发文及方案审批工作流程

秘书处办公室工作职责与流程 （一）职能： 1、行业管理和综合服务保障； 2、秘书处的人事、财务、资产、印章、文件、档案及车辆管 理等； 3、制订秘书处内部管理规章制度、规则； 4、日常来访接待、有关会议会务等有关后勤保障； 5、配合资产管理与财务委员会、文体委员会、女律师工作 委员会开展工作； 6、其他日常行政事务工作； 7、协会及秘书处安排的其他有关工作。 （二）岗位职责 1、主任或副主任岗位职责： （1）部门实行主任负责制，负责主持办公室各项日常工作； （2）带领本部门人员认真贯彻落实协会领导和秘书长的工 作指示，全面履行办公室各项职能； （3）草 拟 本 部 门 年 度 工 作 总 结 、工 作 计 划 和 每 月 工 作 小 结 ； （4）秘书处的行政、人事管理； （5）秘书处各项内部规章制度、规则的起草； （6）律 协 印 章 （含 公 章 、钢 印 及 财 务 专 用 章 ）的 管 理 及 使 用 ； （7）审核本部门工作人员草拟的通知、公告、计划、报告、 请示、规章制度等各项文稿； （8）草拟会长办公会、理事会会议议题及通知； （9）参加秘书长会议，并负责会议记录；组织和协调召开 秘书处周会； （10）联 系 并 确 定 律 协 的 来 访 接 待 ，并 安 排 落 实 有 关 接 待 事 宜 ； （11）协调、安排律协会议室和公务车的使用； （12）年度会计档案的保管； （13）指 导 、检 查 、督 促 本 部 门 工 作 人 员 完 成 各 项 工 作 任 务 ； （14）定 期 召 开 本 部 门 工 作 会 议 ，研 究 处 理 本 部 门 工 作 事 项 和 认 真 听 取 有 关 意 见 和 建 议 ，及 时 解 决 工 作 中 遇 到 的 矛 盾 和 问 题 ； （15）负责协调本部门与其他部门之间的工作关系； （16）组织秘书处年度考核，负责本部门各岗位人员工作 情况考核； （17）分发会领导批示过的有关文件，转送有关部门办理， 并催办、督办有关事宜； （18）汇总、整理秘书处各部门需呈会长审批的报销单据， 并将审批后的单据分发回有关部门； （19）参与秘书处价值较高（如 1000 元以上）的固定资产的 采购和询价工作； （20）完成协会领导、秘书处交办的其他工作。 2、行政、文秘岗位职责： （1）做好周会会议的通知、记录并于会后草拟会议纪要报 秘书长审定后印发； （2）负责会长办公会议、理事会会议的通知发放、参会人员 确定、材料收集、汇总、印刷装订工作； （3）草拟有关会议通知、报告、请示、总结、计划等； （4）制定律协来访接待工作方案； （5）秘书处日常各类文件的校对、核稿工作； （6）负责协会相关数据报表的统计工作； （7）负责律协资产管理，定期核对清点，保持账实相符； （8）秘书处相关物资采购工作； （9）协会相关文件报送工作； （10）负责秘书处需租用外部车辆的联系和确定工作； （11）负责联系印刷协会各类材料工作； （12）完成秘书处和本部门交办的其他工作。 3、（兼职）会计岗位职责： （1）处理日常会计事务，财务原始票据审核，做好记账、入 账、结帐、编制报表等会计工作； （2）定期每月向市司法局、理事会、监事会、秘书长、办公 室报送财务报表； （3）秘书处员工工资的编制及社会保险的办理； （4）根据律协工作要求，建立各专门、专业委员会、秘书处 费用台账； （5）相关税务、统计数据计算和申报工作，其他税务事宜的 处理； （6）配 合 做 好 每 年 的 财 务 预 、决 算 报 告 及 其 相 关 财 务 工 作 报 告 ； （7）配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计； （8）完成秘书处和本部门交办的其他有关会计业务。 4、出纳岗位职责： （1）负责会费、公告费、保险费、培训卡工本费收缴及有关 款项的代收代付工作； （2）负责日常现金、银行存款项目的收支管理； （3）财务相关单据、空白凭据和空白支票，发票的领用及使 用管理； （4）秘书处职员工资的核定、上报和发放； （5）草 拟 每 年 的 财 务 预 、决 算 报 告 及 相 关 的 财 务 工 作 报 告 ； （6）配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计； （7）物业管理公司、房屋和租赁公司的账务结算； （8）办理律协有关证照的年检、变更手续； （9）负责律协法人印章的保管与使用； （10）完成秘书处和本部门交办的其他工作。 5、前台文员岗位职责： （1）律协各类文件收发、登记、存档等工作； （2）秘书处办公用品联系购买及管理工作； （3）秘书处报刊征订及邮件收发工作； （4）律协名片的联系印制； （5）秘书处职员的考勤管理； （6）律协有关文件打印和印刷，会议座位牌和显示屏制作 等工作； （7）负责秘书处办公设备如复印件、打印机、传真机耗材的 联系购买、维护、管理等工作； （8）秘书处日常饮用水的联系订购； （9）律协每月水、电使用量审核工作； （10）各律师事务所文件和资料的发放、登记工作； （11）律协阅览室图书及有关材料的摆放和及时更新工作； （12）完成秘书处和本部门交办的其他工作。 6、司机兼外勤岗位职责： （1）负责协会公务车的保养、维护、使用和管理等工作； （2）严格遵守交通法规及有关规章制度，为协会领导、各专 门、专业委员会及秘书处各部门外出公务提供车辆保障； （3）建立律协用车登记台帐； （4）负责律协有关文件的派送等有关外勤工作； （5）负责律协办公室有关灯具等更换工作； （6）完成秘书处和本部门交办的其他工作。 7、清洁工岗位职责（通过清洁公司指派，不属秘书处编制） ： （1）负责秘书处办公场所的清洁卫生，保持墙面、墙角、地面 清洁，每日及时清理、更换垃圾袋，每天定期检查卫生清况； （2）负责协会召开有关会议、接待来访的茶水服务工作； （3）负责律协大门及秘书处有关办公室的钥匙保管工作； （4）负责每天秘书处办公场所的电源、灯管、大门关闭工作； （5）完成临时性或秘书处安排的其他工作。 发文及方案审批流程 、 由主办部门拟文并填写发文审批表，如果是委员会提 交的，则该委员会应先行审核； 、 部门主任审核该文或方案； 、 秘书处领导审核； 如果是一般性信息或文件，经秘书处领导签发后，直接 即予发布或执行。 、 协会领导审核、签发； 如是涉及到经费的方案，参照协会财务开支流程进行审 批。 、 执行或印发。 涉及到用文号发文的，由办公室统一印发；涉及外单位的 发文或是重要性文件，承办部门应将发文在办公室留存 备案。 发文及方案审批工作流程 如委员会提 交，先由委员 会现行审核。 主办部门 部门主任审核 秘书处领导审核 如是一般性信 息或是文件， 由秘书处领导 直接签发。 来文办理工作流程 一、秘书处办公室负责核收、登记各单位、部门来文； 会领导审核、签发 发布或执行 执行或印发 如是涉及经费的 方案，参照财务开 支流程进行审批。 涉及到用文号发文，由 办公室统一印发，涉及 外单位发文或是重要性 文件，请具体办理部门 将发文在办公室留存备 案。 1、 对于不属于秘书处受文办理范围的退回发文单位，同时做 好 登记说明工作； 2、 对于不符合行文规范及有关规定的下级来文，退回来文单 位 重新办理并说明理由； 3、符合受理的来文及时予以登记、编号。 二、由办公室根据来文提出拟办意见，并填制深圳市律师协会 文件处理表； 根据来文内容，由办公室按照领导分工和部门职责提出初步拟 办意见，填制深圳市律师协会文件处理表上报送批。 三、秘书处领导、会领导批示； 秘书处领导阅批来文及文件处理表后，由办公室按阅批意见呈 送有关协会领导批示；根据会领导批示要求，继续转呈有关领 导阅批或直接交予承办部门办理。 四、办公室分办批示后的来文（一般转发来文复印件）； 办公室分办批示后的来文予承办部门；需转呈分管副会长或其 他专门、专业委员会领导的来文，由秘书处对应部门转呈批阅， 并根据批阅意见办理。 五、督促相应部门承办的进展； 由秘书处领导及办公室负责催办、督办，具体承办部门应实时、 主动通报进展。 六、办公室留存、归档已办结来文及深圳市律师协会文件处理 表。 各承办部门将已办结来文及时交办公室留存、归档，并填写清 楚办理情况；未在要求时间内办结的应说明理由。 来文办理工作流程 各单位、部门来文 深圳市律师协会会长办公会议工作流程 根据深圳市律师协会章程规定及 200 年 5 月 29 日深圳市 办公室收文审核、登记 办公室草拟拟办意见 办公室留存、归档 对于不属于办理 范围的退回制文 单位，同时做好 登记工作。 对于不符合行文规范及 有关规定的下级来文， 退回来文机关创新办理 并说明理由。 由办公室根据领导分 工和部门职责提出初 步拟办意见，形成文 件报秘书处领导阅批， 并按阅批意见呈送有 关领导或直接交分办 部门。 秘书处、会领导批办 根据会领导批阅要 求，继续转呈有关 领导阅批，或直接 转至分办部门。 办公室分办 （一般转交分办部门复印件） 具体办理部门，根据会 领导批阅要求并结合来 文，在规定时间内办理 并反馈办理结果。 转呈分管副会长或 其他专门、专业委 员会领导的文件， 由秘书处对应部门 转呈批阅，并根据 批阅意见办理。 由秘书处领导及办 公室负责催办、督 办，具体承办部门 应及时通报。 催办、督办 各办理部门将办结文件 及时交办公室归档，并 写清办理情况。对于在 要求时间内未办结的文 件应说明理由。 律师协会第五届理事会第十一次会议，会长办公会议由会长、副会 长组成，秘书长列席会议。会长办公会议至少每月召开一次。监 事长和副秘书长可以列席会议。监事长是否列席会议由监事长 决定；副秘书长是否列席会议由会长决定。 会长办公会议有 2 个以上（含 2 人）组成人员不能到会时， 会议不再召开。 会议通知至迟在会议前 5 天由秘书处用书面和电子邮件送 达会长、副会长和列席人员。会议议题及详细材料至迟在会议 前 4 天由秘书处用电子邮件送达上述人员，书面的文字材料则 在会议时由秘书处面呈上述人员。 会议议题由秘书处草拟，在会议通知前报会长、副会长审 定。 会议由会长办公会议秘书负责记录，在会后 5 个工作日内 起草会议纪要，送秘书长审查后报会长审批签发。 深圳市律师协会理事会工作流程 根据深圳市律师协会章程，理事会会议由全体理事组成， 监事长或监事、秘书长、副秘书长可以列席会议。监事长或监事 是否列席会议由监事长决定，秘书长、副秘书长是否列席会议 由会长决定。 召开理事会会议应报告市司法局，并请市司法局派人参加 会议。 会议通知应当至迟在会议召开前 7 天由秘书处用书面和电 子邮件形式送达全体理事和监事长。会议议题及其会议材料应 当至迟在 5 天前由秘书处用电子邮件送达上述人员，文字材料 则在会议召开时由秘书处提供给参加会议人员。 会议议题由秘书处草拟，在会议通知前报全体理事审定。 会议由理事会秘书负责记录，在会后 7 个工作日内起草会 议纪要，送秘书长审查后报会长审批签发，并在签发后 7 个工 作日内用电子邮件送达理事和列席会议的监事长或监事。 深圳市律师协会财务开支审批流程 经手人提出申请 部门负责人审核 会计审核 会长审批 （3 千元至 1 万元） 开支审批事项应先有行政 审批或工作方案；借款按 审批权限找相关领导审批； 报销单据应附有行政审批 单或工作方案。 1、 会长 3 千至 1 万元； 2、 会长办公会 1 万至 3 万元。 经费支出的真实性， 合理性。 审核不合格的单据由 会计退回经手人。 秘书长