图书馆搬迁招标工作

图书馆搬迁招标工作及应注意的问题 （沈阳航空工业学院图书馆 110034） 【摘要】图书馆搬迁工作中如何选择资质优良的搬运公司以及在具体招标过程中应注意的 环节，强调要注重工程的调研和计划及各类人员的组织和管理。 【关键词】图书馆搬迁 招标 目前，随着高校办学规模的不断扩大，很多高校也掀起了图书馆建设的热潮，为在最 短的时间内，以最快的速度、最好的质量、最少的费用圆满地完成图书馆的搬迁任务，很 多图书馆都要在充分发挥广大员工自身力量的基础上，还要请搬家公司等其他“外援”来 协助完成此项工作。高校经费来源主要是政府拨款，而按照高校采购法规中规定，物资采 购必须严格执行国家政府采购法。依据图书馆搬迁所需费用及其性质，该项目应该通过招 标得以实施。 1 招标的意义： 1.1 提高搬迁工作效率 图书馆搬迁工作是一项系统工程，由于图书馆搬迁繁重复杂，其搬迁方案均要求在充 分调研、反复论证、准确测算的基础上进行科学、全面、系统的规划，不管是前期准备工 作、还是在搬迁实施阶段以及整理阶段，其投入是相当大的，而图书馆搬迁劳动量最大的 就是图书的下架、打包、搬运及上架工作的有序进行，这些工作均为劳动密集型工作，通 过招标形式对选择资质优良的搬家公司协助搬迁，既减轻图书馆工作人员的压力，也提高 了工作效率。 1.2 利于选择资信优良的搬运公司，提供优质服务 通过采购招标，可以吸引较多的搬运公司参与竞争投标，通过审查和评定投标人的投 标资格和投标文件，能够基本上了解到各参与竞标的公司的实力，从而能够在众多的公司 中选择到资信优良、服务水平高的实体，有效地保证搬迁工作的顺利进行。另外由于各公 司充分竞争，为了最终获得中标机会，会给出尽可能多的优惠折扣和承诺优质的服务质量， 通过招标既节省了经费，又获得了质量保证。 1.3 利于组织管理和监督 实行招标，通过招标采购确定搬运公司，根据互利互惠原则签订有关合同，既有利于 保障搬运公司的利益，也有利于保障图书馆的权益，使图书馆与其之间的合作在法律的制 约下有效地进行。最重要的是通过招标形式确定的搬运公司，避免了从劳务市场上雇佣的 临时短工，这些临时工人无论在连续性、服从安排和统一管理、约束和监督、甚至等方面 都存在大量问题，一个资信优良的搬运公司在上述问题上会派有专门管理人员，图书馆作 为用户可以主要起到组织者和质量监督的作用。 2 应注意的问题： 2.1 招标文件的内容： 招标文件是招标人向投标人发出的旨在为投标人编写投标文件提供所依据的规则、要 求和程序的书面文件。招标文件的内容大概可以分为三类：一类是关于编写和提交投标文 件的规定，如招标人须知、招标项目的性质、数量、技术规格、招标价格的要求及其计算 方式；一类是关于投标文件的评审标准和方法，这是为了提高招标过程中的透明度和公平 性；一类是关于合同的主要条款，其中主要是商务性条款，有利于投标人了解中标后签订 合同的主要内容，明确双方各自的权利和义务。标书中实质性要求包括报价方法、标段的 划分、搬迁要求、任务说明等内容。 2.1.1 报价方法 各馆根据实际情况，基本上需要搬迁的内容除图书等纸质文献外，还包括部分家具和 设备等，根据实际搬迁经验，在报价方法上，各项目报价方法要具体而定，如目前市场上 图书下架、打包、搬运、上架等程序均有专业公司可以全部负责，基本上按册计算；书架 相应的拆装按节计算；其他物品包括设备因为不涉及其他程序，只需在搬运环节按车计量 即可。当然，是否需要专业公司的外援还是只需借助外力能够搬运即可都要视各馆的时间、 人力、工期等客观条件具体而定。 2.1.2 标段的划分 图书馆搬迁作为一个系统工程，涉及量大，任务也较重，不妨依据其内容及实际情况 划分为若干标段进行招标，如可按图书、书架、设备等物品的实际搬迁情况划分。图书下 架、打包及搬运过程相对来说是一个具有承接性的问题，相对独立可作为一个标段；书架 的拆装往往涉及到组合时的技术问题，建议此标段可招相应的书架生产厂商进行，这样在 拆卸和组装时如遇技术问题及零部件缺损问题都较易解决。按照上述标段的划分在搬迁工 作结束后，经图书馆及有关部门清点、验收合格后付款，要注明搬迁总价款按招标确定单 价和实际发生工作量计算，这样可以防止在制定任务说明时一旦有疏漏或计量错误时，搬 家公司仍有积极性按要求操作，防止有遗漏或相互扯皮现象发生。 2.1.3 搬迁要求 搬迁工作实际要发动全体馆员参与，搬家公司只是协助工作，要求搬家公司工人一定 要服从工作人员统一指挥，并提出具体要求，如物品不丢失、不受损坏、爱护公共设施、 搬运工程中的安全教育、时间要求等等都要相应写到标书及合同内。 2.1.4 任务说明 任务说明部分是标书中体现图书馆搬迁工作的最实质部分，图书馆把全部搬迁计划和 要求及具体操作流程设计好，具体包括老馆图书下架、合并、打包流程及人员安排、现存 地点、数量、装卸车地点、行车路线以及拟去地点等运输过程各个环节及人员安排、新馆 布局及具体数量和要求等，这些内容要在招标过程中，让投标方明确，以免在实施过程中 出现责任不清、流程不畅、任务不明的情况。 2.2 调研及计划 在开始具体实施任务前，充分的调研和周密的计划是必不可少的。对于已搬迁的兄弟 院校图书馆及公共馆要虚心请教，根据了解到的经验，再结合本校、本馆的实际情况制订 出一套适合本馆搬迁的方案，以尽量避免搬迁工作中的失误，让搬迁工作做到精心策划、 充分准备、统一部署、协调作战、指挥得当、管理科学，以此为契机，使图书馆合理布局、 改善管理并促进发展，在学校教学和科研服务中发挥更大的作用。 2.3 人员的组织和管理 2.3.1 加强领导和科学组织 图书馆搬迁工作要有计划性、预见性，必须加强组织领导，成立一个精干、高效、权 威的指挥系统，以规划、统筹整个搬迁工作的全过程，包括确定馆藏组织原则，确立藏书 发展规划，安排馆舍布局，组织人员培训、指挥搬迁工作实施过程等，另外搬迁时可能遇 到各种问题及矛盾：如库房与藏书配置和原计划有出入、人力安排与调库不统一、计划与 实际工作进度不同步等问题，建立起了领导体系，最好由一个副馆长统筹及整体调度与相 关部门沟通协商，各个项目组负责人各负其责，使之有序进行。 2.3.2 人员的培训 人员的培训包括馆员培训和搬迁工人培训两个层次。首先要由各负责人将搬迁领导小 组研讨方案向各位馆员讲解清楚，强调工作中的细节和重点应注意的质量问题，如图书的 顺序、打包的标准、每类摆放位置等等；搬迁工人在开始工作前要有少时集中培训，以讲 解注意事项，包括防火、人身安全教育等。两者培训中，对于馆员的培训是重点，使每组 馆员和工人的搭配组中，馆员起到指挥和质量把关的作用。培训可以起到统一思想的作用， 通过培训使全馆上下认识到打捆的质量将直接影响到今后的上架工作。 总之，图书馆搬迁是一项系统工程，做到精心策划、统一部署、细致安排，调动一切 积极因素, 圆满完成搬迁任务，推动高