浅谈我国事业单位人事档案管理现状

1 / 5 浅谈我国事业单位人事档案管理现状 前言 人事档案管理是一项具有极大社会价值的工作 ,它是事业单位进行人事任用和人事管理制度改革的基础 ,是实现人力资源优化配置的保障。真实、全面、完整的人事档案信息 ,可以帮助事业单位健全合理的人员分配机制 ,从而构建和谐的工作环境 ,助力事业单位的健康发展。 一、事业单位人事档案管理的存在问题 (一 )硬件设施方面。一些人事档案管理部门硬件设施落后 ,除保存与保护设施等基础设施的配备不足以外。档案信息管理的硬件设施落后 ,还主要表现在信息化存储方面。许多档案管理部门仍然以传统 的纸质材料为主要的信息存储介质 ,致使纸质档案在长时间的保存过程中易出现虫蛀、霉变、丢页等现象 ,影响档案的完整性及实用性。近年来人事档案管理的服务对象正逐渐从过去的党政机关部门、组织人事部门和各级领导 ,向如今的多部门转变 ;利用目的及形式也从以往的单纯提供鉴定、政审材料转变为学历证明、身份证明和办理公证等多种证明的提供。由于服务对象及使用目的的多样化转变 ,传统的单纯依靠人工对大量的纸质档案进行查阅、检索 ,不仅工作量大 ,而且准确率也难以保证。 2 / 5 (二 )方法制度方面。一方面 ,当前的人事档案内容及管理制度不能与事业单 位人事制度改革的需要相适应。我国现行的人事档案管理制度主要以干部档案工作条例为依据 ,将人事档案的管理主要分为按管理权限管理和隶属关系管理。随着人事制度改革的不断开展与深入 ,事业单位普遍建立了公开招聘、解聘、辞聘的岗位聘用制度 ,在促进公平的同时 ,也使得人员流动及隶属关系变化更加频繁 ,在这样的现实环境下 ,如果仍然采用传统的人事档案管理制度 ,显然不利于实际工作的开展。在档案内容的设定上 ,现行的内容要求大多也是依据干部档案工作条例 ,没有与事业单位人事制度改革相结合 ,一些信息的录入不全 ,也给当前档案内容的实用 性带来了局限。另一方面 ,档案管理制度不够规范完善。一是材料管理、制作不规范。虽然现行的人事档案管理制度要求对档案进行分类保存 ,对所使用的材料也有规范性的要求 ,但对所各项要求的具体划分不够细致 ,缺乏统一性 ,导致对材料的分类与制作要求把握不准 ,随意性较大 ,影响了人事档案的制作、查阅与利用。二是对档案管理制度执行的监督不力。虽然在近年来档案达标检查工作的鞭策下 ,大部分事业单位都建立了一套从收集、保管到归档 ,等方面的保密制度 ,但是有些单位对于规章制度的执行却并不尽如人意。如在人员调动时 ,档案不能及时转递或交由本人自 带 ;接收档案时 ,不认真查清材料是否齐全 ,不及时填写并邮寄3 / 5 回执 ;未收到回执时 ,不及时电话催要等。 (三 )从业人员方面。从客观上看 ,存在从业人员的配备及工作能力不足的问题。人事档案管理工作琐碎繁杂且具有极强的连续性 ,若要保证档案管理的高质量 ,则必须要有一定的人力投入。然而事业单位受体制改革的影响 ,人员编制大幅缩减 ,有的单位甚至一人身兼数职 ,加之人员的流动性增强 ,档案管理的从业人员调换也更加频繁 ,这样既不利于从业人员对于所从事工作的了解与掌握 ,也不利于其工作经验的积累与工作的连续性。从主观上看 ,存在从业人员认识 不到位、责任心不强的问题。很多档案管理人员对于所从事的工作认识不够深刻 ,只是简单的理解为档案的收集、归档、保管与数据抄写 ,错误的认识必然会导致缺乏对人事档案管理工作的重视 ,使工作流于表面形式 ,极易发生错误与疏漏 ,阻碍事业单位人事管理工作的发展进步。 二、事业单位人事档案管理的优化建议 (一 )增大资金投入与技术支持 ,加强基础建设。充足的硬件设施配备是保证人事档案管理工作发展进步的必要条件。为保证档案的保存与摆放 ,应配置铁质的档案柜及统一的档案夹 ,库房应配备相应的“六防”设施和其他安全设施。为提高档案管理的 信息化程度 ,应配备先进的计算机设备及相应的管理软件 ,建立纸质、电子格式共存的多样化的档案管理模式。保障人事档案资源的管理工作适应现代化要求。 4 / 5 (二 )合理优化、完善规章制度 ,提升制度建设。将人事档案制度与现阶段人事管理制度相结合 ,适应人才流动性增强的现实需要 ,精简手续、创新渠道 ,充分利用信息化手段传递信息的快捷性 ,建立便捷的档案转递制度。在档案内容的制定上 ,可将岗位聘用合同及在招聘、解聘、辞聘过程中形成的考察性内容作为补充 ,从而增强档案内容的实用性。进一步细化当前的规章制度 ,对各项内容做好明确的要求 ,比如在 使用材料上 ,用固定规格的纸、用规范的笔进行书写、填写材料时要留出装订线等 ,使对制度的执行有据可依。建立档案管理领导小组及档案管理长效机制 ,定期进行检查、指导 ,及时解决所发现的问题 ,并结合激励机制 ,进行动态管理。多管齐下 ,进一步推进人事档案的制度化建设。 (三 )结合思想教育与理论培训 ,增强人才队伍建设。要对档案管理的从业人员进行系统的培训 ,既包括档案管理专业知识 ,又包括计算机知识及档案管理软件知识 ;既包括业务能力培训 ,又包括思想认识教育。在实际工作中做到档案及时归档、装档、收集、补充、更新 ,对档案材料的鉴别 、分类准确无误 ,不积压、无缺失 ;在思想认识上做到真实客观反映事实 ,杜绝泄密现象。培养出具有脚踏实地、淡