总经理助理工作要诀

总经理（上司）助理（办公室主任）工作诀要 序号 诀要 具体工作内容 助理（办公室主任）工作诀要简单概括为： “七子”和“七作用”具体细化如下： “七子“：提袋子、背机子、备车子、定 房子、爬格子、移凳子和观场子。 “七作用“：扬声器的作用、录音机的作 用、钢琴家的作用、稽查队的作用、温暖 天使的作用、生活关注的作用、排忧解难 的作用。 1、 提袋子 指跟随总经理（上司）进行外事活动时， 必须携带的有关资料，有两样东西，每出 必带。 （1）公司宣传资料（2）老总的名片。 若外出签订合同，需带上合同资料，法人 代表的营业执照复印件，合同公章和签字 笔。 若外出介绍和宣传公司的会议，宣传资 料和名片要多带一些，以满足会场人员索 要的要求，总经理（上司）的发言稿必备 两份。一份供总经理（上司）发言用，一 份供大会主持者索要之所需。 2 提袋子指携带不同会议需要的不同资料。 作为总经理（上司）助理（办公室主任） 陪同总经理（上司）外事活动，忘记携带 资料等属于严重失职，丢带了宣传公司的 最佳时机。 2、 背机子 指陪同总经理（上司）进行外事活动时， 必须随身携带照相设备，应根据会议重要 的程度来决定是否摄像，如需摄像要通知 摄像要通知摄制组成员一同前往。摄（照） 像的重要点： （1）大会会标（主席台） 。 （2）会场全景。 （3）总经理（上司）座位照。 （4）总经理 （上司）大会发言照。 （5）总经理（上司） 与同行好友交谈照。 （6）领导与总经理 （上司）握手或交谈照。 （如程序都有，缺 一不可） 3、 备 车 子 指陪同总经理（上司）进行外出时， 必须准备好车子，了解车子目前运行状况， 加上汽油，车内必备饮用水和面巾纸，根 据总经理(上司 )当时身体状况（如休息不足） 可适当配置一点提神的饮品。 3 如行程较远，到了进餐的时候，要提醒总 经理（上司）按时就餐，并注意短暂休息 4、 定 房 子 指陪同总经理（上司）进行外事活动又 必须宿食异地的，要提前给总经理（上司） 定好客房。 预定客房一定要正规的宾馆，如电梯房 楼层可高一点，如小高层宾馆选定 2-3 层楼 为宜（但不要安排靠近楼梯口的房子）一 般选住向南的房间。 入住房间后，要做好以下几项检查工作： （1）被子，传单是否已更换，电视机和空 调机是否可开启，房间内是否有照明灯， 房间内是否备有开水，口杯，和茶叶，卫 生间是否有热（冷）水，地面防滑情况怎 样，房间是否能落锁，确保总经理（上司） 睡觉安全。 如果上述任何一项有问题，要第一时间 与总台联系，补（修）好，情况不好时， 提出更换房间的要求。 坚持做到：总经理（上司）睡好，又确 保安全为原则。 离开总经理（上司）房间，回自己房间 4 休息时，需报告总经理（上司） ，以便总经 理（上司）能掌握助理的去向，睡觉时千 万不能关闭手机。 离开总经理（上司）房间回自己房间休 息时，必须要温馨提示：“老总，您好好 休息，明天早上*点，我会准时叫您起床： “目的：让总经理（上司）安心休息，而 不影响行程和工作议程。 如果没有提示，是服务工作不到位的体 现。 （绝非小事） 5 爬 格 子 指写文章。 是指总经理（上司）在公司内和外事活 动时，助理（或办公室主任）必须做好记 录和记述外事活动情况。 如需计入“大事记“的 ，要将资料交付 有关部门，录入大事迹。爬格子还包括陪 同总经理（上司）参加有关会议时负责给 总经理（上司）签到并领好资料，并引领 总经理进入会场，做到相应的位置，将资 料交付总经理（上司） ，自己方可入座。 开会时间内，如果总经理（上司）突然 离开会场时，应以最快的速度到总经理 5 （上司）身旁。要询问是否有什么事情办， 总经理（上司）开会时，关注是第一要务。 比较有影响的会议，要尽快成文，交总经 理（上司）审核后，在公司官网发布，要 注意时效性，不能搞“晚间新闻“ 6 移 凳 子 移凳子指总经理（上司）不论是在公司 开会还是外事活动（包括就餐） ，都要主动 引领总经理（上司）到相应的位置，轻移 凳子安排就座，这是礼节所在。 平时行走，可慢总经理（上司）半步， 如果就餐应快总经理（上司）半步，找到 相应的餐桌，引导入座，并陪同就餐。 就餐时有关情况处理：就餐时一般会出 现两种情况（通常情况下）：（1）总经理 （上司）脸上或嘴上粘有饭菜， （2）由于 喝酒的原因总经理（上司）眼角上出现明 显的眼粪。 处理办法：缓缓起身，对总经理（上司） 说：“老总，您有一个重要电话，请到外 面接听一下吧。 “避开人群，进行处理。 目的：确保总经理（上司）的形象，构 6 建优雅就餐氛围 7 观 场 子 观场子指总经理（上司）参加会务或活 动时，助理必须关照整个场子， （会场、餐 厅）的情况。如果有客人（领导）来给总 经理（上司）敬酒，应立即提示：老总， 有客人领导来敬酒啦。以引起总经理（上 司）的注意。不能有半点怠慢之意，做到 不怠慢，助理现场观场子是决定的因素。 观场子还包括总经理（上司）请客就餐 时，应关注就餐客人（领导）的情况，如 果客人起身，应立即问客人“有什么需要 我帮忙的吗？“迅速为客人解决问题， 如果客人未按时赴宴打来电话时，应用 简练的语言，告诉客人，我们所处的地方 （方位） （餐厅名称）并且迅速去门口迎接 引领入餐装饭、加茶、倒酒、递送餐巾纸， 这是随时要准备做的事情。 如总经理（上司）请客，一定要突出老 总的中心地位，要随时为老总盛饭、盛汤。 递烟和餐巾纸，让客人体会到老总是受人 尊敬的，这是观场子最为重要的环节（树 立权威） 7 8 扬 声 器 的 作 用 扬声器是作用：是指总经理（上司）的指 示、指令、重要安排，要及时传达到每个 相关领导和相应部门，让总经理（上司） 的声音尽快传达出去。 最好的办法是：把总经理（上司）所讲和 所安排的一切，细化到每一个人，工作任 务是什么？什么时候要完成，要求达到什 么标准，可一式两份，一份交受理人，一 份由助理保管，双层约束的办法，确保工 作到位，坚持数年，必有好处。 9 录 音 机 的 作 用 录音机的作用：是指把下属各部门， （领导） 的意见，建议或带共性的工作（问题）记 录下来，尽快将这些信息反馈给总经理 （上司） ，以便于总经理（上司）及时了解 下情，并对某些工作进行可行性思考，让 总经理的决策（安排）尽善尽美。 （这是助 理重点工作之一） 序号 诀要 具体工作内容 8 10 钢 琴 家 的 作 用 钢琴家的作用：是指要像钢琴家一样，协 调（五个指头）弹好钢琴，如果有一个指 头不协调，乐章就不完美。表现为及时发 现问题，积极，主动的协调各部门的工作！ 协调工作一般情况下由助理完成，不应该 交给总经理（上司） （总经理不是救火队长， 是抓大事的） 11 稽 查 队 的 作 用 稽查队的作用：是指总经理室的特权，他 对公司所有的部门和所有中层领导干部的 工作进行随时稽查，其目的就是防止工作 滞后和贻误公司的发展工作。助理有权召 开相关会议，分析问题并训导，亡羊也要 补牢。 12 温 馨 天 使 的 作 用 温馨天使的作用：简言之，是在感情上 投资上做文章。助理要随时关注员工的疾 苦（如天灾人祸） ，比较突出的要向总经理 （上司）报告。体现公司对员工的关怀。 助理可制定一份在职员工花名册，标上员 工准确的生日时间，到时候用总经理室的 名义，给员工生日发送祝福的短信，这样 可起凝心聚力的作用。 13 生 生活顾问的作用，是指总经理室成员特别 9 序号 诀要 具体工作内容 14 生活顾问 生活顾问的作用：是指总经理室成员特 别是助理，要关心和照顾总经理（上司） 的生活，经常提醒老总安全行事，早点休 息，总经理（上司）身体不适时，要关心 并提醒按时吃药。 总经理（上司）异地回公司时，助理要 组织有关人员到机场（站）迎接，如遇总 经理（上司）生日时，要代表员工送鲜花， 并邀请其爱人一同前往。关心总经理（上 司）生活，也是助理