固定金库审计现场检查操作说明.ppt

固定金库审计现场检查操作说明 负有查库职责的人员及频次 岗位检查频次依据制度制度内容 市分行行长1次/年 关于加强公司业务风险 控制的通知【2009】22 号 市分行行长每年 查库不少于一次 市分行主管行 长 1次/季 中国邮政储蓄银行河北 省分行人民币现金出纳管 理办法冀邮银发【2009 】276号 市分行主管行长 每季度对市分行 本身金库查库一 次 县支行行长/市 分行营业部主 任 1次/季 关于加强公司业务风险 控制的通知【2009】22 号 市分行营业部主 任、县支行行长 每季查库不少于 一次 县支行主管行 长/市分行营业 部主管主任 1次/月 中国邮政储蓄银行河北 省分行人民币现金出纳管 理办法冀邮银发【2009 】276号 县支行主管行长 至少每月查库一 次 岗位检查频次依据制度制度内容 会计部负责人1次/月 中国邮政储蓄银行河 北省分行人民币现金 出纳管理办法冀邮 银发【2009】276号 会计部负责人要每月 查库一次，将会计 人员及本人查库情 况向行长汇报 会计主管2次/月 中国邮政储蓄银行河 北省分行人民币现金 出纳管理办法冀邮 银发【2009】276号 会计主管每月查库二 次 会计人员1次/周 中国邮政储蓄银行河 北省分行人民币现金 出纳管理办法冀邮 银发【2009】276号 会计人员要每周查库 一次； 审计人员1次/月河北省审计工作条例 每月对会计、出纳、 实时监控、汇检、 后监、金库检查一 遍。 审计现场检查内容及方式： （一）库管员配置情况 l具体要求： 1.二级分行金库至少配备两名以上专职库管员和两名预备库管员 。一级支行金库至少配备两名以上专兼职库管员和两名预备库管 员。兼职管库人员要合理兼职，但不得兼任守库工作和担任会计 、出纳记账任务，要重点做好管库工作。 2.后备顶班人员顶班时，必须做到甲顶甲、乙顶乙，不得交叉， 并与库管员按现金钱箱（袋）库存登记簿记载的具体内容进入金 库内逐项核对相符后，办理交接手续。非经审查批准的人员不得 临时顶班。 主要方式： 1.对照人力资源部门提供的岗位职责表、员工花名册， 查阅金库出入库人员登记簿、库管员交接班登记簿。 2.登录指纹锁控制系统，与系统设置、读取的使用记录进行核对 。 3、询问并核对库管员有无兼职会计和出纳等岗位。 （二）库管员基本素质 l具体项目： 3.库管员应为正式员工、经人事部门审查、安全保 卫部门批准任用上岗。 询问人力资源部门，调阅员工档案、相关审批记录 和培训记录。 4.经上岗培训，并具有三年以上出纳或会计、储蓄 专业年限。 5.对岗位职责和权限的掌握情况。 主要方式： 询问库管员是否明确掌握本岗位具体工作职责和权 限。 （三）进出库内人员管理 l具体项目： 6.实行双人管库，两名库管员出入金库必须同出同进，严 禁一人入库或在库内分别工作。 7.当班负责存取库存现金的库管员入库，应严格履行出入 库登记手续，详细记录出入库时间、事由和人员姓名，严 禁将个人物品带入金库内。 8.对入库人员进行审批，并将审批通过的人员名单书面通 知邮政企业发放进出金库许可证；库内工作人员岗位变更 提前通知邮政企业，及时收回/发放调离/调入人员进入金 库许可证。 主要方式： 结合金库出入库人员登记簿和经本行审批并向邮政安 全保卫部门报备的有权进入库内人员名单、进出金库许可 证，抽查监控录像对执行情况进行核对。 l具体项目： 9.严格控制无关人员进入库内，除库管员以外，其他人员未 经领导批准严禁进入库内（库管员和管库替换人员在不担任 管库任务期间也不得进入库房）。 10.按照日常开启金库的实际需要，合理设置正常开启时间 ，并通知邮政企业保卫部门。非正常时间开启金库，应由市 县邮政储蓄银行领导授权，并通知邮政安全保卫部门。 11.非管库人员因检查、设备维护等情况需要进、出库区和 管库人员非工作时间进出金库，应须领导批准，并通知安全 保卫部门，认真履行登记手续。 主要方式： 现场询问并结合金库出入库人员登记簿、库管员交接 班登记簿，抽查监控录像，检查控制无关人员进入库内的 管理情况。 （四）库管员履职情况 l具体项目： 12.按要求执行现金出入库操作流程和网点钱箱（袋）出入库操 作流程，并按规定办理出入库手续。 13.每天营业终了，按照规定对库存现金清查盘库，保证账实相 符，同时建立账簿并按要求登记。 主要方式： 1.调阅监控录像，对现金、网点钱箱（袋）出入库操作流程进行 抽查。 2.检查是否按规定建立并使用出入库票及相关登记簿，并对登记 内容进行抽查。主要单据及登记簿包括：邮政金融现金入库票 、邮政金融现金出库票、邮政金融现金登记簿、邮 政金融现金款箱寄库登记簿、金库出入库人员登记簿以及 邮政现金款箱寄库登记簿、邮政金融金库代保管品实物登 记簿（后两种登记簿为代保管邮政的现金和物品，视实际情况 决定是否检查） l具体项目： 14.金库内保管的邮政金融现金与钱箱（袋）必须做到有物有账 、账物相符。 主要方式： 检查会计账与出纳账是否相符，核对金库现金总数与账面总数 是否相符，按现金钱箱（袋）库存登记簿记载的具体内容进入 金库内，现场逐项核对是否相符。 l具体项目： 15.金库现金物品出入库应在外库交接区进行，未设置交接区的 固定金库，可暂在点钞室或守库室内进行交接。 主要方式： 1.调阅监控录像，抽查是否存在库管员不清点、直接将现金物 品拿出库区，或出纳员、协款员将现金物品直接放入库体内的 现象。 2.核对交接（签章）手续是否登记齐全、规范。 l具体项目： 16.库内所存票款、有价证券等必须锁入专用保险柜内，并 打乱密码，不得搭架散放。 17.库体内严禁存放枪支弹药，禁止吸烟、不得堆放与库款 无关的其它易燃、易爆、化学腐蚀等危险物品和杂物，不 准存放个人财务和其它物品，确保金库安全、整洁、卫生 。 主要方式： 现场观察、并抽查监控录像： 1.库存现金是否锁入专用保险柜内，并打乱密码。 2.有无禁放物品。 l具体项目： 18.进入金库应先将入侵报警器撤防，检查库门有无异常现 象，离开时设防报警装置，关闭库内照明电路 主要方式： 现场询问金库库管员是否知道入侵报警器、照明电路的开 关位置以及使用方法和步骤，抽查监控录像核实 （五）钥匙和密码/指纹的使用及管理 l具体项目： 19.机械密码锁的钥匙和密码必须分管，严禁交叉或横传使 用，防止造成钥匙失控。 主要方式： 1.现场观察、并抽查监控录像，检查钥匙、密码是否存在失 控现象。 2.检查库管员交接班登记簿相关记录，询问日常管理、 使用、保管及交接情况。 l具体项目： 20.备用钥匙的封存及使用、登记情况 主要方式： 询问备用钥匙的封存及使用情况，查阅金库、保险柜副钥 匙（密码）保管登记簿。 l具体项目： 21.指纹控制系统的使用及管理情况 主要方式： 1.要求必须两人以上分别输入指纹才能开启，一人输入 两枚指纹不能开启。 2.指纹管理员权限由县支行主管行长/市分行营业部主管 主任管理，负责有权进入金库人员指纹的登记、删除和 开启时间的设置、读取使用记录等。 3.指纹登记、删除、开启时间设置应做记录，管理员指 纹不能开启指纹锁。 4.主管行长至少每季度读取查看一次指纹使用记录，并 做好查看记录。 （六）查库制度落实情况 l具体项目： 22.二级分行行长至少每年一次、主管行长至少每季一次，一级支行 行长（分行营业部主任）至少每季一次、主管行长（分行营业部主管 主任）至少每月1次不定期组织并参加金库查库工作，并做好检查和 整改记录。 23.会计部负责人至少每月一次、会计主管至少每月两次、会计至少 每周一次不定期查库，长假后第一工作日必须查库（不能作为每周一 次不定期查库任务）；审计部门至少每月一次不定期查库。查库人员 要做好检查和整改记录。 主要方式： 1.要求查库过程中，两名库管员必须自始至终同时在场；参加查库人 员不得少于两人，应在查库记录簿上详细记载查库情况，由参加查库 的所有人员在查库记录簿上签章确认。 2.结合金库出入库人员登记簿，调阅监控录像，查阅查库手续及 相关记录进行核实检查情况是否真实、内容是否齐全。 （七）点钞室管理情况 l具体项目： 24.点钞室防盗门钥匙指定点钞人员专人保管、使 用，点钞时应将点钞室防盗门从内锁好，严禁开 门点钞。 主要方式： 抽查监控录像核实。 l具体项目： 25.邮政银行应将有权进入点钞室人员的名单，书 面报备邮政安全保卫部门，遇人员变动时应及时 报备新名单。 主要方式： 查阅向邮政安全保卫部门报备的有权进入点钞室 新人员名单，抽查监控录像进行核实。 l具体项目： 26.严禁点钞业务人员将个人物品带入点钞室。现金清点、 打捆等操作必须符合双人眼同原则，严禁一人在点钞室单 独作业。在办理交接、点钞等工作时，应置于主角度的视 频监控之下。 主要方式： 抽查监控录像核实。 l具体项目： 27.业务人员进入点钞室应先将入侵报警器撤防，离开时必 须及时设防，有关密码应经常更换，不得泄漏。 主要方式： 现场询问业务人员是否知道报警装置的开关位置以及使用 方法和步骤，抽