企业档案知识服务工作心得体会

1 / 11 企业档案知识服务工作心得体会 企业档案知识服务是指企业档案部门将档案利用服务的着眼点从为用户提供初级的档案转移到为用户提供高级的知识，以满足用户的知识需求，帮助用户解决问题的创造性智力活动。它对是传统档案服务的超越与提升，是未来企业档案工作发展的必然趋势。 （二）是应对市场竞争压力的需要 当前，经济全球化使企业之间的竞争进一步加剧。在市场竞争白热化的环境下 ，企业为了提升自身的 核核心竞争力，必须将绝 大大部分资源与精力集中 于于能直接创造价值的业 务务环节，如生产管理、 研研究与开发（ r&d） 、市场营销等 ，以及少 数数关键的管理领域，如 财财务管理、人力资源管 理理等；而尽量精简不重 要要的活动与部门。传统 的的企业档案工作关注保 存存企业历史，而忽视创 造造现实价值，不仅不能 为为企业当前的价值创造 活活动做出明显的、直接 的的贡献；而且还需要投 入入不菲的人力、物力和 财财力，自然就成为被精 简简的对象。美国文档组 织织有限公司（ docum entorganiz ation）主席、 纽纽约大学兼职教授玛西 ?g?高德斯坦（）早 在在 1997 年就指出： “ 今天，没有几家企业 愿愿意为制作咖啡桌书籍 而而开展（历史项目，更 没没有哪家公司愿意投 资 建建立一个只为文化目的 服服务的档案馆。 ”4 于是，近年来，国内 许许多企业纷纷开始大幅 地地裁减档案机构和人员 。例如，中国铁路物资 总总公司有专职档案2 / 11 人员 338 人，到仅剩下兼职 档档案人员 12 人。 5 鞍山钢铁集团公司以 前前最多时曾设置了 246 个档案机构，配备了 5589 名档案人员，现 在在全公司专职档案人员 仅仅剩 91 人。 6笔 者者的调研也表明，近年 来来国有企业档案人员被 裁裁员幅度为 25%以上 。 7 毕业论文 而企业档案部门应 对对被裁员威胁的正确策 略略就是实施知识服务。 通通过知识服务满足企业 对对 知识的需求，支持企 业业的业务发展，为企业 直直接创造价值，从而使 公公司领导层意识到保留 档档案部门的必要性。正 如如加拿大档案学者高德 拉伯楚克（ gordr abchuk）所言 ： “ 与所有精明的商业 部部门十分类似的是，企 业业档案管理的成功主要 依依靠两个基本因素： (11)所提供的服务或产 品品确实有需求； (2)保保证必须的灵活性以满 足足利用者不断变化的需 要要。 ”8 国外一些 企企业档案部门已经在这 一一方面作出了成功的探 索索。例如，在广州召开 的的企业档案工作国际研 讨讨会上，法国圣 戈班集 团团档案馆馆长笛迭邦 杜杜说：“ 企业档案部门 第第一和首要任务，是为 企企业日常运营和处理现 实实问题服务，对历史的 贡贡献则是额外的收益， 因因此目前圣戈班集团档 案案馆是作为企业一个盈 利利和服务中心来运营。 ” 9 论文网 （三）是解决当前企 业业档案工作问题的需要 近年来，我国企 业业档案部门将主要的工 作作精力放在档案3 / 11 信息化 建建设上。相当一大批企 业业建立了档案信息管理 系系统，推出了数字档案 馆馆。但是，档案信息化 建建设实际效果如何呢？ 下下一步该怎样发展呢？ 论文代写 湖南某 企企业档案馆投入巨资采 购购档案信息管理软件， 添添置大量的仪器 设备。 笔笔者问该馆工作人员为 什什么要进行档案信息化 建建设。他们的回答竟然 是是：“我们看别的单位 都都在搞信息化，我们也 跟跟着搞呗。”我说：“ 档档案信息化建设的最终 目目的在于，如何利用信 息息技术更好地为用户提 供供档案信息服务。”他 们们这才恍然大悟。工作 缺缺乏目的性，其实际效 果果可想而自知。南方某 家家大型医院信息中心， 已已经存储了超过 5gb 的的电子病历档案，每天 还还有来自各医疗科室数 以以千计的电子病历档案 。这些电子病历档案如 果果被充分利用，可以提 高高诊断水平与治疗效果 、开发新的药物，利于 医医患 双方。但是非常可 惜惜的是，这些已经良好 归归类、可靠存储的医疗 信信息竟然无人问津。 110重建设轻 毕业 论论文 利用，这是 一一种重要的资源浪费。 广广东某通讯公司档案馆 馆馆长对笔者说：“档案 系系统也上了，达标升级 也也实现了，下一步我们 该该做什么？”他们面临 着着未来之路在何方的困 惑惑。 论文网 解 决决上述问题的答案在于 实实施知识服务。通过知 识识服务，使人们认识到 档档案信息化建设的目的 在在于更好地提供知识服 务务，满足企业在生产、 经经营和管理活动中对知 识识的需求；4 / 11 通过知识服 务务，真正发挥档案的作 用用，充分实现知识的价 值值，提高档案信息化建 设设的实际效果。通知知 识识服务，指明未来档案 工工作的发展之路：实现 以以知识管理为导向的档 案案管理，从传统档案服 务务向知识服务过渡。 （一）知识管理 知识管理是指应用 现现代信息技术对知识进 行行积累、组织、评价、 传传递和应用、创新，以 实实现知识的价值，提升 企企业的核心竞争力。知 识识管理的出发点是知识 是是企业的战略资源，知 识识管理根本目的是实现 知知识的价值、提升企业 的的核心竞争力，知识管 理理的基本活动是知识的 积积累、组织、评价、传 递递和应用、创新等，知 识识管理的技术支撑是现 代代信息技术 。作为知识 经经济时代的管理范式， 知知识管理必然为包括档 案案管理在内的企业各项 管管理活动提供创新的思 路路和视角。 论文网 知识管理的出发点 可可以促使人们重新认识 企企业档案的价值：企业 档档案作为一种重要的知 识识载体，应该是企业重 要要的战略资源，而不仅 仅仅是简单的“历史记录 ”、“资料”或“工具 ”；应该是企业展望未 来来的窗口，而不仅仅是 回回顾过去的镜子。知识 管管理的根本目的可以促 使使人们重视定义企业档 案案管理的根本目的：企 业业档案管理不能只重视 档档案的收集、整理和保 管管，而更应该重视档案 的的开发和利用；档 案管 理理不能停留于被动的、 单单一的、滞后的服务， 而而必须融入企业的核5 / 11 心 活活动，为企业创造价值 、实现利润最大化服务 ，为提升企业核心竞争 力力服务。知识管理的基 本本内容可以促使人们重 新新思考企业档案管理的 基基本内容：企业档案管 理理应该从关注对档案实 体体的管理转移到关注对 档档案所存储的信息、所 蕴蕴含的知识的管理。知 识识管理的技术支撑可以 促促使人们重新考察企业 档档案管理的技术方法： 企企业档案管理必须抛弃 传传统的手工操作方式， 而而采用先进的信息技术 。 论文网 在档 案案管理诸环节工作中， 档档案利用服务尤其需要 以以知识管理思想理念为 指指导，借助知识管理技 术术方法进行创新，实现 从从传统档案服务向知识 服服务的过渡。 代写论 文文 （二）档案后 保保管范式 论文网 自从 1996 年 加 拿 大 大 著 名 档 案 学 家 特 里 ? 库 库克（ terrycoook）在北京第十三届 国国际档案大会上，首次 比比较系 统 地 阐 述 “ 档案 后 后 保 管 范 式 ”（ aposst-custodia lparadigmf orarchives ）以来，档案后保管 范范式成为档案学新的理 论论范式。档案后保管范 式式是档案学界针对档案 工工作面临环境急剧变化 、传统的档案保管范式 受受到巨 大挑战而做出的 积积极的理论回应，体现 了了新形势下档案管理发 展展的内在规律，反映了 档档案管理演进的必然趋 势势。 “以用户为 中中心”就要求企业档案 人人员“处处”、“时时 ”为用户着想，从档案 的的收集、整理、鉴定到 利利用的全过程为6 / 11 用户着 想想。以档案收集为例， 档档案部门在确定的文件 归归档范围应该思考：是 否否收集到用户所需要的 全全部文件材料吗？是否 还还有某些用户需要的文 件件材料被排除在归档范 围围之外？例如，北京某 公公司的一名技术员说： “我们公司的档案人员 就就像古代皇帝身边的史 官官，把公司领导的一言 一一行都记录下来。领导 昨昨天到哪里视察啦，今 天天做什么重要讲话啦， 都都存留下了照片、讲话 稿稿。但是这些东西对于 像像我这样的普通员工来 说说根本没用，不能解决 实实际问题。我最需要是 那那些经验丰富的老专家 、老员工撰写的材料， 看看看他们做的项目建议 书书，我就知道如何撰写 项项目建议书，看看他们 写写的经验总结，我就知 道道应该避免犯哪些错误 。可是这些东西往往在 档档案室里找不到。”造 成成这一现象的原因恐怕 与与我们档案部门传统上 缺缺乏为普通用户着想的 意意识不无关系吧。 （二）服务目的从为 用用户提供档案转变为为 用用户提 供知识 毕业论 文文 传统档案服务 的的目的是为用户提供档 案案，提供解决问题所需 的的信息。它关注的焦点 和和最终评价是“我是否 提提供了您需要的档案信 息息”。知识服务的目的 是是为用户提供知识，提 供供解决问题的具体方案 。它关注的焦点和最终 评评价是“是否通过我的 服服务解决了您的问题” 。 论文网 例如 ，在上海江南造船厂， 员员工到档案馆查阅、复 制制档7 / 11 案，档案馆提供的 是是低级的档案服务。档 案案馆进行档案编研，将 编编研成果发送到员工手 中中，档案馆提供的是较 高高级的信息服务。档案 馆馆通过档案编研发现， 本本单位在历史 上创造了 三三十多项中国第一，如 中中国第一台万吨水压机 、中国第一艘破冰船、 中中国第一艘东方红探测 船船等。 15这一发 现现被企业广泛、多次应 用用于对外的宣传广告公 关关和对内的企业文化建 设设。档案馆通过这一发 现现为本单位提供的是高 级级的知识服务。 论文 代代写 要实现从提 供供档案向提供知识的过 渡渡，要求档案部门加强 对对档案的编辑与研究， 从从中挖掘与提炼知识。 例例如，国外一家公司档 案案馆为公司雇员的医疗 档档案做完索引之后，发 现现保险公司多收了保险 费费，因为他们是按照国 家家费率而不是较低的地 方方费率计算的。发现 和 提提供这一知识之后，公 司司财务部迅速更换了一 家家保险公司。 16 毕业论文 （三） 服服务主体从由单个员工 提提供服务转变为由专家 团团队提供服务 过 去去，档案部门开展档案 服服务大都是由单个普通 工工作人员为用户提供服 务务，而知识服务强调服 务务主体的专家化、团队 化化。所谓“专家化”， 是是指提供知识服务的工 作作人员应该是具有广博 、专深知识的专家，面 对对用户复杂性、专业性 的的问题，他们能引导用 户户在“信息海洋”中迅 速速、准确地找到所需知 识识，找到解决方案。所 谓谓“团队化”，是指将 多多方面8 / 11 专业人员有机地 整整 合成团队，针对某一 项项目实施全面服务。知 识识服务对服务人员知识 和和能力要求较高，一个 专专家即便掌握了复合、 深深厚的知识，也难以独 立立应对复杂、高难项目 的的知识服务任务，因而 需需要建立团队，依靠集 体体智慧、分工协作完成 。 代写论文 例 如如，株洲电力机车公司 为为上海地铁公司生产的 机机车中一个关键性的轴 轮轮磨损严重。获知这个 情情况后，公司信息管理 部部立即从档案管理组和 翻翻译情报组抽调骨干组 成成一个工作团队，来自 档档案管理组的成员负责 查查找关于这一轴轮研究 、制造的档案，来自翻 译译情报组的成员负责收 集集国外关 于这一轴轮的 最最新技术情报。然后共 同同对两方面的信息进行 比比较分析、综合提炼。 最最后向公司领导和技术 人人员提供了一份详细的 报报告，供他们决策和技 术术攻关之用，赢得了公 司司领导和技术人员的高 度度赞誉。 毕业论文 （四）服务方式从被 动动服务转变为主动服务 毕业论文 过去 ，档案部门习惯于被动 服服务，较少开展主动服 务务；而主动服务是知识 服服务的基本特征。例如 ，剑南春集团档案信息 中中心主动到公司领导和 信信息需求量大的部门去 征征求意见，了解他们急 需需的信息，制成表格， 每每天按照表格将企业内 外外电子信息进行 收集、 筛筛选，汇编成一份高含 金金量的信息快讯，即时 发发送给公司领导和各部 门门参考，为领导和部门 决决9 / 11 策做出了重大贡献。 16 论文网 (五 )服务手段从机械 化化服务转变为智能化服 务务 论文网 传统档 案案服务是一种机械式的 服服务，用户说要什么就 提提供什么，不能满足用 户户深层的、隐含的、没 有有直接表达的需求。而 知知识服务强调借助人工 智智能技术为用户提供智 能能化的服务。例如，过 去去我们获取用户的信息 、知识需求，主要是采 用用问卷调查法，即在用 户户常用的检索界面上设 置置一份含有若干问题的 问问卷让用户填写，用以 了了解用户的信息、知识 需需求。用户需要耗费一 定定时间去进行选择、填 写写，增加了用户的负担 ；而且有时用户难以明 确确地表达自己的需求。 现现在我们可以借助智能 代代理（ agent）技 术术，通过监视用户的信 息息查询过程自动获取用 户户个性化需求。即在用 户户的 终端上运行具有监 视视功能的智能代理。智 能能代理将用户检索、浏 览览、下载信息的过程和 内内容不断传送给远端的 服服务器，服务器对这些 有有关用户信息利用情况 的的记录进行分析，就可 以以从中挖掘出用户的利 用用偏好和需求趋势。 论论文代写 （六） 服服务策略从标准化服务 转转变 为个性化服务 代 写写论文 传统档案 服服务是一种标准化服务 ，对所有的用户都以同 样样的方式提供同样的档 案案，如同西药商店出售 成成药，不同的患者病症 不不同，但药物是标准化 生生产出来的，针对性弱 。知识服务强调个性化