质量管理体系文件编写培训课件

文件编写培训 几个问题 v如果你是一名新员工，上班第一天就要你开 始工作，你能够做到吗？ v如果你是一位公园中负责草坪管理的员工， 如果发现草坪经常被人践踏而造成了破坏， 你会如何处理？ 质 量 管 理 体 系 v什么是质量管理体系？ 与建立和实现质量方针和质量 目标有关的管理体系的一部分 质量体系内容 v为实现方针和目标 必需具备 组织结构（基础） 资源 （条件） 过程（手段） 程序（方法） ISO9001标准要求 v质量体系应形成文件 质量体系文件的作用 v满足顾客要求和质量改进 v提供适宜的培训 v重复性和追溯性 v提供客观证据 v评价质量体系有效性和适宜性 v质量改进的支持 v动态增值活动 v形成文件不是目的 文件和培训 v文件的详细程度与技能及培训程 度相适应 体系文件的结构 手册 程序文件 作业指导书 表格 体系文件的结构 手册 程序文件 程序 作业指导书 规 范 标准 规程 表格 体系文件的结构 vA质量手册 阐明一个组织的质量方针，并描述其 质量体系的文件 包括：方针/目标、组织结构、职责、 管理原则 引用程序 体系文件的结构 v程序文件（支持质量手册） 描述某项活动的途径及方法的文件 包括： v各部门依据ISO9001标准要求制订的程序 v根据对过程的分析需要制定的程序（如关键 薄弱环节） 体系文件结构 v作业指导书（支持程序文件） 针对对某一作业具体操作过程、方法 、标准或要求的描述。 过程作业指导书 设备维护作业指导书 监视测量类作业指导书 任职资格及培训要求 职位说明书 体系文件结构 v表格和记录（支持程序或作业指导书） 体系运行过程中使用的各种记录 表格及形成的记录。 包括ISO9001要求的记录 如：文 件控制记录 内部审核记录 培训 记录 与产品直接有关的记录 体系文件结构 v质量计划 针对特定的产品、服务、合同 或项目，规定专门的质量措施 ，资源和活动顺序的文件。 我们部门需要写哪些文件？ v部门的 职能活动和目标有哪些？ v如何完成职能活动及实现目标是否复杂？ v这些活动是否组成一个完整的流程？并需要 形成流程图？ v如果没有文件规定新员工是否能够操作？ v活动和方法本身是否有问题，并通过文件规 范和改进？ v其他部门是否也会有同样的规定要求？ v是否需要与其他部门协调？ 部门通常有的文件 v表格 v职位说明书（WI） v业务操作类作业指导书（含流程图） v管理类作业指导书（含流程图） v相关程序（含流程图） 文件编写 v质量手册 v程序文件 v作业指导书 v表格（质量记录） v质量计划 质量手册的编写 v定义 v什么是质量手册？ v阐明一个组织的质量方针，并描述 其质量体系的文件。 质量手册的编写 v质量手册通常至少应包括： 质量方针 影响质量管理、执行、验证或评审工 作的人员职责、权限和相互关系 质量体系程序和说明 质量手册的编写 v格式 v没有统一的要求 质量手册的编写 v构成和内容 v封面 v公司名称地址 v批准 质量手册的编写 v生效日期 v版号 v受控号 v受控文件标识 v目录部分 v概述部分 质量手册的编写 v前言 v企业概况 v手册的控制 v正文部分 v质量方针 v质量体系要素描述 v编写实例 质量手册的编写 v质量手册 v封面 v公司名称地址 v批准 v生效日期 v版号 质量手册的编写 v受控号 v受控文件标识 v质量方针 v引言 v公司概况 v质量手册描述 v发放控制 质量手册的编写 v编写要领 v质量手册正文部分章节的描述 v概述（总体原则） v职责（简要描述工作职责） v根据标准各要素要求分段落描述具体原则 v支持性程序文件 v例： 质量手册的编写 v编写要求 v明确原则性要求 v不要描述具体的做法 v描述“WHAT”而不是“HOW” v例： 质量手册的编写 v质量手册的编写 v格式不变 v内容安排大致不变 v增加修改记录页 v章节描述内容 v原则不变，部分描述进行修改 程序文件编写 v定义 v什么是程序文件 v为完成某项活动所规定的方法 v是质量手册的支持性文件 程序文件编写 v格式 v程序文件的格式 v封面 v组织的标志名称 程序文件的编写 v文件编号 v版号 v修改状态 v拟制、批准签字，生效日期 v受控标识，发放号 v例： 程序文件编写 v格式 v正文 v眉头栏目 v程序内容 v例 程序文件编写 v形式 v程序文件的形式 v文字叙述 v例： v流程图 v例： v二者结合 程序文件编写 v编写内容 v文字叙述程序 v目的和适用范围（WHY） 程序文件编写 v说明为什么开展该项活动 v活动涉及哪些部门的哪方面工作 v职责（WHO） v实施部门、实施人员的责任和权限 程序文件编写 v相关文件 v与该程序有关联的其他文件 程序文件编写 v编写内容 v工作程序 v按活动顺序列出开展该项活动的细 节（方法 记录） 程序文件编写 v规定做什么（WHAT） v由谁做（WHO） v何时做（WHEN） v在何地做（WHERE） v如何做（HOW） 程序文件编写 v考虑服务的有关特性 v采用的材料、设备等 v如何控制 v应填写的记录 v支持文件（程序、作业指导书） v应注意的例外特殊情况 程序文件编写 v编写内容 v流程图程序 程序文件编写 v目的和适用范围（WHY） 说明为什么开展该项活动 活动涉及哪些部门的工作 v职责（WHO） 哪个部门或岗位完成相应的工作 程序文件编写 v工作程序 按工作流程画出流程图 每一活动对应相应的责任部门/岗位 每一活动的方法步骤 需要填写的记录！ 相关文件和记录！ 程序中提及的相关或引用的文件（采用书引号） 流程图的编制方法和要求 程序文件编写 v编写内容 v叙述和流程图两者合一 v以叙述为主，将流程图附后，流程 图可简化 程序文件编写 v基本要求 符合性 v逻辑性 v协调性 v可操作性 v接口性 v实用性 v适用性 v针对性 要求 v职责和权限是否明确 v文件的可操作可检查性 避免有关、相关、关键时、经常等的词语 不能采用形容词（认真、严格、立即报告） v相关文件及记录是否明确 v文件/流程部门与顾客及相关方的覆盖性（上级、国 家） v审核发现不合格或不符如何处理 ISO9001与程序文件的内容编排 v公司总流程（主流程） v按活动要求展开程序文件 v按部门工作流程展开程序文件 v支持性业务流程 程序文件编写 v编写步骤 v程序文件清单 v编写导则 v编写计划 程序文件编写 v实施编写 v审核修订 v讨论定稿 v发布生效 例 作业指导书编写 v定义 v什么是作业指导书？ v为保证过程质量而订的程序 v支持程序文件 作业指导书编写 v基本要求 v内容应满足5W1H原则 v考虑服务有关的特性 v格式不拘一格 作业指导书编写 v典型的作业指导书应包括： v文件名称 v文件编号 v生效日期 v批准签字 v修改状态 v正文内容 作业指导书编写 v案例 表格的设计 v表格的基本要求 v有效完整 v便于使用 v名称 v表格识别号和修改状态 表格的设计 v日期栏 v编号栏 v签字栏 v记录内容栏 v规范化 质量记录表格要求 v设计详细，具有指导意义 v与文件要求结合