综合管理体系相关制度.ppt

湖南省工业设备安装有限公司 综合管理体系相关制度宣讲 n 随着公司生产经营的不断扩大，公司的 综合管理体系也越来越完善，制度也越来 越健全。综合管理共涉及以下七大职能： 行政事务、文件管理、档案管理、信息管 理、法律事务、改革发展、武装保卫，对 应的有13个管理制度。现列表如下： 综合管理相关职能及对应的制度 职能文件名称文件编号备注 行政事务接待管理办法XA010012-2009 文件控制公文处理办法XA010005-2008 文件控制程序XA010006-2008 记录控制程序XA010007-2008 档案管理档案管理办法XA010008-2008 法律事务法律法规和其他要求识别与评价程序XA010009-2008 公章管理规定XA010010-2010 项目印章管理办法XA010013-2010 法律事务管理办法XA010014-2010 项目责任人担保管理办法XA010015-2010 改革发展内部单位综合考核办法XA010011-2009 信息管理计算机网络系统管理条例XA010016-2008 武装保卫消防安全管理暂行规定XA010017-2002 法律事务管理办法 公司办公室 史 骥 2011年2月28日 湖 南 安 装 l 有人将公司法律风险与公司风险做了这样一 个比喻：法律风险，只是公司在社会海洋中航行 时触碰到的各种“暗礁”（风险）的一种；但是 ，公司的任何一种“撞礁”风险，最后都会带来 法律风险。 2005年3月18日，国务院国资委与全球企业 法律顾问协会在北京召开了国有重点企业法律风 险防范国际论坛。当时的国务院国资委副主任黄 淑和在论坛上发表了题为加强法律风险防范保 障和促进中国国有企业改革与发展的讲话。黄 淑和说，法律风险一旦发生，企业自身难以掌控 ，往往带来相当严重的后果，有时甚至是颠覆性 的灾难，建立健全法律风险防范机制，是加强企 业风险管理最基本的要求。 中航油事件 l 中航油，一个因成功进行海外收购曾被称为“买来个石油帝国 ”的企业，却因从事投机行为造成.亿美元的巨额亏损。一 个被评为年新加坡最具透明度的上市公司，其总裁却被新 加坡警方拘捕，接受管理部门的调查。新加坡公司是中国航油集团 公司的海外控股子公司，其总裁陈久霖，兼任集团公司副总经理。 经国家有关部门批准，新加坡公司在取得中国航油集团公司授权后 ，自年开始做油品套期保值业务。在此期间，陈久霖擅自 扩大业务范围，从事石油衍生品期权交易，这是一种像“押大押小 ”一样的金融赌注行为。陈久霖和日本三井银行、法国兴业银行、 英国巴克莱银行、新加坡发展银行和新加坡麦戈利银行等在期货交 易场外，签订了合同。陈久霖买了“看跌”期权，赌注每桶美 元。没想到国际油价一路攀升，陈久霖“押了小点开盘后却是大点 ”。年月以来，新加坡公司所持石油衍生品盘位已远 远超过预期价格。根据其合同，需向交易对方（银行和金融机构） 支付保证金。每桶油价每上涨美元，新加坡公司要向银行支付 万美元的保证金，导致新加坡公司现金流量枯竭， 年月日至今，被迫关闭的仓位累计损失已达.亿美 元，正在关闭的剩余仓位预计损失.亿美元，账面实际损失和 潜在损失总计约.亿美元。中航油新加坡事件东窗事发后， 人们发现当时的中航油曾聘请了国际四大会计师事务所之一安永 会计师事务所制定了风险管理手册，但是在实际执行中却流于 形式。由此可见，如何实施制度，是构建制度不可或缺的一个方面 。这也是我们今天重点和大家讨论的！ 目录 l第一章 总 则 l第二章 法律事务组织管理体制 l第三章 公司行为合法性和重大合同审查 l第四章 诉讼与仲裁管理 l第五章 非诉讼法律活动处理 l第六章 外聘法律中介机构管理 l第七章 法律业务的培训与管理 l第八章 附则 第一章 总 则 l第一条 为规范公司法律事务的处理，优化 管理流程，不断提高公司法律事务处理能 力及法律风险防范水平，结合公司的实际 情况制定本办法。 l第二条 本办法适用于公司法律事务管理工 作。 l第三条 公司法律事务工作的处理须遵循有 效维护公司合法权益和充分协调必要关系 相统一的原则。 l解读：这一章统领整个办法，明确了本办 法的出台目的、适用范围、办事原则。 第二章 法律事务组织管理体制 l具体分管法律事务工 作 l负责处理公司具体法 律事务 l负责处理分公司具体 法律事务 总法律顾问 公司法律事务机构 分公司法律事务机构分公司法律事务机构 第三章 公司行为合法性和重大合同审查 l 公司法律风险贯穿于公司发展的整个过 程，与公司的生死存亡息息相关。关键的问 题是公司在每个阶段所面临的法律风险各异 ，可能造成的后果也不相同。据统计，在中 国每天有2740家企业倒闭，每小时就有114 家企业破产，每分钟就有2家企业破产。中国 民营企业的平均寿命只有2.9年，是日本企业 的十分之一，美国企业的十三分之一。在不 同阶段，对公司法律风险控制的程度有一个 大概的统计，基本上是：事前控制：100%， 事中控制：85%，事后控制：15%。可见， 事前控制对法律风险进行防范是最有效的， 事中控制不如事前控制，事后控制不如事中 控制。下面所讲的公司行为合法性和重大合 同审查就是事前控制的重要手段。 第三章 公司行为合法性和重大合同审查 l实施对公司有重要影响的公司行为前， 需公司法制办或外聘法律顾问出具法律 意见后方可实施。 l审查内容： l(一)对外投资行为； l(二)企业重组和资产重组行为； l(三)企业重大融资行为； l(四)企业重大担保行为； l(五)各类合同（根据公司相关管理办法 执行） 关于风险防范的一些建议 事前控制 l规避投标风险 首先，加强投标前的调查。业主是资金 链的龙头，其支付能力是当前施工企业必须 认真面对的风险，应对拟投标项目的风险进 行充分分析（如：业主的支付能力、业主长 期信誉、市场变化、自然环境、施工人员素 质等） 其次，编制标书时应审慎报价。避免低 价恶性竞争，价格上留有余地，才有一定抗 风险的能力；尽量充分考虑到总价包干工程 的工程量差、漏项或估价失误等报价失误 第三，注意合同条款可能包含的风险（ 如：合同计价方式、合同价款调整条款、奖 惩条款） 事中控制 l加强过程管理 第一，确保工期和质量，这是施工企业的立身之本，也是发包方最重要的反 索赔借口； 第二，积极办理签证； 签证一要有据（如图纸、工程变更通知单、会议纪要等） 二要及时（施工合同中约定的时间） 三要按程序办理（施工合同中约定的签证程序） 四要注意签证权限（签字人是否具备签字权力） 第三，要注意收集并保留证据； 第四，应特别关注业主的非预期性违约，善用不安抗辩权。 l 不安抗辩权：合同法第68条规定，应当先履行债务的当事人，有确切证 据证明对方有下列情形之一的，可以中止履行：（一）经营状况恶化；（二）转 移财产、抽逃资金，以逃避债务；（三）丧失商业信誉；（四）有丧失或者可能 丧失履行债务能力的其他情形。当事人没有确切证据中止履行的，应当承担违约 责任。 第69条规定，中止履行的，应当及时通知对方。对方提供适当担保时，应 当恢复履行。中止履行后，对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供适当担 保的，中止履行一方可以解除合同。 如果发现投资方经营状况恶化，丧失或者可能丧失履行合同的能力，我方可 以公证的形式进行催告，如业主在合理期限内未能提供担保或恢复履行，我方则 可在书面通知业主后停止施工。 第五，慎对停建项目 一 停工前，要求业主或监理单位发布书面指示； 二 停工时，与业主对已完工程量进行确认； 三 停工中，与业主签订停工或暂停施工协议； 四 停工后，就已完工程向业主正式提交结算报告。 事后控制 l注意债权诉讼时效 诉讼时效是指不行使权利的事实状态经过法定的时间,即依法产生该项 权 利不再受法律保护的制度。建筑业一般债权诉讼时效为两年，为防止债权 过期，根据诉讼时效的法律特点，可采取如下针对性的预防措施： 第一，及时办理决算确认债权； 第二，定期催讨工程款并留下书面证据； 第三, 对于工程欠款数额较大、完工后较长时间还未支付的，可根据 具体情况按如下三种方式分别处理： 一是对方有履行能力，与对方签订还款协议 二是对方能提供担保的, 要求对方提供担保 三是对于信誉较差、有大量外债甚至资金链有断裂迹象的建设单位， 应立即起诉，并申请财产保全。 善用优先权利 合同法第286条发包人未按照约定支付价款的，-，承包人 可以与发包人协议将该工程折价，也可以申请人民法院将该工程依法拍卖 。此条规定了工程款优先受偿权，是法律对施工企业的特别保护。优先权 的行使应注意以下几点： 第一，优先权不可放弃； 第二，优先权行使的期限是从竣工之日起或者合同约定的竣工之日起 六个月； 第三，优先权的效力及于已被法院查封、冻结的建设工程； 第四，起诉时主张优先权应有具体的诉讼请求； 第五，工程款优先权不能对抗已支付全部或者大部分款项的业主。 第四章 诉讼与仲裁管理 办事流程 1、分公司填写涉诉案件审批表 2、法律文书收到当天上报公司法务机构 3、如聘请社会法律中介机构处理具体法律事务应当 与其签订专项法律服务合同，并报公司法务 机构备案。 1、经公司法制办、公司主管领导分级审批后开具授 权委托书。 2、案件所涉及的相关业务经办人应全程协助诉讼代 理人员。 3、应当在法律规定的期限内依法处理。 1、经办人员应在一个月内对案件相关资料进行整理 ，经责任单位负责人认可后，交公司法制办归档 备查。 2、案件审结后，对生效法律文书（判决书、裁定书 、调解书、行政处罚通知书等）确定的给付义务 ，责任单位应在文书确定的时间内履行完毕。如 有特殊情况，须及时与公司法制办共同商定处理 方案。 对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时 ，应及时报公司法制办，在法定申请执行期限内 向人民法院申请强制执行。 发生 处理 结案 诉讼与仲裁管理 l其他注意事项： 1、结案归档资料应包括以下内容: （一）案件处理概况表（表格见本办法附表） （二）处理过程中产生的所有正式材料，包括起诉状、答辩状、当事 人双方提供的证据、判决书或裁决书、调解协议及其他相关书面 材料。 2、各级法务机构于每季初将上一季度所属诉讼案件情况上报公司法 制办。（诉讼（仲裁）案件基本情况季报表） 3、各分支机构在每年1月份将上年度诉讼和仲裁整体情况以书面形式 总结上报公司法制办。 年度书面总结主要包括以下内容： （一）分公司上年度案件总数、涉案总金额及案件损失额等； （二）诉讼和仲裁工作经验、教训总结； （三）对公司在经营管理活动中防范法律风险的建议； （四）分公司上年度应对诉讼和仲裁的主要制度建设情况； （五）聘请社会法律中介机构的情况。 第五章 非诉讼法律活动处理 l非诉讼法律活动是指不通过诉讼（仲 裁）方式处理法律纠纷的活动。 l例：合同谈判、工程结算谈判、律师 函、行政复议、听证等 l办事程序：向公司法务机构申请公 司法务机构备案开具相关授权处 理处理完毕，资料归档（同诉讼资 料归档） 第六章 外聘法律中介机构管理 l单项法律事务： 1、需签订专项法律服务合同 2、合同报公司法务机构审核备案 l常年法律顾问： 1、需签订常年法律顾问服务合同， 期限不超过两年 ，续签需进行年度考 核 2、具有律师资格 3、报公司法务机构审核备案 项目责任人担保管理办法 l本办法中的担保人系担保法中的保证人，所进行的担保 行为系担保法中的保证行为。 l保证是指是指保证人和债权人约定，当债务人不履行债 务时，保证人按照约定履行债务或者承担责任的行为。 l目前实际执行中仅对联营项目要求担