【课件】时间管理ppt

时间管理 /sundae_meng 本讲座的目的 学会合理利用时间 掌握时间管理的几个原则 提高时间管理技能，弥补自己的不足 / sundae_meng 本讲座主要内容 前言 时间的特性及价值 时间管理的定义 时间管理的发展 时间管理的意义 如何高效地时间管理 时间管理的方法原则技巧 常见问题及对策 / sundae_meng 前言 时间的特性 （1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的 ，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24 小时，所以我们无法开源。 （2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技 术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费 时间，所以我们无法节流。 （3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆 砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资 源。因此，时间是无法取代的。 （4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复 得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可 赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。 / sundae_meng 前言 时间的特性： 时间不可以缺少， 时间不可以替代， 时间不可以存储， 时间不可以增减， 但时间可以管理！但时间可以管理！ 莫等闲莫等闲/ /白了少年头白了少年头 / sundae_meng 前言 据调查：一个活到72岁的美国人一生的时间分配： 睡觉21年工作 14年 个人卫生7年 吃饭6年 旅行6年排队 5年 学习4年 开会3年 打电话2年找东西 1年 其他3年 / sundae_meng 前言 时间的价值 时间就是金钱！你的时间价值几何？ / sundae_meng 前言 时间的价值 你的每一天、每一小时、每一分钟都有很 大的价值 钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分 钟挤出来的 浪费多少时间，就会浪费多少钱 规划时间，让有限的时间产生最大的效益 和收益 / sundae_meng 前言 浪费他人的时间， 无异于谋财害命！ 浪费自己的时间呢？ / sundae_meng 前言 时间管理 时间管理的定义：在日常事务中执着并有 目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排 管理自己及个人的生活，合理有效的利用 可以支配的时间。“减少时间浪费，有效 利用时间” 时间管理的目的：将时间投入与你的目标 相关的工作，达到“三效”，即效果、效 率、效能。 / sundae_meng 前言 为什么要做时间管理？ 时间管理就是自我管理！时间管理就是自我管理！ / sundae_meng 缺乏时间管理 容易感到恢心、愤怒和焦虑 没有多大的成就 缺乏自尊 没有办法真正的享受生活 一团糟的状态 / sundae_meng 前言 时间管理的理论发展 第一代时间管理理论 第二代时间管理理论 第三代时间管理理论 第四代时间管理理论磨刀不误砍柴工！磨刀不误砍柴工！ / sundae_meng 前言 第一代时间管理 属于备忘录型 优点：应变能力很强，压力小 缺点：随意忽略整体规划 忙碌中调配时间和精力忙碌中调配时间和精力 / sundae_meng 前言 第二代时间管理 属于记事薄规划与准备 优点：1.追踪约会事件 2.达成率 比较高 缺点：产生安排的习惯 注意到规划未来的重要注意到规划未来的重要 / sundae_meng 前言 第三代时间管理 强调价值规划、制定优先顺序 优点：以价值为导向提高生产率 缺点：忽略了自然法则缺乏远见 分配有限的时间和精力、争取最高效率分配有限的时间和精力、争取最高效率 / sundae_meng 前言 第四代时间管理 属于自然法则和罗盘理论 优点：效率高 方向对 以原则为重心、兼顾重要性与急迫性以原则为重心、兼顾重要性与急迫性 / sundae_meng 时间管理的方法原则 时间管理的原则 原则一：80/20原则 原则二：目标ABC 原则三：四象限法则 / sundae_meng 时间管理的方法原则 原则一：80/20原则(柏拉图原理） 协助我们，将大多数时间投 入在能带来更高回报的工作上，结果 =生产力提高，工作量降低 运用柏拉图原理的三个步骤： 确认要达成的目标 确认达成目标下的关键重要活动 重新安排时间，将更多时间投入在关键重要活动上 / sundae_meng 80/20原则 在一个特定的组群或团队内,这组群中 一个较小的部分比相对的大部分拥有更 多的价值. / sundae_meng 80/20原则 投入时间的80% (“次要的多数”问 题) 投入时间的20% (“重要的少数”问 题) 产出的20% 产出的80% 造成 / sundae_meng 时间管理的方法原则 如何坚持80/20原则？ 列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力 常见误区： 面面俱到都想做好 完全主义都想做完 平均分配时间和精力 / sundae_meng 时间管理的方法原则 原则二：目标ABC A：必须做的 B：应该做的 C：暂时可以不做的 / sundae_meng 运用ABC分析法 来设定优先顺序 C任务 A任务B任务 65% 20% 15% 15% 20% 65% 由功能有效的达 成角度观之,占 所有任务的百分 比(目的达成) 占所有任务组合 的百分比 / sundae_meng 时间管理的方法原则 原则三：四象限法则(优先原则） 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事做起 每天都这么做 / sundae_meng 准备工作 客户管理 建立关系（内、外 ) 团队培养 个人成长、学习 危机 有限期的任务 安全事故 投诉 重要 紧急 不速之客 某些会议 某些电话 很多流行活动 打发时间的工作 看报纸 闲聊 赌博 看肥皂剧 尽量避免尽量避免 扩大扩大 尽量减少尽量减少 事情事情 多投资时多投资时 间在间在 尽量避免尽量避免 事情事情 优先矩阵优先矩阵 事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节 -哥德哥德 重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价 值观及首要目标有意义的活动。 紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事 件或活动。 / sundae_meng 偏重各类事务的结果偏重各类事务的结果 活在第II象限 身体健康 愉快假期 和谐的人际关系 真正有效的授权 确定自己的个人使命 长期的职业生涯规划 品格的培养 关于人生的思考 NO NO / sundae_meng 活在第II象限 65-80%20-25% 1%15% 高效能人士的时间安排普通人的时间安排 25-30% 50-60% 15% 2-3% / sundae_meng 有效管理时间四大技巧 技巧一：明确目标 树立时间观念 设计职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理 技巧二：分清轻重缓急 运筹时间，充分应用 只做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用 技巧三：制订计划表 六项工作法 制订有效计划 逐步实现远期目标 自我激励 技巧四：立即行动 克服拖延 有头有尾 重视今日 / sundae_meng 有障时间管理的四种观念 视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不 饶人、时间是最好的试金石） 视时间为敌人：重效率不重效能（与时间 赛跑） 视时间为神物：忘记时间 视时间为奴隶：工作狂 / sundae_meng 工作狂的害处 q工作效率降低 q养成拖延的习惯（珀金森定律） q可能导致工作的失败 我不是工 作狂！ ！ / sundae_meng “工作狂”的原因 勤勉等于成就？勤能补拙？ 天黑就吹口哨？ 欠缺时间管理的技能 显示重要性 满足烈士感 不知休闲的乐趣 逃避不愉快的家庭生活 / sundae_meng 常见问题及对策 我们为什么那么忙？ -（浪费时间的内因与外因 ） 目标及其设定 如何授权？ 良好习惯的建立 / sundae_meng 浪费时间的外在因素及解决方法 (一) 电话干扰的原因及解决方法 不速之客的原因及解决方法 用人不当的原因及解决方法 社交闲谈的原因及解决方法 / sundae_meng 电话干扰的解决方法 浪费时间的原因： 1.害怕冒犯别人 2.希望保持消息灵通 3.自我膨胀 4.享受社交的乐趣 阻绝干扰 1.处理 2.转接 3.暂缓 4.速办 5.清净时间 / sundae_meng 运用电话节省时间 暗示他谈话即将结束 提到有时间限制 / sundae_meng 突然造访的不速之客 1.解决方法 延后处理 把访客转交给别人 另外安排时间 2.回答问题 简明扼要 长话短说 / sundae_meng 门户开放的不速之客 解决方法 1.学会过滤 2.转移地点 3.站起来说话 4.不要让别人找到你 / sundae_meng 用人不当的原因及解决 v原因： 员工能力不足 1.公司雇人程序出错； 2.该职位提供了不正当的训练，导致员工不知道 工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。 v解决的方法： 1.教导员工善用时间 2.提升员工时间管理的成本意识 / sundae_meng 社交闲谈的原因及解决 解决方法： 过滤访客与电话 衡量办公地点是否恰当 设置一些暗示社交时间的结束技巧 / sundae_meng 浪费时间的外在因素及解决方法( 二) 权责混淆的解决方法 沟通不良的解决方法 进度失控的解决方法 资料不全的解决方法 / sundae_meng 权责混淆的原因及解决 权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最 主要的因素： 1.权责问题主要是发生在工作项目的说明上 ，说明含糊不清就会导致权责不清。 2.权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪 费精力。有些管理者每天都给很多员工做 某件事的责任，却没有授予他们完成指示 的权利。 / sundae_meng 权责混淆的解决 1.定期更新所有员工的工作说明，以保证他 们真正的权责得到清楚的界定 2.权责对等 交出职责时一定要授予同等的权利 主动检讨并提供对等的职权 / sundae_meng 沟通不良的原因及解决 浪费时间的原因： 不明白事情的重要性 没有时间 没有倾听 沟通的目的不明确 时机不当 沟通的机会不够 / sundae_meng 沟通不良的解决 1.学习改善沟通技巧的步骤 2.学会做好一个倾听者 3.使用恰当字眼 4.运用非语言式的沟通 / sundae_meng 改善沟通技巧 弄清目标； 排除偏见 及时记录 用字谴词是一件非常重要的事情 / sundae_meng 进度失控的原因及解决 浪费时间的原因： 不明白事情的重要性，不知道控制 的进度工具，认为完善的计划会自行达 成目标，没有加强控制及提出适当的进 度报告 / sundae_meng 资料不全的原因及解决 浪费时间的原因： 1.不明白事情的重要性； 2.没有系统，不知道要何种资料以及这些资 料的可靠性，这种情况也会造成浪费时 间。 解决方法： 1.认清事情的重要性，排除优先顺序 2.系统强调的是有条理，有步骤，还要有组 织性。 / sundae_meng 浪费时间的外在因素及解决方法 (三) 会议耽误的原因及解决方法 文件复杂的原因及解决方法 工作搁置的原因及解决方法 旅行不当的原因及解决方法 / sundae_meng 会议耽误的原因及解决 浪费时间的原因： 1.会议没有适当的准备，或者没有会议目的 2.会议没有议程 3.开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少 ，或者是关键的人没有到会 4.开会没有计划 5.会议过多或会议时间过长 6.不能准时开会，或者不能准时散会 7.开会时间有外来干扰 8.讨论脱离议程的内容浪费时间 9.会议没有结论，甚至会而无议，议而未决 10.没有追踪对会议的执行情况 / sundae_meng 会议耽误的解决方法 会议要有目的，没有目的就不开会 召开会议首先安排会议的议程 对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法 安排适当的计划 会议的时间和次数要适当 务必准时开会和散会 应付干扰、提高效率的办法就是指定规则 对于脱离讨论议题的解决办法 会要有议，议要有决，决要有行 追踪会议决议的执行 / sundae_meng 文件复杂的原因及解决 解决的方法 对于优柔寡断解决的方法 不要拖拖拉拉 学会授权 抛开完美主义 及时销毁过时的文件 档案要分类存放 对于各自工作的解决方法 量力而行 要有系统 读速要快 / sundae_meng 文件复杂的解决方法 文件读一遍后处理掉 不做授权给别人的事 文件过期一定要销毁 给档案表明寿命符号 不在一个时间做很多事 / sundae_meng 工作搁置的原因及解决 浪费时间的原因： 1.不明白问题所在 2.没有目标，优先的次序、完成的期限不明确 3.没有自我奖励 4.遇到急事立刻反映 5.桌上一片混乱，没有条理 6.缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性 7.没法把事情分派出去，授权不当 8.接受干扰 9.变更优先程序 10.不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成 / sundae_meng 工作搁置的解决 应明白问题的所在 对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法 自我奖励 遇到急事不立刻反映 桌上东西安排的井井有条，条理分明 强迫自己完成期限，保证事情的完成，控制事情的进度 学会授权 排除干扰 更新，重新安排优先顺序 取得适当的资料是有必要的，展开工作之前，一定要取 得必备的资料 / sundae_meng 旅行不当的原因及解决 浪费时间的原因 1.旅行的目的不明确 2.没有发觉替代的方法 3.忘了需带重要物品 4.没有善用旅行时间 5.旅行安排的时间不好 6.旅行归来后办公桌上堆积如山 7.变更，或者重新安排行程浪费时间 / sundae_meng 旅行不当的解决 首先要弄清楚旅行的目的 寻找替代的方法 列好清单 做好安排，达到最佳的结果 把你工作准备好，不要旅行归来后让你的办公桌 上堆积如山 在安排旅行之前首先要确定所有的约会，利用旅 行安排的行程跟他们约会，这也是一种节约时间 的方法 / sundae_meng 浪费时间的内在因素及解决方法( 一) 危机应付的原因及解决方法 计划欠妥的原因及解决方法 贪求过多的原因及解决方法 事必躬亲的原因解决方法 / sundae_meng 危机应付的原因及解决 1.不明白事情的重要性 2.没有预期会发生问题 3.反映过度把问题当危机看 4.忙着救火 5.做事拖延 6.工作时间预算的不切实际 7.机械故障、人为错误 8.部署不愿透漏坏消息 9.因重要人物提出要求而引起的过度反应 10.进度失控 / sundae_meng 危机应付的解决 记录危机工作日志，分析危机的来源 预期意外事故的发生 不要理会不必要的问题，授权，做自己的事情 预防星星之火 担任主管角色的人应该主动积极，做好总结 低估状态，增加缓冲 动用最能迅速有效调整弥补的资源 培养大家可以范错，强调迅速报告坏消息 弄清楚他们真正的要求是什么 把所有重要计划都安排好时间 / sundae_meng 计划欠妥的原因及解决 1.不明白事情的重要性 2.没有建立系统 3.没有时间拟订计划 4.以危机为导向，假设危机不可避免 5.缺乏自律 6.害怕许下承诺 7.没有指出明确的结果 8.无法指定工作的优先顺序 9.假设计划被紧急事故破坏 10.心里虽然有计划，却认为这计划还没有重要到 可以写下来的地步 / sundae_meng 计划欠妥的解决 建立系统，包括计划表、每日目标、优先次序、完成的 期限，运用好整合组织系统 花时间拟订计划，拟订计划应有先后顺序 认清“危机不可避免”这种危机导向假设是一种错误思 想，预先为偶发事故做好应变计划 要有自律，强迫自己定好完成期限，尝试第一个月目标 优先次序及每日计划，列出同时可提供的协助、监控进 度、评估成果等 不要害怕许下承诺 要指出明确的结果 指定工作的优先次序 紧急事故可能把一天的事情打断，如果这天的工作已经 计划妥当，损失就可以降到最低 / sundae_meng 贪求过多的原因及解决 不了解事情的重要性 欠缺优先顺序与计划 工作时间评估的不切实际 遇到急事紧急反应，或反应过度 野心太大，成就感要求过高 渴望加深老板的印象 过度渴望表现合作的态度 人手不足 完美主义 / sundae_meng 贪求过多的解决 填写工作周的工作计划 要多授权 设定年、月、周、日计划 认清每一件事情所花的时间 分清事情的要义 限制自己的反映 控制自己的野心 讨论老板真正的意图是什么，长期成功比短期印 象更重要 敢于提出拒绝 长期教育训练引导部署 把标准降到合理的程度 / sundae_meng 事必躬亲的原因及解决 缺乏安全感，怕失败 对部下缺乏信心 不清楚不完全令人困惑的指令 期望人人知道事情的细节 不能适当的控制工作 管人过多，没有最终进度，人手不足 / sundae_meng 事必躬亲的解决 学习让他独当一面 从错误中去学习，引导他信任部署 利用进度报告加以控制 学会表达完整 把标准降到大家可以接受的程度 时间成本 要授权 合理的分派工作，检查进度 / sundae_meng 浪费时间的内在因 素及解决方法(二) 条理不清的原因及解决 欠缺自律的原因及解决 无力拒绝的原因及解决方法 做事拖延的原因及解决方法 / sundae_meng 条理不清的原因及解决方法 1.不知道事情的重要性 2.没有系统 3.自我膨胀 4.害怕失去控制 5.害怕忘东西 6.允许外来干扰 7.拖拖拉拉、优柔寡断 8.没有目标、没有优先次序、没有日计划 9.没有授权 10.没有过滤 / sundae_meng 条理不清的解决方法 写下工作日志 利用整合系统来记录 不要自我膨胀 利用工作计划表来提供控制 利用联络日志来帮助记忆 过滤干扰 先处理棘手的，重要的，强迫自己定期限 安排好工作计划 学会授权 要学会过滤 / sundae_meng 欠缺自律的原因及解决 1.设立个人和组织目标 2.安排优先顺序 3.安排完成期限 4.设定追踪表 5.运用日计划检查 6.学会专注的技巧 7.好习惯代替坏习惯 / sundae_meng 欠缺自律的解决 指定目标和标准 要安排完成的期限，要追踪进度 没有运用随手可得的工具与技巧的解决方法 及时完成工作 不做白日梦 做事干脆 不要养成拖延的习惯 / sundae_meng 无力拒绝的原因及解决 1.渴望受到别人的赞许或者接纳 2.怕会冒犯别人 3.对义务的认识错误 4.不知道如何拒绝 5.缺乏工作目标与优先次序 6.别人毫不考虑的就假定你会答应 7.无法拒绝老板 / sundae_meng 无力拒绝的解决 认清可能的陷阱 学会拒绝的技巧 有必要培养拒绝别人的能力 检讨造成的理由并加以控制 仔细聆听别人的要求 替没有优先次序的人决定优先次序 学习说抱歉，善意的拒绝 出示双方同意的优先顺序清单 / sundae_meng 做事拖延的原因及解决 1.没有能力辨认事情的重要性 2.做事拖延是一种自我幻觉，也是一种习惯， 同 时也可以说是一种态度 3.认为遇到压力才有最好的表现，只有让自己 到最后一刻才去做 4.习惯先做简单琐碎的，拖延困难的 5.工作时间的估算不切实际 6.贪求过多，没有定期的监控进度，缺乏自律 7.搁置工作，没有完成期限 / sundae_meng 做事拖延的解决 要有能力辨认事情的重要性 自我分析，认清自己 先做最重要的事情 监控自己的进度 / sundae_meng 高效时间管理之目标及其设定 目标的定义：一种未 来的远景,为了实现 它,人们愿意做些努 力.如果说你没有去做 努力,那只不过是一个 企图. / sundae_meng 目标及其设定 为什么要设定目标 让生活的方向有一种目标感 克服懒惰的心态 专心致志 产生热忱 区分事情的轻重缓急 节省很多时间,把时间摆在最 有生产力的地方. 可以省钱 确认价值重要性 有了目标以后,会提高 有助于成长和进步 目标能唤起你最高尚的才能！目标能唤起你最高尚的才能！/ sundae_meng 重视书面目标的好处 步步高 8.高价值的提升 7.创造人生的预期 6.良性的抉择 5.学会更关注 4.增强自尊心 3.减少矛盾 2.锻炼自信心 1.学会独立思考 步步高 / sundae_meng 目标及其设定 目标设定的指导原则 强调选择 强调内容 白纸黑字注明达成时间表 / sundae_meng 目标及其设定 如何设定目标 -SMART原 则 Specific（具体的） Time-based(基于时间的） Relevant（相关的） Attainable（可达到的） Measureable（可计算的） / sundae_meng 目标搜寻四个阶段 勾勒出生命远景 依据时间标准区分远景目标及生命体系 职业理想的推拟 目标清单开列 / sundae_meng 下年目标 3-5年目标 10年目标 20年目标 人生目标 目标金字塔目标金字塔 使命宣言 角色 目标 / sundae_meng 每日目标 每周目标 月度目标 季度目标 年度目标 目标金字塔目标金字塔 每周目标 角色 目标 计划 行事历授权 / sundae_meng 目标设定步骤 强烈的欲望 信念、信仰、信心 白纸黑字写下来 要问自己怎么做 分析现在的位置 你有哪些障碍 所需要的知识 谁是你的客户 坚持不懈地努力 / sundae_meng 日计划的步骤 写下任务 估计做事的时间长短 留些缓冲的时间给未预见的事情(60/40规 则) 确定优先顺序,简化及授权 追踪与检讨 / sundae_meng 日计划的好处 你可以对第二天有较好的心理准备 集中到重要事情上 借着任务整合,合理的达成你想要得目标 你可以控制你的人生目标或年度目标的进 度 / sundae_meng 成功就是实现预先决定 好的目标或者计划 / sundae_meng 高效时间管理的秘诀之授权 为什么人们不会授权 为什么要授权 授权的类型 授权应该把握的原则 如何接受授权 / sundae_meng 管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分内的若干工作委托 部属履行。 主管所授予的权力应以刚好能够 完成指派的工作为限度。 授权不卸责。 高效成就的秘诀之授权 / sundae_meng 不会授权和要授权 不会授权的管理者不是一个好 的管理者 授权时做事的效益更大 / sundae_meng 事必躬亲与 管理者之间的区别 事必躬亲者：输入 输出 管理者：输入 输出 / sundae_meng 授权的类型 下达指令型 充分信任型 / sundae_meng 下达指令型的特点 管理者 独挑大梁 忙 碌依旧 下属 惟命是从 很难重复 / sundae_meng 充分信任型的特点 最有效的管理之道 注