公司会议管理制度实例.doc

公司会议管理制度实例 1目的：为了减少会议、缩短会议时间提高会议质量加强会议决议执行力度特制定本制度 2适用范围：全体员工 3内容： 一、会议分类及组织 第一条全公司会议归纳为三类： 1.公司级会议（总经理办公周/月会、全公司年终总结及年度经营计划会） 总经理办公周/月会由总经理助理提出经总经理批准由总经办负责组织召开；全公司年终总结及年度经营计划会经总经理批准由人事行政部负责组织召开 2.专业会议：系全公司性的技术、业务综合会(如营销分析会、技术项目申报会、合同评审会、生产调度会、生产安全会等)由分管副总/总监批准主管业务经理负责组织 3.部门工作会：各部门/项目部召开的工作会(如部门/项目部每周办公例会等)由各部门会/项目部决定召开并负责组织 第二条政府部门在我公司召开的会议(如现场会、报告会、审核会等)或公司际业务会(如联营洽谈会客户座谈会等)一律由人事行政部受理安排有关业务对口部门协作做好会务工作 二、会议的准备 第三条会前准备： 1.所有会议主持人和召集部门与会人员都应分别做好有关会前准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶水、必要时准备奖品/纪念品、通知与会人员等) 2.会议记要编写人员规定：1）总经理办公周/月会会议记要编写由人事行政部经理负责2）总经办特别会议记要由总经理助理负责编写3）各部门会议记要由各部门自己编写 三、会议安排及议题 第四条为避免会议过多或重复全公司正常性的会议一律纳入例会制原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开特殊情况如有变动要提前报人事行政部审批备案目前公司主要例行会议安排如下： 1.年度总结及经营计划会议（每年春节前10天左右召开）分部门经理级别的经营计划会议和全体员工大会两部分进行召开： 1）部门经理级别及以上人员参加经营计划会议 会议议题： （1）汇报各部门上年度的工作总结（工作中取得的成绩、工作中存在的问题、得到的经验教训、团队建设情况、费用状况、制度执行、员工动态等）(具体内容见附件：部门年度总结报告表) （2）讨论下年度的经营计划（具体内容见附件：年度经营计划汇总表） 2）全体员工参加公司年度总结大会 会议议题： （1）总经理总结公司上年度各项工作情况总结工作经验和教训简单展望公司下年度的经营计划 （2）表彰先进、优秀员工奖励对公司有特殊贡献的员工 （3）简短的文艺表演或有奖游戏等 （4）年终抽奖 （5）组织全体员工吃团年饭 （6）其他活动安排 2.总经理月办公会（每月最后一周周五时间16:0018:00如有时间变动由人事行政部提前一天通知）经理级别及以上或需要参加人员参加开会前一天提交工作总结和计划给总经理助理,再转交给总经理未及时提交的做相应的处罚并纳入绩效考核 会议议题：公司经营策略的局部调整各部门上月的工作总结与下月的工作计划需要其他部门协助解决的问题对公司或其他部门的建议表决或修订制度项目进度款项支付情况通报好人好事、公司或个人获得的荣誉 （具体内容见附件：周（月）工作总结计划表） 3.总经理周办公会（每周五16:0017:00）经理级别及以上或需要人员参加每周五上班之前提交工作计划和总结给总经理助理未及时提交的做相应的处罚并纳入绩效考核 会议议题：各部门周工作总结与周工作计划双方或多方处理不了的问题需要其他部门协助解决的问题对公司或其他部门的建议表决或修订制度项目应收帐款情况会议纪要、决议执行情况通报通报好人好事、公司或个人获得的荣誉 （具体内容见附件：周（月）工作总结计划表） 4.部门周/月例会（每周一9:009:30）部门全体员工参加每周四下班之前提交工作计划和总结给部门经理部门月例会与总经理办公月例会同步 会议议题：部门工作总结与计划个人不能解决的问题的原因分析和对策工作上的建议 公司级别的会议如有会议时间临时变动要提前一天通知人事行政部和相关人员 第五条其他会议的安排： 凡涉及多个部门负责人参加的各种会议均须于会议召开前一天经部门负责人批准后报人事行政部汇总并由人事行政部统一安排方可召开 第六条人事行政部每周五应将全公司例会和各种临时会议统一平衡编制会议计划并通知（oa或电话或发通知）到各部门负责人必要时要签收或回复给人事行政部 第七条凡人事行政部已列入会议计划的会议如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时召集部门应提前2天报请人事行政部调整会议计划未经人事行政部同意任何人不得随便打乱正常会议计划 第八条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议人事行政部有权拒绝安排 第九条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议人事行政部有权安排合并召开 第十条各部门会期必须服从公司统一安排各部门小会不应安排在公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会局部服从整体的原则 四、对会议形成会议记录/决议的执行规定 第十一条所有会议必须要有会议记录： 公司级及专题会议必须要形成会议决议会议决议一定要有执行人和监督人以备追踪会议记录/决议要在规定时间（总经理办公例会在周一14:00前交审核:下午四点前发放专题会议/部门例会在24小时内）内经会议主持人审批后以书面形式下发参会相关部门或人员签收并保留原始签收稿存档没有按时下发者罚款（会议记要人员或审批人员）50元/次专题会议/部门例会一定要传一份会议记要到人事行政部备案 第十二条会议记要的编写规定： 总经理办公周/月例会暂时由人事行政部负责编写；总经理特别会议由总经理助理负责编写：部门会议记由本部门内部自己决定编写 第十三条会议记要发放规定： 总经理办公周/月例会以及总经理特别会议一定要以书面及oa形式同时发放参会人员及相关领导并知会各分公司务必做好签收记录其中项目部发传真并回传签收 第十四条总经理办公周/月例会形成的会议纪要或决议的监督执行： 总经理办公周/月例会形成的会议纪要或决议由总经理助理跟踪并及时反馈给总经理或相关人员督促或协作各部门负责人及时完成会议决议内容每周/月会议决议的执行情况由总经理助理交给人事行政部考核 第十五条所有形成会议决议的任务都要有完成时间、执行人、完成事项程度并由总助放入oa中 第十六条每个部门都要有会议纪要文件夹电脑桌面文件夹里要有会议记要人事行政部定期检查发现未按规定执行者每次罚款30元 五、会议纪律规定 第十七条参会人员根据会议通知时间（见通知栏或会议通知或oa,例会可以不通知）应提前到会到会后将手机调整至震动或关闭状态参会者必须签到否则做缺席处理 第十八条公司级别会议如有公差或身体原因不能到会必须以书面形式（出差者可以电话请假回公司后补假）向会议主持人请假分管副总或总经理同意签字不能到会者务必要委托部门人员带着问题到会无故缺席者或未委托人员到会者每人罚款200元/次 第十九条各类会议开会时间内不准迟到/早退无故迟到/早退5分钟以上半小时以内者罚款50元/人次迟到或早退超过半小时罚款100元/人次中途电话响者罚款50元/次确实有重要电话需要接听可以请假去会议室外接听 第二十条会议记录员应提前10分钟到会做好会前准备（空调、茶水、座位、签到本）并记录迟到或缺席会议人员名单与迟到时间月底汇总后交人事行政部审核后再交给财务部在当月工资中