时间管理与压力管理培训课件

时间管理与压力管理 内部资料 注意保密 时间管理与压力管理 3.5 明确目标 3.6 合理决策 3.7 制定计划 3.8 寻找平衡 3.1 时间价值 3.2 时间特性 3.3 时间管理 3.4 理念演变 时间的价值 想知道一年的价值，请问问留级的学生。 想知道一个月的价值，请问问早产儿的母亲。 想知道一周的价值，请问问周报的编辑。 想知道一小时的价值，请问问期待着会面的恋爱男女。 想知道一秒的价值，请问问刚从车祸中死里逃生的人。 想知道一毫秒的价值，请问问赢得奥运会奖牌的运动员。 时间价值 供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得 时间的特性 时间特性 时间管理的对象并非是时间，而是我们使 用时间时选择的行为。 时间管理 时间管理 效果，是确定的期待结果； 效率，是用最小的代价或花费所获得的结果； 效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。 时间管理的理念 第一代：利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力 ； 第二代：理论强调长/中/短期日程表，注重规划未来； 第三代：注重优先顺序，依据轻重缓急设定短、中、长 目标，再逐日制定实现目标的计划，将有限的时间精力加 以分配，争取高效率； 第四代：个人管理，注重提升个人工作和生活的质量。 理念演变 时间管理与压力管理 3.5 明确目标 3.6 合理决策 3.7 制定计划 3.8 寻找平衡 3.1 时间价值 3.2 时间特性 3.3 时间管理 3.4 理念演变 科学的时间管理步骤： 1、确立目标； 2、探寻完成目标的各种途径； 3、选定最佳的完成方式； 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 5、编排月/周/日的工作次序并加以执行； 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行 性。 明确目标 科学的时间管理方法 时间管理螃蟹图时间管理螃蟹图 明确目标，确立优先 顺序和具体任务 (purpose) 明确目标优先顺序 安排利用最佳的 个人时间(arrange) 留给自己充分 的私人时间 精力最好的时间 做最重要的事情 每日每周规划时间 使用计划(plan) 合理安排工作 时间 尽量减少或 消除干扰因素 简化工作 做延后处理 去除不必要和不合适的 事务(cancel) 拒绝授权 做任何事情，首先要考虑作正确的事情，也 就是找准正确的方向；然后再考虑正确地做事， 也就是提高效率。 彼得.德鲁克 明确目标 目标 目标是一种追求：人生与事业的斗争取向。 目标是一种选择：得失与利弊的艰难选择。 舍舍 得得 明确目标 制定目标时，要注意： 目标要符合自己的价值观 了解自己目前的状况 工作状况： 所在部门的业务定位 所在岗位的业务定位 上级主管的业务目标 上级主管对你的期望 和要求 与其它相关岗位的业 务接口关系 生活状况： 现在的生活是如何 我想让我的生活如何 明确目标 您会如何做？ 有一个休息日，你把被子晾在阳台外，然 后在家里看电视，这时突然下了雨，你的孩子又 哭了，门外传来敲门声，电话铃也响了，与此同 时你又想上厕所。请问：收被子，照顾孩子，开 门，接电话，上厕所这五件事，你会用什么次序 去做？ 敲门声代表朋友，电话铃代表工作， 厕所代表自我，孩子代表爱情， 被子代表金钱。 明确目标 考虑过您的价值观吗？ 尊重、提升、冒险、竞争力、贡献、控制 力、创造力、公正、名声、家庭、友谊、 慷慨、健康、独立、和谐、影响力、真实 、学习能力、忠诚、自然、秩序、个人发 展、乐趣、权力、威望、出众、认可、责 任感、安全感、服务、自尊、灵性、稳定 性、宽容、智能。 明确目标 列出您的工作及生活目标 工作目标1._ 2. _ 3. _ 生活目标 1. _ 2. _ 3. _ 明确目标 衡量目标的五把尺子 S Spceific 具体的 M Measurable 可衡量的 A Achievable 可达到的 R Realistic 相关的 T Time-able 以时间为基础 符合SMART原则 1. 能力范围内。 2. 有一点难度。 1. 确定最终目标的完 成日期。 2. 建立小时间段上的 “时间里程碑”。 清晰可见 明确目标 基层组织/个人目 标 基层 部门目标 中层 企业目标 高层 目标的类别 组织层阶 目标的相关性 明确目标 重新列出您的工作及生活目标 工作目标1._ 2. _ 3. _ 生活目标 1. _ 2. _ 3. _ 明确目标 科学的时间管理方法 明确目标，确立优先 顺序和具体任务 (purpose) 明确目标优先顺序 安排利用最佳的 个人时间(arrange) 时间管理螃蟹图时间管理螃蟹图 留给自己充分 的私人时间 精力最好的时间 做最重要的事情 每日每周规划时间 使用计划(plan) 合理安排工作 时间 尽量减少或消 除干扰因素 简化工作 做延后处理 去除不必要和不合适的 事务(cancel) 拒绝 授权 怎样用同样的时间干更多的事情？ 工作的完成，必有其顺序，而工作的顺序常 能左右时间的价值及效率。一般人大多忽略了工 作顺序，以致导致失败或蒙受损失。 卡耐基 明确目标 重要且紧急的： 马上办。 重要但不紧急的: 事先规划、准备与预 防，抓住时机不拖延。 不重要但紧急的: 马上办，但只花一点时 间。 请人代办或合作处理。 集中办理。 不重要且不紧急的： 有空再办。 确定优先顺序 重要性重要性 紧急性紧急性 四象限法则四象限法则 明确目标 科学的时间管理方法 明确目标，确立优先 顺序和具体任务 (purpose) 明确目标优先顺序 安排利用最佳的 个人时间(arrange) 时间管理螃蟹图时间管理螃蟹图 留给自己充分 的私人时间 精力最好的时间 做最重要的事情 每日每周规划时间、使 用计划(plan) 合理安排工作 时间 尽量减少或消 除干扰因素 简化工作 做延后处理 去除不必要和不合适的 事务(cancel) 拒绝 授权 案例：又是月末的日子，部门经理又在催小倩的 网络运行报告，但她还没有做完，并且周末和男 友有约会，又答应周日和另外一个朋友去做头发 ，此时她该怎么办？ A 通过在周五前加班来完成工作，争取工作娱乐两不误 。 B 婉言谢绝朋友们的约会，在周末加班来完成工作。 C 跟部门经理说身体不舒服，拖延到下月2日再交报告。 你该怎么办？ 合理决策 案例：阿勇是网运*部的一名助理，每月都有好 几名地、市员工向他请教网络中*功能的使用方 法。他每次都要花费半个小时来应付他们的问题 ，他应该怎么办？ A继续目前的工作，他做得很好。 B除非该员工在今年将退休，否则拒绝教他如何计算。 C运用一套计算机软件，以便于帮助每个员工迅速估算 出自己的退休福利情况 你该怎么办？ 合理决策 案例：刘志是一名机械工程师，每月他都要向公 司出示一份技术总结报告，许多同事告诉他这份 报告根本就没什么用，只是形式而已，他该怎么 办？ A 忽视他人的评价，继续编写报告。 B 停止上交报告，看看会有什么结果。 C 查阅大量的新资料，根据调查结果改进报告质量。 你该怎么办？ 合理决策 你该怎么办？ 案例：王成是网管中心*部的一名主管，他每周 五都需要花2个小时来整理员工的工作时间表， 看是否有病假或休假的情况，并在周六要抄送给 部门经理。但今天不巧的是他负责的大客户的设 备坏了，需要紧急抢修，这时他该怎么办？ A 继续整理该信息。 B 停止整理该信息。 C 向其部门经理汇报工作情况，并请求领导允许这项整 理抄送工作授权给其他人做或延至下周某具体的一天。 合理决策 四种cancel的方法 学会拒绝。 授权。 简化工作。 延后。 合理决策 学会拒绝，敢于说不 “拒绝”是一种“量力”的表现。 拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。 说明原因 讲求技巧 建议替代方案 不要推迟决策 合理决策 授权 把自己值钱的时间解放出来，不重要的事情给别人去 做。 关键：明确。要让被授权的人有明确的指示。 注意：挑选合适的人，明确期望结果以及完成时间。 及时查询对方的工作进度。不要想当然认为对方能完 成工作。出错的状况多是由错误的假设产生的。 延后不是拖延 不要固执，把一时难以解决的问题记录下来； 把这个问题存档于潜意识中； 从其他角度考虑这个问题。 合理决策 打倒完美主义 合理决策 当你开始放弃理想的完美时，你才真正开始准备迎 接成功。项目的环境总是复杂多变，过分追求理想和完 美，往往会导致对真正项目目标的偏离。要真正获得成 功，就要懂得权衡和放弃。项目是管理者手中的艺术品 ，尽管有残缺，但却是一种美。 卸下不必要的负担 充分发掘你的智慧， 别老把自己捆绑在次要的事情上。 卸下多余的帽子，卸掉不必要的负担， 如果他们不能把你明确地引向目标的话。 不要总想着把所有的事情都往自己身上揽。 学会适时刹车，这样你才不会误入歧途。 合理决策 科学的时间管理方法 明确目标，确立优先 顺序和具体任务 (purpose) 明确目标优先顺序ABC 安排利用最佳的 个人时间(arrange) 时间管理螃蟹图时间管理螃蟹图 留给自己充分 的私人时间 精力最好的时间 做最重要的事情 每日每周规划时间、使 用计划(plan) 合理安排工作 时间 尽量减少或消 除干扰因素 简化工作 做延后处理 去除不必要和不合适的 事务(cancel) 拒绝 授权 时间管理工具 制定计划 年计划 月计划 周计划 日计划 事业目标 计划清单 列出待办事项清单（公务、私事）。 每月或每周列明的工作； 前一天未完成的工作； 日常工作； 特殊事项 决定优先顺序、删减和授权。 估计工作需要的时间。 限定自己必须在规定时间内完成工作； 全心投入，排除干扰。 预留时间给突发事件。 设置控制点，进行每日检查。 制定计划 小心时间陷阱 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时 间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时 间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动 ，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。 严格地为自己定下工作进度，限制严格地为自己定下工作进度，限制 每样工作合理的时间，完成它。每样工作合理的时间，完成它。 制定计划 每周时间计划表（1） 目标： 1、 2、 3、 具体事务优先级别估计时间日期安排 制定计划 每周时间计划表（2） 时间 星期一星期二星期三星期四星期五备注 8：00 9：00 10：00 11：00 12：00 13：00 14：00 15：00 16：00 17：00 制定计划 规划你的每一天 在你离开办公室之前，写一张单子，列出次日要做的 最重要的六件事情，而且要标出轻重缓急。第二天，做完 一件事就划掉一件事，如果没做完，就移到第二天的单子 上。 爱威.李 制定计划 每日工作清单（1） 需要完成的任务务级别级别估计计耗时时时间时间 安排完成情况 须完成的文档 须约见 的人 须拨打的电话 须发送的传真或 邮件 总结 制定计划 每日工作清单（2） 目标： 1、 2、 3、 优先顺 序 须完成的任 务 完成时间备注 制定计划 科学的时间管理方法 明确目标，确立优先 顺序和具体任务 (purpose) 明确目标优先顺序ABC 安排利用最佳的 个人时间(arrange) 时间管理螃蟹图时间管理螃蟹图 留给自己充分 的私人时间 精力最好的时间 做最重要的事情 每日每周规划时间、使 用计划(plan) 合理安排工作 时间 尽量减少或消 除干扰因素 简化工作 做延后处理 去除不必要和不合适的 事务(cancel) 拒绝 授权 尽量消除干扰 找个僻静的地方做事，学会关 门做事； 发现规律，与别人的时间取得 协作，制定自己的时间表； 避免遗忘事情，马上记下自己 需要的信息。 不要过度依赖科技； 制定计划 1.整理整顿工作空间（充分利用办公工具、文书归档管理、 不要乱放东西）； 工作时间管理 整理整顿工作空间。（椅子，光线、声音、色彩、通 风、卫生、温度，取文件时的距离，便签本、电话、电 脑、文具摆放位置及习惯） 充分利用现代办公工具。了解他们的基本功能和作 用。（订书机、文件夹、复印机、传真机等） 经常整理空间。将整理淘汰列为经常性的事务，最好 是每天下班前收拾桌面一次，每三个月定期清理一次橱 柜，每半年整个办公室大整理一遍。 制定计划 文书归档管理 u尽量不用纸张，便于编辑，提高效率；及时存 盘。 u采用合理分类，统一编目，合理使用。 文件类型（公文、命令、制度、信函、报表、帐册、印 章、证明、史料、照片、印刷品等等） 时间分类：永久保存、十年保存、三年保存、一年保存 。 地域分类： 部门分类： u 定期整理，归整淘汰。 制定计划 个人电脑 其上内容并不一定真实。 定期升级软件。 善用内部办公网传递信息。 删除无用的文件和文件夹。 定期整理电脑及杀毒。 把你的数据进行备份。 只安装你需要的软件。 努力学习你常用的电脑软件，但不要 把时间浪费在那些你不需要的功能上。 制定计划 u每封邮件都该有个标题，且要言简意赅。 u标题行应该清楚明了，引人注意。 u只抄送给必要的人。 u习惯使用地址簿，保证地址的准确性与地址获取的 高效。 u对邮件进行及时处理。 u过滤垃圾邮件。 u给打电话罗嗦的人发邮件联系。 u如果情况确实紧急，请采用电话联系。 u需要信息来回反馈的场合请使用电话联系。 电子邮件 制定计划 电话沟通 u在估计对方不忙的时间打电话，避免忙音等 待。 u态度诚恳真挚和谐。 u事先列出沟通重点。 u报名自己单位姓名。 u声音力求自然悦耳。 u适当尊称增进关系。 u长话短说，要言不烦。 u暂离或中断先告知。 u复述对方谈话要点。 u养成电话记录好习惯。 制定计划 Who 谁 What 什么事 Where 地点 When 时间 Why 原因 How to do 怎样做 How long 需要多长时间 电话记录内容 制定计划 科学的时间管理方法 明确目标，确立优先 顺序和具体任务 (purpose) 明确目标优先顺序 安排利用最佳的 个人时间(arrange) 时间管理螃蟹图时间管理螃蟹图 留给自己充分 的私人时间 精力最好的时间 做最重要的事情 每日每周规划时间 使用计划(plan) 合理安排工作 时间 尽量减少或 消除干扰因素 简化工作 做延后处理 去除不必要和不合适的 事务(cancel) 拒绝授权 你该怎么办？ 案例：假如有一天，经理让你写一份报告，并要求你一天 时间完成。其中查阅资料需要两个小时，找三个人了解情 况共需两个小时，且三人事前各需准备一个小时；找两个 人统计数据各需三个小时；草拟报告需四个小时左右。 算一算，一共需要多少时间才能完成工作？ 制定计划 合理安排工作时间 60/40规则： 把任务安排在60%的工作时间里，留下40%的时间处理未 纳入计划和不期而至的事情。 对于一个8小时的工作日而言，可以计划的时间5小时左右 ，剩下时间为弹性时间。 80/20原则： 人们应该把80%的时间和精力集中在能给自己最高回报的 事情上，即会比别人干得出色的事情上。（狮子与鼹鼠决 斗） 制定计划 科学的时间管理方法 明确目标，确立优先 顺序和具体任务 (purpose) 明确目标优先顺序 安排利用最佳的 个人时间(arrange) 时间管理螃蟹图时间管理螃蟹图 留给自己充分 的私人时间 精力最好的时间 做最重要的事情 每日每周规划时间 使用计划(plan) 合理安排工作 时间 尽量减少或消 除干扰因素 简化工作 做延后处理 去除不必要和不合适的 事务(cancel) 拒绝 授权 有效利用不同的时间段 首要时间 A、思考一天的工作 大块时间 B、学习，例如听广播，了解本行业有关经济新闻等 零碎时间 C、完成计划内未完成的工作 固定时间 D、开例会 弹性时间 E、阅读、整理文件、清整办公室、完成一些小事等 交通时间 F、做最重要的工作 安静时间 G、锻炼 寻找平衡 寻找平衡 发现你的生物钟 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 198 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 时间时间 企划企划 此时思考、组织、计划 能力最强，反映最敏捷 ，最适合用脑颇多的工 作。 决案决案 短程记忆和推理能 力达到最高峰。 创意创意 想像力较强 。 整理整理 身体各功能跌 停板，但利于 长期记忆。 运动运动 体能达到最高峰， 反射动作快，身体 协调能力佳。 身体的自然规律身体的自然规律 寻找平衡 重视零碎时间 把一些等候的时间利用起来。 创造时间区。 逆势操作。 一心多用，几个工作同时进行。 寻找平衡 随时随地学习 读万卷书，行万里路，交万个人 。 夯实基础，提纲挈领 博闻强记，融会贯通 重视实践，善于总结 深入思考，改变观念 强者同行，开阔视野 勇于竞合，塑造自我 寻找平衡 科学的时间管理方法 明确目标，确立优先 顺序和具体任务 (purpose) 明确目标优先顺序ABC 安排利用最佳的 个人时间(arrange) 时间管理螃蟹图时间管理螃蟹图 留给自己充分 的私人时间 精力最好的时间 做最重要的事情 每日每周规划时间 使用计划(plan) 留出意外事件 的处理时间 尽量减少或 消除干扰因素 简化工作 做延后处理 去除不必要和不合