合同收据使用规范.docx

关于合同、收据发放使用规范1、 使用范围及要求1、集团及分公司业务体系2、合同及收据由呼市行政部及财务部统一加盖合同章、财务章、登记合同及收据编号后，统一邮寄各分公司，由各分公司行政合同专员负责保管。3、对于合同内容填写错误及开错收据的情况，均需交还合同管理人，合同管理人需在合同页面及开错的收据页写明“作废”字样并存档。收据交还财务，切勿撕毁。4、如发现有缺失的合同、收据，如可以确定直接责任人，则缺失一份合同/一张收据，对直接责任人处以500元罚款，缺失两份合同/两张收据，处以1000元罚款，三份/张以上，给予开除处理。如无法确定直接责任人，则按以上处罚原则对合同、收据管理人进行处罚。以上各情况部门负责人都需承担连带责任罚款100元。处罚金额从相应人员工资中扣除。5、合同、收据领用人不得在一个月内作废三份合同、收据，每超一份罚款100元，部门负责人承担连带责任罚款50元。处罚金额从相应人员工资中扣除。6、各类合同新开户上线及开户时(包含老户新开），必须提供合同原件、合同扫描件于客服/运营人员，合同需填的客户各项信息必须完整（详细见附件1）。审查完的合同归还合同管理人，合同扫描件由客服人员备案存档。如若发现未按要求至客户上线，需追究销售人员及部门负责人、客服/运营人员及部门负责人、网站技术人员及部门负责人的相关责任。7、新入职员工需参加合同、收据发放使用制度的培训，在该制度认真学习完毕后由本人确认签字方可领取合同，否则不予领取。2、 合同管理流程 合同批量打印完成后，盖合同专用章，存入合同档案柜；商务人员根据签单需要到行政部合同专员处领取合同；领取合同时必须录入合同领用电子信息登记表（内容：领用日期、领用人、领用部门、合同类型、合同编号、签约单位、签约地区、签约进度、归还日期）；领取合同时必须进行纸质版登记表（内容：领用日期、领用人、领用部门、合同类型、合同编号、部门负责人确认领取签字）；合同领用完成；要求商务人员当日归还领取合同；如有不归还合同者，每日必须向行政合同管理人进行报备，说明合同使用进度以及未归还原因；商务人员处理好签单各项工作后，将合同归还行政部；行政部合同管理人登记归还合同信息，并进行电子录入和合同存档；3、 合同领用集团销售人员领取合同、收据，全部在行政部合同管理人处领取。登记电子信息：领用日期、领用人、领用部门、合同类型、合同编号、签约单位、签约地区、签约进度、归还日期登记纸质信息：领用日期、领用人、领用部门、合同类型、合同编号、负责人签字注意：如部门经理外出无法确认签字，需部门总监代签后，才可领取合同。呼市行政部合同管理人，必须于每月25日前，将次月分公司合同类型及合同使用量统计完成，并进行邮寄，供次月整月使用。如在月中发现合同、收据即将使用完毕，分公司合同管理人需提前一周与呼市行政部合同、收据管理人进行邮件申请，抄送分公司经理及呼市大行政经理，审批通过后方可补发。4、 合同归还若集团销售人员携带合同外出，不能当天返回公司归还合同，需向部门经理、合同管理人说明具体情况，报备后可于第二天上午归还合同；若领取合同后，次日上午仍无法归还合同者，需向合同管理人报备，并于每日下午3点前向合同管理人说明合同使用进度；商务人员将合同归还合同管理人时，需保证各类合同的客户信息完整，如遇到外地客户的情况，需归还带有客户公章的合同扫描件；说明：未签合同必须于次日上午归还合同管理人； 已签合同需处理提单等事宜不能归还者，每日进行合同使用进度报备。分公司合同若有极特殊的原因未能及时归还，需在总部下发的合同明细表中备注说明，并必须在次月处理完毕邮寄总部。 如未按规定节点返还，将处以合同管理人及合同领用人各100元罚款，各负责人承担连带责任。处罚金额从相应人员工资中扣除。5、 收据领用及归还1、 实施人员需要给客户开具收据时，需到各分公司收据管理人处开具。呼市实施人员到财务部开具。2、 集团销售人员领取收据，需当日将收据交回管理人处。如已开具完毕的与相对应合同一起归还合同管理人，销售人员将收据的第一联粘在所签合同右上角，收据管理人将收据第三联粘回原编号位置（呼市销售人员将收据第三联交到财务部）。如未开具，则将收据的三联全部交往管理人收妥，下次发放。3、收据使用要求在完全用完一整本收据后再启用下一本。6、 合同档案管理1、合同、收据管理人于每月5日前将上月所有的合同归档及已开具的整本收据邮寄回总部，相应的合同明细表发至总部合同管理人邮箱。未启用的收据及未开完的整本收据留在管理人处继续使用。总部合同负责人、财务负责人对合同、收据进行核查，确定没有缺号、没有虚假开具、没有信息资料不全等违规情况，核查