市外办事处日常管理手册.doc

上海烟草集团有限责任公司市场营销中心办事处日常管理手册目 录前言31人员管理41.1.管理职责41.2.本地招聘41.3.考勤管理41.4.培训管理51.5.业绩考核52设备物品管理62.1.管理职责62.2.场地管理72.3.设备物品管理73费用管理84其他管理84.1.例会制度84.2.任务管理制度94.3信息档案管理94.4.党风廉政规定9前言为了更好地摸清全国市场的情况，服务好各地的商业公司。围绕“立足京津沪市场、巩固传统重点市场、开拓北方市场、服务全国市场”的市外营销策略，在重点市场和北方市场加紧办事处、工作站的设立，使之发挥在市外营销中的战斗堡垒作用。制定办事处日常管理手册（以下简称手册）旨在明确办事处各项管理要求。指导办事处营销人员开展日常工作，为办事处的推广总结一套方法。本手册对于由上海烟草集团有限责任公司市场营销中心组织成立的市外办事处均适用，所涉及的办事处的营销人员必须按照手册管理要求开展日常工作。1 人员管理1.1.管理职责（1） 办事处人事归口管理部门是市场营销中心综合管理部；（2） 归口管理主要负责制定相关的规章制度，包括本地招聘管理、人员考勤管理、培训管理以及人员考评等相关制度；（3） 办事处主任是办事处的第一责任人负责办事处的日常管理工作的开展，如办事处人员的本地招聘、人员考核等日常工作的开展。1.2.本地招聘（1） 由办事处提出本地人员招聘申请报综合管理部，经经理室审批（集团）公司确认通过后由办事处操作；（2） 招聘原则遵循以充实本地营销力量，方便客户沟通，降低用人成本为目的，根据办事处日常运转、客户服务、市场信息的收集、营销策略的贯彻的实际需要有序招聘；（3） 招聘本地营销人员应委托地市级人才交流市场进行招聘；（4） 招聘条件根据办事处的设置、日常工作开展的需要，聘期一般为一年，到期后如果需要续聘则由办事处重新申请；（5） 招聘人员的人事关系一律挂靠人才市场；（6） 所招聘人员的工资薪酬由（集团）公司通过人才市场支付。1.3.考勤管理（1） 根据（集团）公司的考勤管理有关规定，结合实际情况，各办事处制定日常考勤管理办法，办事处的考勤情况每月报区域市场部备案；（2） 办事处营销人员应自觉遵守劳动纪律，按作息时间规定准时上、下班，不擅离职守，严格执行请、销假制度；（3） 营销人员走访市场、拜访客户需要事先填写外出单，办事处负责做好人员考勤记录；（4） 办事处营销人员的工作地是本地办事处，每月7天休假，根据各办事处的实际情况可返回派出地休息。（5） 办事处营销人员可根据实际需要在办事处之间进行轮岗流动。1.4.培训管理（1） 办事处营销人员的业务培训由办事处自行组织安排，每年年末制定下年度的培训计划报综合管理部备案；（2） 办事处按照年度培训计划每季度开展，同时做好培训记录。（3） 培训内容主要可以分两大类：业务培训和政治思想培训业务培训包括：营销理论学习、案例分析、业务系统培训、专业分析软件培训等；政治思想培训包括：实时政治学习、（集团）公司相关文件的学习讨论、各项规章制度的学习。1.5.业绩考核（1） 办事处营销人员的业绩考核由办事处主任进行考核；（2） 办事处主任的业绩考核由分管主任进行考核；（3） 考核内容主要是：责任书完成率考核 销量目标考核，按照责任书中的销售目标完成情况进行考核，考核办事处大区市场总体销量完成情况、各省完成情况、价格执行情况、品牌培育情况； 工作目标考核，按照营销策划书的市场运作过程进行考核，考核营销策划的执行情况； 办事处所在区域按照责任书中的销售核定，有效的保持销售进度，符合全国的整体进度；市场布局完成率考核 考核所在省份的高档烟市场份额，包括全省份额及分公司份额，在达到全省份额要求的同时，各分公司均要达到平均水平； 考核所在省份的相对销售数量，各省份高档烟销售数量必须与市场总容量、人口、经济发展水平相符合；库存考核 考核全省集团品牌各牌号库存，存销比相对合理； 考核省内各分公司库存合理、货源摆布合理，使全省库存相对分布均衡； 营销执行率考核；信息反馈考核 办事处相关市场信息必须及时提交区域市场部并完整存档； 办事处提交信息必须有一定的准确率，确保市场信息真实； 办事处、工作站的市场分析、策划报告必须完整、及时更新； 办事处、工作站的客户拜访报告、终端走访记录必须完整；任务完成率考核 考核办事处提交的月度工作计划是否完成； 考核办事处市场代表是否按照工作计划走访市场、做出分析、完成目标；营销资源利用率 办事处合理利用有效办公资源开展工作； 办事处合理利用人力资源走访市场、分析市场。2 设备物品管理2.1.管理职责（1） 设备物品的归口管理部门是市场营销中心综合管理部；（2） 设备物品主要是指办事处购买的日常办公设备、计算机类设备以及广告宣传品、样品烟等；（3） 归口管理的主要范围包括场地管理、设备管理、广告宣传品和样品烟等相关管理制度的制定；（4） 办事处主任是办事处的第一责任人负责落实办事处设备物品、办公生活场地、广告宣传品和样品烟等日常管理。2.2.场地管理（1） 办事处办公及生活场所一般以租用为主，房屋格局能够区分工作和生活区域。（2） 为方便与销区及时沟通，办事处选址应设在便于走访市场，位置相对处于交通枢纽地段及离本地商业公司较近的地段；（3） 办事处、工作站场所的租赁必须通过当地的房屋中介进行，不得私自与房东联系，租赁费必须开具发票，经过批准审核后方能报销；（4） 办事处日常工作开展当中必须保持工作场所的环境整洁，公用品摆放整齐；（5） 办事处统一张贴工作流程和规章制度的宣传板；（6） 办事处、工作站筹办所采购的生活必须品和电话、水电煤、上网等日常费用按照申报、审批流程进行实报实销。2.3.设备物品管理（1） 对于属于固定资产的物品，办事处应根据上海烟草集团有限责任公司固定资产管理规定的要求落实日常管理；（2） 对于广告宣传品、礼品烟、样品烟的领用、使用，办事处应按照相关管理规定落实日常管理；（3） 办事处应建立设备物品的实物台帐，根据设备物品的流转，使用的情况，负责对台帐进行补充、调整、修改，确保设备物品台帐的正确；（4） 设备物品需要进行添置，更新和购置，由办事处提出申请，区域市场汇总审核后报综合管理部，经过经理室批准后进行操作；（5） 对于低值易耗品的，办事处应根据上海烟草集团有限责任公司生产用低值易耗品管理规定的要求落实日常管理；（6） 办事处对于低值易耗品的领用原则上统一到市场营销中心领用。3 费用管理（1） 办事处营销人员各类费用的报销遵照上海烟草集团有限责任公司报销管理规定以及市场营销中心实施细则的要求施行；（2） 办事处的营销人员通讯费用报销遵照上海烟草集团有限责任公司派驻异地工作人员通讯费补贴管理规定要求施行； （3） 通讯费用的报销方式与其他差旅费用报销方式一样。（4） 业务招待费是指客户拜访、沟通、协调过程中用于维护客户关系的招待费用。（5） 业务招待费管理遵循总量控制、节约使用的原则，费用标准及报销根据实际情况，由办事处提出，部门申请，报请市场营销中心领导同意后，按实报销。（6） 办事处按照上海烟草集团有限责任公司预算管理规定的要求，执行费用预算管理；（7） 办事处定期将费用预算上报区域市场部进行汇总审核，跟踪预算的执行，及时调整费用预算。4 其他管理4.1.例会制度（1） 办事处主任每月5日前参加区域市场部组织的例会，会议主要包括通报上月情况、近阶段的销售目标、业务培训、党风廉政等等。（2） 办事处每月10日召开例会，分析上月的销售情况、确定下阶段工作目标、学习集团公司的最新动态和党风廉政学习。（3） 办事处例会要有会议记录，并在办事处存档。4.2.任务管理制度（1） 办事处在每月1日前安排办事处人员的月度工作计划、明确工作目标。（2） 办事处每月1日前提交办事处所有人员的月度出差计划，包括出差地点、行程安排、走访内容，由区域市场部审核后统一由办事处存档。（3） 办事处安排人员在所辖区域内出差，由出差人填写申请、经办事处主任确认后提交区域市场部。（4） 办事处主任在月底前，将出差人员汇总情况提交区域市场部。（5） 办事处主任每月在工作站走访的计划需在每月5日前提交区域市场部。4.3信息档案管理（1） 全年营销策划书、办事处工作责任书装订成册统一归类，存放于办事处。（2） 市场分析报告按省份划分，装订成册统一归类，存放于办事处。（3） 市场营销活动方案、市场评估装订成册统一归类，存放于办事处。（4） 营销人员工作任务书、营销人员市场走访记录、市场分析装订成册统一归类，存放于办事处和工作站。4.4.党风廉政规定（1） 办事处营销人员在办事处工作期间必须严格遵守国家法律、法令和（集团）公司及市场营销中心的各项管理规定，遵重当地民族风俗，始终树立起“上烟人”的良好形象；（2） 严禁酗酒、赌博、卖淫、嫖娼、吸毒、斗殴、偷窃等违法行为。如有违反，按（集团）公司有关规定从严处理；（3） 出差期间不得去任何公共休闲娱乐场所（KTV包房、歌厅、舞厅、桑拿、保健等场所），不得私自外出，晚上外出22:00时必须返回住地；（4） 不准利用工作之机游山玩水，严禁借市场走访机会到周边地区游玩，如有发现按有关规定从严处理