安全公文传输系统简要操作说明

安全公文传输系统简要操作说明安全公文传输系统简要操作说明 一、登陆网页一、登陆网页 双击打开“IE 浏览器” ，在地址 栏中输入公文应用服务器的网址 （45/gyoi） 点“回车键”进入安全公文传输系统界面。 二、安装客户端组件包并安装控件二、安装客户端组件包并安装控件 1、登陆系统下载客户端组件包并安装客户端组件包；、登陆系统下载客户端组件包并安装客户端组件包； 解压，解压完后执行里面的安装程序，根据界面 提示去安装，安装完后必须重启计算机。 2、安装、安装 ActiveX 控件，如下图所示：左键单击安装控件，如下图所示：左键单击安装 ActiveX 控件控件 2 然后会弹出安装控件的界面然后会弹出安装控件的界面,点击安装按钮。点击安装按钮。 三、三、系统启动系统启动 首先要插入硬件 haikey,然后输入正确 PIN 码（即 key 的口令）默认 key 的 PIN 码：1111， 点击“登陆”按钮，即可进入安全公文传输系统主界面。 安全公文传输系统简要操作说明 地址： 北京市海淀区上地信息路 22 号上地科技综合楼东区 4 层 电话：(8610)96096633/62971620 技术支持电话：96096633 传真：(8610) 62971615 网址： 共 18 页 3 也可以修改 PIN 码,点击桌面右下角图标。 注意事项： 用户口令为 4 到 8 位的数字，如果连续 5 次输入错误的口令，将导致 haikey 锁死。 如果忘记密码导致 haikey 锁死，需要把 haikey 拿到各个市区县机要局解锁。 四、安全公文传输系统的使用四、安全公文传输系统的使用 1、个人管理、个人管理 主要有消息管理、用户修改、单位群组管理 1.1 消息管理消息管理 主要是完成对收到发文回执等消息的删除管理，以下是消息管理的界面。 4 1.2 用户修改用户修改 能够对用户个人信息进行修改。 注意：姓名、单位、部门是从 KEY 里读出的不可更改；如果要实现短信催收的功能必须 要填写手机号码。 1.3 单位群组管理单位群组管理 可以从“平级单位”和“上级单位”组里鼠标左键双击选中自己经常发文的单位名称， 然后在 下方的“群组名称”里添加一个名称，点击“保存”按钮，实现单位群组的管理。那么在 发送公文的时候就可以直接选择这个群组。 2、发文待字和收文待字、发文待字和收文待字 2.1 发文待字发文待字 实现对发文的管理，类同于各个发文单位发文类型。 安全公文传输系统简要操作说明 地址： 北京市海淀区上地信息路 22 号上地科技综合楼东区 4 层 电话：(8610)96096633/62971620 技术支持电话：96096633 传真：(8610) 62971615 网址： 共 18 页 5 用户在发文之前，首先必须对发文待字进行设置，可以设置多项类型，那么用户在发文的 时候可以从“发文管理”里增加多项发文类型， 2.2 收文待字收文待字 实现对发文的管理，类同于各个发文单位发文类型。 用户在收文之前，首先必须对收文待字进行设置，可以设置多项类型，那么用户在“未收 文”里选择“收文登记” ，可以从“收文管理”里增加多项收文类型。 3、收发公文、收发公文 3.1 发文办理发文办理 1、发送公文、发送公文 首先选择“发文办理”点击“新建公文” ，出现如下界面： 6 1、以发送一封盖章文件为例：、以发送一封盖章文件为例： 带*号的项是必选项，我们依次选择“发文编号” ，填写“标题” ，选择“秘密等级” ，选择 “缓急程度” ，选择“公文类型” ，如果实现短信催收功能可以把短信催收钩上，一般公文 不紧急我们不建议使用短信催收功能。 接着在“发送单位”那里，点击“添加”按钮，弹出如下一个对话框： 那么我们可以有选择性的选择“全部单位” ，从中选择自己要发送的单位名称；也可以选择 自己在“单位群组管理”里创建经常发送单位的“用户组” 。选择完了之后，点击“确定” 按钮完成发送单位的选择。 在“是否签章”那里可与选择“不签章”或者“签章” ，如果选择“不签章”在添加的 WORD 附件不会实现签章的功能； 如果选择“签章” ，那么在添加 WORD 附件的时候会转版式公文后实现盖章的功能。那么现 在就以签章功能来发送公文，我们选择“签章” ，接着在“选择正方”里选择“浏览”找到 要发送的 WORD 文档，然后点击“确定” 。出现下图界面： 选择菜单栏“安全，而后选择“电子签章” ，鼠标左键单击此文档出现如下界面： 安全公文传输系统简要操作说明 地址： 北京市海淀区上地信息路 22 号上地科技综合楼东区 4 层 电话：(8610)96096633/62971620 技术支持电话：96096633 传真：(8610) 62971615 网址： 共 18 页 7 如果是双章可以在“印章名称”里选择要盖的印章，也可以实现一 KEY 2 章联合盖章；在 “打印份数”中选择可以打印的份数，然后点击“盖章”按钮。 点击“确定”后盖章效果如下图： 8 盖章完后，可以鼠标左键把印章拖到合适的位置，然后点击菜单栏中的快捷图标“保存” 按钮。出现： 点击“是” ，然后关闭盖章界面， 最后盖章之后的文件被自动添加到附件中。点击“发送公文”这样就完成了公文的发送。 2、添加扫描件、添加扫描件 点击“扫描”按钮， 系统会弹出扫描界面,先点击选择扫描仪按钮, 选择本机扫描仪,然后点击开始扫描按钮, 安全公文传输系统简要操作说明 地址： 北京市海淀区上地信息路 22 号上地科技综合楼东区 4 层 电话：(8610)96096633/62971620 技术支持电话：96096633 传真：(8610) 62971615 网址： 共 18 页 9 注意：如果扫描多页文件，扫描一页后不要点击“完成扫描”按钮，继续点击“开始扫描” 所有文件扫描完成后，点击“完成扫描”按钮。 2、已发文、已发文 选择“发文办理”点击“已发文” ，出现如下界面： 10 1、查询公文、查询公文 可以按“标题”和时间段查看已发送的公文，以方便对已发公文的查询。 2、查看回执、查看回执 对已发送的公文进行一个全程的跟踪查看。 点击“查看回执” ，出现如下界面： 可以看到整个回执状态。 3、短信催办、短信催办 如果接受方长时间不接受公文，可以选择短信催办对接受方实现催办。短信催办的内容根 据需要添加。 3.2 收文办理收文办理 1、未收文、未收文 选择“收文办理”点击“未收文” ，出现如下界面： 安全公文传输系统简要操作说明 地址： 北京市海淀区上地信息路 22 号上地科技综合楼东区 4 层 电话：(8610)96096633/62971620 技术支持电话：96096633 传真：(8610) 62971615 网址： 共 18 页 11 11 收文登记收文登记 对收到的文进行登记管理，并且收文登记成功后直接向发送方发送一个回执，接受方那里 会自动弹出内容为此有邮件已被接受方登记“消息小精灵” 。 以下是“收文登记”的界面： 选择“收文编号” ，点击“保存”按钮对此邮件进行登记。 2、已收文、已收文 可以对收到的公文打开、查询、删除等操作，见如下界面： 五、文件保险柜使用五、文件保险柜使用 12 文件保险柜本质上是磁盘上的一个加密文件，其内部具有与普通磁盘分区类似的格式， 在文件保险柜中可以创建目录和文件。文件保险柜中的内容由用户电子钥匙中的专用密钥 和高强度的加密算法进行加密保护，目录和文件都被隐藏在文件保险柜内。文件保险柜打 开时被映射为一个虚拟磁盘分区，相当于一个普通的硬盘分区，用户可以在其中创建、修 改和删除文件，对文件保险柜的使用与对普通磁盘分区的使用没有任何区别。 1、新建文件保险柜、新建文件保险柜 在系统托盘上右击图标，选择菜单项选择“新建保险柜” ，根据自己的需要建立合适的 文件保险柜空间。注意：文件保险柜一般不建立在系统盘下。 2、打开文件保险柜、打开文件保险柜 在系统托盘上右击图标，选择菜单项选择“打开保险柜” ， 找到保险柜点击打开如图： 安全公文传输系统简要操作说明 地址： 北京市海淀区上地信息路 22 号上地科技综合楼东区 4 层 电话：(8610)96096633/62971620 技术支持电话：96096633 传真：(8610) 62971615 网址： 共 18 页 13 3、使用文件保险柜、使用文件保险柜 保险柜文件打开后，被映射到一个虚拟磁盘分区，用户看到的是一个与普通 分区完全相同的分区。对于该虚拟磁盘分区的使用与普通分区的使用没有两样， 可以在其中创建、修改和删除文件，创建、修改和删除子目录。 4、关闭文件保险柜、关闭文件保险柜 在系统托盘上右击图标，选择菜单项“关闭保险柜”，系统显示“关闭文件保险柜”： 该对话框列出了当前所有打开的文件保险柜，可以选择其中一个或多个进行关闭，或者关 闭全部保险柜。 14 安全文件传输系统安装使用注意事项安全文件传输系统安装使用注意事项 建议： 1. 操作系统使用 windows XP； 办公软件使用 office2003; 请使用 IE 浏 览器。 2. HaiKey(电子钥匙)专机专用。 3. 进入系统先要下载安装 Activex 控件，再下载客户端组件包。 4. 上传的附件最好不大于 15M。 注意事项： 1.打开 IE 浏览器，输入中心端服务器 IP 地址：45/gyoi 2.进入系统登录页面会提示如图 1.1， （图 1.1） 右键单击 Activex 控件，然后左键点击安装 Activex 控件。 如果 IE 没有提示安装 Activex 控件，就需要点击工具选项 Internet 选项安全自定义级别启用相关 Activex 控件执行脚本（如 图 1.2） 安全公文传输系统简要操作说明 地址： 北京市海淀区上地信息路 22 号上地科技综合楼东区 4 层 电话：(8610)96096633/62971620 技术支持电话：96096633 传真：(8610) 62971615 网址： 共 18 页 15 （如图 1.2） 3.登录系统时如果出现（如图 1.3）所示。 （如图 1.3） 系统出现此页面是由于 IE 阻止了此程序，电脑的安全级别过高。 解决方法： （1）参照（如图 1.2） ，进行 Internet 区域安全设置，启用相 应操作； （2）降低安全级别，选择完成之后点击重置按钮。 （3）系统时间已过期，修改本机时间。 4.登录系统，输入用户口令，点击登录按钮，如果出现（如图 1.4）. 16 （ 图 1.4） 解决办法： (1).先下载安装客户端组件包，清空 IE 缓存（IE 浏览器菜 单点击工具Internet 选项在浏览历史记录栏点击删除删除历史 记录） 。 (2).控件没有安装成功，见如图 1.1，安装控件。 5. 进入系统后，15 分钟不进行操作，系统将会超时退出界面。 6. 在发送公文时，必需要先选择要发送的单位，添加完附件之后，才会 出现发送公文按钮。 7. 在输入用户口令，点击登录按钮，如果提示(如图 1.5) (图 1.5) 解决方法: (1).由于任务栏右下角小黄锁(HaiKeyUsery)没有启动，点 击开始按钮所有程序海泰方圆HTCSP点击钥匙管理工具。 (2).换一个 USB 接口， 8下载客户端组件包到本机上，如果出现的不是压缩包, 需要 安装 rar 解压缩软件包。 安全公文传输系统简要操作说明 地址： 北京市海淀区上地信息路 22 号上地科技综合楼东区 4 层 电话：(8610)96096633/62971620 技术支持电话：96096633 传真：(8610) 62971615 网址： 共 18 页 17 9. 收发文待字, 就是添加本单位的收发文类别,或者是本单位简称。 10如果杀毒软件阻止某些程序运行，请检查杀毒软件，将它进行允许 或者是放