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文书工作与档案管理,经济管理系 文秘专业 薛胜男,广州铁路职业技术学院精品课程,文书档案管理课程,认知文书、档案管理岗位 6,规范完成发文工作 10,规范完成收文工作 6,规范合理进行档案管理 8,4,1,2,3,任务四：文书档案管理,经济管理系 文秘专业 薛胜男,广州铁路职业技术学院精品课程,任务四：文书档案管理,任务四：文书档案管理,流溪河会议服务公司经理办公室的小刘将对2009年的文件进行立卷。 她将怎么完成此项任务？,1.模拟任务分析,任务四：文书档案管理,项目1：收集鉴定档案,1,项目2：整理档案,2,项目3：登记统计档案,3,项目4：检索档案,4,任务四由下列五个项目构成,5,项目5：保管利用档案,任务四：文书档案管理,知 识 目 标,了解“全宗”的概念,能够以“件”为单位整理档案,能够以“卷”为单位整理档案,能够拟写立卷说明,了解“件”的概念,了解“卷”的概念,2.技能目标,3.知识目标,项目二：整理档案,技 能 目 标,任务四：文书档案管理,3.1“ 件”的概念 一般以每份文件为一件。 特别注意： 正本与定稿为一件 正文与附件为一件 来文与复文为一件 原件与复制件为一件 正文与发文稿纸、文件处理单为一件 报表图册名册按原来装订方式，一册为为一件,项目二：整理档 案,3、知识目标,任务四：文书档案管理,3.2“ 卷”的概念 案卷是由来源时间内容和外形上互有联系的若干文件组合而成，并放入卷夹、卷皮的档案保管单位。 一个案卷包括有案卷封面、卷内文件目录、卷内文件，卷内备考表。 说明：2000年国家档案局颁布归档文件整理规则，文书档案整理单位以“件”代替“卷”是改革最根本的一条。,项目二：整理档 案,3、知识目标,任务四：文书档案管理,3.3“全宗”的概念 字面意义就是全部卷宗。 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机关、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。 一般分为两类： 组织全宗：通常情况，一个独立从事活动的单位所形成的档案应组成一个全宗。（独立行文、财权、人事权）而机关内部的组织机构则称“立卷单位”。 个人全宗：对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。,项目二：整理档 案,3、知识目标,任务四：文书档案管理,4.1.1 按“件”整理档案,4.1.2 按“卷”整理 档案,4.1.3 编写 立卷说明,能够规范完成立卷工作、拟写立卷说明,项目二：整理档案,4.1 实训目的,4、模拟实训,任务四：文书档案管理,4.2应 用 环 境.,天开电化 广州分公司,小刘是经理办公室秘书,对2009年 资料进行 收集整理,项目二：整理档案,4、模拟实训,任务四：文书档案管理,4.3实训设备设施： 电脑、打印机 档案装具、装订工具 录入软件,项目二：整理档案,4、模拟实训,任务四：文书档案管理,4.4.1 准备工具,4.4.3 拟写立卷说明,4.4.2 立卷 （件）（卷）,4.4实 训 步 骤,项目二：整理档案,4、模拟实训,任务四：文书档案管理,（2）分类,（1）装 订,（3）排列,（5）编 目,（4）编 号,（6）装 盒,项目二：整理档案,4、模拟实训（件）,任务四：文书档案管理,文件排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 汉文本在前，少数民族文本、外文本在后； 有文件处理单的，放在最前加盖归档章。,项目二：整理档案,4、模拟实训,装 订,任务四：文书档案管理,装订方式 左侧装订 左上角装订 不锈钢钉装订 铁夹背装订,项目二：整理档 案,4、模拟实训,装 订,任务四：文书档案管理,2000年国家档案局归档文件整理规则选择了年度、机构、保管期限作为通用的分类方法。 年度分类法：根据形成和处理的年度对归档文件进行分类一般以文件的签发日期为准； 跨年度形成的文件统一在办结年度归档； 几份文件作为一件时，以装订在前的文件日期为准。 机构分类法：根据文书处理阶段和承办单位对归档文件进行归类。一般一个机构设一个类。,项目二：整理档案,4、模拟实训,分 类,任务四：文书档案管理,2006年国家档案局机构文件材料归档范围和文书档案保管期限规定：永久和定期；定期又分为：30年和10年。 保管期限分类法：,项目二：整理档案,4、模拟实训,分类,任务四：文书档案管理,如我们采取的保管期限-年度-机构的分类办法。 具体操作： 在同一年度里，先将文件按保管期限分为3类； 然后在同一期限内再按机构分类； 最后文件应在机构下进行排列； 同一事由内的文件按时间或重要程度排列 不同事由按时间或重要程度排列,项目二：整理档案,4、模拟实训,排 列,任务四：文书档案管理,在每件归档文件的首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。,项目二：整理档案,4、模拟实训,编 号,315mm,28mm,任务四：文书档案管理,项目二：整理档案,4、模拟实训,编目,归档文件目录,盒内文件排列完毕后，另行制作盒内文件目录，介绍盒内文件成份和内容,任务四：文书档案管理,项目二：整理档案,4、模拟实训,编 目,归 档 文 件 目 录,一 年 一 本,任务四：文书档案管理,不同形成年度的文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的文件不应放入同一档案盒； 填写封面、盒脊和备考表,项目二：整理档案,4、模拟实训,装盒,天开电化有限公司,全宗名称,任务四：文书档案管理,项目二：整理档案,4、模拟实训,装盒,全宗号,盒 号,档案盒底边,任务四：文书档案管理,项目二：整理档案,4、模拟实训,装盒,装盒,任务四：文书档案管理,项目二：整理档案,4、模拟实训,备考表填写方法 1、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。归档文件目录备注有 * 号的，须在盒内备考表中填写详细说明。 2、整理人：负责整理本盒归档文件的人员姓名。 3、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 4、日期：归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。,任务四：文书档案管理,项目二：整理档案,4、模拟实训,装盒,4.4.3编制立卷说明,一年来立卷单位的主要活动情况；具体工作和生成的数据,写明内部机构的变化情况； 具体的内