从事涉外秘书工作应具备的六项素质

从事涉外秘书人员应具备的六项素质 山东肥矿集团鲁西南指挥部综合办公室 王庆升 【摘 要】 随着我国市场经济和对外开放的不断深入，涉外工作 向涉外秘书人员提出了更高的素质要求。笔者认为，要做好涉外秘书 工作，涉外秘书人员应具备如下素养：良好的职业道德、融通东西方文 化、掌握涉外礼仪、扎 实的语言功底、 健全的体魄和良好的心理以及严 谨的涉外法律。 【关键词】 涉外秘书；人员素质 随着我国对外交往的不断发展，我国的涉外工作经历了前所未有 的深刻变化，呈现出了蓬勃发展的可喜局面，形成了一个全方位、多 渠道、宽领域、深层次的新格局。涉外秘书工作也被除赋予了许多新 的内涵，提出了许多新的要求。涉外秘书人员要创造性地做好本职工 作，就需要积极参与，总结经验，汲取教训，更要重视基本的涉外知 识的学习，并在实践中正确地加以应用，逐步提高工作水平。 一要具有良好的职业道德素质 作为一种国际化的职业，涉外文秘人员的职业道德素质不仅关系 到工作的成败，甚至还可能影响到一个单位的整体形象。首先，要具 有高度的爱国主义精神和良好的职业道德素养，奉公守法，明礼诚信， 在局部利益和整体利益发生冲突时，能够识大体，顾大局，能够自觉 地为社会主义现代化建设服务。其次，在外事接待工作中，要坚持维 护国家主权和民族尊严，自觉遵守外事纪律，不得失密泄密；不利用 工作之便营私牟利、索要礼品；不背着组织与外国机构及个人私自交 往；不私自主张或答应外国客人提出的不合理要求。再者，在参加外 事活动中，要严格按规章制度办事，事事从组织利益出发，不掺入个 人的兴趣和感情，严格遵照上级和政策办事。最后，要注意口头和书 面保密，务必做到不回答与自己业务无关的问题，不在外宾面前谈内 - 2 - 部问题；外宾的馈赠，未经上级批准，不得自行接受。 二是具有融通东西方文化的素质 东西方文化都有着悠久的历史和传统，在形成发展过程中，既相 互排斥，又相互吸收。涉外交往的前提是必须尊重各自文化个性、风 俗习惯。只要尊重对方的文化习俗，才能避免误会和“非礼” 。一是 东方文化崇尚集体和团队精神，而西方文化崇尚独立和个人自由。在 西方国家，人们崇尚个人自由，不愿意受到来自外在的干涉。二是在 交往的空间上，中国人的空间距离相对较近。西方人觉得中国人过于 亲近，而中国人又会觉得西方人过于冷淡、傲慢，过分疏远，是不友 好的表现。三是东方文化等级观念强烈。在西方国家，除了英国等少 数国家有着世袭贵族和森严的等级制度外，大多数国家都倡导平等观 念。如美国崇尚人人平等，不论是社会上，还是在公司中，人人都凭 实力去竞争。在家庭中，美国人不讲等级，只要彼此尊重，父母与子 女可直呼其名。四是东西方文化在交往的观念、方式上有着明显的差 别。在西方国家中，特别重视对方的隐私权，凡是涉及到个人状况、 政治观念、宗教信仰、个人行为动向等隐私的都不能直接过问。西方 人一般不愿意干涉别人的私生活和个人隐私，也不愿意被别人干涉。 五是尊重妇女在西方国家是其传统风俗，女士优先是西方国家交际中 的原则之一。无论在何种公共场合，男士都要照顾女士。 三是具备全面掌握涉外礼仪的素质 荀子曰“人无礼不生，事无礼则不成，国无礼则不宁” 。涉外礼 仪是生活小节，但却代表着个人、民族、国家的形象，反映出一个社 会人们的行为规范和文明程度。进入涉外交际场合，懂礼仪与不懂礼 仪会收到截然不同的效果。因此，学会涉外礼仪已成为涉外秘书人员 必备的素质之一。一方面，涉外人员必须掌握外事礼仪常识，遵守涉 外工作准则和外事纪律，对外宾既要彬彬有礼，又要维护国家尊严。 另一方面，要把握外事礼仪的特点。外事礼仪具有固定性与变通性， 国际交往中的许多礼宾活动都有固定的仪式、礼节和国际惯例，同时 - 3 - 各国又都有各自的风俗习惯、礼仪礼节。总体上，涉外礼仪要做到礼 仪周到而不烦琐，热情接待而不铺张，活动内容丰富而不累赘；接待 外宾的人员应仪容整洁，仪表大方，表情亲切自然；言行举止要符合 礼仪要求，坐立姿势应端庄，对外宾的穿着不评头品足。具体有以下 几点：一是遵守时间，不得失约。参加各种外事活动都要按时抵达。 过早抵达，会使主人因准备未毕而难堪；过迟到达，会使主人与客人 空等过久而失礼。因故不能应邀赴约，要礼貌地告知主人，并表示歉 意。二是尊重各国的风俗习惯。不同的国家、民族，由于不同的历史、 文化、宗教等因素，各有其特殊的风俗习惯和礼节，在外事交往中均 应予以重视。如新到一个国家或初次参加活动，应多了解，多留意， 多观察，不懂或不会做的事，可仿效别人。三是注意个人卫生与举止 言谈。国际交往中要注意个人卫生，衣着要整齐美观，衣领袖口要干 净，皮鞋要上油擦亮，穿西装要打好领带，穿中山装要扣好领扣、领 钩，梳理好头发，刮净胡子，修剪好指甲。 四是要具备扎实的语言功底和较高的翻译素质 具备扎实的语言素质在对外交往中可以增加整个单位的内在形象， 以提高达成交易的几率和办事的效率。对于涉外秘书人员而言，在具 备一口流利的外语能力的同时，也要提高书面语言素质和身体语言素 质。 “欲交往，言为先。 ”口头语言是人类沟通信息最直接也是最能体 现个人魅力的方式之一。因此，涉外文秘人员提高口头语言的素质至 关重要。写作是秘书人员的一项基本技能。书面文字表达要讲究文采 和艺术性，工整又精炼的文字可以提高整体的外在形象。在实践过程 中要提高语言素质，除了学习，还要学以致用。口头上的语言要随时 随地注意运用；书面上的语言要检查用语还要经常练习，不断使自己 的语言做到准确、精炼。在平常与人交际的过程中，还要注重细节的 追求，适时地运用好身体语言，以达到长期的预期效果与目的。 翻译工作是涉外工作交往中的重要环节。涉外翻译人员的业务水 平、政治素质、文明素养等是涉外服务工作水平的最直接体现。作为 - 4 - 涉外翻译人员，一定要忠于职守，尽职尽责。在翻译时，应全神贯注， 做到正确踏实，不擅自增减或改变谈话内容或掺杂个人意见。对谈话 要点应做必要笔记，不得主动直接与外宾谈话、询问或解答问题；遇 有未听清时，应提出问明；翻译有困难时，应向谈话人说明，做到绝 不不懂装懂、主观臆断。 五是具有健全的体魄和良好的心理素质 健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。所谓“身体是 革命的资本” ，只有拥有健康的身体，才可以更好的为企业办事，创 造出无限的价值。尤其是涉外秘书工作，既复杂又要求极高，没有良 好的身体素质，是无法顺应复杂多变的工作环境的，身体状况欠安的 人是不能足以担任涉外秘书工作的。 要想成为一个成功的涉外文秘人员，还必须学会调整自己的心理 平衡，保持良好的心态，努力培养高雅的气质，完善个人的乐观、豁 达的性格。涉外秘书从事的是脑力劳动，头绪多，范围广，内容杂。 其心理活动频繁。美国福丽斯在成功的秘书一书里曾列举现代秘 书的各种职责，其中包括：“打字、归档、接待来访、处理函件、编 写报告、在上司不在时处理日常事务”等等。面对如此繁杂的任务， 一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。秘书要 想有所作为，要有一个乐观、自信的心理素质。乐观的人能以开朗的 心态积极面对来自社会上工作上的压力；而自信的人则能在交际中得 心应手，充分发挥出秘书人员的作用和魅力。 六是具有严谨的涉外法律素质 尤其是在当今国际形势纷繁复杂的情况下，涉外秘书人员必须清 楚地了解我国和其它的国家的相关政策法规，不触犯法律，严酷照章 办事。涉外秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给 领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。因此，涉外秘 书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。由于其他国家的法 律政策体系规模庞大，涉外秘书人员要根据工作需要，在掌握一般的 - 5 - 法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点 有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是 同业务活动有关国家的法律、法规、规章、政策。涉外秘书的难做就 往往体现在知识面上，不仅要清楚地了解本国的相关法律政策知识，