企业档案管理规定2012.8.1

1目的 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性、延展性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜 绝资料流失，特制定本制度。 2适用范围 本制度适用于涉及公司档案工作的所有相关部门和人员。 3档案管理组织结构图 4.管理职责 4.1公司的档案工作是在分管副总裁的领导下，由总裁办实行档案工作集中统一管理。总裁办是公司各部 门、本企业所属机构（含境外机构）档案管理工作归口管理的责任部门。 4.2总裁办内设立档案室，由档案室统一管理公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）形成的各种门 类、载体的档案资料，并积极提供利用。档案室负责对公司各部门及本企业所属机构（含境外机构） 文件材料的收集、整理、立卷归档工作的指导。档案室按规定向总裁办报送所辖范围档案工作情况统 计报表。 4.3凡公司各部门及本企业所属机构（含境外机构）在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料， 必须按规定定期向公司总裁办提交备份，从而保证总裁办作为公司档案管理对口部门档案资料的完整 性、延续性、真实性。公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）负责人应重视本单位文件资料的 管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 4.4 企业各级档案人员应具有较好的政治思想素质，具备高中以上文化水平，经过档案专业知识的培训， 并保持相对稳定。对在档案工作中取得显著成绩的，应予以表彰和奖励。对违反档案法律、法规的行为， 要依法予以查处。 4.5 技术部内设档案管理库，在公司档案室的指导下，负责公司的科技档案管理。 4.6 财务部内设档案管理库，在公司档案室的指导下，负责公司财务档案管理。 4.7 人力资源部内设档案管理库，在公司档案室的指导下，负责公司的人事档案管理。 分管副总裁 总裁办 档案室 档案管理员 档案助理员 5. 管理细则 根据公司实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一分为纸质档案类、实物档案类、声像档案类、电子 档案类四大类作为档案管理的范畴。其中纸质档案类及电子档案类均可分为以下 15 类：企业管理制度类、 经营管理类、公共关系类、营销贸易类、生产管理类、技术类（包括质量）、产品类、设备仪器类、基建 类、财务档案类、人力资源管理类、员工档案类、党群工作类、决策类和监督制度类。 5.1 公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）档案分类管理范围： 5.1.1 总裁办负责公司所有类别的纸质档案、实物档案类、声像档案类、电子档案类等档案的收集、积累、 整理和归类管理。 5.1.2 财务部负责财务类中的监督制度类（包括审计管理、经营管理类中的财务管理的财务会计档案、固 定资金、流动资金、专用基金、成本管理和分析档案、产品价格和采购价格管理档案以及财务档案）、纸 质档案类、实物档案类、声像档案类、电子档案类等档案的收集、积累、整理和归类管理。 5.1.3 营销部负责营销贸易类的纸质档案类、实物档案类、声像档案类、电子档案类等档案的收集、积累、 整理和归类管理。 5.1.4 技术部负责技术类（包括质量、产品类、设备仪器类）的纸质档案类、实物档案类、声像档案类、 电子档案类和监督制度类中技术类的档案管理。 5.1.5 制造部负责生产管理类（包括产品类、设备仪器类、生产管理有关的基建类部分、经营管理类、人 力资源管理类中的一线员工管理部分）的纸质档案类、实物档案类、声像档案类、电子档案类等档案的收 集、积累、整理和归类管理。 5.1.6 人力资源部负责人力资源管理类、基建类、经营管理类中的制度落实部分、行政管理类、人事管理 类、员工档案类、党群工作类的纸质档案类、实物档案类、声像档案类、电子档案类等档案的收集、积累、 整理和归类管理。 5.2 归档档案的范围 5.2.1 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、 书信、报刊、录音、录像、技术图纸等）均属归档范围。 5.2.2 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 5.2.3 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 5.2.4 资金借贷、业务往来方面的文件材料；（含合同、重要报表、银企联系函件等） 5.2.5 政府、项目批文、合同； 5.2.6 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）； 5.2.7 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸； 5.2.8 公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）年度工作计划及资金计划； 5.2.9 公司签订的各类合同（含商品房买卖合同）； 5.2.10 公司有效证照、证件、印章； 5.2.11 具有法律效力及保存价值的文件； 5.2.12 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、 会议记录等； 5.2.13 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等； 5.2.14 公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）获得的社会荣誉资料； 5.2.15 其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级 领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 版本号 1.0 页 码 共 6 页 第 3 页 编 号 QG/SX.0002-2012企业档案管理规定 密 级 G 执行主体 各 部 门 监督主体 总经理 考评主体 总裁办 5.3 归档工作的要求 5.3.1 公司总裁办应即时做好档案归档分类保管；公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）应在每月 最后一天以前将本月资料办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向公司总裁办提交备份。 5.3.2 公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）应及时向总裁办移交发生的档案材料，如有些材料还需 使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）必须严格遵守 归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 5.3.3 公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）向公司总裁办提交备份档案时，要严格履行移交手续， 按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总裁办专人签收后各留存一联清单 备查。 5.3.4 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值， 便于保管和利用。具体应做到下述几点： 5.3.4.1 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 5.3.4.2 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、 多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一起立卷。 5.3.4.3 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请 示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； 5.3.4.4 卷内文件材料应安排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的 右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料 等也应在图表上或声像材料的背面编号。 5.3.4.5 按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材 料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责 任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。 5.3.4.6 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 5.4 档案保管期限 5.4.1 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十年至五十年左右，短期为 2-3 年以下。 各类档案保管期限另见公司档案保管期限规定细则。 5.4.2 确定公司档案保管期限的原则 5.4.2.1 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 5.4.2.2 凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 5.4.2.3 凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 5.5 档案保密级别 5.5.1 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 公司总裁办核定密级。 5.5.2 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经副总裁及以上领导批准。 5.5.3 有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经副总裁以上及领导批准。 5.5.4 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和副总裁及以上领导鉴定解密，对解密档案作一般档案管 理，及时提供利用。 5.6 档案编号 5.6.1 档案编号规则 按照 5.1 条中的档案分类，编号分为纸质档案类、实物档案类（SW/SX_XX.000-*）、声像档案类 （SX/SX_XX.000-*）、电子档案类四大类作为档案管理的范畴。其中纸质档案类及电子档案类的编 号按照以下 15 类分别进行编号：企业管理制度类（QG/SX_XX.000-* ）、经营管理类 （JG/SX_XX.000-*）、公共关系类（GG/SX_XX.00-*）、营销贸易类（YM/SX_XX.000- *）、生产管理类（SGSX_XX.000-*）、研发技术类（YJ/SX_XX.000-*）、产品类 （CP/SX_XX.000-*）、设备仪器类（SY/SX_XX.000-*）、基建类（JJ/SX_XX.000-*）、 财务档案类（CD/SX_XX.000-*）、人力资源管理类（HR/SX_XX.000-*）、员工档案类 （YD/SX_XX.000-*）、党群工作类（DG/SX_XX.000-*）、决策类（JC/SX_XX.000-*）和 监督制度类（JZ/SX_XX.000-*）。 例如：CD/SX_CW.001-2012 5.7 档案版本号规则 5.7.1 所有文件版本编号需要遵守以下标准： 起草阶段的文件版本号可编为：0.1，0.2 ，0.3，0.4 ，0.5，0.6 ，0.7，0.8，0.9，0.10 ； 5.7.2 版本编号可以根据事项（项目）需要延伸到若干层，例如：0.1，0.1.1, 0.1.1.1； 5.7.3 一旦文件通过讨论得以正式实施，文件版本编号应始自：1.0； 5.7.4 文件版本编号可不断变化为：1.0,1.1,1.21.9； 5.7.5 文件版本编号可根据项目情况进行升级：2.0,2.1 5.8 档案的借阅 5.8.1 公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导 批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。 5.8.2 公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或需经 副总裁及以上领导批准。 5.8.3 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。 5.8.4 借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携 带档案外出时，需经副总裁及以上领导批准。 5.8.5 有密级的档案调阅、复制时均需经副总裁及以上领导批准。 5.8.6 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过三到十天。 5.8.7 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。 代表年份，表示文件所发表的年份 代表流水号，表示该职能部门在某年度发文的秩序 代表公司各职能部门简称；若文件以公司名义发文，则可以略去 “_XX”代表三信公司简称 代表档案分类 版本号 1.0 页 码 共 6 页 第 5 页 编 号 QG/SX.0002-2012企业档案管理规定 密 级 G 执行主体 各 部 门 监督主体 总经理 考评主体 总裁办 5.8.8 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。 5.9 电脑档案的管理 5.9.1 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作 人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。 5.9.2 公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）负责人即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电 脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电 脑按照登记存放区域进行检查。 5.10 档案的鉴定与销毁 5.10.1 总裁办定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。 5.10.2 档案鉴定工作由总裁办主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查， 提出存毁意见。 5.10.3 档案材料鉴定小组审定，并经公司总经理批准后，方可销毁。 5.10.4 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。 5.11 监督考核 5.11.1 公司各部门、本企业所属机构（含境外机构）人员如违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文 件材料的，一经发现，限期上交，经催