交谈(谈话)礼仪

交谈（谈话）礼仪 一、交谈概述 所谓交谈，是指两个或两个以上的人所进行的对话。它是人们彼此 之间交流思想情感、传递信息、进行交际、开展工作、建立友谊、增 进了 解的最为重要的一种形式。没有交谈，人与人要进行真正的沟通几乎是 不可能的。 交谈在人际交往中的重要位置，是其他任何形式都难以替代的。交 谈是人的知识、 阅历、才智、教养和 应变能力的 综合体现。在我国古代， 人们就讲究在人际交往中，要对交往对象“听其言，观其行”。这是因为 言为心声，只有通过交谈，交往对象彼此之间才能够了解对方，并且被 对方所了解。 （一）一般而言，交谈具有下述特征： 1真实自然。交谈应表达流畅，感情自然流露。 2相互了解。交谈是一种双向或多向的活动，它要求各方积极参与， 形成共识，产 生共鸣，达到互动，而不能只是单向的“一言堂”。 3相互包容。在交谈中，每个人都要有容人的雅量，不仅要自己说 话，而且也要允许对方说话，要彼此适应，求同存异，大家平等。 4信息传递。交 谈，在实际操作中往往能得到真 实的信息，这是任 何媒介也做不到的。 5内容多样。 进行交谈，可以有一个主 题，也可以自由漫谈，但 应 该使它有的放矢，使人有所获益。 （二）交谈的声音 说话的声音要适度，也就是能让所有听你讲话的人听清楚，而又不 干扰与此无关的人。在办公室里还有其他人的时候，谈话双方一定要压 低声音。在楼道中与人打招呼、聊天，也不能大声，以免影响他人。 当你对某人的做法实在不满意甚至感到气愤时，要先控制自己的情 绪，不要高声大叫，以低沉的嗓音说出的话往往比大声叫喊更具震撼力。 在公务场合和公共场合，大喊大叫总是不合适的、失态的。 （三）交谈的目光 “眼睛是心灵的窗口” ，这是人们熟知的一句话。一个人的喜怒哀乐， 是聪慧还是狡诈，是忠厚还是愚蠢，都能从目光中流露出来。所以在说 话时，不可忽略目光的作用。要用自己的目光帮助表情达意，也可以通 过他人的眼神了解其情绪和感觉。 在说话时，说话人眼睛应该看着对方，表现出诚意、专注，这是对他 人的尊重。目光注视的范围因场合的不同有所变化，有公务注视、社交 注视和亲密注视之分。 1公务注视 公务注视的位置是以两眼为底线，以额头发际线中点为最高点构成 的三角形区域内。这是一种严肃、郑重的注视，适用于公务活动。 2社交注视 社交注视的位置是以两眼为上线、以下颌为最低点的倒三角形。这 种目光带有一定的感情色彩，亲切友好，适用于各种社交场合。 3亲密注视 亲密注视的范围是在从眼部到胸部的一个较大的区域内。这种注视 的目光表达的感情亲近、柔和、随意，有 时甚至是 热烈多情的。所以只适 于亲朋好友或恋人之间。 （四）交谈的举止 为了表示诚恳的态度，举止一定要配合。在公务场合、社交场合，坐 姿要端正。头懒 散地靠在沙发背上、大腹便便地撇着腿坐着，类似的姿 态都是不合适的。 谈话时可以用适当的手势加强语气，帮助表达。谈话范围越小，手 势的幅度就越小，频率不要过高，以免让人觉得心烦，影响注意力。 注意控制手的小动作。不要用笔敲击桌子、笔记本，或像表演杂技 一样把笔放在手指上不停地旋转。还有人喜欢玩弄钥匙串、掏耳朵、剪 指甲等等。在谈话中这些多余的动作都会影响到听者的注意力。 二、交谈的内容 古希腊伟大的思想家亚里士多德曾经指出：交谈由谈话者、听话者、 主题等三个要素组成， “要达到施加影响的目的，就必须关注此三要素”。 主题即交谈的中心内容。在交谈中，每个人都会有一种自我表现的 欲望，希望较 早地把自己的想法或者自己了解的事实告诉对方，因此， 很多人习惯把自己的思想、经历和感受作为交谈的主要内容，所以交谈 中应注意选择可以谈论的内容和忌谈的内容。 （一）可以选择的内容 1目的性内容 目的性内容，即交谈双方业已约定，或者其中某一方先期准备好的 内容。例如，求人帮助、征求意见、传递信息、讨论问题、研究工作一类 的交谈，往往都属于内容既定的交谈。选择这类内容，最好双方商定，至 少也要得到对方的认可。它适用于正式交谈。 2内涵性内容 内涵性内容，即内容文明、优雅，格 调高尚、脱俗的话题。例如，文 学、艺术、哲学、 历史、地理、建筑等等，都属于内涵性内容。它适用于各 类交谈，但要求面对知音，忌讳不懂装懂，或班门弄斧。 3时尚性内容 时尚性内容，即谈论起来令人轻松愉快、身心放松、饶有情趣、不觉 劳累厌烦的话题。例如，文 艺演出、流行 时装、美容美 发、体育比 赛、电 影电视、休闲娱乐、旅游观光、名 胜古迹、风土人情、名人轶事、烹饪小 吃、天气状况，等等。它适用于非正式交谈，允 许各抒己见，任意 发挥。 4时代性内容 时尚的主题，即以此时、此刻、此地正在流行的事物作为谈论的中 心。以 2004 年为例，国内时尚的交谈主题就有邓小平百年诞辰、中国健 儿雅典奥运会扬眉吐气、反对台独、广州申办亚运会成功、汽油价格飞 涨、股市持续 疲软，等等。它适合于各种交 谈 ，但变化较快，在把握上有 一定难度。 5对象性内容 对象性内容，指的交谈双方，尤其是交谈对象有研究、有兴趣、有可 谈之处的主题。 须知：话题选择之道，在于应以交谈对象为中心。例如， 与医生交谈，宜 谈健身祛病；与学者交谈，宜谈治学之道；与作家交谈， 宜谈文学创作，等等。它适用于各种交谈，但忌讳以己之长对人之短，否 则“话不投机半句多 ”。因为交谈是意在交流的谈话，所以不可只有一家 之言，而难以形成交流。 （二）忌选择的内容 要让一场谈话客气地开始而愉快地结束，双方得到顺利的沟通，还 有一些忌讳是不可触犯的，有一些话题是不应该在公务场合和社交场合 提出、谈论的。它们是涉及个人隐私的问题，尤其是在涉外交往的时候。 主要有： 1年龄 我们都知道不应该问女性的年龄。其实怕谈及年龄的不仅仅是女性， 有不少男性也不愿意被人间这个问题，年轻人怕说“嘴上无毛，办事不 牢” ；人到中年 时面临事 业是否有成的压力，尤其是处于提职与否的敏感 年龄阶段，不愿意与别人比来比去。所以，不论是男性还是女性，都不要 问年龄。 2婚姻状况 过去在社交活动当中，人们彼此问及婚姻状况是常有的事，表明对 他人的关心和关系的拉近。现在大家都知道这是个人隐私，是不可随意 打听的。这表明了社会的进步。 3收入支出 在我国，曾经有很长时期大家的工资水平都相差不多，收入的来源 也很单一。所以大家都不忌讳谈论工资、奖金等问题。但是现在人们的 收人来源五花八门，水准也相差很多，即使是同一个单位的员工，年终 奖金也未必相同，而且有些单位规定员工之间不允许互相打听工资、奖 金。所以问收入就成了忌讳。 也不要问别人的支出，比如买房用了多少钱，旅游花了多少钱， “这 件衣服真漂亮，多少钱买的?” 这些都属于不该问的。有不少人不忌讳谈 论这个问题，不等别人问，自己就主动说了。但是这并不表明别人也愿 意谈论这些问题。 4身体状况 在谈话开始阶段，还没有进人正式话题的时候，人们有时会以“最 近身体怎么样” 开头，这并不表明他真的关心你的身体状况，只不过是 一种寒喧罢了。所以不必认真地谈及自己的病痛。另外，外国人不喜欢 谈论这个问题，因为在竞争激烈的环境里，身体健康与否是一个敏感的 问题。再有，老和别人谈论 自己的疾病，也有失个人尊严。当然，当有人 邀请你参加某个活动而你不想去的时候， “身体不舒服”就是一个合适的 借口，按礼仪 的规矩，他是不好意思详细询问的。 5家庭住址、私人电话 在公务名片上不印家庭住址和私人电话，也不要轻易告诉别人。这 是为了保证自己的个人空间和时间不被打扰，保证安全。同理，新交往 的朋友，尤其是外国朋友，他没有主动告诉你家庭住址和电话，就不该 向他讨要。 6政治和宗教信仰 政治和宗教信仰是非常敏感的话题。在公务交往和涉外交往中不要 谈论。如果有人涉及到这些，应该用别的话题引开。在涉外活动中，这不 仅是礼仪问题，更是政治问题，必须慎重对待。 7个人经历 与人交往的时候，人们都有一种心理，如果知道对方以前的一些经 历，会心里踏 实一点。在公务活动中，人 们也会尽量收集合作 对象或谈 判对手的背景资料。但是如果你不是人力资源部的人，不是在招聘员工， 最好不要当面打听对方的经历。如果他是一位成功人士，那么“英雄不 问出处”。如果他是一位普通人士，过去的经历也属于个人私事，更不必 问。 8他人的毛病 不要随意贬低他人，在背后谈论别人的短处，这不仅会让听的人感 到尴尬，也自 贬身份，是修养不高的表现。在商界，向一方大谈他的竞争 对手如何不好，并不能使对方增加对你的好感和信任，反而会认为你不 够诚实，不是可靠的合作伙伴。 9倾向错误 在谈话之中，倾向错误的内容，例如， 违背社会 伦理道德、生活堕落、 思想反动、政治 错误、 违 法乱纪之类的主题，亦应避免。 10悲痛之事 有时，在交谈中因为不慎，会谈及一些令交谈对象感到伤感、不快 的话题，以及令 对方不感兴趣的话题，这就是所谓令人反感的主题。碰 上这种情况不幸出现，应立即转移话题，必要时要向对方道歉，千万不 要没有眼色，将错就错，一意孤行。 这类话题 常见的有凶杀、惨案、灾 祸、 疾病、死亡、挫折、失败 ，等等。 三、交谈的语言技巧 （一）语言要礼貌 在交谈中多使用礼貌用语，是博得他人好感与体谅的最为简单易行 的做法。所谓 礼貌用语，简称礼貌语，是指 约 定俗成的表示谦虚恭敬的 专门用语。 例如，客人到来，要说“光临”。起身作别，要说“告辞”。中途先走，要 说“ 失陪”。请 人勿送，要说“留步” 。请人批评，要说“指教”。请人帮助，要 说“ 劳驾”。托人 办事，要说“拜托” 。麻 烦别人，要说“打扰”。求人谅解，要 说“ 包涵”。等等。 在交谈中，要对五句十字的礼貌用语经常加以运用，俗话说：“礼多 人不怪”。礼貌用语多多益善。 1您好 “您好”，是一句表示问候的礼貌语。遇到相识者与不相识者，不论 是深入交谈， 还是打个招呼，都应主动向对方先问一声“您好”。若对方 先问候了自己，也要以此来回应。在有些地方，人们惯以“你吃了饭没有” ，“最近在忙什么”， “身体怎么样” ，“一向可好”，来打招呼或问候他人，但它 们都没有“您好 ”简洁通行。 2请 “请” ，是一句请托礼貌语。在要求他人做某件事情时，居高临下、命 令语气不合适，低声下气、百般乞求也没有必要。在此情况下，多用上一 个“ 请”字，就可以 赢得主 动，得到对方的照应。 3谢谢 “谢谢”，是一句致 谢的礼貌语。每逢获得理解、得到帮助、承蒙关 照、接受服务 、受到礼遇之时，都 应当立即向 对方道一声“谢谢”。这样做， 既是真诚地感激对方，又是对于对方的一种积极肯定。感恩之心长存是 人之常情。 4对不起 “对不起”，是一句道歉的礼貌语。当打扰、妨碍、影响了别人，或是 在人际交往中给他人造成不便，甚至给对方造成某种程度的损失、伤害 时，务必要及 时向对方说一声“对不起”。这将有助于大事化小，小事化 了，并且有助于修复双方的关系。 5再见 “再见”，是一句道 别的礼貌语。在交谈结束、与人作别之际，道上 一句“ 再见”，可以表达惜 别之意与恭敬之心。 （二）语言要标准 1通俗易懂 无论各个行业，在交谈中都应采用通俗易懂的语言，特别是秘书职 业，尤其不能 处处卖弄文采，不分场合和对象， “引经据典”，甚至咬文嚼 字，这样只会 让人望而生畏。 2讲普通话 为了让别人听得懂，并且准确无误地理解和领会，必须使交谈时所 使用的语言清晰、标准。对秘书而言，最根本的就是讲普通话。少用土语。 慎有外语。与国人交谈时使用外语，不能证明自己水平高，反而有卖弄 之嫌。 3内容简明 在交谈时，应力求言简意赅，简单明白， 节省 时间，少讲废话。不要 没话找话，短 话长说， 罗 哩罗嗦， 废话连篇，节 外生枝，任意 发挥，不着 边际，让人听起来不明不白。 四、交谈的时间 任何交谈都应适可而止。虽然朋友之间的交谈往往“酒逢知己干杯 少” ，但是实际上它仍需要见好就收，适可而止。这样不仅可使下次交谈 还有话可说，而且还会使每次交谈都令人回味无穷。 普通场合的小规模交谈，以半小时以内结束为宜，最长不要超过 1 个小时。交谈 的时间一久，交谈所包含的信息与情趣难免会被“稀释”。 在交谈中一个人的每次发言，最好不要长于 3 分钟，至多不要长于 5 分钟。 令交谈适可而止，主要有四点好处：第一，它还可以为大家节省时 间，省得耽误 正事。第二，它可以使每名参加者都有机会发言，以示平等。 第三，它可以使大家的发言提炼其精华，少讲废话。第四，它还可以使大 家对交谈意犹末尽，保持美好的印象。 五、交谈的禁忌 在交谈中，应该遵循五要和五不要。 （一）要双向沟通，不要始终独白 既然交谈讲究双向沟通，那么在交谈中就不要目中无人，要礼让他 人，要多给对 方发言的机会，让大家都有交流的机会。不要一人始终侃 侃而谈，不给 他人讲话的机会。 （二）要活跃气氛，不要导致冷场， 不允许在交谈中从头到尾保持沉默，使交谈变成冷场，破坏现场的 气氛。不论交 谈的内容与自己是否有关，自己是否有兴趣，都应热情投 入，积极合作。万一交 谈 中因他人之故冷场“暂停”，切勿“闭嘴”不理，而 应努力“救场 ”。可 转移旧 话题，引出新话题，使交谈“畅行无阻”。 （三）要学会倾听，不要随意插嘴 出于对他人的尊重，在他人讲话时，尽量不要在中途予以打断。这 种做法不仅干扰了对方的思绪，破坏了交谈的效果，而且会给人以自以 为是、喧宾夺 主之感。的确需发表个人意见或进行补充时，应待对方把 话讲完，或是在 对方同意后再讲。不过，插 话 次数不宜多，时间不宜长， 对陌生人的交谈则绝对不允许打断或插话