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第二章 公文的写作方法本章要点 1.法定公文的构成要素及法定格式 2.公文的成文方法 第一节 法定的构成要素及法定格式 一、法定公文的构成要 法定公文，就是由有关法规所规定的公文，包括行政公文，党务公文等。由国务院发布的国家行政机关处理办法都规定的公文是行政公文；由中国共产党机关公文处理条例所规定的公文是党务公文。这两种公文都具有法定的权威性和规范的格式。 法定公文的构成包括内容和外形两个方面，文头（眉前）、正文（主体）、文尾（ ）三个部分： 公文构成 1.眉前（文头）的构成要事：（1）份号（公文份数）-指公文总印发数中某份公文的序号。（2）秘密等级和保密期限。秘密等级分为绝密、机密、秘密3级。（3）紧急程度。分为“特急”和急件“两种。（4）发文机关标识。发文机关公文的固定称呼。由“发文机关称谓+文件”组成。如：“中共中央文件”、“国务院文件”、“盘锦市人事局文件”等。联合发文的，可以用主办机关名称，也可个机关 ，但主办机关排列在前。（5）发文字号（问号）指某件公文在发文机关一个年度内发问总号中的实际顺序号。由“机关代字+年号+序号”三部分组成。如：“盘人发20031号”。“盘人发”代表盘锦人事局发文：“2003”表示2003年的文件。“1号”表示当年的第一个文件。这里要注意三点： 机关或单位 字一般不超过三个字； 年份要用阿拉伯数字，不能缩写（如把2003年写成03年） 几个机关联合发的，只用主办机关的文号。（6）签发人，批准发出的机关领导人。2.主体（正文）的构成要等：（1）标题，是公文内容和作用的高度概括，由“发文机关+事由+文种”三个部分组成。如：中共辽宁省委、辽宁省人民政府关于盘锦市是政机场改革方案的通知。；这是比较规范的方式。但有时也可以由两部分组成，由两部分组成时有三种情况：一是“发文机关+文种”。如：“中共中央通知”二是“事由+文种”如：“关于做好非典型肺炎防治工作的通知”三是“转发+始发机关及原通知标题”（如转发国务院关于 的通知）或者“转发+始发机关及原文见标题+通知”（如：转发国务院关于 的决定的通知）还可以只有文种，发文机关和事由都不用，这类公文常常是不大重要的带有周知性的公文。（2）主送机关，指负责处理和执行公文的机关单位，是公文发送的最直接，最主要的对象，这里需要注意三个问题：一是称谓要准确 ：上行文一般要写主称，除人人公认， 的机关（如：“中共中央：，“国家教委”“中宣部”等）简称外，其他都不宜随意简化。（如：“中共中央统战部”就不宜简称“中统部”）另外组织和个人不能并列（如：市政府办公室并市长“等）二是上行文一般只写一个主送机关，其中请示、报告、函文种只能有一个；下行文一般写给直属下级，如果是签发性的下行文，一般可用简称，如“市直个部门”等。三是面向机关全体的或社会群体的，或者公务员是周知的，重大的公布性公文（如决定、决议等），常常不写主送机关，或把主送机关置于问尾（如“此文件发至县团级”等）（3）正文，是公文最基本最重要的内容。一般由三个部分构成，即开头（缘由）、主体（事项）、结尾。待下一节专门讲。（4）附件，是正件附属材料名称和件树的标准。是用以完善正件内容的依据材料或参考材料。一般有两种情况：一是补充说明主件某些内容的材料，如报表、照片、典型材料等技术性公文；二是补充说明正件主要内容的材料，如转发的文件，随文发布的行政法规和规章。正文中已注明附件名称的，在附件项内可不必重复标示。（5）公文生效标识（制发机关 或落款，如果是有机关负责人落款的叫签署）。这里要注意两个问题：一是有固定文件版头的制发机关可把发文机关名称省去，直接落发文日期即可。二是几个机关联合发文的，主办机关在前，其他按公文内容涉及面和职责大小依次排列。（6）成文日期，指公文生效的法定时间，一般用汉字小写数字，如“二00三年月”，也可用阿拉伯数字。成文日期有四种情况： 一般性文件以发出日期或领导签发日期为准； 会议通过的文件，以会议通过的日期为准； 法规性文件的批准日期为准； 几个机关联合发文的以最后一个领导签字的日期问准（7）附注，说明其它项目不便说明的事项，如传达范围，引文出处或名词术语等。3. （文尾） （1）主题词，指经过规范处理的用来标引中心内容的词语，上代表公文内容特征和归属类别的最关键的词语，也是公文信息输入计算机和检索的信号，主题词一般要包括如下内容：一是类别词，如“工业”、“能源”、“交通”、“邮电”等二是类属词，包括反映文件内容的词如“水土 ”；反映文件形式的词即文种，如“通知”等例：国务院关于做好1998年 等学校毕业生就业工作的通知（同发199816号）的主题词是“教育、学生、就业、通知”。主题词一般不能超过5个，顺序先标类别词，再标类属词。（2）抄送抄报机关，需要了解公文内容但不负责出处理和执行的机关。抄送指平行、下属或不相隶属的机关；抄报指上级领导机关或无直接领导关系但就组织系统关系来说，相当于上级机关，这里需要注意是以下几点： 向下级机关主送的重要的带有规定性，知道性文件应向直管上级机关抄报； 因特殊情况需越级行文时，需向越过的上级抄报； 上级机关向双重领导下的下级机关行文时，应同时向另一上级抄送； 是双重领导的下级机关夏管内其中一个答复，办理责任的上级机关主送公文时，应同时向另一上级机关抄送； 请示一律 主送上级机关的同时，再向平级或下级机关抄送。 一切与公文办理，答复毫无关系的不具备了解公文内容资格和必要性的机关单位，一律不得抄报或抄送。（3）印发机关，一般指机关的中枢办公部门。（4）印发时间。（5）印数，指公文印的总数。二.法定公文的法定格式根据国家行政机关公文格式（国家质量技术监督向1999年12月27日修订并发布）规定“公文用纸一般使用纸张定量60g/-80g/ 的胶 印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度15次，不透明度85%， 值为7.59.5。“公文用纸幅面尺度：” 148中规定的 型纸，其成品幅面尺寸为： 1.眉首（文头）。占首业的1/3篇幅，下设横线与主文部分隔开，如果是党务公文，间隔线中印为红五星。其中： 份号，在眉前右上端， 书写。 秘密等级和保密期限，在版的右上角第一行，秘密等级的标志为“”前标秘级，后标期限。如：“机密5年” 紧急程度，在秘密等级的下边。发文机关标识，在间隔线之上的中间处，用大号字标出。发文字号，在文件名称左下方，间隔先之上，字体字号与正文相同。签发人，在发文字号同两行的右侧空两格的地方。2.主体（正文）从中隔线下空两格处开始。其中：标题：间隔先下空一行的中间位置要求排列美观，匀称。具体排列形式可以采取一下8种： a.直尺式： b.短长式 c.长短式d.宝塔式e.倒宝塔式f.校子式g.腰鼓式h.正副题式标题的字号要比正文大一些。主送机关，位于标题与正文之前，顶格书写，如主送机关文字较长。 也要顶格书写。正文。在主送机关下空两格开始。附件，在正文的左下侧，如果标注的文字比较多，向右一般也不超过公文文面的竖向中分线，可以提行空两格续写。公文生效标识，在正文文尾右下方，发文期之上，如附件，要写在附件之下。印长要上沿不压正文，下沿要 月。成文日期，在发文机关（公文生标识）之下。附注，在成文时间下方左侧（顶格）3.版 （文尾）位于公文末页下部。其中：主题词：在文尾横线之上，由左向右顶格排列，两词之间空一格，不家标点。抄报抄送机关，文尾横线之下，分列两部分，抄报在上，抄送在下，顶格书写。印发机关：在抄送机关之下左侧。印发时间：在抄送机关之下右侧。印数：在印发时间正下方，向右不顶格。第二节 公文的成立方法一 成文前准备1.掌握有关方针政策需要加强学习，不仅起草公文是学，平时也要学。2.明确发问目的拟文前需要明确以下问题：基本观点是什么（主题）解决的主要问题是什么（目的认为）发文的主要依据是什么（依据什么文件会议精神）发文的范围是什么（主送机关，抄报、抄送机关）3.认真领会领导意图要把另交待的原则性意图深入化，具体化和条理化。进而构成自己的思路，用自己的语言去表达。4.搜集整理有关材料搜集内容：典型事例，基本情况，主要问题，主要经验，有关数据。搜集方法：一是实际调查，二是阅读资料。5.拟订写作提纲对开头、正文、结尾要为整体构思，形成基本框架。二.制发程序1.拟称：即工文的起草工作（起草人的事）要求。必须符合党和国家的路线、方针、政策和法规、法令；内容要实事求是，符合客观实际；文字力求简明 。清晰明快；要发和规定的格式2.核稿，即：文件草稿送交领导人审批签发之前，对文稿的内容和形式等进行的 全面审批。要求有以下几方面把关：是否需要发文；是否体现党和国家方针政策和上级要求；措施是否得当，办法是否行之有效； 是否正确，论述是否发和逻辑；结构是否合理，语言是否符合于法要求；格式是否规范标准。3.签发即机关领导人或部门负责人对核搞后的公文进行最后审定和签署。4.制发即文稿经过领导签发后送文印部的制印，包括打字或制版、校对、 、装订（具体工作人是的事）5.封发即公文的封装和发出。（具体办事人的事）三 写作要求（一）标题的写作要求1.标题要准确，能简要地提示全文的中心内容，首先，它是公文内容和宗旨的集中表现和高度浓缩，特别是标题中的事由部分，必须有极强的 性，能准确无误地反映全文的核心内容，否则就是不合格的公文标题。如某单位对某某司机私自开车去北戴河游玩一事发一个通报。把标题写成“关于开车去北戴河的通报”就不准确。应该写“关于司机私自带车去北戴河游玩的通报”。其次，标题中概括公文内容的事由部分一定要简 ，不宜过长。如某县粮食局关于提请上级部门积极解决我县增加建设粮食供应上需要资金的请示，事由部分的语言就罗嗦。完全可以压缩成关于增建粮食供应上需要资金的请示。2.要避免转发文是文种重叠的现象。转发上级或同级机关公文时，一般在 转发的公文标题前加上“转发”二字即可，要尽量避免在一个标题中出现通知的通知这类现象。如有这样一个公文标题：区财政局转发市财政局转发的通知，完全可以改写“区财政局转发市政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知。3.标题排列组合要美观，匀称。（在公文格式一节中讲到了8种方法，在此不重复了）（二）正文的写作要求1.观点要鲜明、准确、集中。首先，公文无论大小，观点一定要鲜明，公文中写入什么问题，对这个问题有什么看法，持什么态度，解决的途径、措施和方法是什么等等，都要直截了当地表述出来，不能 含糊其辞，模棱两可，尽量不要用“原则上”“一般”等词语。比一篇关于禁止滥发制服的通知中写到：“国家行政机关、事业单位，除国务院批准统一制服的以外，原则上不准用公款制作服装或者发放制服款，已经制作和发放的，一般由个人负担。”这里边的“原则上”应该为“一律”，“一般”应删掉。其次，一篇公文要尽量以表达一个中心观点，提出和解决一方面的问题为主，避免观点过于分散。2.对材料要进行从要的选择和加工在正文部分的写作中，为了使 文者加深思想认识，更好地理解发文意图，往往需要运用有关材料来说明问题，阐明观点。如撰写一篇表彰的通报，就需使用一些典型人物，典型事例的在理作为表彰先进，提出口号依据。但不是把行为材料都原封不动地写入正文中，而应当对材料进行筛选和提炼，首先，要选择那些与主题观点联系紧密，最具有代表性的材料，其次对选出的材料要进行从要的分、剪裁和加，该详写的详写，该略写的略写，使之疏密得当，避免盲目堆砌材料。3.条理层次要清晰一份公文要解决的问题，有时是比较复杂的满载公文写作时，既要把问题产生的背景和原因讲清楚，有要把有关的方针、政策说明白，还要写出解决问题的具体建议、措施和方法，而且每一方面的内容有要常常分为若干个小层次。这就有一定的内在联系又要有相对的独立性，有是需要按时间顺序安排，有时需要按事物的逻辑关系安排，有是需要时间的发展过程安排，只有阐述得清晰分明，才能避免内容重复交叉 杂乱。4.语言力求简练。篇幅力求短小用语精练，文字简清，是公文语言的基本要求。撰写正文部分应本着 ，言约事事的行文原则，善于运用概括性语言。在叙述有关情况时，不要过多地形容和 ，不要堆砌 ，华而不实，特别是对那些无实际作用的套话、空话，更不能写入正文部分，同时，要提短小精悍，不宜过长，就大那些事关重大，内容丰富的公文，也要尽量减少文字，压缩篇幅，使之易于阅读，并能被迅速理解和办理。（三）落款的写法和要求制发机关要写全称或规范化简称，如：“盘锦计划发展委员会”不能写成“盘锦市计发委”；“中国共产党盘锦市委员会组织部”可以写成“中国盘锦市委组织部”。（四）主题词的来源及选用方法主题词通常由2-6个能反映公文核心内容的规范化名词或名词性的词组构成。第一个词应该大既反映公文中心内容，有能表明立卷是归类的词，主题词大体为4个方面的来源和选法：1.文标题中的“事由”部分摘取。如国务院关于加强预算外资金管理的通知一文的主题词是：预算、管理。2.从公文正文中提取有些公文不易从摘取主题词。如盘锦市人民政府通告就不易提出主题词，这时就可以从正文中选择具有代表特征的词或词组，构成全文的主题词。如国务院关于清理和整顿“小钱柜”的通知疑问的主题词是：纪检、财务、通知。3.从标题和正文中综合性选取有些公文内容复杂，涉及面广，主题词不仅从标题中选出，而且也从正文中抽出，二者结合，融为一体。如中共中央国务院关于一九八六年农村工作的部署一文的主题词：农村工作 工作部署 产业结构 林业 畜牧业 合作制改革。这篇公文的主题词前两个词组是标题中出现的，后四个词语是从正文内容中抽