会议团体销售程序与标准

会议团体销售及接待程序与标准 程 序 标 准 一、预订会议 、在电话铃响三声以内接听电话，首先礼貌地向客人问好， 然后通报所在部门和接听者的名字。 、如客人临时到访，需在短时间内相迎接待，准备好会议 资料后，礼貌地向客人表示问好。 、要主动询问客人对宴会的需要，程序包括：单位名称、 预定日期、时间、参加人数、活动性质、服务要求、客 人姓名、联系电话及等。 、如客人电话预订，可建议客人预约时间到宴会场地亲自 视察，如客人来访预订，可在洽谈的同时为客人提供有 关宣传资料，并亲自陪同客人视察相关的宴会场地。 二、确认预订要求 、客人提出整个预订要求后，要认真查阅宴会场地预订记 录，当核实可提供宴会场地及所需房间状态后，才可以 和客人作进一步的洽谈。 、在和客人洽谈的过程中，要耐心听取客人的意见和要求， 当客人提出问题或疑问时，要本着诚恳、耐心、细致、 礼貌的态度，为客人作出解释及提出建议。 、当会议场地、用餐时间、位置摆设或服务项目等问题有 冲突时，要积极主动地想办法与客人取得一致的意见， 尽量满足客人的要求。 、洽谈双方如对所举办的活动的主要事项取得一致意见后， 即可确认预订。 三、跟进会议协议 书及落实细节 、根据客人确定的活动内容（包括房间数量、会议形式、 人数、餐饮安排等）服务要求，在千里马电脑系统上预 留所需房间数量，然后在会议预留本上用铅笔在所预留 的会议厅清晰地写下客户资料； 、凡举办大型宴会及重要接待活动，必须事前召集主办单 位和酒店有关部门开沟通会议，解决保安、消防、批文、 准办证、工程方面的配合、泊车位、公关协助及卫生检 疫等事宜，落实具体安排，以确保宴会顺利进行。 、如客人取消预订，需填写生意流失记录，并跟办有关更 改手续，包括：取消预留房间和会议室，通知有关的协 作部门。 、向客人拟定会议团队协议书，协议书的主要内容有如下 必须要素：（参见模板附后） 1）入住房间安排：注明抵离日期、抵离时间、人数、 房间类型及数量、房间价格、住房条 款； 2）会议安排：注明会议日期、时间、地点、人数、形 式场租、布置场地时间、会议及音响设备 设施安排和价格、会议茶点、指示牌内容、 横幅内容； 3）餐饮安排：注明用餐日期、时间、地点、用餐形式、 餐饮标准、用餐保证人数、餐厅的联络人； 4）娱乐安排：注明使用娱乐场所的日期、时间、租场 金额， 5）交付定金条款： 清楚注明客人需于协议书规定的时间内可用现金、支 票、信用卡、汇票形式交纳 30%的金额给予酒店作为 定金； 如遇到一些重要的客户申请免受定金，需通知对方出 示一份公司担保函（必须盖上公司印章）到酒店， 经 部门经理审核后再交财务部审批后方可生效。 6）取消及更改条款：若公司在签订协议书后临时取消， 定金恕不退还。 7）付款方式： 1会议团体在会议活动结束后，于当天统一把剩余 70的款项付清。 2如客人是属于挂帐类别，则要求客人在指定的日期 内付清。 3确定当次会议是由会务组于会议结束后退房时统一 结算，客人杂费自付； 或是由客人自付房费、会 务组只承担房费及会议费； 8）有效签单人：注明有效签单人姓名、签名模式、及 手机号码； 9）酒店联系人：注明当次会议的跟进人、职位、手机 号码、传真号码； 10）对方联系人：注明当次会议对方公司的联系人姓 名、性别、公司电话、手机号码、传 真号码； 11）补充说明：清楚注明客人确认传真的具体时间，并 说明如有未尽事宜， 双方需协商后另 行 补充； 12）交会议主管审阅，由会议主管交部门经理签名确认 并盖章后传真给客人；并跟进协议签定进程； 四、准备工作 、根据宴会确认书的内容制作宴会工作安排单，部门主管 签署后分发给有关部门，以便做好准备工作。 、活动开始前，会议跟进人需检查有关部门的接待准备工 作，发现问题及时解决，另与主办单位负责人一起检查 宴会场地的布置情况，听取对方的意见，处理临时性的 变化。 、视乎预订宴会的规模，将预订人数和客人的特别要求向 厨房当值主管通报，以便做好工作安排。 、对如期举办的宴会和活动，要提前准备感谢信，以便在 宴会结束后发给客户。 五、与客人作进一 步的联络 、酒店与客人双方签署协议书后，对于举办宴会、展览、 展销、会议等活动需作以下的确认程序： - 举办日期的前5 天，要主动征询客人是否有调整补 充的意见; - 活动举办前的 7 天，要再次致电征询客人的意见; - 活动举办前的 3 天，要向客人汇报我方的具体工作 落实情况。 六、落实活动的前 期工作安排 、对于一般的会议活动，会议跟进人要向部门主管汇报活 动的具体情况，以便部门主管对人手作出适当安排。如 属大型的、重要的活动，要及时向酒店行政领导汇报情 况，必要时要由行政指定一名高级行政领导为总负责人， 组织安排有关的协调会议，会议要作好记录，并根据记 录写出接待大型活动的行动计划，并及时发至各有关部 门。 、草拟备忘录， 由会议主管审阅，并在部门经理签名确 认后分发各部门，备忘录的主要内容有如下要素： 1）抬头：填写呈送部门（总办） ， 档号、备忘录页 数、事由（会议名称）及制作时间； 2）主办者：注明主办会议的单位及具体部门； 3）入住房间安排：注明抵离日期、抵离时间、人数、 房间类型及数量、房间价格、各个部门需做的各 项准备条款：房间预定数量、保证数量、领取钥 匙时间、电话是否保留外线、是否保留迷你吧酒 水、交付定金情况、到店时的付费方式； 4）会议安排：根据协议与客人商定内容注明会议日 期、时间、地点、人数、形式、场租；于后附条 款清楚注明会场具体摆设、鲜花安排、酒店提供 的免费设施（麦克风、欢迎牌、指示牌、签到牌） 的各项安排；收费项目（内容、数量、价格、时 间、场所等）的各项安排； 5）餐饮安排：注明用餐日期、时间、用餐人数及标 准；于后附条款清楚注明各部门需安排准备事项： 用餐形式、用餐地点、保证人数、鲜花安排、餐 厅联络人； 6）娱乐安排：注明使用娱乐场所的日期、时间、场 租金额； 7）付款方式：根据协议中与客人商议好的付款方式 清楚写明当次会议是由会务组于会议结束后退房 时统一结算，或由客人自付杂费； 或由客人自 付房费、会务组只承担房费及会议费等情况及各 类特殊情况（例如挂帐类别） ； 8）负责人及有效签单人：注明当次会议有效签单人 及会议预定联络人和本部门跟进及联系人的姓名、 性别、签名式样、手机号码； 七、宴会当天的工 作安排 、整理、归纳当天的宴会、会议及各种活动资料和预订表 格，联络各有关部门查询工作的完成情况。 、检查活动场地的布置、摆设、卫生、安全等情况是否符 合客人的要求。 、主动迎接客人（或主办单位负责人） ，向客人汇报活动 的具体落实情况，如客人有任何临时性的要求，要尽快 联络有关部门协助解决。 、要亲临现场，监督和指导服务工作。 八、现场跟进 1、客人进场布置时，营业员需在现场协调客人与酒店各部 门之间的工作。 2、宴会当日，营业员必须提早到达宴会现场，检查所有布 置是否符合要求。大型宴会营业员必须在宴会现场当值， 做好现场的协调与沟通。 九、宴会结帐 1、宴会结帐形式包括：