德勤岗位说明书编写技巧培训.ppt

2010年9月,德勤管理咨询,岗位说明书编写技巧培训,德勤管理咨询（上海）有限公司2010年12月11日,培训目标在学完本课程后,您将能够：,qqqqq,了解岗位及岗位分析的概念了解岗位分析的常用方法了解岗位说明书的标准内容了解编写岗位说明书的技巧明确本次岗位分析和岗位说明书编写计划要求,本次课程要求您：,听讲做练习理解您在本次岗位说明书编写计划中的主要任务成为部门岗位说明书编写的推动者,目录,什么是岗位分析,岗位分析的方法,岗位说明书的编写技巧,岗位说明书编写现场模拟,本次岗位说明书编写工作安排,什么是岗位？岗位是指组织中为完成某项任务而设立的工作岗位。岗位,角色,角色,活动,活动,活动,任务,任务,任务,技巧，知识，能力信息，预算，设备,任务,任务,任务,技巧，知识，能力信息，预算，设备,任务,任务,任务,技巧，知识，能力信息，预算，设备,什么是岗位分析？岗位分析是通过对岗位的研究，确定该岗位的任务、职责、与其它岗位的关系以及该种岗位的工作环境和任职要求，即制定岗位说明和职务规范的系统过程,战略层面,运营层面,业务战略企业要做什么？要在什么时间内实现什么目标？,管控模式企业治理结构；各部门职责定位；各部门管控,职责分工；总、分公司职责分工,组织架构部门设计；职责分工；汇报关系；绩效管理,岗位分析岗位职责；工作任务；汇报关系；任职资格；,内外部关系,岗位评估职等架构；薪酬福利,人岗匹配人才测评；能力管理,岗位分析的目的广义来说，岗位分析的目的可以多种多样,Generic,岗位分析descriptionofthe6factors,绩效考核从岗位所要求履行的工作职责中分析所要达成的业绩目标，作为绩效考核依据,薪酬福利政策便于了解岗位价值和岗位对组织的贡献，由此可确定岗位薪酬水平,员工培训与发展帮助明确培训需求和培训计划制定的依据,职业生涯发展分析员工职业生涯途径及所需能力和知识,招聘进行招聘条件的确定和任职资格的分析,岗位角色和组织架构明确岗位在组织中的角色和所起的作用本次项目重点：明确组织中的岗位角色，确保管控职责落实入岗位职责,目录,什么是岗位分析,岗位分析的方法,岗位说明书的编写技巧,岗位说明书编写现场模拟,本次岗位说明书编写工作安排,提炼，综合形,成岗位的信息,岗位分析的步骤,岗位认定,岗位分析方法确定,岗位信息收集,信息综合,文本制作,岗位管理,确定岗位，明确岗位分析的范围,确定岗位分析的方法，一般会综合选择2-3种岗位分析方法,明确岗位分析过程参与人员和具体职责，包括人力资源部及组织内各部门的管理人员,确定部门职责根据企业情况，,问卷调查等方法进行岗位信息的收集,通过面谈或者将从多个渠道制定岗位说明岗位说明书归,（方法）获得模板档的信息进行综合分析和筛选根据岗位说明岗位说明书定书模板，编写期调整更新岗位说明书,1,2,3,4,5,6,岗位分析常用方法,岗位分析的常用方法（1/5）面谈法,面谈法是通过岗位分析人员与员工面对面的谈话来收集岗位信息资料的方法。面谈法适合于脑力岗位者，如开发人员、设计人员、高层管理人员等。面谈法对岗位分析人员的语言表达能力和逻辑思维能力有较高的要求。岗位分,析人员要能够控制住谈话的局面，既要防止谈话跑题，又要使谈话对象能够无所顾及的侃侃而谈。岗位分析人员要及时准确的做好谈话记录，并且避免使谈话对象对记录产生顾忌。,面谈过程中需注意：,岗位分析面谈是一种事实挖掘的面谈切记获得事实而非观点或偏见,控制整个面谈过程，把对方带回主题让对方有时间思考,岗位分析的常用方法（2/5）问卷法,问卷法是指岗位分析人员拟订一套切实可行、内容丰富的问卷，并由员工进行,填写反馈有关岗位信息的方法。问卷法比观察法更便于统计和分析。,问卷法适用于脑力工作者、管理工作者岗位等。,问卷的设计非常重要，需要全面设计，以确保获得充足的信息。,岗位分析的常用方法（2/5）问卷法,问卷设计的质量,问卷调查前的辅导问卷调查过程的控制问卷调查信息的确认,岗位分析的常用方法（3/5）观察法,观察法是指岗位分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察，获取工作信息,，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出岗位分析成果的方法。观察法适用于对体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等岗位观察法具体可分为直接观察法、阶段观察法和工作表演法。,v直接观察法：岗位分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。直接观察适用于工作周,期很短的岗位，该岗位的工作基本上是以一天为一个周期，岗位分析人员可以一整天跟随进行直接工作观察,v阶段观察法：有些员工的工作具有较长的周期性，为了能完整地观察到员工的所有工作,，必须分阶段进行观察。,v工作表演法：对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。让该岗位人员表演,突发性事件的处理过程，进行观察和记录。,岗位分析的常用方法（4/5）岗位实践法,岗位实践法就是岗位分析人员直接参与到员工的工作中去，扮演员工的工作角,色，体会其中的工作信息。岗位实践法与观察法、问卷法相比较，获得的信息更加准确；但是岗位实践法一般周期较长，成本较高。要注意的是，岗位分析人员需要真正地参与到工作中去，去体会工作，而不是仅仅模仿一些工作行为。,岗位实践法适用于专业性不是很强的岗位。,岗位分析的常用方法（5/5）工作日志法,工作日志法是由员工本人自行进行的一种岗位分析方法。事先应该由岗位分析,人员设计好详细的工作日志单，让员工按照要求及时地填写岗位内容，从而收集工作信息。,需注意的是，工作日志应该随时填写，比如以10分钟、15分钟为一个周期，而,不应该在下班前一次性填写，这样是为了保证填写内容的真实性和有效性。工作日志法最大的问题可能是工作日志内容的真实性问题。同时，由于该方法,非常耗时费力，因此通常只适用于企业建立初期、内部缺乏完善的岗位工作流程时使用。,工作日志,1.2.3.,人力资源策略,VVVV,VV,VVVVVV,VVVV,拟定和更新，实施人力资源策略部门管理制定部门业务流程/岗位职责人员招聘和配备人才需求分析拟定各部门岗位设置及定员编制审核岗位设置和定员编制建立和开拓招聘渠道初步筛选、面试、办理录用薪酬绩效拟定、更新和实施薪酬绩效方案审核薪酬绩效方案组织制定和调整绩效考核指标收集绩效考核结果，计算奖金培训和发展收集、分析和拟定培训计划评估并推荐培训机构审核并决定培训机构组织安排培训收集反馈信息，评估培训效果员工关系,倾听、收集员工意见,V,V,V,V,解决员工问题,V,岗位分析结果应与部门职责进行对比分析人力资源部门职责,人力资源策略,部门管理,人员招聘和配备人力资源总监,薪酬绩效薪酬绩效经理,员工关系,培训和发展招聘和调配经培训经理理,目录,什么是岗位分析,岗位分析的方法,岗位说明书的编写技巧,岗位说明书编写现场模拟,本次岗位说明书编写工作安排,使根本不了解该岗位的人通过阅读岗位说明书，便可很快了解该岗位的特征、范围、职责及胜任条件,岗位说明书的总体目的,岗位说明书的误区,许多人把岗位说明书误以为是：v日常工作的流水帐v优秀员工的履历表v万能的操作说明书v,岗位说明书是表明企业期望员工做什么、员工应该做什么、应该怎么做和在什么样的情况下做的汇总v岗位说明书描写的是“应该做的”，而不是“现在做的”v岗位说明书的编写要力求客观、“对事不对人”v岗位说明书只是提供了员工的一个工作范围或工作任务，有了岗位说明书并不能保证新接手的员工顺利工作。岗位说明书中的很多职责、工作任务只是一个笼统的说法，它只告诉了我们做什么，至于具体怎么操作，什么时候做，在哪里做，谁做，并没有通过岗位说明书明确。因此，要履行岗位说明书的职责，必需要了解该岗位在企业中的地位，并结合岗位的管理制度、岗位在企业中的流程节点,岗位描述内容典型岗位描述需包涵的要素如下：,标题基本信息岗位设置目的岗位主要权限主要职责任职资格工作关系,重点确认基本情况明确总体目的此岗位权力的范围描述职责性质及权限范围说明胜任该岗位的资格要求确定工作上的对内对外关系,定义包括可明确该岗位的总体信息全面总结该岗位存在的目的及限制描述该岗位有权自主处理的事情和作出的决定列举该岗位的关键工作职责及期望的目的描述该岗位所要求的信息及理念方面的标准；阐明知识、技能及其它素质要求明确与岗位在组织内部和外部发生工作关系的部门和单位,全面而简洁，关注关键职责，并非详细的任务、程序或活动的清单,一岗多人的，编写主要共同的职责,避免使用专有名词，因为这类名词易发生变化避免简称及缩写，使用全称来编写岗位描述，以便使不熟悉本公司、本行业或专业术语的人都能读懂,接受的、统一规范的书面形式，并定期审核和修改,岗位说明书的编制原则描述的是岗位本身的功能、作用及履行的职责，而不是关注任职者，,描述该岗位的日常工作状况，而非个别特例描述描述现有岗位，而非未来将设的岗位，因为有时岗位内容并不按预期发生变化,“对岗不对人”，并非填写个人的业绩和能力岗位说明书,编制原则岗位说明书需要采用可,第一部分：基本信息,记录可辨明该岗位的总体情况，如岗位全称、所属部门、上下级关系等等,现有岗位说明书举例,现有岗位说明书举例,主要问题：,不同公司岗位说明书格式不一致部分公司信息不完整,第二部分：岗位设置的目的,用二至三句话，说明该岗位存在的意义，简述该岗位的核心职责，并写明所受,的客观限制,格式：工作依据+工作内容+工作成果,v工作依据：根据；在（范围或条件）v工作内容：动词（角色）+工作对象（做什么）,v工作成果：实现目标；以达到目的（描述岗位工作达到的目的）,句型示例：根据（限制条件）做，以达到（目的）,v限制条件：法律，法规，原理，政策，战略，指导，指示，模型，方法，技术，体系，,做法，程序，条件，标准,v目的：市场，业绩，有效性，利润，效率，生产率，持续性，质量，产量，服务，期限,，安全,编写要领：完成该岗位的关键职责详述后再填写职责概述，可能更容易,第二部分：岗位设置的目的（续）,主要问题：,仅说明了工作内容，没有说明,工作依据和工作成果,内容不连贯,现有岗位说明书举例,现有岗位说明书举例,现有岗位说明书举例,主要问题：,仅说明了工作内容，没有说明,工作依据和工作成果,用词口语化,主要问题：,仅说明了工作依据和工作内容，,没有说明工作成果,第三部分：岗位主要权限,列示公司赋予本职位的职权，包括业务审批、行政人事和财务预算等方面,现有岗位说明书举例,主要问题：,大部分岗位说明书都没有此项内容即使有，权限描述也不清晰,第四部分：主要工作职责,依据重要性，列举六至八项关键职责，通常指：,v设立该岗位需履行的职责,v不可在其他员工之间进行分派,v若未能完成该任务，可能对未来经营成果产生严重影响v该职责耗时显著,要求：,v各项职责逻辑关系清晰、描述准确、相互独立、职责不重叠，无空缺v每一条职责都能从中了解该职责复杂程度，以及此职责应担负的权责大小,v首先写明该岗位承担的主要工作，然后写明完成每条主要工作需要承担的职责,编写要领：,v仅包括一般职责，而非具体工作任务,v注明行使职责时所依据的参考或指导材料，例如：员工手册、政策说明、他人所委派的,工作任务等,v仅包括该岗位的日常职责，应避免“经理不在时，代行管理员工”之类的职责,第四部分：工作职责应包括三个关键的组成部分,行为动词制定建议检查确保表达联络,对象内容为谁为什么,最终结果实现什么结果,第四部分：工作职责动词举例决策或设定目标Decision,制订,批准规划,指导决定,授权准备；预备,建立发展,执行管理Management,达成评定评估；衡量设定,增进吸引监控执行,评估限制取得认同指明,建立确保审核改善,赢得维护找出标准化,专业与支持Support,分析建议,辨明预测,界定协调,建议；提议解释,促使支援,具体或基层工作Execute,检查；检验处理提供,执行；履行收集；汇集获得,对照生产；制造提交,提出分发操作；执行,分配进行供应,注意：避免模糊的用词，例如可以用一系列词语替代“协助”，表达不同含义,第四部分：工作职责动词搭配举例人力资源总监,人力资源策略,部门管理,人员招聘和配备,薪酬绩效,员工关系,培训和发展,人力资源总监工作职责人力资源策略：拟定和调整人力资源策略，经批准后实施部门管理：制定人力资源部的业务流程和岗位职责，保证部门高效运行人员招聘和配备：审核各部门岗位设定及定员编制的调整方案薪酬绩效：组织各部门制定和调整绩效考核指标，审核薪酬调整方案培训与发展：审核并决定培训机构，保证培训的质量员工关系：倾听员工提出的各种意见和建议，组织研究解决方案或予以妥善处理,第四部分：主要工作职责（续）,现有岗位说明书举例主要问题：部分职责描写过于简单、含糊没有采用“行为动词+对象+最终结果”的句式现有岗位说明书举例,现有岗位说明书举例主要问题：部分职责描述内容繁冗空乏，无法体现具体工作部分用词口语化主要问题：罗列全部职责，未分类描述主要工作,第五部分：任职资格,具体阐明胜任该岗位所必备的资格要求，包括：,v教育背景v工作经验v知识技能v专业资格,v其他特殊要求v,编写要领：,v工作经验、学历及知识的最低要求不必与现有任职者的水平相同,v注意用词的准确：精通，掌握，熟悉，了解；对外语要求听，说，读，写,第五部分：任职资格举例,含义包括学历、专业、专业资质等，是硬件条件，可以检验员工具有开展工作的基本知识储备和门槛督促员工不断学习和自我提升包括工作年限与经历，是硬性与软性相结合的条件，考核工作时间长度及深度程度，对业务领域理解度、工作方法掌握度与工作成果认可度作为硬性条件，检视员工在专业知识、行业与公司知识等方面的掌握程度基本原理、工作方法、工作流程方面的知识是完成工作的基础包括专业能力、管理能力与核心能力，是软性条件，是对员工所需具备的动机、特质、自我认知、知识、技能等的综合要求，能预测员工是否能稳定展现优秀绩效专业能力，根据员工所在岗位的工作性质的差异，界定的该专业族群应具备的能力，作为融合在工作中的必备素质管理能力，通常仅限管理人员，根据管理人员承担的不同责任和扮演的不同角色，界定需要具备的管人、管事的能力核心能力，根据公司战略、核心价值与关键成功因素界定的能力素质，适用于全体员工与工作绩效有关的个人特征，是软性条件，通常表现出所要求特征的员工，更有利于开展高绩效的工作,类别学历与资质经验知识能力个人特征,举例本科及以上学历，计算机相关专业注册会计师，高级工程师10年以上工作经验，8年以上制造业经验，5年以上财务工作经验，3年以上管理经验掌握一门开发语言，理解需求分析、系统架构方面知识（专业知识）了解职业规范、行业状况及趋势、竞争对手信息（行业及公司知识）战略规划、信息技术应用、质量管理、生产管理、成本控制、产品研发、资产保全、行业分析研究、市场战略制定、资产组合管理、销售计划、广告策划、财务管理、网点规划、客户关系管理（专业能力）问题解决、关系建立、人员发展、团队建设、推动变革、结果导向、持续改进（管理能力）执行力、创新能力、团结协作（核心能力）自信、坚韧、正直、有亲和力、有责任心、能承受压力、乐意出差,第五部分：任职资格（续）,现有岗位说明书举例,现有岗位说明书举例,现有岗位说明书举例主要问题：不同公司岗位说明书格式不一致，分类角度也不同,第六部分：沟通协作关系列示出该岗位与公司内部什么部门及公司外部什么单位发生业务关系v本岗位与部门内部其他岗位以及与本公司内其他部门的业务关系v本岗位与公司外部政府部门、商业组织、社会团体等方面的业务联系,现有岗位说明书举例主要问题：不同公司岗位说明书格式不一致沟通协作关系与工作职责混淆,现有岗位说明书举例,第七部分：日常工作需熟悉的相关法规制度列示出该岗位日常工作需要遵守或参照的主要法规、制度、流程等，包括：v公司内部规章制度、工作流程文件等v公司外部法律、法规、政策、条例等,现有岗位说明书举例,现有岗位说明书举例,现有岗位说明书举例主要问题：将日常工作需熟悉的相关法规制度融入了岗位要求、工作技能，未单独列示,第八部分：版本控制,详细记录该岗位说明书的版本、编制或修订时间、责任人等，以便存档和未来,的维护、更新，包括：v版本号,v修订时间v修订内容,v修订者：如任职者上级、部门负责编写岗位说明书的员工等v审核者：如岗位直接上级、部门负责人等v审批者：公司高管，如总经理、主管领导等,要求：,v岗位会经常变化，因此岗位说明书须及时更新以适应业务需求的变化,v随着时间的推进和企业的发展，岗位的任职条件、主要职责会发生一些变化，因此岗位,说明书应每年或至少每两年定期更新一次,目录,什么是岗位分析,岗位分析的方法,岗位说明书的编写技巧,岗位说明书编写现场模拟,本次岗位说明书编写工作安排,分组讨论编写岗位说明书分组方式v5人一组讨论内容v每个小组各自挑选一个典型岗位，就其进行岗位分析v各小组根据制定模板，编写该典型岗位的岗位说明书时间要求v每个小组有30分钟讨论并编写岗位说明书v30分钟后，各小组派代表上台展示并分享，并由德勤顾问点评,岗位说明书样例海螺水泥岗位说明书样例,岗位说明书模板海螺水泥岗位说明书模板,目录,什么是岗位分析,岗位分析的方法,岗位说明书的编写技巧,岗位说明书编写现场模拟,本次岗位说明书编写工作安排,岗位说明书编写详细计划安排,*注：,1）编写/修改岗位说明书的员工需在指定时间段内根据各人工作安排挑选工作时间留在集团总部、全职编写/修改，但视各人编写/修改的数量