《写作技巧》PPT课件.ppt

第五讲 写作技巧 5.1 沟通模型是写作的指南 t撰写着准备写作时，沟通修辞模型的运 用要求确定文件的基本要素 t修辞模型中心整合部分的四个要素可以 帮助撰写者理解如何使写作更为有效 沟通的修辞过程模型 投入 整合 产出 假设 状况 评价 产物 反馈 反馈 意图听众 过程方式 主观的 客观的 目的 方法 具体化 5. 2 确 定 投 入 对写作过程而言，投入指对个人和组 织的反映 t阐明状况：个体特点和在组织中的职位 t明确假设： -对自己的了解，能胜任一定的写作任 务 -赋予撰写者代表组织行事的权利 5. 3 明确写作意图 写什么和写作目的有关；如何写和写作方法有关 主要目的： -撰写者角度：分析问题提出问题下定义 解释说明和说服 -从读者角度考虑写作目的效果更好 从属目的： -个体的合组织的 -有时候是不合法的 5.4 确定读者 t确定特定读者的特征 -读者在书面沟通中的角色 -读者需要的是想要的信息 -明确首要的特定读者的角色及其背 景特征 5.4 确定读者 t区分读者的多重性 -外部读者： 产品用户经销商及其合同管理者 -内部读者：多重的 -间接读者：不是目标读者，但会看到文件 t首要焦点还是产品的最终用户 5.4 确定读者 撰写者用户 合同管理者（ 内部） 撰写者的上 司/团队 社会期望 规范 法律 社会期望 规范 法律 图 5-2 读者的多重性 客户合同 管理者 使用决 策者 5.5 选择写作方式 -考虑写作方式的针对性 -特定的格式 t商业信函：简洁目的明确 ; 用第一人称 t行动指南： -为了完成任务，而不是阅读本身 -独立行形式 ; 表格的频繁使用 ; 建议书 t随机翻阅的文件： -商业报告：可读性 -时事通讯：醒目的标题 5.5 选择写作方式 t合法性文件：阅读后确认 -组织确认 ; 用户确认 t营销类文件：要抓住读者的注意力 t附加信息的必要性：考虑多种方法来满足读者 的多种需求 5. 6 写 作 过 程 将思路转化为文字是个体的行为 t确定思路 t列提纲：要求分析能力强 t头脑风暴法： -自由联想 -分析和归类 t思路树：视图化 t思路草稿 5.6 写 作 过 程 t写出草稿 -“我希望 ”：写作过程中始终注意 写作目的 -草稿不是最终文本 -草稿是文件主体的雏形 -草稿要力求简单 5.7 写好的文件只是第一步 t产物有其自己的生命 t文件写好后就不受撰写者的控制，成了 客观存在的实体 t读者的反应来源于对文件的视觉感受 t是否与读者需求的实际吻合 5.7 写好的文件只是第一步 t读者对文件的评价 -读者具有复杂性和多样性 -要将撰写者能力和读者的推测相结合 t修改或提炼能够改进文件质量 -“每一位撰写者都需要一位编辑” -完善作品的步骤 5. 7 反馈决定效果 t反馈是读者对文件作出的反应 -直接的或间接的 -有计划的或随机的 t组织可以对反馈信息作出计划 t来自组织内部的信息反馈 -“皇帝的新衣”综合症 6. 劝说性信函 Writing Persuasive Messages The most important parts of persuasion are logical reasons, emotional, and credibility. 劝说性信函的目的 t主要目的： Primary Purpose 1. 让读者采取一定行动 To have the reader act 2. 提供足够信息，使读者明了如何行事 To provide enough information so that the reader knows exactly what to do 3. 消除所有阻碍行动的反对意见 To overcome any objections that might prevent or delay action 次要目的 Secondary Purpose 1. 树立作者的良好形象 Good image 2. 维护作者代表的机构的良好信誉 Good image 3. 巩固作者和读者间的关系 Good relationship between the writer and reader 4. 减少或终止今后就同一主题的通信来往，从而减 轻作者的工作量 To reduce or eliminate future correspondence on the same subject so the message doesnt create more work for he writer 6.1 选择劝说方法 Choosing a Persuasive Strategy t你想让对方做什么 t读者如果有，会有什么反对意见 t你举的例子有多有力 How strong is your case 说服力 Argument 可信度 Credibility 实事求是、具体翔实、真实可靠 动情度 Emotional Appeal t针对机构和其文化最合适的劝说方法是什么 What kind of persuasion is best for the organization and the culture 6.2 直接要求的提出 Writing Direct Requests t直接提出要求： 1. 开门见山咨询 Consider asking immediately for the information or service you want 2. 向读者提供实施你的建议所需的信息 Give readers all the information they will need to action your request 3. 要求做你想让他们做的事 Ask for the action you want 6.2 直接要求的提出 Writing Direct Requests 直接提要求时的主题句 Subject lines for direct requests 带多重目的的直接要求 Direct requests with multiple purpose 6.3 问题答案式信函 Writing Problem-Solving Messages t谈及共同点，抓住读者兴趣 t明确定义面临的问题（特别是采用你 的建议即可解决的） t解释问题的解决方法 t向对方展示：积极面大于负面因素 t总结你的建议所带来的益处 t提出你要求对方采取的具体行动 6. 3 问题答案式信函 Writing Problem-Solving Messages 问题答案式信函的主题句 Subject Lines for Problem-Solving Messages 阐述共同问题 Developing a Common Ground 解决矛盾 Dealing with Objections 劝说读者立即行动 Offering a Reason for the Reader to Act Promptly -说明的确存在时间限制的问题 -说明现在就行动可以省时省力 -说明推迟反应的代价 动之以情的劝说 Building Emotional Appeal 6.4 劝说性信函的语气 Tone in Persuasive Messages -措辞选择要看你和对方的关系 -说“请” -写给熟人-使用幽默 写给上司-技巧性很强 -使用主动式祈使句型 6. 5 劝说性电子邮件 Writing Persuasive E-mail Messages -在主题栏中抓住对方的注意力 -主题句宜短些 -大的、涉及改变其价值观、文化或生活 方式的要求不应在电子邮件中提出 6.6 劝说性信函的种类 Varieties of Persuasive Message t催款函Collection Letters t早期信函 Early Letters 中期信函 Middle Letters 后期信函 Late Letters t业绩评估 Performance Appraisals t推荐信 Letters of Recommendation 6.7 案例分析 7. 棘手的劝说情形 Handling Difficult Persuasive Situations Most difficult cases can be solved if you step back and look at the situation from the other persons point of view. 7.1 界定沟通对象 Limiting Your Audience t有时沟通不一定要针对所有人 Sometimes you dont need everyone t仅劝说那些直接受益的人们 Just need persuade those who can get the benefit 7.2 关注方方面面 Bring Everybody on Board t为什么威胁没有劝说有效 Why threats are less effective than persuasion t威胁不能带来持久的改变 t威胁不一定能带来你要的结果 t威胁使人放弃某种行为，甚至在该采取该行动时 t威胁制造出很多压力 t人们讨厌威胁他们的人而且会尽量回避 t威胁可能会导致逆反(counter aggression) 7. 2 关注方方面面 Bring Everybody on Board t劝说的技巧 How to develop a persuasive strategy t弄清为什么对方反感 t寻找诸方满意的办法 t给对方留面子 t提些小要求 t论点陈述要尽量从对方观点出发 7.3 让沟通对象参与 Involving Your Audience t管理方面可以： t帮助人们发现问题 t明确需要变革的价值观或文化 t让大家共同寻找问题的答案 t明确而象征性的对变革表示支持 7.4 树立可信度 Building Your Credibility t工作中的可信度来自于三个方面： 知识 knowledge 形象 Image 关系 Relations 7. 5 动之以情 Buildin