办公室工作计划与工作量化管理.ppt

第三章 办公室工作计划与工作量化管理,第三章 办公室工作计划与工作量化管理,第一节 办公室工作计划管理基础 第二节办公室工作计划制定程序与方法和目录 第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,第一节 办公室工作计划管理基础,一、工作计划的概念 1、广义的工作计划 指制定计划、执行计划和检查计划执行情况三个紧密衔接的工作过程。 2、狭义的工作计划 是指制定计划。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （一）计划 1、特征 (1)从时间上说，一般都要在三五年以上； (2)从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目； (3)从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括。 (4)带有方向性、战略性、指导性； (5)内容更具有严肃性、科学性和可行性。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （一）规划 2、规划的写法 （1）规划的格式 由“标题”和“正文”两部分组成。 （2）标题 “四要素”：单位名称+时间期限+内容范围+“规划” （3）内容 前言；指导方针和目标要求；主要任务和政策、措施；结尾。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （二）设想 1、特征 （1）在内容上是初步的； （2）在写法上是概括地； （3）设想具有超前性 （4）时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的； （5）设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些；,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （二）设想 1、特征 （6）时间长远些的称“设想”，范围较广泛的称为“构想”； （7）时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。 2、设想的写法 （1）标题 可以是“四要素”，也可以是“三要素”。,第一节 办公室工作计划管理基础,（二）设想 2、设想的写法 （2）格式 格式不大一样，写作要求并不十分严格； （3）写法 第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法； 第二种是按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法；只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （三）计划 1、特征 （1）时间一般在一年、半年左右； （2）范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作； （3）内容和写法要比规划具体、深入； （4）要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （三）计划 2、计划的具体写法 （1）标题 四要素”单位名称+时间期限+内容范围+“计划”； （2）内容 开头 主体 结尾,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （四）要点 1、特征 （1）要点是计划的摘要； （2）正文写得比较概要; （3）在结构方式上，大都是并列式。 2、要点的具体写法： （1）格式 多用某个通知作“文件头”； 有标题和正文两部分内容；不必落款，写成文时间。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （四）要点 2、要点的具体写法 (2)标题 要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”。 （3）内容 正文写的概要； 没有过渡段，段落也不长； 大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （五）方案 1、特征 （1）方案是计划中内容最为复杂的一种； （2）内容构成比较繁琐； （3）上级对下级或涉及面比较大的工作。 2、标题 一个是“三要素”写法:发文机关+计划内容+“方案” 一个是“两要素”写法，即省略发文机关。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （五）方案 （3）内容 开头、正文和结尾。 正文包括：指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。 （4）方案的具体写法 一是常规写法； 二是变项写法。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （六）安排 1、特征 （1）是计划中最为具体的一种格式； （2）工作比较确切、单一； （3）涉及范围较小或单位内部的工作； （4）内容详细； （5）任务都要具体，要求都要明确，措施都要得当。 2、标题 “三要素”或“两要素”,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点 （六）安排 3、内容 一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束。 4、安排的具体写法： 一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作； 另一种，是单位内部的工作安排； “主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容；,第一节 办公室工作计划管理基础,三、工作计划的任务 1、确定目标或宗旨； 2、制定战略或策略； 3、制定政策； 4、制定程序和规则； 5、制定预算； 6、制定规划。,第一节 办公室工作计划管理基础,四、工作计划的性质 1、首位性 工作计划先于其他管理职能。 2、目的性 目的就是实现单位的各个时期的目标。 3、普遍性 工作计划规定各主管人员的共同职能。 4、效率性 工作计划规定投入产出比率和员工的评价标准。,第一节 办公室工作计划管理基础,五、工作计划的重要性 1、提供方向 计划就是使所有的行动保持同一方向，促使目标实现. 2、力求经济合理 计划强调协调，强调节约，使付出的代价尽可能合算. 3、发现机会与危险 4、统一工作标准,第二节办公室工作计划制定程序与方法,一、编制工作计划的步骤 1、估量机会 2、确定目标 3、确定前提条件 4、调查研究 5、资料分析 6、计划方案的拟订和评价 7、方案的选择,第二节办公室工作计划制定程序与方法,二、制定办公室工作计划的方法 1、运筹学方法 2、滚动式计划方法 3、计划规划预算方法,第二节办公室工作计划制定程序与方法,三、目标管理的基本内容 1、目标管理的概念 2、目标管理的特点 3、目标管理的主要做法 4、目标管理的三个阶段 （1）制定目标 （2）实现目标 （3）对成果进行检查和评价,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,一、时间与时间管理的含义 1、时间管理的概念(英文名:Time Management) 时间管理，就是管理者为提高时间利用率和有效性，运用科学的方法和技巧，对时间的消耗进行规划、实施、检查、评价、反馈等程序展开的一系列的控制活动过程。 所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。,时间管理水平测试题,下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。 计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。,时间管理水平测试题,1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。 5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。 6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。 7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。,测评及过评估,结论： 012分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 1317分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 1822分：你的时间管理状况良好。 2327分：你是值得学习的时间管理典范,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,一、时间与时间管理的含义 2、浪费时间的主观原因 1、做事目标不明确； 2、作风拖拉； 3、缺乏优先顺序，抓不住重点； 4、过于注重细节； 5、做事有头无尾； 6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化； 7、事必躬亲，不懂得授权； 8、不会拒绝别人的请求； 9、消极思考。,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,一、时间与时间管理的含义 3、时间管理的程序 （1）确定目标，制定计划，分配每次活动需用的时间； （2）实施计划，执行计划中要有一系列的方法和措施来保障； （3）对计划执行情况进行检查； （4）评价对时间的分配利用是否科学； （5）跟踪了解时间利用情况，及时调整计划。,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,二、时间的基本特征 1、时间的短缺性 2、时间的不间断性与间断性 3、时间的直线性与循环性 时间管理理论：(帕累托原则) A:重要且紧急-必须立刻做; B:紧急但不重要-优先考虑重要的事情后，再考虑其它事； C:重要但不紧急-没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。 D: 既不紧急也不重要-有闲功夫再说。,帕累托原则,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,三、办公室时间管理的操作技巧 1、集中精力，重点突破 2、合理安排工作日程 3、提高效率 (1)提高说话的效率; (2)跳出“会海”; (3) 缩短交际时间; (4)正确处理文件。 4、充分利用现代工具,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,四、科学运筹时间策略 1、注意力与时间的科学运筹 2、休息与时间的科学运筹 3、业余爱好与时间的科学运筹 五、时间运筹的方法 1、定期“盘点”法; 2、交叉轮作法; 3、遇事三问法； 4、并列运筹法。,第四节办公室工作量化管理原理与模式,一、量