账务审核业务及软件详解.ppt

深圳市金蝶软件配套用品有限公司,酒店信息化课程,账务审核业务及软件详解,目录,账务审核岗位的概述 酒店账务审核之收银交班审核 酒店账务审核之房价审核 酒店账务审核之挂账延迟退房审核 酒店账务审核之单据审核 酒店账务审核之应收帐、贵宾卡审核 酒店账务审核之信用审核 酒店账务审核之冲账、调整审核 其他,账务审核岗位的概述,一般酒店财务都会设立审核的岗位，部分规模较大的酒店还会将审核分为夜审、日审两个岗位，其工作职责就是负责审查、核对收银员或其他操作员的工作准确性，如收回款项与实际发生是否对应，入单员入单项目是否与实际库存扣减一致等，总之审核就是一个核对过程，当个体户盘点今日销售商品和收到款项是否一致时，这也是一个审核的过程，审核做的好可以非常有效的防止酒店各工作岗位上的漏洞。 当酒店采用权责制来交班和做账时，审核也就变得更有意义了，下面会根据权责方式结合软件上的操作具体介绍酒店账务审核的关键步骤,一、收银交班审核,前面的课程中已经讲到交班的流程，那么对于收银员交上来的东西，审核人员要第一时间进行审核。 收银员上交的材料如下： 1、交班报表（如图）,软件截图收银员交班报表,2、宾客的结账单，并且在结账单后附上客人的住宿登记单、押金单（收银底单+收回的客人底单）、所有消费单据如客房吧、洗衣费等。 3、与交班报表对应的现金、刷卡联以及其他收款的凭证如支票、现金券等 审核人员根据收银员的交班材料进行审核，大致审核要点如下： 1、现金、支票、现金券等收款凭证与交班报表是否一致 2、转AR账（应收账）的条款是否与账单一一对应，账单上是否有该公司有效签单人的签字。另外可以进到软件中查看该应收单位账户是否有该笔转账信息。最后将此结账单交由相应负责人归类存放，以便日后与单位对账。 3、贵宾卡也类似AR账，查看账单上的签字、卡号等，并且核对该贵宾卡里是否有该笔转账信息。最后将此结账单交由相应负责人归类存放，以便日后查看。 4、核对结账单据与软件中数据的一致性，并且可以对特殊房费进行审核，详见下页,二、房价审核,对于酒店的审计（或者夜审日审分班的日审）人员来说，需要在收银员交上来的结账单上面核对客人的房价。 同时也建议夜审人员在过夜审之前先核对一下房价，大多数酒店可能不会设立专门的夜审岗位，那么夜审前核对房价、过夜审步骤等都可以交给收银员来处理。在其他课程中会有专门的夜审操作讲解。 房价审计的要点： 1、贵宾卡、协议单位折扣房价是否有该卡或者该单位的信息显示，如果账单上显示不够具体，也可以进入到软件中查看该房间主单以及账务明细。 2、款待招待房账单上是否有领导签字，也可以进入该房间的主单查看有无备注信息等。 3、节假日、促销日房价核对账单上的抵离日期是否符合 4、包价核对，包价也就是package,如早餐。 需要核对该房价是否包含早餐，客人的登记单上是否显示的是正确的包价信息。,5、软件提供的房租夜间稽核报表，可以核对上日夜审时的过房租情况,夜审中的房租预审报表，供夜审人员核对房价,房租夜间审核报表，可以查看上日夜审的房租情况,软件会自动生成优惠房价（非标准房价码）的报表，供审计快速核对,三、挂账、延迟退房审核,软件提供了一些临时挂账的统计表，方便审核快速进行核对，在权责制中因为客人预交的押金都会先上交，所以挂账客人只要押金足够就行,指定日期延迟退房未加收报表，系统自动根据设定如（12点、14点、18点）对于操作员未进行加收半天或者全天房费的数据进行报表呈现，以便审计人员快速发现不合理的操作,四、单据审核,客房吧商品、洗衣、商务中心等以及KTV、餐饮、健身房等部门在客人消费时都要求开具消费小单如下图：,这种手工开具的消费底单一式多联，开单员自己留一联，上交收银员一联，并且每天统一交一联给财务审计。 审计收到消费部门交来的单据后需要核对在软件中是否已经录入（并不是核对结账单，因为消费客人可能并没有结账退房），在核对软件中是否已经录入时，可以通过软件中向导式财务审核来快速进行核对，如下图,一般酒店要求此单号需要连号，无论开错作废都需要上交,这个向导式财务审核可以通过点击下一步的方式快速的例举出在指定日期范围内某消费项目的录入明细，同时还可以标注审核结论和备注,审计可以对每笔账务进行标记,标记会被永久记录,权责制的营业总表也会体现当天的录入的消费合计，与各部门所上交单据一致，并且通过双击穿透的方式，也可以进行明细单据的核对,客房吧当日录入汇总,双击可穿透明细,明细项目，可进一步双击穿透至房间账务窗口,五、应收帐、贵宾卡审核,1、对本日转应收、转贵宾卡的账单要核对账单与签名，并作留存，应收账余额表、贵宾卡余额表也建议每天打印并与当日账单核对,贵宾卡余额报表,应收账余额报表,六、信用审核,有些酒店会设计专门的信用岗位，有些酒店把此工作交给审计。信用审核其实就是检查客人的押金是否足够、编制催账报表、制作宾客催款单等。 信用审核往往会被酒店忽视，虽然客人入住或者续住的时候都会支付足够的押金，但随着客人在其他营业点、客房酒水吧、洗衣等消费，实际余额数可能出现不足的情况（一般要求宾客余额大于当晚房费的1.5倍），如果出现余额不足可能会导致宾客离店时不足以支付额外的赔偿费等，因此信用审核不可忽视。 软件中提供了信用审核的相关报表：,催账报表可以自定义余额的金额和比列,催账报表会根据客人当晚房费计算出预计欠款,七、冲账、调整审核,收银员在进行账务操作的时候可以使用“冲账”功能对本日本人本班的录入项目进行冲账，也可以使用“调整”功能对所有未调整过的账务进行调整。 而审计则可以根据软件上的记录，通过查看相关的报表来核对收银员的操作是否合理。,这是账务调整后的显示，调整账务在有效明细下依旧会显示,在使用冲账功能时，本日本人本班的账务可以使用冲账/冲销功能，冲销后账务在有效明细下不显示正负对冲的项目,非本日本人本班的账务会自动转为调整（冲调）功能,冲账后的账务明细可以通过选择所有账目进行查看,冲账记录的显示,调整（冲调）记录的显示,报表中心里的前台费用调整明细报表可以根据选择的时间段检索出来所有的冲账、调整明细，审核人员