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会务标准化手册.docx

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标准化会议服务
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内蒙古蒙牛乳业(集团)股份有限公司 销售管理系统会务标准化手册 销售管理系统行政服务中心 发布 目录 一、手册说明 4 二、适用范围 4 三、会议类型及职责分工 4 (一)会议类型 4 (二)职责分工 5 1、二级会议 5 3、 四级会议 5 4、 临时性会议 5 四、会议组织标准化流程 6 (一) 会前工作 6 1、参会人员范围 6 2、会议场所的选定 6 3、会议通知的起草 8 4、申报会议预算 9 5、参会人员确认 10 6、会议设备准备 10 7、接站安排 11 8、接待安排 11 9、议程PPT制作 12 10、参会资料的准备 12 11、茶歇采买 12 12、会场布置 13 (二)会中工作 14 1.会议设备保障 14 2.会议签到 15 3.会议报告拷贝 15 4.会议现场秩序维护 16 5.会议记录 16 6.用餐安排 17 7.茶歇供应 18 8.统计返程信息 19 (三)会后工作 20 1、会场整理 20 2、送站安排 20 3、退房 21 4、结帐 21 5、费用报销 21 6、会议资料的整理及归档工作要求 22 一、手册说明 为适应销售管理系统新组织架构下会务管理要求,掌握会议服务的各项流程,更好地为系统各级会议做好管理、服务保障工作,特编写了《销售管理系统会务标准化手册》供大家参考,内容主要包含组织会议中(会前,会中,会后)各项标准化工作及相关注意事项。 二、适用范围 本手册适用于销售管理系统二级及以下会议。 三、会议类型及职责分工 (一)会议类型 一级会议:定义为集团层面会议。例如集团例会、城市经理人年会; 二级会议:定义为销售系统层面会议。例如季度经营例会、月度重点工作沟通会、决策委员会等; 三级会议:定义为销售系统各中心层面会议。例如各中心月度重点工作沟通会、季度例会等; 四级会议:定义为各中心下属各部门,大区层面会议。例如月度重点工作沟通会、季度例会等。 (二)职责分工 1、二级会议 (1)销售系统季度经营例会、月度重点工作沟通会 副总裁或被授权人为会议主持人; 追踪督办专员为会议承办人; 副总裁行政助理为会议记录人。 (2)决策委员会 副总裁或被授权人为会议主持人; 会议所在地办公室为承办人; 销售管理系统副总裁行政助理为会议记录人; 追踪督办专员为协调人,负责会议期间相关会务工作的协调。 2、三级会议 中心总经理或被授权人为会议主持人; 商务专员为承办人; 销售管理系统各中心行政助理为会议记录人。 3、 四级会议 由各中心下属各部门,各大区自行组织召开。 4、 临时性会议 指在会议排期外,由各中心临时组织召开的会议,视会议类型及会议规模沟通确定会议承办人。 四、会议组织标准化流程 (一) 会前工作 1、参会人员范围 (1)二级会议 销售管理系统季度经营例会 销售管理系统月度重点工作沟通会 销售管理系统决策委员会 (2)三级会议 销售管理系统各中心月度重点工作沟通会 销售管理系统各中心季度例会 (3)四级会议 销售管理系统各部门月度/季度例会 销售管理系统各大区月度/季度例会 (4)临时性会议 各中心、各部门发起的临时性会议 2、会议场所的选定 (1)在北京召开的会议 原则:在北京召开会议,如公司内部会议室能满足会 议各项需求的情况下,不允许在公司外召开会议。 要求:由通知起草人于会前至少十个工作日在集团OA系统会议管理模会议资源预定一栏,根据会议规模、参会人数及类型预定会议室,并及时与管理员确认订单审批情况。北京厂区所有会议室规模及设备如下: 会议室名称 容纳 人数 硬件配置 可召开会议类型 管理员 IFC大会议室 20   视频会议 张跃 IFC洽谈室 4     张跃 IFC小会议室 10     张跃 北京二期多功能厅 200 投影仪、幕布、无线麦克、视频会议 网络视频会议现场会议 张跃 北京二期二楼大视频会议室 60 投影仪、幕布、无线麦克、视频会议 网络视频会议现场会议 张跃 北京二期三楼大会议室 68 投影仪 现场会议 张跃 北京二期三楼小会议室 18 投影仪 现场会议 张跃 北京二期四楼大视频会议室 68 投影仪、幕布、无线麦克、视频会议 网络视频会议现场会议 张跃 北京二期四楼小会议室 20 投影仪 现场会议 张跃 北京二期五楼大会议室 68 投影仪 现场会议 张跃 北京二期五楼小会议室 20 投影仪 现场会议 张跃 北京生产二楼大会议室 60 投影仪、幕布、无线麦克、视频会议 网络视频会议现场会议 张跃 (2)在(除北京外)城市召开的会议 原则:在满足会议需求的前提下,选择至少3家酒店 进行简单比价。同时参考如下几点: ——酒店地理位置适宜,不宜过于偏远; ——交通方便,距离机场、车站30分钟内。 ——酒店各项会议、住宿、餐饮各项设施齐备。 ——所预定会议室布局能满足会议需求,如圆桌会议、分 组会议等,且考虑光线明暗,灯光,音响,空调、视频等设备; 要求:在会前至少十个工作日确定好会议地点及各项 费用标准。 3、会议通知的起草 (1)会议组织部门在会前一周确定本次会议的关键信息,通知应该包括以下几项内容: 会议目的:明确说明此次会议要达到的效果。 会议地点:会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点具体地址及联系电话。 参会人员:列出会议特邀参会人、必参会人员、列席人员、汇报人、主持人的名单;组织会议人员在确定与会人员时,应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会,哪些人可参加可不参加;努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果,也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作,同时又给相关人员以学习、观摩的机会; 会议议程:保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解,需围绕会议目的列出会议议程,参考如下: ——会议议程的第一项是主持人导入会议 ——如会议为汇报讨论为主,则每个单元的汇报控制在20-30分钟,沟通讨论时间控制在20-30分钟。 ——如会议以培训为主,则根据培训内容时间控制在30-60分钟。 ——休息时间参考议程尽量安排2小时一次。 ——会议开始时间上午安排在8:30-9:30之间,下午安排在13:30-14:30之间。 (2)会议通知的发送 会议组织部门应该至少提前7个工作日发出会议通知,临时性会议至少提前3个工作日发出会议通知,以便与会人员能够事先安排行程及准备会议材料。 4、申报会议预算 每月25日前申报下月会议预算至行政管理部费用专员处,预算项目包括会议室费用、住宿费用、餐饮费用、茶歇费(包括会议用矿泉水),交通费、相关会议用品费用及浮动费用。参考原则如下: (1)在公司内部会议室召开会议,如为系统、中心召开的月度会议,根据参会人数及会议时间做矿泉水采购费用、会务人员交通费即可;如为系统、中心召开的季度会议,根据参会人数及会议时间做茶歇费用及会务人员交通费。 (2)在公司外部酒店召开会议,根据会议时间及参会人员数量,预算项目应包括会议室费用、住宿费用、餐饮费用、茶歇费(包括会议用矿泉水),接送站交通费、其他相关会议用品费用及浮动费用。参考原则如下: 5、参会人员确认 根据会议通知中所注明的参会人员名单确认是否参会,具体如下: (1)特邀参会人员由会议通知起草人电话确认是否参会; (2)必参会人员如不能参会或委托他人代替参加会议,需向会议组织方最高负责人请假,在会议召开前由通知起草人与组织方最高负责人进行必参会人员的确认; (3)列席参会人员如不能参会,需事先告知通知起草人。 6、会议设备准备 会议承办人需在会议开始前与设备管理员/酒店会议室服务人员就会议室各项设备进行检查与调试,确保各项设备可正常运行。检查项目包括:投影仪、视频会议、幕布、电脑、无线麦克、电源等。同时需自备如下明细: 设备明细 数 量 设备明细 数 量 烧水壶 2个 插线板 至少2个 保温壶 2个 激光笔 1个 录音笔 1个 电池(5#、7#、9V) 各1包 桌卡 根据会议人数准备 白板(笔、擦) 至少1套 剪刀 1把 宽带透明胶 1个 纸杯 200支 A4复印纸 1包 果盘 10个 订书机 1个 照相机 1台 中性笔 20支 纸巾(盒) 5人/盒 7、接站安排 依据会议议程确定车辆往返的安排,一般选用依维柯。要求明确发车时间,地点,路线,并将安排情况通知公司车辆管理员。 车辆安排的原则: ——结合会议议程安排,并要求车辆于会前10分钟到达会场; ——车辆路线的安排应以所送汇报人员的出发地为主, 8、接待安排 在所有需要住宿的人员抵达宾馆时,要及时提供相应房间的钥匙。 Ë在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。 Ì叫早并通知早饭时间。 Í在会议结束的当天13:00之前,将所有房间的钥匙收齐。 9、议程PPT制作 会议开始前1天制作会议议程的PPT文件,以便会议主持人介绍会议的安排。其中PPT应包括会议时间,内容,汇报人及会议须知等内容。 10、参会资料的准备 (1)依据参会人员到会情况,按照规定格式在会议前两天制作并打印参会须知,内容包括会议议程、会务组联系方式、会议特殊要求等; (2)涉及分组讨论的会议,需同时制作并打印人员分组信息表; 11、茶歇采买 原则如下:月度例会不提供茶歇,只提供会议用水。季度例会提供茶歇以点心为主、水果为辅,具体采购明细参考如下: 类别 明细 说明 点 心 巧克力派、萨其玛、小面包(达利园/盼盼)、膜片、苏打饼干(美丹) 购买3-4种 水 果 草莓,油桃,香蕉,葡萄、苹果、桔子、小西红柿、红提 购买3-4种 休闲食品 豆腐干、雪饼、福娃糙米卷 购买1-2种 酒水 矿泉水、红酒、白酒、饮料(雪碧、可乐) 在酒店开会如安排圆桌餐,需采购白酒、红酒、饮料。 其他 口香糖、咖啡(雀巢)、茶叶、咖啡搅拌棒 / 以上品类供参考,购买数量根据会议时长及会议人数进行匹配。 12、会场布置 (1)会议室布置 ——根据会议规模、召开方式、参会人数对参会人员座次进行排定,要求会场内座椅摆放整齐,布局合理; ——核实所有参会人员桌牌名字无误,并按照规定摆放整齐; ——重要会议根据会议主题,制定会场条幅,要求会悬挂整齐,标示粘贴牢固; ——会议场所布置指引标示、摆放指路牌,指明会议室及会务组的地点; ——会议用的资料(文件袋、笔、软皮本)检查无误后分发至桌上; (2)会议设备调试 ——会议设备调试,涉及内容有:投影仪及幕布调试、麦克风及音响调试、汇报用电脑和资料联机调试、场内灯光及空调开关位置及调制、电源及插板的连接; ——准备会议现场记录所需设备,包括记录用电脑、录音笔、照相机、摄像机等,并明确相关负责人员; ——通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。 (2)会场服务用品布置 ——会议用矿泉水要求在会议前30分钟摆放到位; ——会议用热水需在会前20分钟前准备,茶水需在会前10分钟开始冲泡; ——会议用水果、点心、休闲食品分装成盘,整齐合理; ——确定相关的准备工作,如纸杯、咖啡勺、纸巾、食品碟、开水壶、垃圾筒等物品的充足,并在会议前30分钟准备好。 (二)会中工作 1.会议设备保障 (1)会议开始前30分钟,会务人员确定一下设备调试 ——会场内投影仪及幕布调试无误; ——会场内所有麦克风、音响调试无误(保密会议不能用无线麦克风) ; ——会议汇报用电脑和资料联机调试无误; ——会场内灯光、开关、电源及插板的落实; ——会议现场录音设备或器材的落实,且调试无误; ——确定会场专用打印机和纸张,联机调试无误; (2)会议过程中会务组安排专人随时对以下设备进行检查,并根据情况及时安排:电脑、投影机、激光笔、屏幕、摄像设备(视频会议)、录音设备(会议记录)、空调设备、灯光设备、照相机; (3)若会议过程中需代表发言,明确麦克风传递负责人,要求每次汇报、讨论开始前,确定麦克风电量及位置、音响音量及音质; (4)查看会场中携带笔记本人数,是否需要充电器,网线等,协助进行准备。 2.会议签到 (1)由会议通知发起人确定参会人员到会情况、参会行程,并制作相应会议签到表; (2)会议议程涉及分组讨论,签到表要求体现分组信息,签到过程中会务人员要及时告知参会人员所在组别及会场座位位置; (3)会议开始之前确认签到的物资准备齐全,包括签到台、签到表、签到用笔等; (4)签到要求在会议开始前2分钟结束,会务人员根据实际签到情况统计会议应到人数、实到人数、请假人数及迟到人员,并将统计结果于会议开始前传递至会议主持人,由会议主持人在会上进行参会情况通报。 3.会议报告拷贝 (1)会议开始前,确定会议用电脑调试无误后,由会议记录人告知相关汇报人员进行报告的拷贝,要求将所有汇报报告收集到桌面的同一新建文件夹中; (2)汇报过程中,会议记录人需关注各个汇报材料更新情况,汇报前负责告知汇报人员材料所在位置,并协助其进行设备调试及报告的放映; (3)会议结束后,记录人负责会议用电脑中汇报材料的删除工作,并将汇报报告存档保管。 4.会议现场秩序维护 (1)保障会议入场高效有序,参会人员签到后,由会务组引导入场,入场过程中,会议室屏幕呈现会场坐席分布图; (2)会议期间避免随意走动,由会务组安排人员负责协助参会人文件资料的传递、修改及打印工作; (3)与会人员如果因特殊原因无法参会或中途离开会场,需要向会议主持人请假并得到允许;会议期间出现参会人员随意迟到或早退,会务组进行记录并引导其迅速入场就座; (4)会议开始前由主持人提醒各参会人将手机等通讯工具调至静音或关闭,过程中会务人员进行监督,出现未静音、接听电话按照会务管理制度进行现金形式的罚款; (5)为实现对会议进程进行整体控制,会务组制作汇报倒计时卡,提醒汇报人员在规定时间进行汇报(上下可浮动3分钟),否则按照会务管理制度进行现金形式的罚款; (6)着装要求:参加会议需着商务正装;若会议有特殊的着装要求需在通知中明确指出。 5.会议记录 (1)会议纪要 ——会议由发起部门派专人准备笔记本电脑进行会议纪要的撰写,会后三个工作日内完成纪要审批并发给相关与会者; ——准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质; ——要求详细记下会议主持人、会议应到人数和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名; ——会议讨论发言的内容是记录的重点,要求体现发言要点,重要的会议或重要领导的发言,需要记下全部内容; ——记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。 (2)会议录音:会议全程保证至少一支录音笔,由会务组提前准备,并随时关注录音笔电量及录音状态,会后由会议记录人将录音资料、纪要资料统一交由系统文件管理员进行存档。 (2)拍照摄影:由企划专员负责会议的拍照摄像工作。 6.用餐安排 (1)厂区会议 ——结合会议的进程和人数,通知餐厅部门饭菜的准备情况(人数)及用餐时间; ——如果下午有会议议程,午餐应安排为工作快餐; ——会议结束前30分钟与就餐部门联系确认饭菜情况; ——会议结束前10分钟确认饭菜、饮料均已到位; ——散会后引领参会人到厂区餐厅就餐。 (2)酒店会议 ——结合会议议程以及到会人数安排酒店用餐的预定,明确用餐日期、时间、地点、用餐形式、餐饮标准、用餐保证人数、餐厅的联络方式; ——若会议议程中午休息时间较短,午餐应安排为自助餐; ——会议前两天依照制定的用餐安排对酒店就餐地点、菜单进行核实,并在会议议程中注明用餐具体时间、地点、用餐形式; ——就餐客人座位、排序的落实; ——会议结束前30分钟与酒店联系确认饭菜准备情况; ——要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕,热菜在用餐开始时上火; ——在会议结束前10分钟确认凉菜均已经上桌,酒水、饮料到位; ——安排人员引领参会人到指定用餐地点就餐; 7.茶歇供应 (1)茶歇提供标准:月度会议供应茶水,季度会议供应茶水、点心、水果;茶歇台摆放在相对靠近、相对宽松的地点; (2)饮水供应:会议全程提供矿泉水、热水供应,会前每人桌上摆放瓶装水,茶歇区提供白开水、茶水、咖啡等,由参会人按照个人需求自取饮用; (3)点心、水果供应:全天会议一般安排上下午茶歇各1次,使用茶歇的时间在15-30分钟不等,其中上午茶歇的使用时间一般在10:00-10:30,下午茶歇的使用时间15:00-15:30; (4)茶歇开始前30分钟,确定相关的准备工作,如纸杯、咖啡勺、纸巾、食品碟、开水壶、垃圾筒等物品的充足; (5)会务人员随时对水果、点心、开水、物品进行检查,并根据情况及时安排补充: (3)服务人员进行相关的引导 ,最重要的是在茶歇开始前做好相关的准备工作,如餐具、纸巾、垃圾筒 会议茶歇服务方案 1.公司人员、设备、资料和物品的情况; 2.会议用、礼品的购买、分装、整理情况; 3.会议用矿泉水的落实,并在会议前30分钟摆放到位; 4.会议用茶水、茶杯的落实,并在会议前30分钟准备好; 8.统计返程信息 (1)酒店会议涉及送站服务工作,要求以返程统计回执单的形式统计并安排参会人送站服务; (2)回执单要求在会议休息时段,由会务人员将回执单发至各参会人员,并在会议结束前完成收集回执单; (3)返程回执单规范格式如下: 返程统计回执单 姓名: 联系方式: 离店时间: 返程方式 返程车次: 乘车地点: 为便于会务组送站,请您在会议结束前将回执单传递至工作人员,我们将确认您的返程信息,并安排车辆提供送站服务,感谢您的参与! (三)会后工作 1、会场整理 (1)会务工作人员对会议桌上的资料进行整理并存档,若无存档价值,务必将其销毁后丢掉;对电脑中存有的报告进行清空处理。 (2)关闭所有运行中的会议设备(电脑、投影仪、摄像设备、空调、灯光设备等),为方便下次会议使用 ,将无线麦克、激光笔等设备物归原样。对录音设备(照相机、录音笔、摄像机等)妥善存放。 2、送站安排 会议过程中,根据参会人的回执单统计返程人数及返程时间,分时间段安排送机(站)车辆工作,并在会议结束时以短信、微信或口头告知的形式通知到所有参会人。 3、退房 (1)会议在上午结束,要求参会人在当天中午12:00之前,到酒店前台办理退房手续; (2)会议在下午结束,要求参会人在第二天中午12:00之前,到酒店前台办理退房手续。 会务工作人员在参会人退房后与酒店前台做好会议期间住宿费用的对账工作,并告知发票信息。 4、结帐 (1)会务工作人员对会议期间所发生的费用进行记账; (2)会务工作人员与酒店餐厅经理核对用餐费用,并告知发票信息; (3)审核票面并结清费用(合作酒店无需当时结算,在审核票面无误后将发票带回即可)。 5、费用报销 (1)发票信息 发票抬头:内蒙古蒙牛乳业(集团)股份有限公司 其中场地租赁费、餐费、住宿费、茶点、水果、矿泉水等费用均计入会务费;会议期间的打车费计入交通费。 发票信息要求以财务部门具体通知为准。 (2)报销 会务工作人员在会后将各项费用的发票贴好,部门领导签字后交费用专员报销(合作酒店的费用直接打款到合同中约定的账户)。报销时需附此次会议的会议通知及会议纪要。 6、会议资料的整理及归档工作要求 (1)会议纪要及会议落实表 ——会议记录人在会议结束后3个工作日内撰写出会议纪要及会议落实表,经领导审批后发给相关人员; ——会议纪要应该准确、简洁、真实地反映会议的结论; ——会上如有需要答复客户的问题则会后要与相关部门讨论后确定回复时间。 ——会议记录人应做好会议原始记录的日常归档、保管工作。 (2)会议落实追踪 追踪责任人根据各部门落实工作排期进行2-3次阶段性追踪,并保证每项工作要按旬追踪完成情况并向上级领导汇报。 对于需要两个中心或部门共同配合完成一项工作时,由牵头中心或部门组织完成相关落实工作内容,配合中心或部门积极配合,必要时可由追踪部门进行协调。 责任部门需要按落实工作排期保质保量完成相关落实工作内容,对因实际情况而导致无法进行或者按时完成的工作需提前以书面文件向上级部门要求示批准后方可。 (3)归档工作要求 二级会议由行政管理部督办专员负责将会议产生的相关材料(签到表、汇报材料、照片、视频)收集,会议结束的七个工作日内移交档案员处。 三级会议由组织部门的行政助理负责将会议产生的相关材料(签到表、汇报材料)收集,在会议结束的七个工作日内移交档案员处。 23
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