重庆物流工作流程制度.doc

重庆物流工作流程制度一、目的按照现代物流“供应链”管理的思想，结合本公司的实际情况，特制定本流程制度，以规范公司的所有物流相关工作，确保做好销售服务的各项保障工作，及做好仓库物资的安全、高效、有序的管理，并有效降低公司的物流成本，提升公司的总体利润率。二、范围所有员工。三、职责本制度由物流部及公司相关管理人员共同监督、执行。四、作业内容第一章 采购流程采购是供应链管理中非常重要的一个环节。采购的速度、效率、订单的执行情况会直接影响到本企业是否能够快速灵活地满足下游客户的需求。采购成本的高低也会直接影响到企业最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。第一条 产品采购前业务部门的工作1、根据公司销售部下达的公司整体月度销售计划任务，各业务员把自己片区的销售任务进行分解，需分解到各个门店的月度计划销售量；2、促销员根据各门店的销售任务量（无促销员的，由业务员进行分解）进行详细分解到门店计划销售产品的明细（规格、口味）数量，把分解后的数量统一交到业务员处，其间的分解工作需考虑以下综合因素：A、各产品在本店面的销售速度（顾客的需求度）；B、各产品在本店面顾客群的购买周期；C、了解去年同月份的销售数据（产品的销售量、越详细越好）；D、了解我司进行卖场的所有产品的规格、包装、产品质量和保质期；E、 知晓本月的销售活动计划及销售任务；F、 了解竞品的月度销量；3、各业务员对本片区内的计划销售数据进行汇总，汇总后的数据由业务部负责人进行审核，业务部负责人审核汇总后，交至物流部产品采购负责人处。第二条 产品采购前物流部的工作1、收集好去年同期产品的销售详细数据；2、明确各厂家产品的订货流程；3、明确各厂家产品的送货时间（从下达订单开始，直到产品送抵我司库房的时间）；4、明确各产品的保质期及保管方式等产品的品质和性能；5、确定各产品的安全库存量；6、5、统计出仓库期初库存数据；6、明确各厂家物资的每批最佳经济采购量及采购产品明细（根据我司的产品销售速度、往期销售数据、产品保质期、物流运输成本、仓储容量、销售市场的不稳定变化浮动百分比等综合因素进行综合确定），每次的采购数量以7-14天用量确定，确定好最佳经济采购量后需由物流主管及公司总经理进行共同核定后方可执行；7、明确各厂家物资的平均采购周期（即：采购间隔时间，需根据销售部门的销售计划任务、最佳经济采购量来确定，采购周期=最佳经济采购量*30/销售任务，取整数值）；8、编制公司月度采购计划，上报公司总经理，由公司总经理进行审核后开始执行；9、采购基础数据基准建立：采购人员将以上定量数据管理基准分别填入“采购基础数据基准设定表”呈总经理核准后建档。第三条 采购订单的下达1、产品采购人员根据各厂家产品的每批最佳经济采购量及采购产品明细与各厂家进行及时沟通与联系，确认物资的到货可能性，明确采购物资量，若遇到不定因素，导致部分产品不能采购时，需及时向业务部门进行反应，同时做好采购量的调整；2、根据确定的最佳经济采购量计算出采购金额，通知公司财务部进行及时给厂家进行打款或办理帐务往来事项，采购人员并进行及时跟踪，确认款项的到帐情况，确定后下达产品采购明细订单；3、订单下达后采购人员需及时跟进，与厂家联系，明确物资的出厂发出时间，联系电话，到达地点，做好运输途中的跟踪记录，并预计出到达我司仓库的大概时间。第四条 供应商的评估 供应商的评估按照100分打分制进行评估（以各产品的利润率为指导思想），以评估出各供应厂家的优劣，为我司做出选择供应商（或选择单品）提供有效凭据：1、产品质量（15分）；2、产品包装质量（5分）；3、送货及时性（10分）；4、销售支持度（10分）；5、与我司人员的交流沟通合协度（5分）；6、产品销售量（15分）；7、产品的到货差错率（10分）；8、产品的单品缺货率（10分）；9、产品的价格（15分）；10、其他（5分）。第二章 产品的收货入库保管流程产品的收货入库环节是公司产品的品质管理的最佳控制源头，也是影响产品销售出库的重要因素，也是仓储管理工作的基础环节，另入库环节的管理也将直接到公司是否蒙受产品经济损失。第一条 收货前的准备工作1、仓库库位的规划：库房管理人员应依成品先进先出原则、缴出库情况、包装方式等规划所需库位及其面积以使库位空间有效利用；2、库位配置库位配置原则应依下列规定：A配合仓库内设备（例如油压车手推车消防设施通风设备电源等）及所使用的储运工具规划运输通道B依销售类别产品类别分区存放以利管理C将仓库按用处按大区进行分类（各系列成品存放区、理货区、发货区、待处理区、废品区、垃圾暂放区、清洁工具存放区、办公区等）以明确所有物品的存放和人员办公位置3、成品堆放仓库管理人员应依成品包装形态及质量要求设定成品堆放方式及堆积层数以避免成品受挤压而影响质量4、库位标示A库存产品应于每一库位设置标示牌标示其品名B库房管理人员应依库位配置情况绘制“库位标示图”悬挂于仓库明显处第二条 收货流程1、产品采购人员把跟踪到位的产品计划到货期告知仓库收货人员，仓库收货人员安排仓库助理人员作好收货前的准备工作（仓库库位的整理等）；2、各厂家送货车辆到达我司仓库后，仓库收货人员需及时与物流配送中心联系卸货人员，安排卸货，根据送货单明细进行验收；2、收货人员在观察搬运工卸货的同时，必须明确要求产品码放整齐（以能够准确清点出数据为标准），送到我司仓库指定地点，期间收货人员需监督搬运工不得野蛮装卸，若发现有此情况需及时进行制止，并对他们给我司产品造成的损失进行统计，上报公司财务，以进行损失罚款；3、收货的过程当中，若中间发现产品有包装破损或其他影响我司产品销售的产品时，必须对这些产品进行单独放置，以便予以更换包装、整理或拒收，在收货完毕后，再对这些产品进行确认是否收货（或扣罚驾驶员对我司产品销售造成的损失金额），情况严重的需及时把详细到货情况告知公司相关负责人处（物流部主管、公司总经理）进行上报处理。4、要做好对到货产品质量的检查工作，进行开箱抽查，抽查的比例根据各产品的特殊性能进行加大；5、物资清点完毕确认后，按照实收情况给送货驾驶员办理签单手续，并给物流配送中心签字确认卸货数量（作为结算搬运费的凭据）；6、仓库助理人员需及时把到货物资整理分类，按照先进先出和库位分区摆放原则，整齐摆放于仓库，仓库收货人员进行再次对产品的数量、品种、规格进行验收，确定物资的到货差错情况，根据实际收货情况办理入库手续，以快速做好产品配送前的准备工作；7、仓库收货人员对到货数量告知业务部负责人处，并对收货过程中发现的各种不良问题作好记录。第三条 保管流程 1、需做好仓库物资存储的准备条件（防鼠、防盗、防潮、防毒、防尘、防火等措施）；2、库位管理A库房收发货经办人员应掌握各产品规格的进出动态并依先进先出原则指定其各库位B产品每种规格原则上应配置两个以上小库位以备轮流交替使用以达先进先出的要求，但若实际条件不允许时可适当调剂其他区位，或把同品名规格产品合并在一起（老日期产品必须在上层，并做好特殊标记）；3、安全管理A、严禁仓库人员和外来人员在库区内吸烟，如有违反者视情节严重程度给予当事人处罚；B、仓库各区应保持清洁，当班值日人员按照值日表认真做好仓库的清洁卫生工作；C、道路通畅，有足够的作业空间，以方便货货安全地进出；D、货物的码放一般货物不应高于1.5米，以防货物变形塌陷（另特殊情况时，需根据实际情况进行处理）；E、仓库人员应格尽职守，保守商业秘密，严禁非库区人员进入库区，保障库区货物的安全；F、若发现库区存在安全隐患情况，应及时与相关部门联系予以排除；第三章 产品的出库、配送流程产品的出库环节是我司产品流向市场的关键环节，仓管员应严格按照先进先出原则进行出货，并做好出库的管理工作。第一条 各门店销售订单的下达1、各门店销售订单的下达由各促销员（无促销员的由业务人员代理）上报订单明细至仓库开单人员处，双方进行核定明细规格口味数量，若发现库存物资没有订单所需物资时，仓库开单人员需立即告知下达订单的人员（促销员或业务员）仓库无货的原因，及告知其预计下次到货的大概时间，仓库开单人员需认真做好要货订单的记录；2、促销员（或业务员）根据核定后的明细与各门店进行有效工作对接，监督下达正式商场采购订单，并进行跟踪订单的下达进度及送货情况；第二条 开单1、仓库订单打印人员及时查询订单的下达和退货单的下达，并进行打印后交给开单人员；2、开单人员认真核对促销员（或业务员）所报明细与商场采购订单量，是否吻合，若吻合则及时开据出有效送货单，确定（约好送货时间）好送货时间，并把送货中的特殊注意事项明确标注在单据中（送货截止时间、与业务员约定的事项、是否含有其他试吃品礼品等物资、其他要求等）；3、开出的单据若在后来发现问题后，需更改的，必须由开单人进行更改，并负责更改后的配送监督情况；第三条 配货 1、仓库开单人员把开好后的单据统一放置于“未配未送”单据栏里； 2、仓库助理人员及时把开好后的送货单据严格按照明细要求进行配货，配货完毕后并进行认真自检（总数量及各口味），自检后进行签字确认配货工作的完成； 3、仓库助理人员在配货过程中，要严格按照货物先进先出的原则进行配货，并负责对所配订单产品质量的把控和责任的承担。 4、配货物资的临时码放必须便于按单清点数量，若同一托盘放置多家订单时，必须分开特殊标记码放，以便区分，杜绝装错货的现象发生。第四条 配送1、 货运主管每日早晨到岗后，根据当天的发运量进行车辆发运任务的计划分配，保证每天的货物能够及时发出； 2、货物的装车由仓库助理人员负责进行装车，驾驶员负责物资在车辆中的货物码放（以明确卸货顺序和码放情况），驾驶员需点清所装物资的数量，并作好标记，以便交货；3、货物装完后，配送驾驶员需签字确认所装货物数量，并把“留存联”交于仓库统计员处进行登记保管；4、物资运输途中，需遵守国家相关交通法律规定，并保证物资的及时、安全的配送；5、货物的交付时双方需当面清点物资（若是郊县的物资，必须办理正规的货运配送手续，明确其送货到货的时间及由于物流商的因素给我司造成各种损失后的扣罚标准），并进行签字确认实收情况，若遇到特殊情况（如：送货数量与订单不符、送货产品质量有问题等不良情况），需及时与公司物流部进行联系；6、促销员（或业务员）在收到物资后，按照公司的陈列要求，需及时做好产品的陈列；7、回单的返回流程：A、回单的返回责任由送货驾驶员作为第一责任人负责收回；B、若当天送货时能够返回的回单，送货驾驶员必须当天带回，交至仓库统计员处，由仓库统计员进行签收，归档；C、若当天不能返回的单据，则在双方点清物资数量后，必须认真填写物资的交接登记手续和送货单的交接登记手续，把单据持有责任进行明确风险转移，送货驾驶员在第二次送货后，必须及时收货上批的送货单“回执联”，并进行签收，收回后，需及时交至仓库统计员处，由仓库统计员进行签收、归案；D、送货单“回执联”若是由第三者、第四者等人员协助带回仓库时，相关人员，必须做好单据的交接手续，做好交接记录，以便进行责任划分，仓库统计员在收到他人协助返回的单据后，需及时告知送货驾驶员，以避免重复劳动。E、郊县的回单返回，首先由其业务人员进行回收签收，回收后及时交至仓库统计员处，若因特殊情况不能由业务人员收回的，则由各促销人员每月定期进行以邮寄的方式，寄至公司，公司相关人员收到后，转交仓库统计员进行签收、归案；8、每次送货任务完成后，要认证做好车辆安全性能的检查和做好下次配送的准备工作（加水、加油/加气、日常保养等）。第五条 其他物资的出库流程 1、试吃品的出库 A、领料人必须按照要求（门店名称、费用、产品规格明细、数量）认真填写“试吃品领用表”，并由相关领导签字审核； B、领料人持“试吃品领用表”到仓库进行领取试吃品； C、物流部主管首先审核单据的有效性，先交给仓库开单人员开据“出库单”，后由仓库助理人员根据“出库单”进行物资的发放； 2、客情维护产品的出库 A、领料人必须按照要求（门店名称、费用、产品规格明细、数量）认真填写“客情维护产品领用表”，并由相关领导签字审核； B、领料人持“客情维护产品领用表”到仓库进行领取产品； C、物流部主管首先审核单据的有效性，先交给仓库开单人员开据“出库单”，后由仓库助理人员根据“出库单”进行物资的发放； 3、其他物资的出库第四章 退货的处理流程 退货的处理直接关系到公司销售成本利润的环节，也是把控产品是否能够进行二次销售的质量鉴定环节。第一条 退货的收回 1、仓库开单人员把“退货单”附在“送货单”一起；2、送货驾驶员在交接物资的时候，认真按照“退货单”中的明细进行清点退货数量，若有问题发现时，需及时进行沟通，公司促销人员在确认需退货的物资时，必须进行分类打包（按不同产品、不同日期、不同退货原因等因素分装打包）装箱。3、送货驾驶员把每次收回的退货物资随“退货单”送至仓库，由仓库助理人员负责退货物资的验收与整理工作；4、退货整理人员在整理过程中把发现的各种问题进行记录，记录后及时与各相关人员进行联系调查退货情况，并提出有效措施，防止不良退货的再次发生；5、退货整理人员在整理DM退货或可以进行二次销售的产品时，必须严格把关，驿所有产品均需进行质量的检查，生产日期的检查等，若有不符合二次产品的销售要求的产品，一律禁止再次投放市场；6、退货整理人员在验收完退货物资后，需在退货单据中签字确认，通够进行二次销售的产品则需认真填写“转成品单”，把签收后的单据统一交至仓库统计员处，由仓库统计员进行汇总各卖场的退货数据的帐务处理，并开据报溢单等，以做好帐务的处理；7、把开具出的报溢单交给销售开单人员处，开单人员及时与业务部门相关人员联系，以快速地处理可以进行二次销售的产品再销售；第五章 帐务、单据、报表的处理流程 第一条 盘点流程1、每月仓库管理人员应在财务人员的稽核下定期对库内货物进行盘点A、盘点时间为每月的月底最后一天或下个月的第一天；B、在盘点前，仓库管理人员应对帐务进行结存，仓库助理人员把仓库物资进行整理，以做好盘点前期准备工作，以方便盘点工作顺利进行；C、 盘点以实物盘存方式，并由两组人员（每组人员需三名人员，一人记录，一人初盘，另一人复盘）进行再交叉复盘式的盘点方法，务求对库存区内所有物品清点完全清楚正确；D、对盘出盈亏的货物，仓库管理人员应与财务人员进行复盘，直至确认无误；E、复盘后，及时编制帐存实存报表，结出盈亏数，经财务人员确认后及时进行账务数据的调整；F、仓库管理人员对产生盈亏的原因查找分析，针对出现的情况应提出、实施有效的管理方法，以免再犯。第二条 帐务处理流程1、 帐务的处理系统是依据现有软件“管家婆”进行处理；2、 仓库开单人员及统计员均需要认真学习软件操作流程，以方便快速解决帐务处理和各种数据的查询与整理；3、 仓库所有数据的调整均需上报财务相关人员