公文处理实施细则已修改

前 言 为适应市场经济的需要，进一步使我公司的公文处理工作规范化、制度化、 科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据相关规定，结合我公司的实际 情况，特修订本实施细则。 本细则起草单位：*公司经理部。 本细则首次发布时间：2009 年 - 1 - 目 次 1 总则3-3 2 公文种类4-4 3 公文格式4-6 4 行文规则6-7 5 公文处理7-12 6 公文立卷销毁12-12 7 附则12-12 2 *公司公文处理实施细则 1 总则 1.1 本公司公文（包括电报）是管理过程中所形成的具有法定效力和规范 体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，传达上级有关法规、规章 和措施，请示和答复问题，安排经营活动，布置和商洽工作，报告情况，交流经 验的重要工具。 1.2 本公司各级领导和各类管理人员，应坚持实事求是，调查研究和认真 负责的工作作风，转变职能，树立市场竞争意识，克服形式主义和文牍主义，提 高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精，注重效用。 1.3 经理部是全公司公文处理的管理机构，公文处理必须做到及时、准确、 安全。我公司公文由经理部统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档和销毁。 1.4 在公文处理工作中，必须严格执行国家、上级有关保密法律、法规和 我公司的保密制度，确保国家、行业和企业的秘密安全。 2 公文种类 我公司常用公文种类主要有： 2.1 决定、决议 对全公司重要事项或重大行动作出安排，对人员的奖惩等，用“决定” 。 总经理办公会等会议形式讨论通过及要求本公司有关部门、实体贯彻执行的 事项，用“决议” 。 2.2 规定、办法 “规定”适用于对某项工作或活动作出安排,提出具体管理措施. - 3 - “办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求. 2.3 通知 适用于印发本公司规范性文件，批转下级单位的公文，转发上级机关和不相 隶属机关公文，要求公司所属部室贯彻执行或办理的事项，任免和聘用干部。 2.4 通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 2.5 报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 2.6 请示 适用于向上级机关请求指示、批准的事项。 2.7 批复 适用于答复下级单位请示事项。 2.8 函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复 审批事项。办理例行公事与应急公务等，用“便函” 。 2.9 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。一般有三种方式：1、文种为会议 纪要的直接印发；2、会议纪要为附件的以通知印发；3、会议纪要名称为文头的 可不盖章印发。 2.10 意见 适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见，答复对方征求对某项工作的 意见。 3 公文格式 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主 送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。 4 3.1 发文单位应写单位全称或规范化简称，联合行文主办单位应当排列在前。 3.2 秘密公文应分别标用“绝密” 、 “机密” 、 “秘密” 、 “内部事项” ，标注于公 文首页的左上角。 3.3 紧急文件应根据紧急程度，分别注明“特急” 、 “急件” 、紧急电报应当分 别标明“特急” 、 “加急” 、 “平急” 。 3.4 发文字号，一般包括：代字、年号、序号；联合发文，只标明主办单位 发文字号。公司发文代字祥见附录。 正式文件的发文字号一般标注在发文单位之下，横线之上居中；函件的发文 字号标注在横线下方偏右。 3.5 上报公文（上行文） ，应在磺线上方左侧标注字号，右侧标注签发人，如 有会签单位，应注明会签人姓名，并在发文单位上方留有三分之一空白。 3.6 公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类， 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时给予省略外，其它文种可保留 一级。 3.7 主送机关名称应当用全称或者规范化简称，位于标题下方、正文上方顶 格排印。 3.8 公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件的顺序和名称。 在主题词、抄送栏之后与文件装订在一起，并在附件首页标明顺序号。 3.9 成文时间，以领导签发日期为准。联合行文（协办单位先签，主办机关 后签） ，以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通 过的文件，以通过日期为准，并在标题之下，正文之上加括号注明会议名称和通 过日期。 3.10 公文主题词应标注公文主题词表中规定的词，一般不超过五个词汇。 - 5 - 标注位置一般在文件末页下端、抄送上方，词汇之间空一格。 3.11 除主送单位外，对其他需要了解文件内容的上级单位、同级单位和不相 隶属单位用抄送。抄送单位标注在印发单位之上，抄送单位按上级、平级、下级 单位次序排列，同级单位按党、政、工、群众团体次序排列。 3.12 印发单位和印发时间标在文件末页下端左、右两侧，在印发时间之下标 明文件印数。 3.13 公文文字从左到右横写、横排，用纸一般为 A4 型，左侧装订。 4 行文规则 4.1 本公司行文，应根据隶属关系和职权范围确定。 4.1.1 公司在职权范围内，可对所属部室布置工作；可向省电力公司、供电 公司党委、政府以及业务主管部室请示或汇报工作。 4.1.2 公司管理部室不得向上级单位和公司所属部室直接自行行文，各生产 部门也不得自行行文，各管理部室的行文，均需经上述程序以公司名义行文。 4.2 “请示”应当一文一事。一般只写一个主送单位，如需同时送其它单 位，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级单位。对可行性研究报告等业务性 较强的公文，在报请上级或业务主管部室审批的同时，可抄送下级及有关单位。 报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办事项外，请示应送上级或业务主管单 位公文管理部室，不得直接送领导者个人或业务承办人。 4.3 受双重领导的单位向上级单位请示，应当写明主送单位和抄送单位， 由主送单位负责答复。 4.4 一般不得越级行文，因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。 4.5 公司行政公文不得对党组织安排工作，布置任务。 4.6 凡属几个部室协商决定的问题，在未取得一致意见时，不得各自向上 或向下行文。 6 4.7 公司内各部室之间一般不行文。 5 公文处理 5.1 经理部是公文处理的管理机构，分别负责本公司党政公文处理工作。 5.2 收文处理 5.2.1 凡署名“*公司”的来文（电） ，属行政方面的由经理部传递、登记、 分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等，写明各部室收的 来文（电） ，由各部室拆封、处理。 5.2.2 签收公文应当逐件清点，如发现问题，应及时向发文机关查询，急件 应当注明签收的时间。 5.2.3 通过会议等途径收到的公文（包括资料） ，或寄到部室由公司收文处理 的公文，应及时交公司经理部按程序处理。 5.2.4 分办 5.2.4.1 公司收公文，分别由经理部主任或秘书提出分办意见，文（秘）书 分送公司领导阅批后送有关部室阅办，涉及几个部室共同办理的公文，应批明主 办部室和协办部室。 5.2.4.2 各部室收到的文（电） ，先经部室领导阅批，重要的还应经主管公司 领导阅批后，再交承办人办理或传阅。 5.2.4.3 上级发来的带有密级的文件，分别由经理部按机要文件登记，传阅 后收回妥善保存。 5.2.5 催办 5.2.5.1 各部室承办的文（电） ，应认真负责，及时处理，做到件件有结果。 自收到公文之日起，特急件要随到随办；急件应在一至三天内办完；一般公文， 应在五至七天内办完。如确需延长办理时间，应向有关领导报告并经同意，再告 知催办人，但文件不得积压，应按期退回，需用时再借。 5.2.5.2 对重要文（电）和有时间限制的文（电） ，除公司经理部负责催办外， - 7 - 主办部室的领导要及时催办，并按业务要求将办理情况及时告知经理部。 5.2.5.3 对逾期未办的公文，经理部应分别查明情况，限期办理。超过期限 的按公司经济责任制考核细则考核。 5.2.5.4 凡经理部组织传阅的公文，各级领导及各部室不得积压，也不得横 传。 5.3 发文处理 发文应贯彻精简的原则，凡能通过电话联系，现场办公，当面协商解决的问 题，一般不行文。发文一般包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、缮印、校对、 用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 5.3.1 拟稿 以公司党、政名义发文，首页一律用“*公司发文稿纸”书写，拟稿人应按 发文稿纸栏目的要求逐项填写清楚（发文字号、主题词、时间由经理部填写） 。 各经手人（拟稿、核稿、会签、签发）应签署姓名及经手日期，草拟公文应做到： 5.3.1.1 要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级有关规定， 符合多经改革和发展的实际情况。 5.3.1.2 情况确实、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点准确， 篇幅力求简短。 5.3.1.3 人名、地名、时间、数字、引文准确，日期应写具体的年月日。引 用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号，用词用字准确、规范，使用简称 时，一般先用全称，并注明简称。 5.3.1.4 结构层次序数，第一层为“一” ，第二层为“（一） ”，第三层为“1” ， 第四层为“（1） ”。 5.3.1.5 必须使用国家法定计量单位。 5.3.1.6 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用 8 语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 5.3.1.7 拟稿人在公司办公自动化系统启用 Microsoft Word 2000 细则模板 按固定格式拟写、编辑文稿，或用钢笔（黑、蓝墨水） 、碳素笔、毛笔在纸张 （A4 型）上起草公文（修改、会签、审核和签发同） ，也可用计算机打印的符合 规范字体的纸张（A4 型） 。 5.3.2 核稿 拟稿人拟稿后，主办部室的领导要对文稿进行认真核稿，严格把关。 5.3.3 会签 5.3.3.1 凡涉及其它部室业务的文（电）稿，主办部室先送有关部室领导或 负责同志会签后，再送经理部审核。 5.3.3.2 涉及重大经济技术方案或技术问题，须由总工（总经、总会）核签。 5.3.3.3 会签部室对主办部室文稿有不同意见时，应与主办部室进行协商， 争取形成统一意见；若经商量后仍不能统一意见时，会签部室应将具体、明确的 意见附上，由公司领导签发时决定。 5.3.4 办公室审核 公司发各种文（电）在送领导签发之前，必须经经理部审核，审核的重点是： 5.3.4.1 是否需要行文。 5.3.4.2 内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级有 关规定精神，并同现行有关公文衔接。 5.3.4.3 涉及有关部室业务的事项是否与有关部室协商、会签。 5.3.4.4 提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行。 5.3.4.5 公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有 关规定。 - 9 - 5.3.4.6 经理部审核后统一编号，编写主题词后呈送主管领导签发。 5.3.5 签发 5.3.5.1 凡公司发文（电） ，由公司领导按分工签发；涉及分管业务交叉的文 稿，由有关公司领导商定签发。 5.3.5.2 向上级机关的重要请示或报告，以及涉及全公司性的重大问题，经 主管公司领导会签后，由公司董事长签发。 5.3.5.3 审批公文，签发、会签人应当明确签署意见，并签上姓名和时间。 5.3.5.4 已经领导签发的文稿，在打字及校核过程中，原则上不得随意改动， 若遇特殊情况需改动文意时，必须请示原签发领导同意。 5.3.6 缮印 签发完毕的文件，由经理部进行复核后送交打字室印制，打字员印制文件前 由拟稿人或其委托人（拟稿人外出时）完成文字校对工作。 5.3.7 用印 印制完毕的文件由拟稿人或其委托人在经理部文书处用印，公司发所有正式 文件均需用印。 5.3.8 其它有关事项 5.3.8.1 各部室主办的文（电） ，一般性文件应提前五天，急件提前 3 天，特 急件提前 2 天送交经理部，除特殊情况，经理部应按时打印。公文的紧急程度由 主管公司领导签发时认定。 5.3.8.2 向上级单位的报告、请示，主送甘肃省电力公司的文件，向省电力 档案馆上报 1-2 份纸质文件（请示 2 份，报告 1 份） 。所有公司发文件，经理部 均存档一份。 5.3.8.3 公司发“秘密”及以上文件，按公司保密制度的规定执行，向 外传递应通过机要交通传递。 5.3.8.4 拟稿人在公文发出前，若需外出，应委托本部室其他同志继续承办 10 未完事宜，以免误事。 5.3.8.5 没有特殊情况，公文的审核及签发不得逆程序运转。 5.4 翻印 5.4.1 复印带密级文件，必须严格执行公司保密制度的有关规定。 5.4.2 一般上级文件的复印，主办部室需填写文件复印单，经主管领导签字 后由经理部统一复印，其它部