秘书写作基础知识（PPT70页）.ppt

秘书写作基础知识,主题,材料,结构,语言,“灵魂”,“血肉”,“骨骼”,“细胞”,四要素,文章写作,人体构成,主题的含义,主题又称主旨，是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点。主题是文章的灵魂和统帅，决定着文章的质量。,深刻,主题的要求,如何确定主题,正确领会和理解领导者的意图深入实践，积累材料深入开掘事物本质反复提炼，不断提高,主题的表达方式,标题显旨法开篇明旨法段前撮要法篇末点旨法,主题与标题,标题应为主题、内容服务，主题又直接影响标题的确立。主题是文章的灵魂、统帅，标题是文章的名称。秘书写作的标题一般分两大类：单标题和双标题单标题的完整形式包括三要素：发文机关、事由和文种。国务院关于召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通知河北省人民政府关于维护铁路运输安全的公告黑河乡人民政府关于发展民俗产业的报告双标题由正题和副题组成，正题往往用来表明主题，副题用来说明关涉范围。明晰产权起风波对太原市一集体企业被强行接管的调查靠名牌赢得市场关于深圳市飞亚达（集团）股份有限公司的调查,为了沟通产销渠道，活跃市场，更好的听取顾客的意见，做好新产品的开发工作，经公司董事会研究，决定设立新产品试销部。公司关于设立新产品试销部的通知,关于赋予生产企业进出口经营权有关问题的意见,就有关问题提出如下意见。一、赋予生产企业自营进出口权的原则二、自营进出口企业应具备的条件三、生产企业申请进出口经营权需要申报的材料四、赋予生产企业自营进出口权的审批程序,经国土资源部2002年第10次部长办公会议研究决定，废止国土资源部决定废止的部门规章目录所列的部门规章。国土资源部关于废止部分部门规章的决定,材料的含义,制作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现文章主题的事实或论据。包括素材和题材素材：暂时没有写入公文中，但已进入作者视野，被作者所意识、搜集到的一些事实和论据，也就是原始材料。题材：作者根据行文的目的和意图将所摄取的素材加以筛选、提炼和整理加工、组织到公文中，用以表现行文主旨的事实或论据。感性、理性；现实、历史；直接、间接；正面、反面,上海六家新闻媒体联合发起的“全球知名注册商标展示博览会”，涉及展商范围广，影响大。故市场营销部拟参加此次会展。活动共需经费8万元，望上级予以拨款。由文汇、新民、上视、东视、上广、东广等六家主流媒体联合发起“全球知名注册商标展示博览会”，诚邀诺基亚、索尼、三星、宝洁等全球数百个知名企业参加品牌展示，我公司以及同行业的集团、集团都位列其中。届时会有上百家媒体参与报道，具有很强的广告宣传效应。市场营销部接到邀请之后暂拟参加，一天共计会展费人民币8万元，特向上级请示要求拨款。,材料来源,学习积累,现场调研,网络搜寻,查阅文献,材料的选择与使用,选择材料,去粗取精、去伪存真,使用材料,梳理、剪裁、加工,材料选择的要求,真实系统典型切旨,必须经过反复核实证明确凿无误的，而不能是弄虚作假的要求材料是必然的，能够反映客观事物的一定本质，而不是个别的、偶然的表象要求材料是客观的，而不是主观的,正反对举（正面材料和反面材料）前后相应（历史材料和现实材料）“从1986到2005年，农业总产值平均每年增长7.9%，2005年增长14.5%，远远超过了1971年到1986年平均每年增长3%的速度。”点面结合（总体材料和个别材料）,必须看到，最近以来，在各级党政机关中，一些中央曾三令五申加以制止的不正之风不但没有完全刹住，而且在新形势下又有所发展，出现了一些性质十分严重的新问题。比如，一些机关违反规定滥用外汇大量购买汽车，某些领导干部争先更换豪华汽车；一些机关乘干部新老交替之际，巧立名目，安排领导干部轮流出国观光游览，以此做人情；一些机关利用手中的权力，私自筹款经商，办企业、开公司，甚至投机诈骗，用非法的手段牟取暴利；一些领导干部及其子女、配偶，也利用职权和某种方便，经商牟利，以饱私囊；一些机关请客送礼成风，讲排场，比阔气，愈演愈烈；一些机关乱收费、乱摊派，甚至弄虚作假，敲诈勒索，对中央规定置若罔闻，我行我素。所有这些腐败现象，都是同社会主义精神文明背道而驰的，虽然发生在少数机关和少数工作人员身上，但它严重的损害了党和政府在群众中的威望，败坏了党风和社会风气国务院办公厅关于解决当前机关作风中几个严重问题的通知,要根据主旨的需要决定材料的数量要根据主旨表达的要求决定材料的详略要根据主旨的要求决定材料的表现形式,你准备为即将离职的员工写一份工作推荐信，其原来的工作职务是研发部项目主管，离职后的去向大体也是这一方面，以下材料中，应选取哪些：1、该同志连续三年获得“优秀员工称号”2、曾成功主持公司的大型晚会和会议3、部门经理的评价：是一个热情稳重的员工4、离职的原因是市场萎缩、总部裁员5、获得钢琴八级证书6、某项研究发明曾获大奖7、新近加入中国共产党,结构的含义,指材料的组织和编排形式，即根据主题表达的需要，把有关材料编排成有头有尾、层次清楚、段落分明、首尾连贯的一个不可分割的有机整体。,结构的设计,精心设计写作提纲认真拟制标题划好段落层次巧设过渡和照应斟酌开头结尾,发文机关+事由+文种发文机关+文种事由+文种文种,嘉奖令通知通告北京市人民政府关于坚决清理非法占道经营的通告关于成立自治区环保局团委的决定关于2007-2008学年度第一学期教学检查的实施意见绵阳市人民政府会议纪要大学生消费调查报告上海市人民代表大会常务委员会公告,层次,并列式：将全文内容划分为若干层次，每一层词之间是并列关系。综合性的报告、总结、计划等文体常用。递进式：按实物自身的内在联系和逻辑发展顺序来安排层次，由浅入深，由表及里，层层深入，各层之间为层层递进的纵深关系。请示、报告、总结、计划、会议纪要等文体常用。连贯式：按事情发展的经过和时间的先后顺序安排层次，各层之间浑然贯通，连成一体。重大事故的调查报告、重点工程及重要经济技术活动的情况报告常用。总分式：先总说，后分说，或先分说，后总说，使行文析理入微，眉清目楚。工作总结，综合性报告常用。,广州市公安局关于洛溪大桥交通管理规定的通告番禺县洛溪大桥将于X月X日通车，为加强大桥的交通管理，保障交通安全畅通，特作如下规定：一、通过大桥的机动车驾驶员要自觉遵守中华人民共和国道路交通管理条例服从大桥管理人员的指挥。二、通过大桥的机动车载重量不准超过20吨，高度不准超过4.5米，时速不准超过40公里。三、通过大桥的机动车辆要各行其道，即大型车走大车道，小型车走小车道，各类机动车均不准在桥上调头，倒车、停车。如车辆发生故障，迅速拖离桥面。四、因大桥桥面坡度较大，为保障安全，禁止手扶拖拉机、机动三轮车、自行车、手推车、人力三轮车和残疾人专用车通行。五、行人必须走大桥人行道，严禁在车行道上行走或横穿桥面。本规定自通告之日起执行。年月日,关于违纪购房情况通报各区房改办，市直各单位房改办，驻穗各单位房改办：去年年底，我办在房改售房审核过程中发现个别职工弄虚作假二次购房等情况，给予了通报批评。然而，近日我办再次发现个别单位和职工弄虚作假骗购住房，有的为多购住房伪造公章，有的为多得工龄折扣搞假配偶，有的为达到换购目的搞假职务，还有的单位把关不严，导致职工出现违纪购房等情况。现将14宗违纪购房情况通报如下：一、广东房地产开发有限公司退休职工，1996年8月以本人名义在配偶单位购买了房改房92.29平方米，已达本人职务住房面积标准。1999年10月，使用假公章，冒充配偶单位在购房申请书上加具审核意见，另购住房90.15平方米，违反规定购买两套房改房。上述单位和职工在已购房改房情况下，由于单位把关不严，有些单位甚至出具假证明，造成职工隐瞒事实，虚报资料，弄虚作假骗购公有住房，此类严重违反房改政策的行为，必须按有关规定严肃处理。对公司、等单位给予通报批评。对等14名职工的违纪购房问题提出处理意见如下：责成上述违纪购房职工对其违纪行为作出书面检讨，由其工作单位的纪检部门提出处理意见，并抄送上级纪委和我办备案。（略）各级领导应加强对这项工作的指导和管理，严格执行房改政策。各单位在办理房改过程中应依法办事，如实申报，从这些违纪购房事件中吸取教训，引以为戒，杜绝类似行为的再次发生。特此通报。年月日,银行职员工作总结我的2008年是在*分理处度过的，*分理处是一个业务量大，业务种类繁多的分理处，我的职责是接待单位客户，解答他们的有关业务问题，编制和录入会计凭证，登记账簿，整理和保管会计业务资料。回顾这一年来的工作，我是问心无愧的。在思想上，我一贯热爱社会主义祖国，拥护中国共产党的领导，坚持四项基本原则，遵纪守法，为人正直。通过参加区直机关工委党校的学习，使我对党的基本理论和国家的方针政策有了新的认识，进一步领会到为人民服务的根本宗旨和江总书记三个代表重要思想的精神实质在工作中，我是忠于职守，尽力而为的，领导和同事们也给了我很大的帮助和鼓励，在大家的共同努力下，客户们都认为*分理处的服务比其他银行的好，都愿意来这里开立账户和办理业务，去年开立的会计账户有200多个，会计业务笔数去年更是从年初的日均*多笔上升到*多笔，人均笔数列居全行榜首，回顾检查自身存在的问题，我认为：一是学习不够。当前，以信息技术为基础的新经济蓬勃发展，新情况新问题层出不穷，新知识新科学不断问世。二是在工作较累的时候，有过松弛思想针对以上问题，今后的努力方向是：一是加强理论学习，进一步提高自身素质。二是增强大局观念，转变工作作风，努力克服自己的消极情绪，提高工作质量和效率，积极配合领导同事们把工作做得更好,过渡和照应,过渡指层次、段落之间的衔接和转换。1、词语过渡因此、总之、所以、由此观之、但是、然而、可是、其实，相反地2、句子过渡现将有关事项通报如下特通知如下特提出如下意见3、段落过渡照应指文章的前后、上下内容要相互呼应。,开头,1、简明交代撰文的理由、目的和根据，以帮助读者理解其内容（根据；遵照；按照；为；为了；由于；鉴于）2、表明作者的态度。如：“国务院同意部关于的报告，现转发你们.”，一般用于批转、转发公文的通知或答复下级请示的批复。3、概述有关的一般情况。如：总结报告、综合报告，一般要在开头处先概述某一时期、某一方面工作的基本情况；会议纪要、调查报告，首先要介绍会议与调查的时间、地点、范围及规模等。4、以致意的词语开头。贺信、感谢信、慰问信、讲话稿等多以这种方式来写开头。,为了贯彻落实中央会议精神，深化外贸体制改革，增强国营大中型企业的活力，使其直接参与国际市场竞争，扩大我国工业产品出口，促进我国生产技术尽快赶上国际先进水平。根据国务院关于进一步增强国营大中型企业活力的通知的精神，应本着积极、慎重的原则，对具备条件的大中型生产企业赋予自营进出口权。关于赋予生产企业进出口经营权有关问题的意见广州军区、自治区党委、自治区人民政府和广西军区于1999年10月28日在南宁召开广西伤病残战士移交安置工作军地领导联席会。广州军区副政委张国初，自治区党委副书记陆兵，自治区人民政府副主席周明甫，广西军区司令员刘国裕、政委周遇奇、副政委杨先厚，广州军区司令部、政治部、后勤部，自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅、民政厅、财政厅、卫生厅、劳动厅，广西军区司令部、政治部、后勤部等有关部门的负责人参加了会议。广西伤病战士移交安置工作军地领导联席会议纪要月日下午在中国四川汶川县发生7.8级强烈地震，余震波及陕、黔、鄂、豫等多个地区的消息传来，世界华人联合总会全体工作人员心情十分悲痛，深切关注灾区民众的生死安危、生活救助。在此，世界华人联合总会向灾区所有的遇难者表示沉痛的哀悼！向遇难者家属和灾区人民表示深切的慰问！向战斗在救灾第一线的广大干部群众、人民解放军指战员、武警官兵和医护人员、公安消防人员等表示崇高的敬意！世界华人联合总会致灾区人民慰问信,结尾,1、以专用词语，结束全文。如：特此报告、此布、此复等。2、以简要文字表示具体的要求，再次强调行文目的。如：上述报告，如无不妥，请批转.，或上述要求，请予批准，或请尽快函复为盼。3、再次点明与深化全文主题，使读者加深理解。4、发出号召，寄托希望。5、秃尾型,国家测试机构将编写相应的指导用书。各级测试机构应根据大纲对普通话水平测试员进行培训，并开展科学研究。教育部国家语言文字工作委员会关于印发普通话水平测试大纲的通知国务院、中央军委号召广大科技工作者向钱学森同志学习，学习他崇高的民族气节、严谨的科学态度、朴实的工作作风。像他那样忠于党、忠于社会主义祖国、忠于人民，像他那样坚持运用辩证唯物主义和历史唯物主义的科学世界观、方法论指导科研工作；像他那样勤勤恳恳，艰苦奋斗，顽强拼搏，无私奉献，为发展和繁荣我国科技事业，推进社会主义现代化建设，做出新的贡献。国务院、中央军委关于授予钱学森同志国家杰出贡献科学家荣誉称号的命令,秘书写作各文种的外形结构,篇段合一式撮要分条式分列小标题式全面性分块式章条款分列式,语言,秘书写作的语言是汉语言学的一个细小分支，是近几年我国语言学研究中心开辟的一个领域，是各级机关、企事业单位从事公众事务活动的交际工具,“以上条件，如能答应，那千好万好；如不允许，就双方拉倒”。“党委成员在讨论中，心情格外激动，有的热泪盈眶，泣不成声，一致表示”。“领导得法，生产直线上升，工人们干得也更带劲了”。“我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪的心情，在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大会，欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、最可爱、最真挚的战友，怎能不热血沸腾、群情激奋、汹涌澎湃、斗志昂扬呢！”“一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委层层抓”“生硬地对中国历史倒裁以无花之果，对历史人物勾画以循环脸谱”,语言的要求,要尽量做到：严谨庄重恰当准确朴实得体简明生动,严谨庄重,即使用规范化的书面语言首先，不要使用口语其次，不使用生造词语和不规范的行话、方言和简称选用含义明确而限定的词语使用专用词语,课堂练习：,改正下面文件中不当的用语：通知各系学生会:经校团委商量，打算在最近几天举行“邓小平同志生日100周年”纪念晚会，请各系学生会积极组织同学报名参加。校团委2007年x月x日,商量研究决定；打算拟；在于；最近几天x月x日；生日诞辰；,秘书写作专门用语、称谓词、领叙词、追叙词、承转词、祈请词、商洽词、受事词、命令词、目的词、表态词、结尾词,恰当准确,符合客观实际，符合逻辑，概念明确，判断和推理正确而恰当，同时还要符合语法修辞的规范。,勾通沟通必须必需制定制订亟待急待,侵吞侵占推托推脱截至截止出席列席,朴实得体,不追求华丽词藻，不搞形象描写，不用含蓄虚构的写作技巧说话有分寸、适度上行文，宜用语尊敬、简要平行机关行文，用语谦和、礼貌下行文，用语明确具体，分寸得当公布性文告，用语通俗明白社会公共服务的文件，用语平和而有礼貌,简明生动,用尽可能少的文字，浓缩大量的信息，做到言简意赅练习：会议已经结束，我已于8日购得9日晨返京457次火车票，行李太多，请接站。重新表述以上信息，力求简练。,请接9日晨457次车,称谓词：即表示称谓关系的词,涉及机关或个人时，应直呼机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或“同志”、“先生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语：第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。,专门用语,领叙词,引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容常用的有：根据、按照、为了、遵照、敬悉、惊悉、收悉、查为、特、现如下,追叙词,用以引出被追叙事实应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用一些追叙的词语。如：业经、前经、均经、复经、迭经,承转词,用于陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案等。如：为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之,祈请词,用于向受文者表示请求与希望。主要有：希、即希、敬希、请、望、敬请、烦请、恳请、希望、要求使用祈请词的目的在于造成机关之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作联系。,商洽词,又称询问词；用于征询对方意见和反映，具有探询语气。有：是否可行、妥否、当否、是否妥当、是否可以、是否同意、意见如何这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即在确需征询对方的意见时使用。,受事词,向对方表示感激、感谢时使用的词语。如：蒙、承蒙属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。,命令词,表示命令或告诫语气，用以增强公文的严肃性与权威性表示命令语气的语词有：着（zhuo2）、着令、特命、责成、令其、着即表示告诫语气的词语有：切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理,目的词,直接交待行文目的用于上行文、平行文的目的词，还须加上期请词，如：请批复、函复、批示、告知、批转、转发用于下行文，如：查照办理、遵照办理、参照执行用于知照性的文件，如：周知、知照、备案、审阅,表态词,针对对方的请示、问函，表示明确意如：应、应当、同意、不同意、准予备案、特此批准、请即试行、按照执行、可行、不可行、迅即办理在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。,结尾词,表示正文结束用以结束上文的词语。如：此布、特此报告/通知/批复/函复/函告、特予公布、此致、谨此、此令、此复再次明确行文的具体目的与要求。如：为要、为盼、是荷、为荷（承受恩惠）表示敬意、谢意、希望。如：敬礼、致以谢意、谨致谢忱,运用秘书写作专用词语填空（1-10）,1.省局：你局字1983第073号请示收悉，经与部研究批复如下：2.据部领导指示精神，3.办法经厂务委员会讨论通过，现发给你们，望结合本单位具体情况参照执行。4.以上意见，如无不妥，请批转各部属院校。5.为了的需要，特颁布如下指令。6.承蒙贵局大力协助，我校工作已基本告一段落。7.来函已收悉，关于一事，我部完全同意你局意见特此函复。8.以大力协作为盼。9.以上所请如无不妥，以迅即批复为盼。10.该生是我校系专业级学员,运用秘书写作专用词语填空（11-20）,11.针对该厂此类错误做法，责令其有关领导12.获悉贵公司成立，谨表贺忱。13.以上命令着即施行，不得有违。14.以上通令，应使全体公民知晓，切实遵照执行。15.随函附送资料一份，请查收。16.根据国务院指示精神，我们会同有关部门17.为了进一步提高经征得四川省行政管理学院同意，拟委托该院举办企业管理专业班18.以上请示，望予批准，并列入二零零九年招生计划。19.为了防止计算机2000年问题，经国务院批准，现将有关问题通知如下。20.遵照省人民政府领导同志的指示，现将国务院办公厅关于公文处理等几个具体问题的通知转发给你们。,秘书写作的表达方式,叙述议论说明,秘书写作中叙述的作用,（1）介绍人物的经历和事迹。（2）介绍事件发生发展的过程。（3）为议论说理的文章提供论据。（4）为调查报告、工作总结、工作计划等介绍情况，说明工作进程。,刘昶同志是西安公路管理局周至公路管理段路政管理员，中共预备党员。2003年9月8日下午，在108国道周城公路18公里处塌方抢险时，刘昶同志为保护施工人员和设备安全被滚石击下百米深沟，壮烈牺牲，献出了年轻的生命。西安市人民政府关于追授刘昶抗洪救灾英雄称号的决定去年一月，江苏省机械进出口公司副经理陈寿阳，带领公司业务员、翻译戴贵和徐州市淮海皮革厂副厂长、工程师申科中，去意大利接洽皮革机械进口业务。在此期间，陈寿阳声称失窃，以借钱为名，接受了外商贿赂。之后，他在商务谈判中不顾国家利益，以为屈从外商提出的苛刻要求，使国家在政治上和经济上遭受损失。陈寿阳三人在国外还用谎报交通费、旅馆费等手段，贪污公款购买个人消费品。中共中央纪律检查委员会关于必须处理党员干部中的违法乱建案件的通报2004年从浙江大学毕业的小郭，在一家科技公司上班，这家企业主要从事自动化设备的研发和制造。刚进公司，他只是一个普通技术员，第一个月工资1100元；经过几年打拼，他的能力得到领导和同事认可，现在已是经理，月薪8000元，每月还有一两千元的奖金。工作4年，工资翻了近10倍。2008年大学毕业生薪酬调查报告,秘书写作中的叙述讲究：顺叙实叙概叙,秘书写作中说明的使用,在文秘写作中，说明性文字占有较大比重。不要求形象性和艺术性，只要求用简明扼要的文字，把有关的事物特点明白准确地表达清楚。比较法诠释法图表法分类法,今年一季度机械工业生产大幅度增长。工业总产值累计完成1