是 纪 要 的 主 体 部 分 ， 是 对 会 议 的 主 要 内 容 、 主 要 精 神 、 主 要 原 则 以 及 基 本 结 论 和 今 后 任 务 等 进 行 具 体 的 综 合 和 阐 述 。 5） 结 尾 部 分 一 般 写 法 是 提 出 号 召 和 希 望 。 6 格 式 内 容 1) 标 题 。 由 “会 议 名 称 +会 议 纪 要 “构 成 。 2) 导 言 。 介 绍 会 议 召 开 的 基 本 情 况 ， 如 时 间 、 地 点 ， 参 加 人 ， 讨 论 的 问 题 。 3) 会 议 的 成 果 及 议 定 的 事 项 。 应 逐 项 列 出 。 4) 希 望 。 （ 二 ） 会 议 记 录 1、 例 文 一 ： 会议名称 会议时间 会议地点 记录人 出席与列席会议人员 缺席人员 会议主持人 审阅 签字 主要议题 发言记录： 例文二： 公司办公会议记录 时间：一九年月日 x 时至 x 时 地点：公司办公楼五楼大会议室 出席人： 缺席人： 主持人：公司总经理 记录人：办公室主任刘 主持人发言：(略) 与会者发言： 散会 主持人：(签名) 记录人：(签名) (本会议记录共页) 2、会议记录应该突出的重点有： （1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； （2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； （3）权威人士或代表人物的言论； （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； （5）会议已议决的或议而未决的事项； （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动 二、 公告、通报、简报 （一）公告 1. 概 念 公 告 是 一 个 词 语 ， 其 意 思 是 政 府 、 团 体 对 重 大 事 件 当 众 正 式 公 布 或 者 公 开 宣 告 ， 宣 布 。 国 务 院 2000 年 8 月 24 日 发 布 、 2001 年 1 月 1 日 起 施 行 的 国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 ， 对 公 告 的 使 用 表 述 为 ： “适 用 于 向 国 内 外 宣 布 重 要 事 项 或 者 法 定 事 项 ”。 其 中 包 含 两 方 面 的 内 容 ： 一 是 向 国 内 外 宣 布 重 要 事 项 ， 公 布 依 据 政 策 、 法 令 采 取 的 重 大 行 动 等 ； 二 是 向 国 内 外 宣 布 法 定 事 项 ， 公 布 依 据 法 律 规 定 告 知 国 内 外 的 有 关 重 要 规 定 和 重 大 行 动 等 。 1） 政 府 、 团 体 对 重 大 事 件 发 布 的 通 告 。 2） 公 开 宣 告 ； 宣 布 。 2. 介 绍 公 告 是 行 政 公 文 的 主 要 文 种 之 一 ， 公 告 是 向 国 内 外 宣 布 重 要 事 项 或 者 法 定 事 项 时 使 用 的 公 文 。 适 用 于 向 国 内 外 宣 布 重 要 事 项 或 者 法 定 事 项 。 有 一 类 公 告 是 属 于 专 业 性 的 或 向 特 定 对 象 发 布 的 ， 如 经 济 上 的 招 标 公 告 ， 按 国 家 专 利 法 规 定 公 布 申 请 专 利 的 公 告 ， 属 专 业 性 公 告 ； 也 有 按 国 家 民 事 诉 讼 法 规 定 ， 法 院 递 交 诉 讼 文 书 无 法 送 本 人 或 代 收 人 时 ， 可 以 发 布 公 告 间 接 送 达 ， 是 向 特 定 对 象 发 布 的 ， 这 些 都 不 属 行 政 机 关 公 文 。 党 团 组 织 、 社 会 团 体 、 企 事 业 单 位 ， 不 能 发 布 公 告 。 它 一 般 不 用 红 头 文 件 的 方 式 传 播 ， 而 是 在 报 刊 上 公 开 刊 登 。 6. 公 告 与 通 告 的 区 别 与 联 系 公 告 与 通 告 的 解 释 公 告 具 有 其 严 肃 、 庄 重 、 权 威 的 特 点 。 它 必 须 由 特 定 的 国 家 机 关 制 发 。 通 告 ， 适 用 于 公 布 社 会 各 有 关 方 面 应 当 遵 循 或 者 周 知 的 事 项 的 公 文 文 体 。 公 告 与 通 告 的 分 工 “公 告 ”， 发 文 机 关 级 别 更 高 （ 多 为 省 、 部 、 以 上 机 关 ） ， 宣 布 的 事 更 重 大 ； 或 告 知 的 范 围 更 广 ， 有 时 包 含 国 外 ： 发 布 的 方 式 一 般 不 张 贴 ， 而 是 通 过 通 讯 社 、 电 台 、 报 刊 。 “通 告 ”， 使 用 机 关 范 围 最 大 ， 各 种 机 关 单 位 都 可 以 发 布 。 发 布 方 式 多 种 式 样 ， 可 张 贴 ， 也 可 在 报 刊 、 电 台 发 布 。 格 式 和 写 法 1. 标 题 。 一 般 由 三 部 分 组 成 ： “公 告 ”标 发 文 机 关 和 文 种 ， 有 时 只 标 文 种 即 可 ： 标 题 如 无 发 文 机 关 名 称 则 在 结 尾 必 须 落 款 。 “通 告 ”标 题 一 般 要 标 出 单 位 或 是 由 。 2. 正 文 。 包 括 开 头 的 原 因 ， 讲 原 因 目 的 。 3. 文 尾 。 包 括 署 名 和 日 期 。 （ 二 ） 通 报 1. 概 念 通 报 是 上 级 把 有 关 的 人 和 事 告 知 下 级 的 公 文 。 通 报 的 运 用 范 围 很 广 ， 各 级 党 政 机 关 和 单 位 都 可 以 使 用 。 它 的 作 用 是 表 扬 好 人 好 事 ， 批 评 错 误 和 歪 风 邪 气 ， 通 报 应 引 以 为 戒 的 恶 性 事 故 ， 传 达 重 要 情 况 以 及 需 要 各 单 位 知 道 的 事 项 。 3. 通 报 分 法 1） 表 彰 性 通 报 。 表 彰 性 通 报 ， 就 是 表 彰 先 进 个 人 或 先 进 单 位 的 通 报 。 这 类 通 报 ， 着 重 介 绍 人 物 或 单 位 的 先 进 事 迹 ， 点 明 实 质 ， 提 出 希 望 、 要 求 ， 然 后 发 出 学 习 的 号 召 。 2） 批 评 性 通 报 批 评 性 通 报 ， 就 是 批 评 典 型 人 物 或 单 位 的 错 误 行 为 、 不 良 倾 向 、 丑 恶 现 象 和 违 章 事 故 等 的 通 报 。 这 类 通 报 ， 通 过 摆 情 况 ， 找 根 源 ， 阐 明 处 理 决 定 ， 使 人 从 中 吸 取 教 训 ， 以 免 重 蹈 覆 辙 。 这 类 通 报 应 用 面 广 ， 数 量 大 ， 惩 戒 性 突 出 。 3） 情 况 通 报 。 情 况 通 报 ， 就 是 上 级 机 关 把 现 实 社 会 生 活 中 出 现 的 重 要 情 况 告 知 所 属 单 位 和 群 众 ， 让 其 了 解 全 局 ， 与 上 级 协 调 一 致 ， 统 一 认 识 ， 统 一 步 调 ， 克 服 存 在 的 问 题 ， 开 创 新 的 局 面 。 这 类 通 报 具 有 沟 通 和 知 照 的 双 重 作 用 。 4. 通 报 的 结 构 1） 标 题 。 由 制 发 机 关 ， 被 表 彰 或 被 批 评 的 对 象 和 文 种 构 成 。 2） 主 送 机 关 。 有 的 特 指 某 一 范 围 内 ， 可 以 不 标 注 主 送 机 关 。 3） 正 文 。 5. 奖 惩 性 决 定 与 表 扬 批 评 性 通 报 的 区 分 标 题 写 法 不 同 。 表 彰 性 决 定 的 标 题 格 式 通 常 如 下 ： “关 于 授 予 称 号 的 决 定 ”或 “关 于 给 予 表 彰 的 决 定 ”， 如 国 务 院 关 于 授 予 赵 春 娥 、 罗 健 夫 、 蒋 筑 英 全 国 劳 动 模 范 称 号 的 决 定 。 处 分 性 决 定 的 标 题 格 式 通 常 如 下 ： “关 于 对 的 处 理 决 定 ”， 如 关 于 对 “六 二 八 ”重 大 责 任 者 的 处 理 决 定 。 决 定 的 标 题 中 常 常 含 有 处 置 性 动 词 ， 诸 如 授 予 、 处 理 、 给 予 等 动 词 。 我 们 再 来 看 看 表 扬 批 评 性 通 报 标 题 的 实 例 ， 如 自 治 区 人 民 政 府 关 于 柳 州 市 壶 东 大 桥 特 大 交 通 事 故 的 通 报 、 市 卫 生 局 关 于 医 生 汪 滥 用 麻 醉 品 造 成 医 疗 事 故 的 通 报 。 我 们 可 以 看 出 ， 表 扬 批 评 性 通 报 的 标 题 中 一 般 不 使 用 处 置 性 动 词 。 （ 三 ） 简 报 1. 概 念 简 报 是 传 递 某 方 面 信 息 的 简 短 的 内 部 小 报 。 简 报 就 是 简 要 的 调 查 报 告 ， 简 要 的 情 况 报 告 ， 简 要 的 工 作 报 告 ， 简 要 的 消 息 报 道 等 。 2. 分 类 常 见 的 简 报 有 三 种 ： 一 是 会 议 简 报 ， 主 要 反 映 会 议 交 流 、 进 展 情 况 ； 二 是 情 况 简 报 ， 反 映 人 们 关 注 的 问 题 ， 供 机 关 领 导 参 考 ； 三 是 工 作 简 报 ， 报 告 重 大 问 题 的 处 理 情 况 以 及 工 作 动 态 、 经 验 或 问 题 等 。 6. 种 类 简 报 的 种 类 ， 按 时 间 分 ， 有 定 期 的 简 报 、 不 定 期 的 简 报 ； 按 性 质 分 ， 有 工 作 简 报 、 生 产 简 报 、 学 习 简 报 、 会 议 简 报 ； 按 内 容 ， 有 综 合 反 映 情 况 的 简 报 和 反 映 特 定 情 况 的 专 题 简 报 。 1） 日 常 工 作 简 报 又 称 业 务 简 报 。 这 是 一 种 反 映 本 地 区 、 本 系 统 、 本 部 门 日 常 工 作 或 问 题 的 经 常 性 简 报 。 它 包 含 的 内 容 较 广 ， 工 作 情 况 、 成 绩 问 题 、 经 验 教 训 、 表 扬 批 评 ， 对 上 级 某 些 政 策 或 指 示 执 行 的 步 骤 ， 措 施 都 可 以 反 映 。 它 常 以 定 期 或 不 定 期 的 形 式 出 现 ， 在 一 定 范 围 内 发 行 。 2） 中 心 工 作 简 报 又 称 专 题 简 报 ， 它 是 一 种 阶 段 性 的 简 报 。 它 往 往 是 针 对 机 关 工 作 中 某 一 时 期 的 中 心 工 作 、 某 项 中 心 任 务 办 的 简 报 ， 中 心 工 作 完 成 ， 简 报 也 就 停 办 了 。 3） 会 议 简 报 是 会 议 期 间 反 映 会 议 情 况 的 简 报 ， 它 是 一 种 临 时 性 的 简 报 ， 内 容 包 括 会 议 中 的 情 况 、 发 言 及 会 议 决 定 等 。 4） 动 态 简 报 ， 包 括 情 况 动 态 和 思 想 动 态 。 这 类 简 报 的 时 效 性 、 机 密 性 较 强 ， 要 求 迅 速 编 发 ， 发 送 范 围 有 一 定 限 制 ， 在 某 一 个 时 期 、 某 一 阶 段 要 保 密 。 7. 格 式 一 般 都 包 括 报 头 、 标 题 、 正 文 和 报 尾 四 个 部 分 。 有 些 还 由 编 者 配 加 按 语 ， 成 为 五 个 组 成 部 分 。 简 报 一 般 都 有 固 定 的 报 头 ， 包 括 简 报 的 名 称 、 期 号 、 编 发 单 位 和 发 行 日 期 。 1、 简 报 名 称 印 在 简 报 第 一 页 上 方 的 正 中 处 ， 为 了 醒 目 起 见 ， 字 号 易 大 ， 尽 可 能 用 套 红 印 刷 。 2、 期 号 位 置 在 简 报 名 称 的 正 下 方 3、 编 发 单 位 ， 应 标 明 全 称 ， 位 置 在 期 号 的 左 下 方 。 4、 发 行 日 期 ， 以 领 导 签 发 日 期 为 准 ， 应 标 明 具 体 的 年 、 月 、 日 ， 位 置 在 期 号 的 右 下 方 。 5、 密 级 和 保 存 要 求 ， 密 级 要 求 印 在 报 头 的 左 上 角 顶 格 。 分 别 标 明 “机 密 ”、 “绝 密 ”等 等 字 样 。 6、 编 号 ， 编 号 位 于 报 头 右 上 方 ， 保 密 性 简 报 才 用 编 号 ， 一 般 简 报 不 用 编 号 。 报 头 部 分 与 标 题 和 正 文 之 间 ， 一 般 都 用 一 条 粗 线 拦 开 。 报 尾 部 分 应 包 括 简 报 的 报 、 送 、 发 单 位 。 报 ， 指 简 报 呈 报 的 上 级 单 位 ， 送 ， 指 简 报 送 往 的 同 级 单 位 或 不 相 隶 属 的 单 位 ， 发 ， 指 简 报 发 放 的 下 级 单 位 。 如 果 简 报 的 报 、 送 、 发 单 位 是 固 定 的 ， 而 又 要 临 时 增 加 发 放 单 位 ， 一 般 还 应 注 明 “本 期 增 发 （ 单 位 ） ”。 报 尾 还 应 包 括 本 期 简 报 的 印 刷 份 数 ， 以 便 于 管 理 、 查 对 。 报 尾 部 分 印 在 简 报 末 页 的 下 端 。 三、通知、意见 （一）通知 1.概 念 通 知 ， 是 运 用 广 泛 的 知 照 性 公 文 。 一 般 由 标 题 、 主 送 单 位 （ 受 文 对 象 ） 、 正 文 、 落 款 四 部 分 组 成 。 通 知 ,适 用 于 批 转 下 级 机 关 的 公 文 ， 转 发 上 级 机 关 和 不 相 隶 属 机 关 的 公 文 ， 传 达 要 求 下 级 机 关 办 理 和 需 要 有 关 单 位 周 知 或 执 行 的 事 项 ， 任 免 人 员 。 是 向 特 定 受 文 对 象 告 知 或 转 达 有 关 事 项 或 文 件 ， 让 对 象 知 道 或 执 行 的 公 文 。 2.分 类 根 据 适 用 范 围 的 不 同 ， 可 以 分 为 六 大 类 ： 1） 发 布 性 通 知 ： 用 于 发 布 行 政 规 章 制 度 及 党 内 规 章 制 度 。 2) 批 转 性 通 知 ： 用 于 上 级 机 关 批 转 下 级 机 关 的 公 文 ， 给 所 属 人 员 ， 让 他 们 周 知 或 执 行 。 3) 转 发 性 通 知 ： 用 于 转 发 上 级 机 关 和 不 相 隶 属 的 机 关 的 公 文 给 所 属 人 员 ， 让 他 们 周 知 或 执 行 。 4) 指 示 性 通 知 ： 用 于 上 级 机 关 指 示 下 级 机 关 如 何 开 展 工 作 。 5) 任 免 性 通 知 ： 用 于 任 免 和 聘 用 干 部 。 6) 事 务 性 通 知 ： 用 于 处 理 日 常 工 作 中 带 事 务 性 的 事 情 ， 常 把 有 关 信 息 或 要 求 用 通 知 的 形 式 传 达 给 有 关 机 构 或 群 众 。 3. 通 知 的 写 法 有 很 多 通 知 滥 用 介 词 ， 从 而 造 成 文 题 不 通 。 比 如 “有 关 ”还 有 “关 于 ”， 通 知 的 事 由 一 般 都 用 关 于 ， 而 有 关 就 缩 小 了 文 题 的 内 容 含 义 。 1） 通 知 标 题 和 主 送 机 关 通 知 的 标 题 通 知 的 标 题 一 般 采 用 公 文 标 题 的 常 规 写 法 ， 由 发 文 机 关 主 要 内 容 文 种 组 成 。 也 可 以 省 略 发 文 机 关 ， 由 主 要 内 容 文 种 组 成 标 题 。 如 关 于 印 发 规 范 国 有 土 地 租 赁 若 干 意 见 的 通 知 (国 土 资 发 1999 222 号 )。 发 布 规 章 的 通 知 ， 所 发 布 的 规 章 名 称 要 出 现 在 标 题 的 主 要 内 容 部 分 ， 并 使 用 书 名 号 。 批 转 和 转 发 文 件 的 公 文 ， 所 转 发 的 文 件 内 容 要 出 现 在 标 题 中 ， 但 不 一 定 使 用 书 名 号 。 如 国 务 院 办 公 厅 转 发 教 育 部 等 部 门 关 于 进 一 步 加 快 高 等 学 校 后 勤 社 会 化 改 革 意 见 的 通 知 。 2） 通 知 的 正 文 通 知 缘 由 发 布 指 示 、 安 排 工 作 的 通 知 ， 这 部 分 的 写 法 跟 决 定 、 指 示 很 接 近 ， 主 要 用 来 表 述 有 关 背 景 、 根 据 、 目 的 、 意 义 等 。 批 转 、 转 发 文 件 的 通 知 ， 根 据 情 况 ， 可 以 在 开 头 表 述 通 知 缘 由 ， 但 多 数 以 直 接 表 达 转 发 对 象 和 转 发 决 定 为 开 头 ， 无 需 说 明 缘 由 。 发 布 规 章 的 通 知 ， 多 数 情 况 下 篇 段 合 一 ， 无 明 显 的 开 头 部 分 ， 一 般 也 不 交 代 缘 由 。 通 知 事 项 这 是 通 知 的 主 体 部 分 ， 所 发 布 的 指 示 、 安 排 的 工 作 、 提 出 的 方 法 、 措 施 和 步 骤 等 ， 都 在 这 一 部 分 中 有 条 理 地 组 织 表 达 。 内 容 复 杂 的 需 要 分 条 列 款 。 晓 谕 性 通 知 ， 有 时 需 要 列 出 新 成 立 的 组 织 的 成 员 名 单 ， 以 及 改 变 名 称 或 隶 属 关 系 之 后 职 权 的 变 动 等 。 执 行 要 求 发 布 指 示 、 安 排 工 作 的 通 知 ， 可 以 在 结 尾 处 提 出 贯 彻 执 行 的 有 关 要 求 。 如 无 必 要 ， 可 以 没 有 这 一 部 分 。 其 它 篇 幅 短 小 的 通 知 ， 一 般 不 需 有 专 门 的 结 尾 部 分 。 （ 二 ） 意 见 1. 公 文 文 体 “意 见 ”原 属 党 的 机 关 公 文 ， “意 见 ”作 为 法 定 公 文 文 种 ， 既 成 为 下 级 向 上 级 或 向 平 级 机 关 提 出 解 决 有 关 重 要 问 题 的 见 解 和 处 理 办 法 等 方 面 建 议 的 渠 道 ， 又 成 为 上 级 在 发 现 下 级 遇 到 有 关 重 要 问 题 时 ， 提 出 见 解 和 办 法 措 施 ， 对 下 级 予 以 指 导 的 途 径 。 。 2.意 见 的 写 作 意 见 的 正 文 一 般 由 开 头 、 主 题 、 结 尾 组 成 。 开 头 ， 概 括 性 说 明 制 定 意 见 的 缘 由 ， 目 的 或 依 据 。 主 体 ， 主 体 部 分 解 决 “如 何 认 识 ”和 “如 何 解 决 ”这 两 个 问 题 。 结 构 安 排 上 应 先 写 原 则 性 指 导 意 见 ， 后 写 具 体 性 指 导 意 见 ； 先 写 理 论 性 认 识 ， 后 写 解 决 办 法 。 内 容 较 多 篇 幅 较 长 的 意 见 ， 可 以 用 序 号 或 小 标 题 形 式 排 列 ， 以 使 结 构 更 清 晰 明 朗 。 结 尾 ， 上 报 的 意 见 ， 结 尾 可 提 出 请 求 批 转 的 要 求 ， 如 “以 上 意 见 如 无 不 妥 ， 请 批 转 各 地 （ 单 位 ） 执 行 。 ” 四 、 决 定 、 决 议 （ 一 ） 决 定 1. 概 念 决 定 ， 是 对 重 要 事 项 或 重 大 行 动 作 出 决 策 或 安 排 ， 并 要 求 机 关 各 部 门 和 下 级 机 关 或 有 关 单 位 贯 彻 执 行 的 指 令 性 公 文 。 2. 格 式 内 容 1） 标 题 。 关 于 的 决 定 2） 决 定 的 原 因 和 目 的 。 如 ： 目 前 ， （ 事 实 依 据 ） 。 根 据 ， （ 理 论 依 据 ） ， 为 了 （ 目 的 主 旨 ） ， 现 决 定 （ 意 图 主 旨 ） 。 具 体 如 下 ： 3） 决 定 的 内 容 。 对 具 体 事 项 做 出 安 排 的 决 定 要 写 清 安 排 的 步 骤 。 4） 希 望 与 要 求 。 5） 加 盖 公 章 ， 注 明 日 期 。 4. 决 定 的 分 类 根 据 具 体 用 途 和 内 容 的 不 同 ， 决 定 一 般 有 以 下 两 类 ： 1） 知 照 性 的 决 定 。 如 表 彰 决 定 、 处 分 决 定 、 机 构 设 置 决 定 、 人 事 安 排 决 定 、 发 布 法 规 性 事 项 或 对 某 一 具 体 事 项 做 出 安 排 的 决 定 等 。 2） 指 挥 性 决 定 。 常 见 的 有 规 定 性 决 定 、 规 范 性 决 定 、 指 导 性 决 定 、 指 示 性 决 定 、 具 有 有 关 法 令 性 质 的 决 定 、 处 理 重 大 问 题 的 决 定 和 安 排 重 要 行 动 的 决 定 等 。 （ 二 ） 决 议 1 概 念 决 议 是 指 党 的 领 导 机 关 就 重 要 事 项 ， 经 会 议 讨 论 通 过 其 决 策 ， 并 要 求 进 行 贯 彻 执 行 的 重 要 指 导 性 公 文 。 一 般 具 有 权 威 性 和 指 导 性 。 也 是 某 些 企 业 的 公 文 之 一 。 也 是 应 用 写 作 重 点 研 究 的 文 体 之 一 。 3. 决 议 的 分 类 决 议 一 般 分 为 公 布 性 决 议 、 批 准 性 决 议 和 阐 述 性 决 议 三 种 类 型 。 公 布 性 决 议 是 为 公 布 某 种 法 规 、 提 案 而 写 作 的 决 议 ； 批 准 性 决 议 系 为 肯 定 或 否 定 某 种 议 案 的 文 件 ； 阐 述 性 决 议 是 对 某 些 重 大 结 论 的 具 体 内 容 加 以 展 开 阐 述 的 文 件 。 4. “决 议 ”和 “决 定 ”的 区 分 1） 从 制 作 程 序 上 区 分 “决 议 ”须 经 某 一 级 机 关 或 组 织 机 构 的 法 定 会 议 对 某 一 议 题 进 行 集 体 讨 论 ， 由 法 定 多 数 表 决 通 过 ， 然 后 形 成 正 式 文 件 ， 并 以 会 议 的 名 义 公 布 。 而 “决 定 ”却 不 一 定 经 过 法 定 会 议 讨 论 通 过 的 程 序 。 它 既 可 以 是 某 种 会 议 讨 论 研 究 的 成 果 ， 形 成 正 式 文 件 予 以 公 布 ， 也 可 由 各 级 领 导 机 关 直 接 制 作 并 予 以 公 布 。 5. 决 议 的 写 法 决 议 由 首 部 和 正 文 两 部 分 组 成 。 1） 首 部 。 包 括 标 题 和 成 文 时 间 两 个 项 目 。 标 题 。 决 议 的 标 题 有 两 种 形 式 ： 一 种 是 由 发 文 机 关 （ 或 会 议 名 称 ） 、 事 由 和 文 种 构 成 ； 另 一 种 是 事 由 和 文 种 构 成 。 成 文 时 间 。 即 决 议 正 式 通 过 的 日 期 。 一 般 放 在 标 题 下 ， 在 小 括 号 内 注 明 会 议 名 称 及 通 过 时 间 ， 也 可 只 写 年 月 日 。 2） 正 文 。 由 决 议 根 据 、 决 议 事 项 和 结 语 三 部 分 组 成 。 决 议 缘 由 ： 一 般 简 要 说 明 有 关 会 议 审 议 决 议 涉 及 事 项 的 情 况 ， 陈 述 做 出 决 议 的 原 因 、 根 据 、 背 景 、 目 的 或 意 义 。 决 议 事 项 ： 写 明 会 议 通 过 的 决 议 事 项 ， 或 会 议 对 有 关 文 件 、 事 项 做 出 的 评 价 、 决 定 ， 或 对 有 关 工 作 做 出 的 部 署 安 排 和 要 求 、 措 施 。 结 语 ： 一 般 紧 扣 决 议 事 项 有 针 对 性 地 提 出 希 望 、 号 召 和 执 行 要 求 。 有 的 决 议 可 不 单 列 这 部 分 。 五 、 请 示 、 批 复 、 函 （ 一 ） 请 示 1. 概 念 请 示 是 下 级 机 关 向 上 级 机 关 请 求 对 某 项 工 作 、 问 题 做 出 指 示 ， 对 某 项 政 策 界 限 给 予 明 确 ， 对 某 事 予 以 审 核 批 准 时 使 用 的 一 种 请 求 性 公 文 ， 是 应 用 写 作 实 践 中 的 一 种 常 用 文 体 。 请 示 可 分 为 解 决 某 种 问 题 的 请 示 ， 请 求 批 准 某 种 事 项 的 请 示 。 2. 必 备 条 件 1） 必 须 是 下 级 机 关 向 上 级 机 关 的 行 文 。 2） 请 示 的 问 题 必 须 是 自 己 无 权 做 出 决 定 和 处 理 的 。 3） 必 须 是 为 己 向 上 请 决 求 准 。 3. 分 类 根 据 请 示 的 不 同 内 容 和 写 作 意 图 分 为 三 类 ： 1） 请 求 指 示 的 请 示 。 此 类 请 示 一 般 是 政 策 性 请 示 ， 是 下 级 机 关 需 要 上 级 机 关 对 原 有 政 策 规 定 做 出 明 确 解 释 ， 对 变 通 处 理 的 问 题 做 出 审 查 认 定 ， 对 如 何 处 理 突 发 事 件 或 新 情 况 、 新 问 题 做 出 明 确 指 示 等 请 示 。 2） 请 求 批 准 的 请 示 。 此 类 请 示 是 下 级 机 关 针 对 某 些 具 体 事 宜 向 上 级 机 关 请 求 批 准 的 请 示 ， 主 要 目 的 是 为 了 解 决 某 些 实 际 困 难 和 具 体 问 题 。 3） 请 求 批 转 的 请 示 。 下 级 机 关 就 某 一 涉 及 面 广 的 事 项 提 出 处 理 意 见 和 办 法 ， 需 各 有 关 方 面 协 同 办 理 ， 但 按 规 定 又 不 能 指 令 平 级 机 关 或 不 相 隶 属 部 门 办 理 ， 需 上 级 机 关 审 定 后 批 转 执 行 ， 这 样 的 请 示 就 属 此 类 。 4. 特 点 1） 请 示 事 项 一 般 时 间 性 较 强 。 请 示 的 事 项 一 般 都 是 急 需 明 确 和 解 决 的 ， 否 则 会 影 响 正 常 工 作 ， 因 此 时 间 性 强 。 2） 应 一 事 一 请 示 。 3） 一 般 主 送 一 个 机 关 ， 不 多 头 主 送 ， 如 需 同 时 送 其 他 机 关 ， 应 当 用 抄 送 形 式 ， 但 不 得 在 请 示 的 同 时 又 抄 送 下 级 机 关 。 4） 应 按 隶 属 关 系 逐 级 请 示 ， 一 般 情 况 不 得 越 级 请 示 ， 如 确 需 越 级 请 示 ， 应 同 时 抄 报 直 接 主 管 部 门 。 5. 写 作 要 求 请 示 一 般 由 标 题 、 主 送 机 关 、 正 文 、 发 文 机 关 、 日 期 五 部 分 组 成 。 请 示 的 正 文 ， 主 要 由 请 示 的 原 因 、 内 容 、 要 求 三 部 分 组 成 ， 请 示 时 应 将 理 由 陈 述 充 分 ， 提 出 的 解 决 方 案 应 具 体 ， 切 实 可 行 。 请 示 的 注 意 事 项 除 其 特 点 中 所 述 之 外 ， 还 应 注 意 请 示 与 报 告 的 区 别 ， 切 忌 用 报 告 代 请 示 行 文 ； 请 求 的 内 容 若 涉 及 其 它 部 门 或 地 区 时 ， 在 正 常 情 况 下 应 事 先 进 行 协 商 ， 必 要 时 还 可 联 合 行 文 ， 如 有 关 方 面 意 见 不 一 致 ， 应 如 实 在 请 示 中 反 映 出 来 ； 另 外 请 求 拨 款 的 应 附 预 算 表 ； 请 求 批 准 规 章 制 度 的 ， 应 附 规 章 制 度 的 内 容 ； 请 示 处 理 问 题 的 ， 本 单 位 应 先 明 确 表 态 ； 正 式 印 发 请 示 送 上 级 机 关 时 ， 应 在 文 头 注 明 签 发 人 姓 名 。 6. 区 别 报 告 1） 请 示 用 于 向 上 级 机 关 请 求 指 导 、 批 准 ， 上 级 接 文 后 一 定 要 给 予 批 复 ； 报 告 则 用 于 向 上 级 机 关 汇 报 工 作 ， 反 映 情 况 、 提 出 建 议 ， 供 上 级 了 解 情 况 。 为 上 级 提 供 信 息 和 经 验 ， 上 级 机 关 接 文 后 ， 不 一 定 给 予 批 复 。 2） 请 示 内 容 具 体 单 一 ， 要 求 一 文 一 事 ， 必 须 提 出 明 确 的 请 求 事 项 。 报 告 内 容 较 广 泛 ， 可 一 文 一 事 ， 也 可 反 映 多 方 面 情 况 ， 但 不 能 在 报 告 中 写 入 请 示 事 项 ， 也 不 能 请 求 上 级 批 复 。 3)请 示 涉 及 事 项 是 没 有 进 行 的 ， 等 上 级 批 复 后 才 能 处 理 ， 必 须 事 前 行 文 ， 不 能 先 斩 后 奏 ； 报 告 涉 及 事 项 大 却 已 过 去 或 正 在 进 行 中 ， 可 以 事 后 行 文 ， 也 可 以 事 中 行 文 。 4)批 准 性 请 示 ， 上 级 未 作 出 答 复 前 ， 成 文 单 位 无 权 安 排 和 办 理 ； 批 转 性 报 告 在 上 级 未 作 答 复 前 ， 成 文 单 位 即 可 进 行 安 排 和 部 署 。 7. 结 构 写 法 请 示 由 首 部 、 正 文 和 尾 部 三 部 分 组 成 ， 其 各 部 分 的 格 式 、 内 容 和 写 法 要 求 如 下 ： 1） 首 部 主 要 包 括 标 题 和 主 送 机 关 两 个 项 目 内 容 。 标 题 请 示 的 标 题 一 般 有 两 种 构 成 形 式 ： 一 种 是 由 发 文 机 关 名 称 、 事 由 和 文 种 构 成 。 如 县 人 民 政 府 关 于 的 请 示 ； 另 一 种 是 由 事 和 文 种 构 成 ， 如 关 于 开 展 春 节 拥 军 优 属 工 作 的 请 示 。 主 送 机 关 请 示 的 主 送 机 关 是 指 负 责 受 理 和 答 复 该 文 件 的 机 关 。 每 件 请 示 只 能 写 一 个 主 送 机 关 ， 不 能 多 头 请 示 。 2） 正 文 其 结 构 一 般 由 开 头 、 主 体 和 结 语 等 部 分 组 成 。 开 头 主 要 交 代 请 示 的 缘 由 。 它 是 请 示 事 项 能 否 成 立 的 前 提 条 件 ， 也 是 上 级 机 关 批 复 的 根 据 。 原 因 讲 的 客 观 、 具 体 ， 理 由 讲 的 合 理 、 充 分 、 上 级 机 关 才 好 及 时 决 断 ， 予 以 有 针 对 性 的 批 复 。 主 体 主 要 说 明 请 求 事 项 。 它 是 向 上 级 机 关 提 出 的 具 体 请 求 ， 也 是 陈 述 缘 由 的 目 的 所 在 。 这 部 分 内 容 要 单 一 ， 只 宜 请 求 一 件 事 。 另 外 请 示 事 项 要 写 的 具 体 、 明 确 、 条 项 清 楚 ， 以 便 上 级 机 关 给 予 明 确 批 复 。 结 语 应 另 起 段 ， 习 惯 用 语 一 般 有 “当 否 ， 请 批 示 ”， “妥 否 ， 请 批 复 ”， “以 上 请 示 ， 请 予 审 批 ” 或 “以 上 请 示 如 无 不 妥 ， 请 批 转 各 地 区 、 各 部 门 研 究 执 行 ”等 。 3） 落 款 一 般 包 括 署 名 和 成 文 时 间 两 个 项 目 内 容 。 标 题 写 明 发 文 机 关 的 ， 这 里 可 不 再 署 名 ， 但 需 加 盖 单 位 公 章 ， 成 文 时 间 年 月 日 。 （ 二 ） 批 复 1. 概 念 批 复 是 “答 复 下 级 机 关 的 请 示 事 项 ”时 使 用 的 文 种 。 批 复 是 用 于 答 复 下 级 机 关 请 示 事 项 的 公 文 .它 是 机 关 应 用 写 作 活 动 中 的 一 种 常 用 公 务 文 书 。 3. 分 类 根 据 批 复 的 内 容 和 性 质 不 同 ， 可 以 分 为 审 批 事 项 批 复 、 审 批 法 规 批 复 和 阐 述 政 策 的 批 复 等 三 种 。 还 有 肯 定 性 批 复 、 否 定 性 批 复 和 解 答 性 批 复 三 种 。 4. 写 法 批 复 一 般 由 标 题 主 送 机 关 正 文 落 款 构 成 。 1） 标 题 标 题 的 写 法 最 常 见 的 是 完 全 式 的 标 题 ， 即 由 发 文 机 关 、 事 由 和 文 种 构 成 。 在 事 由 中 一 般 将 下 级 机 关 及 请 示 的 事 由 和 问 题 写 进 去 ； 还 有 一 种 完 全 式 的 标 题 是 发 文 机 关 + 表 态 词 + 请 示 事 项 + 文 种 ， 这 种 较 为 简 明 、 全 面 和 常 用 。 也 有 的 批 复 只 写 事 和 文 种 。 2） 主 送 机 关 主 送 机 关 一 般 只 有 一 个 ,是 报 送 请 示 的 下 级 机 关 .其 位 置 同 一 般 行 政 公 文 ,写 于 标 题 之 下 ,正 文 之 前 ,左 起 顶 格 . 批 复 不 能 越 级 行 文 , 当 所 请 示 的 机 关 不 能 答 复 下 级 机 关 的 问 题 而 需 要 向 更 上 一 级 机 关 转 报 “ 请 示 “时 , 更 上 一 级 机 关 所 作 批 复 的 主 机 关 不 应 是 原 请 示 机 关 , 而 是 “转 报 机 关 “. 如 果 批 复 的 内 容 同 时 涉 及 其 它 的 机 关 和 单 位 ,则 要 采 用 抄 送 的 形 式 送 达 . 3） 正 文 正 文 包 括 批 复 引 语 、 批 复 意 见 和 批 复 要 求 三 部 分 。 批 复 引 语 要 点 出 批 复 对 象 ， 一 般 称 收 到 某 文 ， 或 某 文 收 悉 。 要 写 明 是 对 于 何 时 、 何 号 、 关 于 何 事 的 请 示 的 答 复 ， 时 间 和 文 号 可 省 略 。 批 复 意 见 是 针 对 请 示 中 提 出 的 问 题 所 作 的 答 复 和 指 示 ， 意 思 要 明 确 ， 语 气 要 适 当 ， 什 么 同 意 ， 什 么 不 同 意 ， 为 什 么 某 些 条 款 不 同 意 ， 注 意 事 项 等 都 要 写 清 楚 。 批 复 要 求 （ 其 实 可 以 单 独 算 做 结 尾 ） ， 是 从 上 级 机 关 的 角 度 提 出 的 一 些 补 充 性 意 见 ， 或 是 表 明 希 望 、 提 出 号 召 。 如 果 同 意 ， 可 写 要 求 ； 不 同 意 ， 亦 可 提 供 其 他 解 决 办 法 。 4) 落 款 这 部 分 写 在 批 复 正 文 右 下 方 , 署 成 文 日 期 并 加 盖 公 章 , 成 文 日 期 用 汉 字 , 标 全 年 月 日 , “零 “写 为 “ “. 同 时 批 复 必 须 有 针 对 性 的 一 文 一 批 复 ， 请 示 要 求 解 决 什 么 问 题 ， 批 复 就 答 复 什 么 问 题 。 （ 三 ） 函 1. 概 念 函 是 不 相 隶 属 机 关 之 间 相 互 商 洽 工 作 、 询 问 和 答 复 问 题 ， 或 者 向 有 关 主 管 部 门 请 求 批 准 事 项 时 所 使 用 的 公 文 。 函 是 应 用 写 作 实 践 中 的 一 种 常 用 文 体 。 函 的 主 体 内 容 应 该 具 备 单 一 性 的 特 点 ， 一 份 函 只 宜 写 一 件 事 项 。 4. 分 类 1） 按 性 质 分 ， 可 以 分 为 公 函 和 便 函 两 种 。 公 函 用 于 机 关 单 位 正 式 的 公 务 活 动 往 来 ； 便 函 则 用 于 日 常 事 务 性 工 作 的 处 理 。 便 函 不 属 于 正 式 公 文 ， 没 有 公 文 格 式 要 求 ， 甚 至 可 以 不 要 标 题 ， 不 用 发 文 字 号 ， 只 需 要 在 尾 部 署 上 机 关 单 位 名 称 、 成 文 时 间 并 加 盖 公 章 即 可 。 2） 按 发 文 目 的 分 。 函 可 以 分 为 发 函 和 复 函 两 种 。 发 函 即 主 动 提 出 了 公 事 事 项 所 发 出 的 函 。 复 函 则 是 为 回 复 对 方 所 发 出 的 函 。 3） 另 外 ， 从 内 容 和 用 途 上 ， 还 可 以 分 为 商 洽 事 宜 函 ， 通