加强单位电子信箱规定.doc

加强单位电子信箱管理规定（试行）为了确保单位电子文档的收发安全，减少成本支出，提高单位办事效率，促进单位信息化建设逐步规范统一，根据单位信息化建设现状和电子信箱管理实际，经研究，现对单位电子信箱管理规定如下：一、单位对外办公电子信箱及单位办公室电子信箱确定为：*163.com(即单位现用电子信箱)，由单位安排办公室专人管理，主要负责单位日常电子信件的收发及向单位内各科室转发电子信件等。其他人员未经允许不得擅自登陆。二、单位其余各科室应在网易163.com邮箱基础之上按照“*+科室名三个汉字的第一个字母”建立各科室的电子信箱，并及时与单位办公室电子信箱进行关联。各科室电子信箱由各科室自己申请、自己管理。主要负责与单位内各科室之间的电子信件收发和与相关业务单位间的业务报表等电子信件的收集与报送。三、单位外来的所有办公性和部分业务性电子信件（如：文件、简讯、通知等）统一由单位办公室收取并按程序办理，牵涉到相关科室的，由办公室按程序通知和/或通过电子信件向相关科室转发后办理，需要对外回复的，由相关科室将办理结果交办公室统一对外回复；需要向上级单位报送的纯业务性电子信件（如：月报表、季报表）由各科室填报后按程序向相关业务单位直接发送电子信件，再不经过办公室电子信箱转发；需要向下级单位收集的纯业务性电子信件（如：月报表、季报表）由各科室直接与相关业务单位联系并通过本科室电子信箱进行收集，办公室电子信箱再不统一收集。四、为了减少成本支出，单位内部文件和日常事务、各科室间的信息传达，将主要由办公室通过电子信箱直接向各科室进行传达，必要时进行纸质或面对面传达；各科室间的信息传达亦应尽量通过电子信箱进行传达，必要时进行纸质或面对面传达；因客观原因暂不能建立科室电子信箱的，其信息传达继续以纸质或面对面形式进行传达。关乎单位内职工贴身利益事件（如：各种考试、职称晋升）的传达主要由办公室通过电子信件向各科室传达，再由各科室向相关人员传达，必要时由办公室向本人直接或通过微信群（加入微信群请与办公室联系）等方式进行传达。以上传达信息在被传达并被办理后，应由办理科室及时向信息发出科室进行处理情况反馈。五、为了提高办事效率，各电子信箱管理人员每天至少要早晚两次登陆分管电子信箱，对电子信箱内的信件进行查收和处理，并及时进行相关信息传递。六、电子信箱管理人员对电子信箱内的所有内容具有保密义务。电子信箱管理人员应不定期更换电子信箱的密码，以确保电子信箱安全。由于电子信箱管理人员未尽到保密义务而导致电子信箱内容外泄甚至造成损失的，一经发现，单位将按规定进行责任追究和处理。七、由于各电子信箱管理人员对电子信箱管理不足或者对电子信息处理不及时、不规范、不到位而造成的一切不良后果由电子信箱管理人员负全责；电子信箱管理人员在对电子信箱进行规范管理和对电子信息进行及时规范有效处理后，或因其他原因而发生不良后果的与电子信箱管理人员无关。八、其他人员未经允许不得无故或恶意登陆单位或科室电子信箱，否则一切后果由登录人负责。若电子信箱管理人员知晓情况而未加制止的负连带责任。九、单位内已经建立了科室电子信箱的科室应及时与办公室及其他科室联系进行电子信箱关联，并及时安排专人进行电子信箱管理；未建立电子信箱的各科室最迟应该在本规定公布后一周内建立属于其科室的电子信箱，并与办公室和其他科室电子信箱关联、安排专人进行管理。十、自本规定公布后，非因客观原因而未及时建立科室电子信箱或虽已建立电子信箱但未及时与单位及其他科室电子信箱进行关联而导致单位相关信息传递受阻的，由未建立电子信箱或电子信箱未及时关联的科室负责；造成相关不良后果的由未建立电子信箱或虽已建立电子信箱而未及进行电子信箱关联的科室科主任负责。因客观原因而不能及时建立科室电子信箱的，应在客观条件具备后及时进行电子信箱建立和与其他科室电子信箱关联。十一、各科室已经设立的电子信箱经单位备案确认、并由其他科室关联后无故不得进行随意变更。发现电子信箱被盗或者可疑被盗、其他不安全事件后应及时向单位及相关科室通知，及时采取有效措施将影响和损失降低到最低。十二、各科室应在科室电子信箱建立完善或科室电子信箱管理人员有变更时及时以书面形式将科室电子信箱管理人员（变更）登记申请表（附件1）报送办公室，并填写科室电子信箱管理人员登记备案表（附件2）进行统一登记备案。十三、本规定解释由单位办公室负责。十四、本规定自2015年5月1日起试行。附件1：科室电子信箱管理人员（变更）登记申请表 申请时间： 年 月 日科 室 名 称科主任姓名电子信箱用户名科主任电话科室电子信箱管理人员变更事由电子信箱管理人员变更后基本情况姓 名性 别职 务联系电话科主任意见科主任签名： 年 月 日单位领导意见单位领导签名： 年 月 日办公室登记 备案意见同意登记备案登记备案人签名： 年 月 日登记备案时间已登记备案 年