南宁市卫生行政许可档案管理制度

1 / 8 南宁市卫生行政许可档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强卫生行政许可档案管理工作 ,使卫生行政许可档案的归档、立卷和查阅工作规范化、程序化，提高卫生行政许可档案管理水平 ,确保其有效利用，制定本制度。 第二条 本制度所称卫生行政许可档案 , 是指卫生行政部门对依法设定的行政许可事项，根据相关法律、法规、规章的要求 ,实施审批过程中直接形成的文字资料及申请人按规定应提供的文字、图表和照片等不同形式资料的历史记录。 第三条 卫生行政许可档案是卫生行政许可审批工作过程中直接形成的原始记录资料，必须确保其完整 、规范、系统和安全。 第四条 卫生行政许可档案是开展经常性卫生监督工作的基础资料，必须积极创造条件，确保其有效利用。 第五条 卫生行政部门应建立健全卫生行政许可档案管理制度和管理组织，在用房、设施、人员和经费等方面予以保证。 第六条 市卫生监督所负责市本级卫生行政许可档案的管理。对下级卫生行政部门的卫生行政许可档案的管理工作进行检查、指导。 第二章 归档内容和要求 2 / 8 第七条 卫生行政许可档案应齐全、完整，已破损的申报资料应予修复，字迹模糊或易退色的文件应予复制，所使用的书面材料、纸张等应符合档案保存 要求。 第八条 归档内容 （一）卫生行政部门按规定，在对卫生行政许可事项进行审批工作过程中直接形成的书面文字资料。如申请表、审批单、受理通知书、监督笔录、监督意见书、现场审核表、现场验收报告及卫生许可证正本存根等。 （二）根据有关法律、法规和规章的要求，申请人应提交的所有文字、图表和照片等资料。如房屋所有权证明材料、负责人身份证明材料、生产工艺流程图、厂区周围环境及生产车间平面布局图等。 （三）卫生行政部门要求的其他资料。 第九条 归档内容要求 （一）申请人提供的用于审批的证明材料应为原件，确有困难不能提供原件的可提交复印件，复印件应清晰且与原件完全一致，申请人应逐页加盖公章或骑缝章确认；未取得公章的申请人所提供的资料，须由申请人签印确认。 （二）申报资料应使用 A4 规格纸张打印（建议中文使用宋体小 4 号字，英文使用 12 号字），申请表须用钢笔或签字笔填写，字迹要求工整、清楚，不得涂改 注：有修改内容时应由修改者签印 。 3 / 8 （三）申报资料中同一项目内容的填写应前后一致，不得自相矛盾。 （四）申报资料中不得使用不利于档案保存的文件，字迹耐久性差的须复印后上报，如热敏纸传真件等。 （五）卫生行政许可档 案标准纸型为 A4 规格纸张，小于A4 纸张的资料 (如照片、标签等 )需粘贴在 A4 纸的右、上方，大于 A4 纸的资料 (如图纸、营业执照复印件等 ) 需折叠为 A4纸大小，但要尽量减少折叠次数，同时折叠处应尽量位于文件和图表字迹之外，如文件较多时，宜单张折叠，以便查阅。 （六）申报资料中所有外文资料（包括产品、生产企业和申报单位名称）均应译为规范的中文，并将译文附在相应的外文之后。 （七）申请人提交产品检验报告，应为得相应检测资质的技术服务机构出具。 （八）申请人提供的各项申报资料应在正文上方加注标题，内容较多 时应加封皮说明，各种平面布局图应在右上方标明方向坐标。 （九）申请人提供的证明材料中不是单份文件时，将同一内容文件按 “ 正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后 ” 的顺序排列。 4 / 8 （十）申报资料按要求规定的顺序排列，同时提供申报资料目录并在有文字的每页材料正面右下角（背面左下角）打印页码。 第三章 立卷归档 第十条 卫生行政许可档案立卷归档是指将各类卫生许可项目的申报资料进行装订、分类、编号、排列、登记，使之有序化。 第十一条 立卷归档的原则是：遵循档案形成规 律和特点；保持资料之间的有机联系；体现动态管理过程；便于保管和利用。行政许可档案资料可按以下顺序排列： （一） 案卷封面； （二） 卷内文件目录； （三） 行政许可决定书、审批签和许可证（批）件复印件； （四） 卫生行政部门审查形成的、以及卫生行政机关收集的书面材料； （五） 受理或不予受理行政许可申请的书面凭证、一次性告知材料； （六） 听证材料； （七） 行政机关延期办理和批复文书； （八） 申请人提交的申请材料： 1、卫生行政许可申请表、申请报告； 5 / 8 2、申请人及委托代理人的身份证明、委托书； 3、营业执照或企业名称核准材料； 4、经营场所有效使用证明（租赁合同、房产证等）； 5、经营场所地理位置图、平面图、施工图等； 6、从业人员一览表及健康证明、资质证明等； 7、卫生管理组织机构及制度； 8、其他材料（检验报告、检验室建设情况、产品索证材料等）。 第十二条 档案装订 为便于档案的查阅利用，案卷排好序号后应进行装订。采用左侧装订，用线绳在距案卷左边约 15 毫米处三孔一线装订。 装订前，卷内资料要去掉所有金属固定物；对装订边狭小的资料要加边 后装订。 在卫生许可证件（批件）使用期内，年审复核、变更和增项等资料归入该企业卫生许可证本使用周期申办档案内；卫生许可证件（批件）到期换发的申报资料立新卷归档。 按 “ 随办随归 ” 的原则，承办监督员办结审批手续，申请人领取卫生许可证后，应将审批资料及时交档案管理人员立卷归档保存，并履行交接手续。 第十三条 档案分类 6 / 8 对卫生行政许可档案进行科学合理的分类，既能揭示档案之间的内在联系，又使档案系统化、条理化，确定存放位置，便于档案的管理和查找利用。 卫生行政许可涉及专业较多 ,且各专项法律、法规和规章要 求也不尽相同，为便于管理，卫生行政许可档案分类按专业划分，分为：食品类、化妆品类、消毒产品类、公共场所类、供水类、涉水产品类、职业卫生安全类、放射卫生类等。 卫生行政部门可结合本地区实际情况和工作需要，制定各类专业档案的分类目录。 第十四条 档案编号 档案编号是指档案资料在全宗档案中的位置指示符号，通过编号，使归档资料在全宗中的位置得以确定，这个符号对于同一报批资料是特有的、也是排他的。 卫生行政许可档案编号采用卫生许可证（批件）号，书写规范为：年号类别序号。 第十五条 档案排列 归档档案的 排列是指在分类方案的最低一级类目内根据编号确定档案位置，入架存放排列先后顺序的过程。 根据分类方案要将不同类别的档案分柜或分区存放并加贴指示标志，以便查找。 第十六条 归档登记 为确保档案的安全、完整，要建立健全归档资料交接和归7 / 8 档立卷登记记录制度，做到及时归档、及时交接、及时登记。 第四章 档案的管理 第十七条 卫生行政许可档案应由专职或兼职档案管理人员负责管理。 第十八条 卫生许可档案管理人员，必须热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，并具备一定的档案专业知识和具备较高的科学文化水平。 第十九条 建立卫生行政许可档案借阅登记制度，严格按要求履行借阅登记手续。 第二十条 卫生行政许可档案是卫生行政审批全过程的原始记录，未经批准任何人不得复制。 第二十一条 卫生行政许可档案涉及申请人提供的产品配方、生产工艺等技术资料，属商业秘密，档案管理人员应严格遵守保密制度，不得以任何方式向他人泄密。 第二十二条 外单位人员因公需查阅卫生行政许可档案时，应持单位有效证明文件，经主管领导批准后方可查阅，但不得将档案带离档案室。 第二十三条 卫生行政许可档案应设专用档案库房保存，并保持适当的温度、湿度，库房门窗 要坚固，要有防盗、防火、防鼠、防蛀等安全措施。 第二十四条 卫生行政许可档案保存期 建筑设计卫