综合办公室经理工作标准

职责汇编 综合办公室经理工作标准综合办公室经理工作标准 1 范围范围 本标准规定了综合办公室经理的职责权限、任职要求、岗位工作关系、工作内容和要 求、考核方式。 本标准适用于上海纵骋物业管理有限公司的综合办公室经理岗位。 2 岗位工作关系岗位工作关系 2.1 直接上级：总经理； 2.2 直接下级：行政主管； 2.3 平级关系：品质管理部经理、物业管理部经理、市场经营部经理、财务管理部 经理； 2.4 横向协调：公司各职能部门经理； 3任职资格要求任职资格要求 3.1 文化程度大专及以上，具有从事行政工作二年以上。 3.2 熟悉与企业相关的法律法规并认真执行。 3.3 事业心强，有很强的统筹决策能力、沟通能力和公关能力。 3.4 有较强的文字表达能力，能起草专业性的文字材料。 4工作内容和要求工作内容和要求 4.1 内部例会与沟通 4.1.1 负责公司级会议的筹备工作和安排，并协调会议期间各部门工作的开展以及会 议决定的催办和检查。 4.1.2 完成公司半年、年终总结活动和总结报告，并组织制度下一年度的工作计划和 管理目标责任计划。 4.1.3 每月召开综合办公例会，总结上月工作、计划，完成下月工作，并对本部门 工作做出检查考核。 职责汇编 4.1.4 组织公司的文化娱乐活动，每年 12 月做出下年度的文化娱乐活动的计划方案 和资金预算，报总经理批准，确保内部沟通交流活动有效开展。 4.2 人力资源管理 4.2.1 负责员工的文化教育、知识更新、思想政治教育各类培训等有关工作，审核、 批准部门的年度人力资源计划、培训计划的资金预算。 4.2.2 加强员工日常工作业绩的评价，可随时对各部门员工进行现场抽查，对不能 胜任本职工作的员工，应及时暂停工作，安排培训、考核、或转岗，使员工的能力与其 从事的工作相适应。 4.2.3 每半年检查考核薪酬体系的执行情况；每年年底，完成员工终考核的工作。 4.3 采购物资管理 根据采购物资需要，指定或组织相关人员对供应采购物资及服务的供方进行选择和评 价，负责按批准的物品申购单组织实施采购作业，建立供方档案； 4.4 服务质量检查评定 综合办公室经理做好各个项目管理处月、半年、年，服务质量检查评定工作，组织对 检查结果和事故调查的处理，对责任事故及时上报。 4.5 职业健康 每年组织一次员工健康情况的检查，检查中发现不良健康现象时，应向总经理汇报。 4.6 外部联络 建立公司与相关部门公共关系联络表，每年至少二次进行联络、沟通、协商，提高公 司的品牌和美誉度。 5职责与权限职责与权限 5.1 负责组织公司内部会议管理工作； 5.2 负责公司人力资源的管理工作； 5.3 负责公司的物资采购工作； 5.4 负责审核日常服务分包合同； 职责汇编 5.5 负责组织员工工作业绩的评定工作； 5.6 负责各部门服务质量管理工作； 5.7 负责公司薪酬体系的执行。 6检查与考核检查与考核 6.1 按工作内容和要求进行检查； 6.2 按公司经营管理目标责任书考评细则进行考核。 上海纵骋物业管理有限公司 二零零九年一月一日月 职责汇编 综合办公室行政文员工作标准综合办公室行政文员工作标准 1范围范围 本标准规定了综合办公室行政文员的职责权限、任职要求、岗位工作关系、工作内 容和要求、考核方式。 本标准适用于上海纵骋物业管理有限公司的综合办公室行政文员岗位。 2岗位工作关系岗位工作关系 21直接上级：行政主管； 22直接下级：无； 23平级关系：无； 24横向协调：公司各职能部门文员。 3 任职资格要求任职资格要求 31 文化程度高中以上，从事行政工作两年以上。 32 工作认真负责，全面细致，具有条理性。 33 具有高度服务精神，能服从领导安排。 34 熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。 35 能独立运用计算机进行文字和数据处理，并具有强烈的保密意识。 4 工作内容和要求工作内容和要求 4.1 合同管理 411 对公司的经济合同、服务合同分类进行归档管理，建立合同台帐。 412 对需要续签的服务合同，期限届满前一个月，协助通知并组织物业管理部/管 理处相关人员做出续签合同评审，合同评审表和续签的合同报总经理批准。 职责汇编 413 对新签的服务合同，通知并协调物业管理部/管理处组织相关人员做出合同评 审，合同评审表和合同报总经理批准。 414 在合同评审中，要将环境管理、职业健康管理的标准和要求对分包方施加影响。 检查合同内容，重要控制点应填写完整，不得漏项，如出现不完整的合同，可以请相关 方填写完整。 415 对分包方履行服务合同情况进行管理，会同物业管理部每半年组织召开管理处 相关人员和分包方负责人对合同履行情况的专题会议，有纪录。对相关合同的附件应进 行跟踪、督促执行。 42 档案管理 421 公司内部文件、资料档案的管理，包括各管理项目的产权资料、竣工验收资料 目录和监控驱动软件资料、固定资产使用说明书、维修、保修资料等，所管理的文件、 资料档案要有目录清单，有借阅手续。 422 对公司内部与外部的文件传递、回收、登记、归档管理工作要求建立文件外送 台帐，做好签收登记，及时送出回收，回收的文件批示应反馈给申报部门。 43 物资管理 431 协助同财务部、物业管理部对公司总部办公室的固定资产、设备设施管理，保 存所有记录（包括盘点、检查、登记、申购、报废） ； 432 公司总部办公用品、再利用物品的仓库管理；建立台帐，有发放回收记录，及 时发放办公用品、劳防用品、防暑降温用品，做好登记和签收。 44 人事动态管理 职责汇编 441 对公司员工服装、胸卡、保安员服装、装备等进行统一管理，建立对入职员工 转正以后和使用三年以上的服装要进行建帐，联络服装订制、申请报批、统计、制作； 每季检查保安员服装、装备状况、使用年限不符合使用状况的向分包书面提出维修、更 新要求，根据服务合同要求提前一个月向分包方提出书面更新要求。 442 对公司各项目分包方、员工花名册进行人事的动态管理，与各项目经理、管理 处小区经理、分包方经常保持联络、沟通、传递信息，防止人员失控。 45 工作环境管理工作环境管理 451 每天下班时关闭公司总部办公室水、电、门、窗，发现损坏及时向工程维修部 报修。 452 每周一次检查公司总部的办公室、公厕的环境卫生，使用物品及时添加。 453 每季一次对各管理处的工作环境进行检查，有记录。 5 职责与权限职责与权限 51 负责合同管理，按时组织合同评审； 52 负责内部文件借阅、资料存档管理； 53 负责内外部文件传递、回收登记管理； 54 负责公司内部员工标识统一、发放管理； 55 协助公司固定资产和基础设施管理； 56 负责劳防用品、办公用品管理； 57 负责工作环境管理。 6 检查与考核检查与考核 职责汇编 61 按工作内容和要求进行检查。 62 按工作内容和要求的考评细则进行考核。 上海纵骋物业管理有限公司 二零零九 年一月一日 职责汇编 品质管理部经理工作标准品质管理部经理工作标准 1. 范围范围 本标准规定了工程主管的职责权限、任职要求、岗位工作关系、工作内容和要求、考核 方式。 本标准适用于上海纵骋物业管理有限公司的品质管理部经理岗位。 2. 岗位工作关系岗位工作关系 2.1.直接上级：总经理； 2.2.直接下级：品质管理部主管 2.3.平级关系：综合办公室经理、物业管理部经理、市场经营部经理、财务管理部经理； 2.4.横向协调：公司各职能部门经理。 3. 任职要求任职要求 3.1.文化程度大专以上；具有从事物业管理工作二年以上，具备质量、环境、职业健康 安全体系相关知识和证书。 3.2.具有一定的文字能力，能起草各种综合性文字材料。 3.3.具有较强语言表达能力和沟通能力、协调能力，能灵活处理部门内外各种事务。 3.4.熟悉相关法律法规和业务知识。 4. 工作内容和要求工作内容和要求 4.1.质量、环境、职业健康安全体系运行管理。 4.1.1. 组织制定质量、环境、职业健康安全方针、目标、指标计管理方案，并负责监督 和检查质量、环境、职业健康安全方针、目标、指标和管理方案的实施。 4.1.2. 按绩效及法律法规符合性监视和测量控制程序的要求，对公司各部门质量、 环境、职业健康安全目标和指标的执行和完成情况进行检查对未能按要求完成的 目标和指标，应分析原因，并采取纠正和预防措施。 职责汇编 4.1.3. 组织有关部门设置环境、职业健康安全控制点，并对控制点作出明显标识，编制 有关控制文件，按文件的要求进行监控和做好监控记录。 4.1.4. 根据管理评审输出的要求，编写管理评审报告 ，经管理者代表审核，交总经理 批准。 4.1.5. 针对突发的职业健康安全管理方面的事件调查并形成报告。 4.1.6. 会同物业管理部对公司辖范围内发生的重大事故不符合格项的调查和处理。 4.1.7. 每年至少一次组织相关人员进行内部质量审核，验证管理体系运行的符合，确定 管理体系的可靠性、物业管理服务的适用性，评价达到预期目标的程度，确定三 合一管理体系改进的机会和措施。 4.2. 客户关系管理 4.2.1客户投诉、各户关系管理，建立台帐，重大投诉有跟进、回访记录。 4.2.2每年组织两次公司级管理处客户满意率的调查，形成分析报告。 4.2.3参与公司的管理、服务、经营活动。协助社区文化、便民活动的策划、报批工作。 4.2.4制定、宣传、推广、维护、提升公司品牌计划，提升公司品牌形象、市场影响力、 客户满意调研等工作的开展、推进。 4.3协在物业管理 4.3.1协助从事物业管理工作的各部门经理进行部门内员工的管理工作，并提出指导性 建议和计划。 4.3.2协助新接物业管理项目建立三合一管理体系，并保持有效运行。 4.3.3协同物业管理部、市场经营部没半年一次对前期物业管理介入工作、前期物业管 理工作、常规性物业管理工作进行评价，形成书面报告。 5职责与权限职责与权限 5.1负责组织危险源辨别、风险评价和风险控制策划工作。 5.2负责组织公司各相关部门根据环境、职业健康安全目标和指标要求，调整、制定 环 职责汇编 5.3境、职业健康安全管理方案。 5.4组织管理评审计划的制定及审批后的执行。 5.5负责对公司与环境因素、职业健康安全管理有关的绩效和法律法规符合性的监视 和测量活动进行总体控制。 5.6负责公司管理系统的内部、外部质量审核和管理评审工作。 5.7负责公司绩效考核工作。 5.8协助物业管理部做好服务质量检查与监督工作。 5.9制定公司品牌提升计划，做好每年二次客户满意度调查。 5. 检查和考核检查和考核 5.1.按工作内容与要求进行检查。 5.2.按公司经营管理目标责任书考评细侧进行考核。 上海纵骋物业管理有限公司 二零零九 年一月一日 职责汇编 品质管理部文员工作标准品质管理部文员工作标准 1范范围围 本标准规定了品质管理部文员的职责权限、任职要求、岗位工作关系、工作内容和 要求、考核方式。 本标准适用于上海纵骋物业管理有限公司的品质管理部文员岗位。 2 岗位工作关系岗位工作关系 2.1 直接上级：品质管理部主管； 2.2 直接下级：无 2.3 平级关系：无 2.4 横向协调：公司各职能部门文员。 3 任职资格要求任职资格要求 3.1 文化程度高中以上，具有从事行政工作两年以上，具备质量、环境、职业健康安 全体系相关知识。 3.2 工作认真负责，全面细致，具有条理性。 3.3 具有高度服务精神，能服从领导安排。 3.4 能独立运用计算机进行文字和数据处理，并具有强烈的保密意识。 4 工作内容和要求工作内容和要求 4.1 总要求 职责汇编 完成部门主管交给的各项事务，对公司的通知、文件要做到及时上传下达。传达主管有 关工作安排，并将落实情况及时汇报。 4.2文件控制 4.2.1对文员提出的修改意见，经管理者代表审核、总经理批准，更改修改状态后做好 文件发放及回收工作，回收的文件加盖“作废”章，统一销毁； 4.2.2文件修改后需要再次进行批准，按规定发放、回收。确保在使用处可获得适用文 件的有关版本，作废文件不能在使用现场出现； 4.2.3及时回收失效和作废文件，并做好失效和作废标识。留档案资料的失效和作废文 件，都做出明确标识，应隔离存放，易于使用、查阅。 4.3记录控制 4.3.1 做好三合一管理体系内部审核、质量记录检查和文件资料的归档。 4.3.2 熟练掌握电脑操作，经常与各部门联系及时取得有关资料的变更，准确无误地 填制各种质量记录。 4.4 会务管理 承办、布置本部门各类会议的会务工作，会议通知、议程安排、会场布置、会场服务以 及 做好会议记录、整理会议纪要。 5职责与权限职责与权限 5.1负责对质量记录整理并分类归档； 5.2负责收集品质月报； 5.3协助经理和主管组织、发起的会议 ，并做好会议纪要； 职责汇编 5.4负责受控文件的发放； 5.5协助整理、修改、分发、回收、销毁体系文件。 6检查与考核检查与考核 6.1按工作内容和要求进行检查。 6.2按工作内容和要求的考评细则进行考核。 上海纵骋物业管理有限公司 二零零九 年一月一日 职责汇编 物业管理部经理工作标准物业管理部经理工作标准 1 范围范围 本标准规定了物业管理部经理的职责权限、任职要求、岗位工作关系、工作内容和要 求、考核方式。 本标准适用与上海纵骋物业管理有限公司的物业经理部经理岗位。 2岗位工作关系岗位工作关系 直接上级：总经理； 直接下级：物业管理部主管； 平级关系：品质管理部经理、综合办公室经理、市场部经理、财务部经理； 横向协调：公司各职能部门经理。 3任职资格要求任职资格要求 3.1 文化程度大专及以上，具有从事物业管理工作三年以上。 3.2 熟悉业务及业务有关的法律法规并认真执行。 3.3 有较强的分析决策能力、沟通能力和协调能力。 3.4 有较强的文字表达能力，能起草专业性的文字材料。 4工作内容和要求工作内容和要求 4.1 在总经理的领导下全面负责本部门的日常工作。 4.2 负责公司物业管理工作的管理方针和管理目标在本部门得到切实有效地贯彻与 职责汇编 执行。 4.3 做好新项目的物业接管验收、交付业主使用准备工作和前期物业管理工作，重 点做好装修管理期间的四保一服务工作。做好本部门的内部沟通工作。 4.4 做好工程保修期间的维修、整改工作，重点做好维修及时、维修质量合格，维 修后验收、回访工作。 4.5 做好本部门环境、职业健康安全管理、识别、评价工作。 4.6 对公司服务质量的检查、监督进行归口管理。 4.7 负责确保从事物业管理工作的各部门三合一管理体系正常有效运行，质量记录 表单填写真实、规范。 4.8 对公司管辖范围内发生的环境管理方面的各类事故、事件不符合项的调查和处 理。 4.9 对公司物业管理服务工作中发生或发现的不合格项采取的纠正措施和预防措施 进行归口管理。 4.10 按照服务合同的约定对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修养护管理， 维护管理区域内的环境卫生和安全防范、公共秩序。 5职责与权限职责与权限 5.1 负责对各项目、管理处的物业管理服务运行控制。 5.2 负责制定对房屋、共用部位和制定公用设施设备维修计划的审核和实施检查。 5.3 负责物业接管验收工作和前期物业管理工作。 5.4 负责秩序维护、安全防范管理工作。 职责汇编 5.5 负责客户服务管理。 5.6 负责对保洁、绿化、客户服务、工程维修、秩序维护、安全防范工作指导、检 查、监督、考核工作。 5.7 负责服务质量的监督检查工作。 5.8 负责本部门三合一体系运行管理。 6检查与考核检查与考核 6.1 按工作内容和要求进行检查。 6.2 按公司经营管理目标责任书考评细则进行考核。 上海纵骋物业管理有限公司 二零零九 年一月一日 职责汇编 物业管理部文员工作标准物业管理部文员工作标准 1 范围范围 本标准规定了物业管理部文员的职责权限、任职要求、岗位工作关系、工作内容和 要求考核方式。 本标准适用于上海纵骋物业管理有限公司的物业