联合国工作基本情况介绍

联合国工作基本情况介绍 维和过程中，维和部队通常是使用 LOTUS 系统来收发邮件， 进而开展工作。下面我结合个人工作实际向大家介绍下联合国 的电子邮件类型、工作程序和注意事项。 一、电子邮件类型 电子邮件是我维和部队与联合国沟通协调的主要方式，而 收发邮件主要是通过 LOTUS 系统进行。首先向大家介绍下联合 国电子邮件的格式。 （一）电子邮件格式 LOTUS 系统中来往邮件的格式主要分为题头和正文：题头 通常包括邮件主题、发件人、收件人、抄送人和发送时间；正文内 容相对就比较灵活了，一般按照普通邮件的格式撰写。但是在某 些情况下需要发送附件时，只需将要发送的附件拖曳到正文区 域即可。 （二）电子邮件类型 LOTUS 系统中来往邮件类型通常分为业务邮件、日常报表、 政策通知、媒体监测信息和战区广播。 1.业务邮件通常指我维和部队与联合国各业务部门之间的 来往邮件，主要有工程来往邮件、后勤来往邮件、装备来往邮件 以及其他的业务来往邮件。遇到这类邮件时，通常由外事值班员 将邮件翻译成中文，然后给业务对口的组长阅示，提出建议，尔 后提交给大队首长批示，最后将大队首长的批示和答复翻译成 英文发送给联合国。 2.日常报表通常分为事务性报表、日报表、周报表和月报表。 事务性报表有机票、货物运输申请表、油料消耗报表等，这些表 格的程序将会在下面中进行详细讲解；日报表有日实力报告，主 要是将部队整个实力分布情况报告给联合国，这里对于中国维 和部队来说，由于没有休假，所以日实力报告里的数据基本不变， 由每天的外事值班员按时上报就行；周报表有工程周报、后勤实 力周报告、后勤定量周报，这里需要注意的就是不同的周报上报 截止时间不同，因此需要提前做好准备，按时上报；月报表有工 程月报、装备实力月报、食品订单和后勤月报，不同业务对应不 同组，按照联合国给的模板进行上报即可。这里需要注意的是每 份报表都要分清主送人和抄送人。 3.政策通知是由联合国上级下发给各个维和部队的一些文 件，有的是直接针对中国维和部队的，例如施工命令；有的是普 遍下发的，例如战区运动会。一般接到这类通知，都是由外事值 班员翻译成中文直接呈送给大队首长批示，而后根据首长批示 进行英文回复。 4.媒体监测信息是联合国向所属人员每天发布的有关战区 周边情况，每天外事翻译都要通读整篇媒体监测信息，选出有关 军事、政治方面的信息翻译出来供大队首长阅读。 5.战区广播是由战区向所有人通报的战区基本情况，通常情 况下都是些人员职位变更、文职人员住房信息、周末活动介绍等， 一般情况下由翻译甄别出有用信息向大队首长呈阅。 二、联合国常用工作程序 下面给首长和同志们讲一下在联合国经常碰到的工作以及 处理程序。 （一）乘机手续办理程序 1.办办理机票。理机票。通常情况下，办理机票应提前 48 小时，医疗后 送等紧急情况下机票可以随时办理。在机票申请单上填写往返 地点、日期、个人信息（军衔、姓名、国籍、ID 卡（护照号）、对讲 机呼号等，见附表 1），然后乘客代表签字，指挥官签字后盖英文 印章（战区未取消前，需要到战区人事部门办理手续，由人事部 门递交战区副司令签字并加盖印章）。将机票申请单递交运输控 制部门，由其加盖印章并留取复印件，原件作为登机凭证。 2.搭乘搭乘飞飞机。机。在搭乘航班前一天下午 6 时后，可到机场或者 雇员基地公告栏查看航班信息表，并确认自己是否在乘客名单 里，记下检票时间（通常情况下，检票时间为航班起飞前 1 小时 左右）。若自己名单在备选乘客名单里面，则不一定能顺利坐上 飞机，若遇到有些职员放弃乘座，则备选乘客还是有希望坐上飞 机的。检票后，在候机室等待搭乘联合国巴士前往机场内乘座飞 机。飞机抵达后，将机票复印件交至当地运输控制部门 （MOVCON）登记，方可按原计划乘机返回。 3.注意事注意事项项。 。若由于某种原因，不能按时乘座航班，可以直 接在机票上更改时间，变更飞行计划，并在涂改处签字加盖印章 后交运输控制部门登记。若取消航班，可直接告知运输控制部门 相关人员。非联合国人员乘座联合国飞机，则需填写非联合国人 员机票申请单，指挥官签字盖章后，送交州协调官（或行政官）签 字，之后由州协调官办公室人员扫描传至联南苏团总部民事参 谋长审批，审批后送至运输控制部门即可。 （二）ID 卡办理程序 1.维维和官兵和官兵 ID 卡卡办办理。理。办理 ID 卡需要提供人员的电子照片 （着维和军装免冠照，白色背景）和个人基本信息，所提供的个人 信息参照附表，主要有军衔、姓名、职位、血型、国籍、性别、护 照号码、开始执行任务日期、结束执行任务日期、照片编号等（见 附表 2），最后将人员信息总表和电子照片发至联南苏团 ID 卡部 门办理。 2.交接指交接指导组临时导组临时 ID 卡卡办办理。理。在联南苏团司令部收到联合 国纽约总部发送的中国军事代表团访问申请批准件后，即可展 开临时 ID 卡办理工作，所需信息同正常 ID 卡。通常由军方人事 部门（J1）或礼宾官负责办理代表团 ID 卡。办好后，联南苏团司 令部 ID 卡部门会通知派人领取，也可转送至瓦乌基地 ID 卡部 门。 3.注意事注意事项项。 。ID 卡是任务区唯一合法证件，在外出时必须随 身携带 ID 卡，若遗失需及时通知 ID 卡部门补办。在交接指导组 返回时，临时 ID 卡需要统一上交至 ID 卡部门。 （三）油料申请程序 1.申申请请油料可分油料可分为为柴油和柴油和润润滑油。滑油。油罐柴油只能为在外施工 点申请，瓦乌地区需要驾驶车辆到加油站凭 ID 卡加取油料。油 料申请需要提前一天提出申请，填好油料申请表（见附表 3），注 明用途、油量、型号、领取人信息及时间，附加油料消耗报告（见 附表 4），发至瓦乌基地油料官。之后将打印好的油料申请表和消 耗报告表签字后送至基地油料官，通过审核后，油料官会出具一 张油料领取表，凭此表可到加油站领取油料。 2.领领取油料。取油料。凭油料领取表到加油站备案后，可用油罐车领 取油料。 3.注意事注意事项项。 。油料消耗报告要登记准确，每台车要统计出一 个油料消耗率，并在正常油料消耗范围。此外，要严禁各车之间 相互倒油，会使个别车辆耗油过量，从而被油料部门通报。 （四）货物运输申请程序 在任务区内部，出兵国在部署、轮换、出差等过程中通常面 临一些货物运输（一般情况下为空运）的需求，因此，熟知和掌握 货物运输的标准作业程序十分重要。货物运输申请通常包括以 下四个环节： 1.对货对货物物进进行包装、行包装、测测量和称重。量和称重。联合国内部的货物空运和 我们国内的相关要求是一样的，除了易燃易爆等违禁品禁止上 飞机外，货物还要进行严格的包装，特别是蔬菜和肉类等冷冻食 品，防止因解冻而造成液体流出。包装完毕后，要对货物的长、 宽、高体积和重量进行测量，并做好登记，用于填写货物运输申 请表。 2.填写填写 货货物运物运输输申申请请表表 （ （请请参考附表参考附表 5）。）。货物运输申请表， 即 CMR，英文全称为 cargo movement request。如附表所示，该表 分为两个部分；上半部分由申请人填写，内容包括：发货单位 （sending unit）、联系人姓名（contact name）、申请人证件号 （requesters reference number）、申请时间（Date of Application）、 申请起运时间(Required Delivery Date)、发货地（Pick up Point）、 目的地（Drop off Point）等相关申请信息，以及货物的名称、数量、 规格、重量、估价等，信息确认后还需申请人签字。下半部分由 运输控制部门填写，他们将根据情况进行审批。需要注意的事， 在表格的最下方有一栏内容为优先运送等级选项（Priority），一 共分为四级，分别为 2 天、4 天、10 天和 28 天内送到。 3.货货物安物安检检和装和装载载。 。货物安检由我们自己负责，装载则由机 场工作人员负责。对于一些不能挤压的易碎品，需要我们跟机场 人员特别交待，放置在上方。 4.收收货货人人签签收收货货物。物。货物到达后通常是寄存在机场旁边的仓 库里，收货人要在指定的地点和时间去取货，收货时要对货物进 行清点和检查，防止丢失或损坏。 （五）日津贴、休假津贴申报程序 1.日津贴、休假津贴是联合国向出兵国分队人员在任务期间 提供的日常生活补助。申请时间必须从每月 21 日开始，到月底 最后一天结束。如果因紧急事项需提前申请的话（例如轮换），必 须在申请之时由申请单位财务官提供相关证明（例如轮换飞行人 员表）并详细说明原因；休假津贴申请必须符合在任务区工作满 半年以上的条件。 2.日津贴和休假津贴申请材料分电子版和纸质两种，每次申 请时首先通过联合国邮箱向联南苏团财务部门发送电子版，然 后通过联南苏团内部邮政系统将纸质材料邮寄到朱巴的财务部 门。 3.电子申请材料包括 1 份 PDF 的纸质扫描文件（包含封面、 凭证和财务官个人签名）、1 份人员表的 PDF 纸质扫描文件、1 份人员津贴计算表的 PDF 纸质扫描文件和 1 份人员津贴计算表 的 EXCEL 文件（如附表 6）；纸质申请材料包括封面、凭证、财务 官个人签名、人员表和人员津贴计算表。 4.所有纸质申请材料都必须盖有申请单位的公章，并要有申 请单位指挥官的个人签名。人员津贴计算表纸质必须一式两份， 一份于申请之时发给联合国财务部门，另一份留存，待实际金钱 发给申请单位后，由每名申请人在人员津贴计算表上进行签名， 最后将所有人签名的人员津贴计算表发给联合国财务部门。 5.联合国财务部门处理完申请程序后，将向申请单位财务官 发送一张发票，财务官可凭此发票在联合国内部银行提钱。 （六）后勤订单申报程序 1.后勤订单是出兵国分队向联合国提交的所需供给的种类、 数量。一般提前 4 个订单期申请（一个订单期 28 天），具体提交 时间为现有订单期结束前 5 天。例如现在正在使用的是 15 号订 单，那么在 15 号订单结束前 5 天制作 19 号订单，并提交给联合 国食品供应部门。 2.后勤订单申请材料包括 1 份供给物资表的 EXCEL 文件 和 1 份作为凭证的 PDF 纸质扫描文件（如附表 7），制作完毕后 通过联合国邮箱发送给联合国食品供应部门。 3.食品差异报告是监督联合国食品承运商向出兵国分队提 供供给的种类、数量是否符合订单要求。在现有订单期内，每周 一必须向联合国食品供应部门提交上周的食品差异报告，订单 结束前 5 天向联合国食品供应部门提交整个订单的食品差异报 告。 4.注意事项。联合国定点食品公司每周分若干次投送给养， 投递单需要后勤出纳签字，并将投送菜框数量和归还菜框数量 登记在投递单上（食品供应部门每个定单期满后会发送一个菜框 统计报告，若发现数额不对，则需重新核对投递单上的数量）；野 战食品数量应保持战备数量，按每人 7 天储备，没有联合国食品 部门的同意，原则上不得随意动用储备的野战食品。 （七）授勋仪式申请程序 授勋是维和部队的一件大事，联合国规定，维和时间超过 3 个月者即可申请联合国颁发的和平荣誉勋章。 1.申申领勋领勋章和章和证书证书。 。通常情况下，维和超过 90 天就可申请领 取勋章和证书。申请时需要发邮件给联南苏团司令部人事参谋 和 J1-PLANS(UNMISS-FHQ-J1-PLANS)，并附上申请人员花名 册。申领勋章和证书要提前至少一个月，防止因联合国办事拖沓 而造成证书无法完成制作。 2.邀邀请协调联请协调联南南苏团苏团相关相关领导领导参加。参加。举行授勋仪式通常要邀 请特别代表或总司令参加，须报人事部门主管（CMPO）和司令部 副参谋长(DCOS(SUPT)，由他们确定总部参加的人员名单，并 统一组织协调。同时，出兵国分队要和特别代表或司令的秘书建 立联系，了解他们的行程安排，适时调整授勋计划。 3.确定授确定授勋勋的具体日期和安排。的具体日期和安排。授勋日期的确定和具体组织 由维和部队自己决定，制定计划后上报给司令部副参谋长 DCOS(SUPPLY)统一协调。中国分队的授勋仪式通常包括：总司 令或副司令检阅部队、战区及分队领导讲话、颁发奖状（获得司 令嘉奖人员）、司令等贵宾为分队人员配戴勋章（一般情况下司 令给干部和部分战士授勋，其它人员由副参谋长、人事部门主管 等人授勋）、节目表演、招待宴会等活动。 三、工作中的注意事项 由于文化理念、工作程序和协调方法的不同，为便于工作展 开，需要在具体事务上与联合国人员进行沟通协调。在协调过程 中常会遇到以下几个问题： 一是材料一是材料请领问题请领问题。 。在工程施工过程中首先面临的问题就 是请领工程材料，在联合国工程部门请领材料前需要填写工程 材料申请表，将工程材料的名称、种类和数量，使用单位、使用 目的、请领人等要素填写完整，尔后提交给工程处主管审核签字 批准，最后根据申请单内的内容请领材料。一般情况下，批准申 请表的是联合国雇员，而帮助我们领材料的是当地雇员，由于文 化程度不同，可能会在工程材料的英文名称理解上有偏差，这就 需要我们一方面熟悉每一种工程材料的详细特征，另一方面在 平时工作中加强对常用施工材料名称的收集。 二是施工期二是施工期间间的安全警的安全警卫问题卫问题。 。在施工过程中为确保安全， 我们在立足自我保护的基础上，常常需要协调联合国在我们施 工全程提供安全保护，特别是在为当地社会施工的情况下，更需 要重视施工期间的安全警卫问题，如在条件允许的情况下，可以 协调当地警力或者军队进行保护