OA行文要点及常见问题辨析上会.ppt

OA行文要点与常见问题辨析,办公室 徐黎明,2,目录,公司常用公文文体及使用范围,OA行文要点与常见问题辨析,3,公司常用文体,通知（通报）,请示,报告,函,会议纪要,文体,将公司执行的方针政策、开展的工作活动、采取的具体措施或上级文件告知、传达至相关部门或个人,部门或个人向公司领导或者上级公司（部门）征求决定性意见。必须为“一事一请”，不得多头请示,部门或个人向公司领导或者上级公司（部门）汇报工作开展或者完成情况,用途,向平行和不隶属单位商洽工作、询问事情、征求意见、答复问题、请求帮助或进行告知等。必须为“一事一函”,记载和传达公司会议主要内容和议定事项。“向下指导，平行交流”,4,OA文体格式套用,OA文体格式,套用公文,请示、报告、通知（报）、批复等,业务通知,函,OA文体格式,套用公文,请示,会议纪要,对内、业务通知用“公司通知”,但无法发到省公司 对外、重要事项通知用“公司发文”，可以发送到省公司 对内、一般事项请示用“呈批件”，可发到省公司，但一般不发外单位 对外、重大事项请示用“公司发文”,注意,5,目录,公司常用公文文体及使用范围,OA行文要点与常见问题辨析,6,OA发文“稿纸”的三大件,填表的总体要求：每个表单选项需逐一填写，不忽略、不随意空白,稿纸正文,稿纸头部,稿纸尾部,7,OA发文“稿纸”的三大件,稿纸正文,稿纸头部,稿纸尾部,8,OA发文“稿纸”的三大件,稿纸正文,稿纸头部,稿纸尾部,9,目录,公司常用公文文体及使用范围,OA行文要点与常见问题辨析,10,公文标题的一般写法,会议纪要的标题可以为：“XXXX会纪要” 公文标题中除书名号外，一般不用标点符号 例：关于“十一”国庆节放假的通知关于国庆节放假的通知 关于表彰2005年先进集体、个人的通报关于表彰2005年先进集体和个人的通报 关于本地传输工程（二期）的立项请示关于立项建设本地传输二期工程的请示,注意,例：关于9月份互联互通工作情况的报告 关于进一步加强车辆安全管理的通知,发文事由,公文种类,+,完全式： （对外）,省略式： （对内）,例：无锡分公司关于9月份互联互通工作情况的报告,11,主送、分送与抄送,抄送,性质相同的单位之间用中文顿号间隔，性质不同的单位间用中文逗号相隔 单位名称及排序按公司oa设定的组织机构规范；涉及县公司的，约定为“江阴、宜兴分公司”形式： 例：市场部、集团数据部，江阴、宜兴分公司,主送,分送,主送单位指需要办理文件事项的部门或单位,抄送指需要阅知的单位及领导；会议纪要中未参加会议单位,分送在会议纪要文体中指参加会议的各方,抄送单位需按照“先外后内”的原则 主送后面不需要跟冒号（系统自动生成）；抄送、分送末尾要加句号,注意,12,其他表格选项,主办部门信息：请完整填全，拟稿人联系电话写11位号码 发文机关：全称或规范简称，联合发文写公司全称：“中国移动通信集团江苏有限公司无锡分公司” 秘密等级：一般或秘密，不使用机密、绝密 紧急程度：一般或急件，慎用特急 正确选择公文类型和公文去向,13,问题案例,市场部、市区营销中心，江阴、宜兴分公司,改成：关于。发展情况的通报,公司发文，对工会应抄送，标点符号也不对,14,目录,公司常用公文文体及使用范围,OA行文要点与常见问题辨析,15,正文的规范要求,仿宋3号字，黑色，不加重；段首空2字，1.5倍行间距。（格式自动处理宏） 所有正文均需在Microsoft WORD 中排好版，再复制（Ctrl+C）入OA稿纸 原则上正文中不插入表格（应做附件） 正文内容中无需落款单位和时间，也不要写主送单位 (系统自动生成) 。,文字要求,文通字顺，内容严谨，表述简洁,标点准确,格式要求,16,常用公文正文模板（1）,通知（通报）,事由,主干,结尾,表明发文缘由、目的。 例：“为了”、“根据文件精神”,陈述通知的具体事项，分类分条讲明内容。例：一、活动开展时间； 二、活动开展地点； 三、活动开展方案； （一）参与人数： （二）具体步骤：,明确要求，强调意义，提醒告知。例： “希望相关部门、县分公司。 特此通知（特此通报）。”,17,常用公文正文模板（2）,请示,事由,主干,结尾,提出请示依据，直叙请示要求。 例：“为了，根据文件精神，我部门拟实行计划（开展活动）。”,陈述请示的具体事项，讲明其他部门配合要求、所需资源（金）、所需授权、预期效果等。例： 一、内容1：费用为； 二、内容2：授权签定合同； 三、内容3：活动开展方案为； 四、内容4：预计产生效果。,简单结尾。例： “（以上意见）当否，请批示。”,18,常用公文正文模板（3）,报告,情况,结论,建议,提出事件由来，叙述发展经过，分析针对性问题。例：“根据文件精神，我部门自起开展活动。首先，精心组织，广泛动员。；其次，扎实开展，层层推进。；最后，取得实效，。”,得出明确结论，总结经验教训。例：“经过为期三天的实地检测，专家组一致认为设备可以投入使用。”,可以省略，直接结尾。例：“特此报告” 也可以提出改进措施、建议意见等。例：“为了彻底解决调查中出现的问题，我们建议：一、；二、。”,19,报告和请示的区别,20,常用公文正文模板（4）,情况,要求,结尾,简单介绍背景情况，表明来意。例：“我公司是企业，因近期业务拓展，特向贵公司征求关于产品的意见”,商洽、咨询、答复的事项和问题，提出希望和要求。例：“请贵公司就事件做出合理解释”，“请贵公司尽快传真报价”,表明敬意、谢意或诚意，紧接结束语。例：“对于贵公司的配合我方将万分感谢”，“特此函告”。若需回复，则为“请复函”、“盼复”。若答复对方，则为“特此复函”,函,21,常用公文正文模板（5）,会议纪要,概况,内容,结尾,写明会议召开的时间、地点、人物、议程、总体情况等。例：“2006年10月7日，我公司在召开会议，各部门及分公司分别汇报了近期工作并进行了专题分析。现将会议主要内容纪要如下”,综合总结会议内容、达成共识、领导指示等。例：“一、设计方案通过初审；二、根据协议，请公司。”,写明会议主持、与会人员、记录整理人员。例： 会议主持： 参会人员：*、*、* 记录整理：,22,正文相关注意点,段落序号的标注,引用外部文件的方法,一、 （一） 1. （1） 二、,普通格式,错误格式,正确格式,根据江苏移动市200891号的精神,根据（江苏移动市2008 91号）的精神,第一章 总纲 第一条 第二条 第二章 第三条,“章断条连”,除了成文日期、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应用阿拉伯数字。例：二十一世纪，90年代，十七八岁,数字的使用,23,正文常见误区（1）,在批复、通知中出现“拟”字 如：经研究决定，拟在全区开展。（到底有没有决定？） 又如：关于。的批复中，“建设规模：在清扬路东侧拟建设管道3公里。” 正文提到的公司名称错误 正确的全称为：中国移动通信集团江苏有限公司无锡分公司 正确的简称为：中国移动江苏公司无锡分公司 正文内小标题随意加粗加颜色 原则上正文不应加粗和添加颜色。如有特别强调需要，建议将正文主体内容做成附件。,24,正文常见误区（2）,正文标点符号中英文混用，还有用两个“ ”号自己组合成书名号的。 要上报省公司的文件误使用“公司通知”文体，导致无法提交。 正文结构有头无尾、无头无尾、虎头蛇尾等问题。（开头常以“为”；“根据”等开头，末尾通常以“特此通知。”、“特此报告。”等结尾）,25,问题案例,行间距不等，缺段首空格,外部文件引用问题,26,问题案例,又如：根据江苏移动市通200980号文,27,问题案例,部门名称不规范,公司通知误以部门语气,正式通知出现“拟”字,28,问题案例,这里不能加”请示”2字,批复中不要使用”拟”字,29,目录,公司常用公文文体及使用范围,OA行文要点与常见问题辨析,30,OA拟稿注意事项,什么情况下需添加附件？,上报、下发自成体系的文件（规章或制度或报告） 特殊格式的内容（表格、彩色文字强调等） 避免正文冗长的补充说明（表彰名单、报表等）,行文格式,OA格式里有一栏“附件”需要填写内容： 1. 2. 正文结束后，在“特此通知”下方空两格写明： 附件：1. 2. ,附件文件的格式要求,附件只能为word、excel、ppt、pdf、jpg等几种格式 不得采用音频、视频、压缩包、电脑软件等格式,31,其他与OA相关的问题,委托不熟悉OA的公司员工、甚至外部人员撰稿等