使用Outlook管理日常工作.ppt

第8章 使用Outlook管理日常工作,本章介绍了在Outlook中创建和管理任务的方法，学习完本章内容后，读者便可以通过Outlook安排日程，并能使用日记功能记录各种日常操作。,通过本章的理论学习和上机实训，读者应了解和掌握以下内容: Outlook的工作环境 任务的含义 创建与管理任务 通过Outlook安排日程 使用Outlook中的日记功能,本章章节内容安排如下： 8.1 熟悉Outlook的工作环境 8.2 创 建 任 务 8.3 管 理 任 务 8.4 安 排 日 程 8.5 记 录 日 记 8.6 思考与练习,8.1 熟悉Outlook的工作环境,选择“开始”|“程序”| Microsoft Office | Microsoft Office Outlook 2003命令，可以打开Outlook 2003的工作界面，如下图所示。,8.2 创 建 任 务,用户每天往往要面对很多任务和纷繁复杂的工作内容，这时需要用户有条理地安排和管理这些工作任务。Outlook中的“任务”功能可以帮助用户完成以上这些工作。它能够创建并保存各种工作，还可以追踪任务，并及时了解任务的进度。 认识任务 创建新任务 创建定期任务 在日历中创建任务,认识任务,所谓任务，就是一项属于个人或工作小组的事务，并且在完成过程中要对其进行跟踪。任务可能发生一次，也可能重复执行，因此，任务可以分为定期任务和不定期任务。其中定期任务可按固定的间隔重复执行，或在标记的任务完成日期基础上重复执行。例如，用户可能固定在每月最后一个星期五向经理发送状态报告，也可能在上次报告之后一个月后再次报告等。,创建新任务,在菜单栏中选择“文件”“新建”“任务”命令，可以创建新任务，如下图所示。,创建定期任务,定期任务就是需要按一定规律出现的任务，它可以分为有固定间隔的任务和定期重复执行的任务。如果用户每天、每月或每年都需要执行某项任务，最好将它设置为定期任务。需要重复执行的任务在日常生活或工作过程中有许多的事例，例如，每个星期开始时要写的工作计划，每个月要做一次工作量统计等，这就需要创建一个定期任务。 在创建一项新任务的同时，可以将其设置为定期重复的任务，也可以将一个现有的一次性任务更改为定期任务。,在日历中创建任务,在繁忙的时候，可能会积压下一大堆的邮件需要处理，这时候就需要分主次、按先后进行处理。用户在“日历”中可以创建任务，将任务项目同“日历”联系起来还可以有效地预先安排任务的时间。例如，和客户预约了会面的时间，这时就可以从“日历”中创建一项相应的任务来提醒自己。,8.3 管 理 任 务,用户在创建任务项目后，除了可以在任务列表中直接修改任务进度外，还可以直接修改主题(即任务名称)，对它进行重命名。打开一个任务项目后，可以在“任务”窗口中修改各个选项，例如开始时间、结束时间，或者修改有关任务的注释等。 关于任务的简单操作 更改任务的顺序 将任务标记为已完成 更改任务的优先级,关于任务的简单操作,要管理任务，首先需要了解几个关于任务的简单操作。 打开任务 编辑任务 复制任务 删除任务,更改任务的顺序,在“详细列表”等视图中，没有对任务进行排序或分组。当只需要更改少数几个任务的顺序时，可在任务列表中上下移动单个任务以更改其先后顺序。 也可对全部任务列表进行排序，然后将新的顺序保存为默认值。这在需要按特殊字段内容对任务进行排列时非常有用，下图所示为“排序”对话框。,将任务标记为已完成,在Outlook的任务中，如果用户已经完成了某项任务，可以将其标记为已完成，从而可以使用户不必再考虑该项任务，而把精力放在其他任务上。,更改任务的优先级,任务的优先级分为“低”、“普通”和“高”3种，在任务列表中它们分别显示为向下指的蓝色箭头、空白和红色感叹号。 由于任务情况的变更，完成任务的先后顺序有可能发生变化，这时就需要更改任务的优先等级。可以在“任务”窗口中更改该任务的优先级：打开要更改优先级的任务，在“优先级”列表框中选择相应的优先级，然后单击“保存并关闭”按钮。这种改变将即时显示在任务列表中。,8.4 安 排 日 程,使用表格可以清晰地表现和管理文字与数据。Word提供了强大和便捷的表格制作和编辑功能，通过该功能，用户不仅能够快速地创建各种各样的表格，还能够方便地修改和调整表格。 认识日历 安排约会 事件和定期约会,认识日历,启动Outlook后，单击Outlook面板上的“日历”图标，就可以进入“日历”窗口，如下图所示。系统默认的是按天查看方式，显示的是今天的日程安排，或者是选定的某一天的日程安排。,安排约会,在日程安排中，约会是用户在一天中的特定时间段中的活动。为了避免遗忘已安排的约会，可以设置约会提醒，这样在约会之前，日历就会发出提醒，提示用户去做该做的工作。如果需要在固定的时间内从事某项活动，可以设置定期约会，按规律重复进行。,事件和定期约会,安排“事件”和“定期约会”也是Outlook“日历”中提供的功能。所谓事件，其实就是一个约会，Outlook 将所有持续时间达24小时或超过24小时的约会都作为一个事件。定期约会也是一种约会，只不过这个约会是定期的而已，比如建立在每个月的5日或每年的一月一日的约会就是定期约会。,8.5 记 录 日 记,在Outlook日记中，用户可通过相应的设置，把在计算机上进行的所有相关活动都自动记录下来。用户还可以记录某些不在计算机上发生的事件，如电话交谈、邮寄或接收手写信件等。本节将介绍如何启动并配置日记，如何设置自动记录和手工记录选项，以及如何设置日记视图等。 启动和配置日记 使用和管理日记,启动和配置日记,在Outlook面板的菜单栏中选择“转到”|“日记”命令，就可以打开“日记”窗口。在第一次打开“日记”文件夹时，会打开一个消息框，提示用户Outlook的“日记”将自动跟踪Office文档。单击“是”按钮，将会自动跟踪Office文档及与联系人相关的电子邮件，并打开“日记选项”对话框，如下图所示。,使用和管理日记,在日记的管理中，用户可以打开、修改或删除日记条目，还可以查看联系人的日记条目和停止自动记录联系人的日记条目。日记条目就是“日记”中的项目，代表某个已记录的活动。日记条目是其所代表活动的快捷方式。,8.6 思考与练习,填空题 1. 在Outlook中任务的特性指的就是任务所特有的属性，包括 、 、 和 。 2. 在Outlook中，定期任务指的就是那些需要按一定规律出现的任务，它可以分为 的任务 和 的任务。 3. 在Outlook的任务中，如果用户已经完成了某项任务，可以将其标记为 ，从而可以使用 户不必再考虑该项任务，而把精力放在其他任务上。,8.6 思考与练习,填空题 4. 在Outlook中，“日历”用于安排约会、会议和事件等日历项目。不同的日历项目具有不同的特 点和用途，其中 是一种持续24小时或更长时间的活动，不涉及邀请其他人或保留资源； 是一种邀请其他人参加或保留资源的约会； 是在日历中安排的一项活动。 5. 如果用户要通过设置Outlook提醒朋友的生日，则可以使用 功能。 6. 右击日记条目，然后在快捷菜单中选择 命令，可以直接在“日记”中打开其相关的文件和项目。,8.6 思考与练习,选择题 7. 在创建新任务项目时，不需要设置( )信息。 A. 任务主题 B. 任务优先级 C. 任务持续时间 D. 任务难度 8. 要按优先级或截止日期顺序查看任务，可以通过( )来实现。 A. 更改任务顺序 B. 标记任务 C. 调整任务优先级 D. 复制任务,8.6 思考与练习,选择题 9. 通过“日历”窗口中的( )，用户可以轻松查看任意日期当天的活动。 A. 时间段 B. 日程表 C. 日期选择区 D. 任务板 10. 下面关于Outlook中的“日记”功能描述错误的是( )。 A. 用户可以设置日记自动记