秘书职业资格(文书拟写与处理).ppt

秘书职业资格考试辅导,基础知识四级秘书,文书基础,鉴定要点：应用文书的含义和分类；通用公文的制发程序；事务文书、商务文书的制发程序；通用公文的格式；事务文书、商务文书的格式；应用文书的4个要素；应用文书的表达方式。,第一章文书基础,应用文书的概念与制发程序,应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书。13种行政公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,通用公文的制发程序,制发程序次序不能打乱：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发草拟：引用公文应当先引标题，后引发文字号。成文日期如二一一年审核：行文方式是否妥当是否符合行文规则和拟制公文的有关要求公文格式是否符合办法的规定等,通用公文的制发程序,签发：上行文：由主要负责人或主持工作的负责人签发下行文或平行文：由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。复核：审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。,通用公文的制发程序,缮印：根据国家行政机关公文格式标准缮写或打印已签发的文稿，并由文秘人员负责校对。用印：由秘书部门对已缮印好的公文盖印或现场监印。发文登记：由秘书部门将待发公文登记造册，以备存查。分发：由秘书部门把用印并登记的公文通过适当方式传递给收文单位。,应用文书的格式,通用公文的格式1公文用纸及印装格式(1)公文用纸采用A4型。(2)公文印装要规范。,2公文眉首格式(1)发文机关标识(公文版头)。(2)公文份数序号(印刷顺序号)。(3)发文字号。(4)签发(会签)人。(5)秘密等级和保密期限。(6)紧急程度。(7)红色反线(间隔横线)。,通用公文的格式,3公文主体格式(1)公文标题。(2)主送机关。(3)公文的主体(正文)格式。(4)附件及附件说明。(5)印章(发文机关名称)。(6)签署。(7)成文日期。(8)附注。,4版记(文尾)格式(1)主题词。(2)抄送机关。(3)印发机关和印发日期。(4)版记中的反线和版记的位置。5公文的特定格式(1)信函式格式。(2)会议纪要格式。,应用文书的要素,应用文四要素：材料、主题、结构、语言材料是血肉，主题是灵魂、结构是骨骼，语言是细胞,一、材料,占有材料的要求：时间不分古今；地域不分中外；性质不分正反；类别不分点面。,选择材料原则：围绕主题选择材料；选择典型材料；选择真实准确的材料；选择生动新颖的材料。使用材料注意：恰当安排材料的先后顺序；确定材料的详略程度。,二、主题,确立主题的依据：写作目的；材料本身的意义对主题的要求：正确；深刻；新颖（举措、例证、词语）；集中。,三、结构,应用文书标题基本模式有二：公文式、一般文章式公文标题构成“发文机关+事由+文种”,开头方式4种：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式目的式：常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的；也常用“根据”等句式表明行为依据。（通告、通知、计划、招标书、投标书）引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文,三、结构,三段式是公文常常采用的3层次结构形式：发文缘由、事项、尾语。文题照应多种形式：文章内容与标题照应；文章主题与标题照应；开头与标题；结尾与标题结尾：强调式、期求式、希望式（表彰、批评）、说明式、秃尾对结构的要求：严谨、自然、完整、统一,四、语言,运用语言的标准：准确、简洁、平实,应用文书专用语言开头用语承启用语引述用语批转用语称谓用语经办用语表态用语结尾用语,应用文书的表达方式,应用文书表达方式：说明叙述议论叙述方式：顺序（主要）、倒叙常用说明方法：定义和表述、分类和比较、数字和图表,议论三要素：论点、论据、论证议论两大类：立论与反驳立论就是从正面阐述自己观点的正确性，从而把论点建立起来的说理方法。立论，又叫证明。反驳：反驳论据、论证、论点。论证方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法,文书拟写与处理,鉴定要点：批转转发性通知报告请示问答函。简报会议记录。意向书订货单产品说明书,第三章文书拟写与处理,五级秘书,掌握传真、备忘录、通知、邀请信、感谢信、贺信及请柬的拟写方法。,一、批转转发性通知,通知的写作通知的适用范围：通知适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的分类：指示型通知；印发型通知；批转型通知；转发型通知；任免型通知。,一、批转转发性通知,拟写要点：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+转（印）发文件原文标题四元素标题三元素标题正文注意事项,二、报告,报告的写作1)报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。2)报告的分类：工作报告；情况报告；答复询问报告。3)报告的拟写报告正文：报告导语、报告主体、报告结束语,二、报告,报告与请示(1)相同点：都是上行文种；行文对象一般都是直接上级机关。(2)不同点：,示例分析,二、报告,拟写要点标题+主送机关+正文+落款+成文日期发文机关+事由+文种发文缘由+报告事项+结尾注意事项真实、及时、不夹带请示,三、请示,请示：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的文件。请示的特点：一文一事、请批对应、事前行文请示的类型：请求指示的请示；请求批准的请示。,示例分析,四、问答函,函的适用范围：函是平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的分类。函的拟写：问复函要做到问得清楚，答得明白；信函式格式,示例分析,五、简报,简报的概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”“简讯”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。特点：简，即简明扼要；快，即报道迅速快捷；新，即内容新鲜；实，即真实准确。,五、简报,简报的类型工作简报会议简报动态简报简报的结构：报头+报核+报尾。报头：简报名称、期号、编印单位、印发日期。报核：(按语)+标题+导语+主体+结尾。报尾：写明发送范围、印制份数。,六、意向书,概念意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。特点协商性、灵活性、简略性类型拟写要点标题+正文+尾部。,七、订货单,概念：订货单是订购产品和货物的单据。卖方依据所出售产品和货物的特点制作订货单，由买卖双方填写。特点协约性严肃性拟写要点注意事项,八、商品说明书,概念：商品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。特点：真实性、科学性、通俗性。商品说明书的结构：标题+正文+尾部。拟写要点注意事项,收发文处理,缮印校对用印传阅,公文形成的过程,公文处理的基本程序,交拟议拟撰拟审核签发印制用印（发文）登记签收（收文）登记拟办批办承办(阅读)登记发文立卷归档销毁,多项选择题,下列环节中属于发文阶段的有（）。（A）批办（B）用印（C）登记（D）签发,BC,多项选择题,以下属于收文处理程序的是（）A.校对B.审核C.传阅D.签收,缮印文书,1、缮印的含义草稿：文书的原始稿本定稿：正式文书的依据稿，经领导审阅核准。从草稿到定稿的环节是签发。,缮印文书,正本：根据定稿印制或编写并向外发出的文本，具有法定实效。副本：又叫抄本，是根据正本另行复制的文书。从定稿到正本的环节是缮印。,校对文书,文书校对的含义文书校对的要求校对的方法看校对校读校折校,印章及介绍信的管理,秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章、单位领导人“公用”的私章、秘书部门的公章。,印章的作用标志作用权威作用法律作用凭证作用,传阅文书,文书传阅的含义文书传阅的要求管理层一般人员先主办，后协办传阅手续工作程序履行传阅手续注意事项,文件传阅顺序,收文传阅要按照主要领导、主管领导、主管部门先阅和急用先阅的原则进行。需要阅办的文件：主要领导主管领导其他领导部门领导；急件：主管领导部门领导主要领导其他领导。总之，应缩小文件传阅范围，以主管领导和主办部门为主，优先传阅，无关部门不阅。,文书立卷、归档及销毁,1、立卷的范围：已经办理完毕、具有查考价值的文件材料。,文书立卷、归档及销毁,2、立卷的工作程序：检查整理立卷的文件鉴别区分保管期限具体组卷拆除装订障碍修补不合规范的文件编写页号登记卷内目录和备考表拟定案卷标题装订成卷填写案卷封面案卷排列与编号编制案卷目录编写归档号。,文书立卷、归档及销毁,3、公文案卷归档：文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交，以便集中保管。,文书立卷、归档及销毁,4、公文销毁销毁的范围：已办毕的没有归档和存查价值的公文。销毁的程序：由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定；确认应销毁的文件后，逐件核定造册；将销毁文件目录送主管领导人审查签批；在有关人员监督下送往指定地点销毁。销毁的方式：焚烧、粉碎、重新制成纸浆。,多项选择题,在现代办公室条件下，秘书销毁保密文件通常采用（）的方式。（A）焚烧（B）粉碎（C）手撕（D）研磨,AB,档案管理,1、常用的档案分类方法；2、常用的档案检索工具；3、档案的保管期限。,档案工作的基本术语,档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。,档案的分类,档案分类是按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文件划分若干层次和类别，构成有机体系的工作。常用的档案分类方法：职能分类法；问题分类法；组织机构分类法；年度分类法。,常用的档案分类方法,年度分类法组织机构分类法问题分类法,以形成和处理文件的年度为标准,按照立档单位的内部组织机构分类,以文件内容所涉及的问题为根据,档案的复式分类法,年度组织机构分类法年度问题分类法组织机构年度分类法问题年度分类法保管期限,工作实务题,背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。,便条,钟苗：档案分类采用年度分类法比较简单，但要求判定档案文件所属年度，把档案归入相应的年度内。请你写一份关于如何正确判定档案文件所属年度的文字材料，供大家学习交流。行政经理苏明2006年12月8日,工作程序,了解文件形成情况分析档案形成单位情况选择档案分类方法文件归类根据文件的形成时间、形成者和内容，将文件归入相应的类别中。,选择档案分类方法,年度分类法适合组织机构界限不清、档案数量少的单位组织机构分类法来源上的联系；适合内部机构比较稳定的单位问题分类法内容上的联系；适合职能分工界限不清、档案数量少的单位,多项选择题,档案分类是将归档文件按（）方面的异同分成若干层次和类别。A、时间B、类目C、来源D、功能,AC,多项选择题,档案检索工具有（）A、鉴定目录B、归档文件目录C、人名索引D、地名索引,BCD,档案检索工具的编制,档案信息存储+档案信息查检档案检索工具的类型归档文件目录分类目录主题目录人名索引全宗指南,分类目录,按照档案内容性质，采用等级体系的分类法组织而成。分类依据：中国档案分类法编制方法：以文件级或案卷级为单位著录成卡片条目，再按类别及分类号的顺序分别集中和排列，形成大类、类、项、目、细目的层次分明的线性系统。,全宗指南,来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、机构、个人等）的所有档案叫做该机构的全宗。全宗介绍、全宗说明是以文字叙述的形式，较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。,档案的鉴定,档案保管期限永久长期：16年50年短期：15年（含15年）以下保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。档案鉴定工作的要求,工作程序,判断文件是否需要保存分析档案价值（来源、内容、形式特征、技术因素、功能因素）确定文件的保管期限对保管的档案进行复审,档案库房及存储档案的管理,防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘保持库房的清洁卫生,基础知识答题技巧,选择题分单项选择题和多项选择题。单项选择题重点考查对秘书理论知识的基本概念、定义、观点、知识要点的把握是否准确。此类试题要求牢固掌握知识、技能要点及其应用方法。,基础知识答题技巧,多项选择题考查的内容包括：秘书专业某个知识模块的若干项；对秘书工作程序性行为导致的“可以”、“应当”、“否定”等结果作划分与选择；对同一模块或不同模块相关知识技能作比较等。要注意各选项之间的逻辑关系或知识要素内涵，通过逻辑分析断定所选项的正确性。,答题技巧,录像题实务题,录像题答题技巧,（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：电话要在铃响三声内接电话要用礼貌用语，如您好等？上班时间不得占用电话聊天（4）保密：不能对好朋友泄密不能为了炫耀，泄密不能因为老板吵你，赌气泄密,录像题答题技巧,出现在画面上的所有镜头都有考核点秘书的着装、行为、语言办公场所的环境、布置，工作的程序，文稿的格式和内容设备的操作使用总之涉及办文、办会、办事（沟通）中的各个细节。表述正确才可得分建立起流程观念，以完整的工作程序看待自己面临的任务，并及时作出反应。,操作题,背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。,操作题,便条钟苗：为促使会议精神落到实处，公司定于下周二