（图书馆学专业论文）电子文件法律效力及其保障机制研究.pdf

摘要 信息技术的飞速发展，使得电子文件在商业活动中、政府办 公中以及个人信息的传递中的数量急剧增加。随之而来的是它的 原始性难以确定，从而导致了期法律效力受到质疑。近年来涉及 电子文件的各种案件不断上升，所以对电子文件的法律效力的认 定及其保护的研究有着重要的社会意义。本文从电子文件的特性 入手，对电子文件法律效力的影响主要因素进行分析，并就目前 国内外有关电子文件的立法状况进行分析，进而从立法、技术和 管理三个角度就电子文件的法律效力的保障机制进行研究。全文 共分为三大部分，其中第一部分就电子文件与传统文件进行比较 分析，并对如何确定电子文件的原始性以及电子文件法律效力被 质疑的因素进行分析；第二部分就目前国内外的相关的立法状况 进行探讨，从立法的角度来确定电子文件的法律效力；第三部分 怎是从电子文件管理业务流程、管理技术以及电子文件管理制度 的建设方面来保障其法律效力。 关键词：电子文件法律效力电子文件管理管理机制 a b s t r a c t t h ed e v e l o p m e n ta tf u l l s p e e do ft h ei n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y , t h e e l e c t r o n i cr e c o r d si n c r e a s e s s h a r p l y i nt h eb u s i n e s s a c t i v i t y , g o v e r n m e n t sq u a n t i t y w h i l e h a n d l i n go f f i c i a l b u s i n e s sa n di nt h e t r a n s m i s s i o no f p e r s o n a li n f o r n 1 a t i o n t h ef o l l o w i n go n e i st h a ti t si s p r i m i t i v ec o n f i r m e dd i f f i c u l t l y , t h u sc a u s e dl e g a le r i e c t i v e n e s st ob e q u e r i e d v a r i o u sk i n d so f c a s e sr e l a t e dt oe l e c t r o n i cr e c o r d sa r er i s i n g c o n s t a n t l yi nr e c e n ty e a r s s ot h e r ea r ei m p o r t a n ts o c i a le f f e c t si nt h e s t u d yo nt h ea s s e r t i n g a n dp r o t e c t i n go fl e g a le f f e c t i v e n e s so ft h e e l e c t r o n i cr e c o r d s t h i st e x t p r o c e e d s w i t hc h a r a c t e r i s t i co ft h e e l e c t r o n i cr e c o r d s t h em a i nf a c t o ro ft h ei m p a c to ne l e c t r o n i cr e c o r d s l e g a le f f e c t i v e n e s si sa n a l y s e d a n dt h el e g i s l a t i v es t a t eb o m a th o m e a n da b r o a da b o u te l e c t r o n i cr e c o r d si sa n a l y s e da tp r e s e n t a n dt h e n f r o ml e g i s l a t e ，t e c h n o l o g ya n dm a n a g e m e n tt h r e e a n g l ec a r r y o n r e s e a r c ho nt h em n a g e m n e tm c h a n i s mf o rg a r a n t e e i n g t h ef u l lt e x ti s d i v i d e di n t ot h r e e m a j o rp a r t sa l t o g e t h e r , t h ef i r s tp a r t c a r r i e so n c o m p a r a t i v ea n a l y s i so nt h ee l e c t r o n i cr e c o r d sa n d 仃a d i t i o n a lr e c o r d s a n dt oh o wc o n f i r me l e c t r o n i cr e c o r d sg e t t i n gp r i m i t i v ea n de l e c t r o n i c r e c o r d sl e g a le f f e c t i v e n e s sa n a l y s eb yt h ef a c t o rq u e r i e d ；t h es e c o n d p a r t r e l e v a n tl e g i s l a t i v es t a t eb o t ha th o m ea n da b r o a dc a r r yo n d i s c u s s i o n i si tc o n f i r me l e c t r o n i cl e g a le f f e c t i v e n e s so ff i l et oc o m e i nt e r mo f l e g i s l a t i n ga tp r e s e n t ；t h et h i r dp a r th o w c o m et oe n s u r e t h e i r1 e g a le f f e c t i v e n e s sf r o me l e c t r o n i cr e c o r d sm a n a g e m e n tb u s i n e s s p r o c e d u r e ，a d m i n i s t r a t i v e s k i l la n de l e c t r o n i cr e c o r d sc o n s t r u c t i o n a s p e c to fm a n a g e m e n ts y s t e m k e y w o r d s ：e l e c t r o n i cr e c o r d s e l e c t r o n i cf i l em a n a g e m e n t l e g a l e f f e c t i v e n e s s m a n a g i n g m e c h a n i s m 引言 2 1 世纪我们进入了一个全新的时代网络时代，它是由计 算机技术、网络技术以及现代通讯技术等现代高新技术为我们编织 的具有超强功能的可以笼罩全球的网络，它把我们带进了一个全 新的数字化世晁。人们的工作、学习、生活也随着它的到来而发生 了翻天覆地的变化，电子商务、电子政务的迅猛发展以及电子文件 的激增为我们的档案工作产生了强劲的冲击，由此引发的法律纠纷 也不断上升。然而，电子文件自身的特点，使它的原始性面临着前 所未有的挑战，也使我们对它的法律效力提出了质疑。如何解决电 子文件的原始依据性及法律效力问题，一直是电子文件相关领域的 研究热点。如何解决电子环境_ f 文件的原始凭证性和法律效力问 题，成为学术界不可回避的问题。正是基于电子文件法律效力问题 的现实性，笔者不揣浅陋，在利用有关研究成果的基础上，拟对 电子文件的原始凭证性和法律效力及其保障问题进行探讨，期盼对 新时期文件、档案管理及相关问题有所裨益。 第一章电子文件法律效力确认的必要性 1 9 8 8 年，美国纽约州档案馆出版了题为纽约政府管理和保 护电子文件战略规划的报告，这是最早提出“电子文件”这一概 念的文献资料。在这十多年的时间里，我们对电子文件的认识在不 断的深化，从m a c h i n e r e a d a b l ed o c u m e n t ( 机读文件) 、 m a c h i n e r e a d a b l ea r c h i v e s ( 机读档案) 到e l e c t r o n i cr e c o r d s ( 电子文件) 、a r c h i v a le l e c t r o n i cr e c o r d s ( 归档的电子文件) ， 再到今天的e l e c t r o n i ca r c h i v e s ( 电子档案) 。 第一节电子文件及其特点 一、电子文件的定义 国内外学者对“电子文件”一词有着多种不同的定义，但是总 的来说有四种主要的模式：“文件说”、“代码序列说”、“信息组合 或信息集合体说”、“文字材料说”。 ( 一) 以“文件”作为属概念 较早时期对电子文件的定义都比较简短，没有能很明确地表达 “电子文件”一词的含义，但是却强调了“电子文件是文件的属概 念”这一点。如9 0 年代初期国际档案理事会电子文件委员会对电 子文件的定义是：“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输 与处理的文件，并具有文件的一般定义。”国际档案理事会电子文 件委员会在1 9 9 7 年起草并出版的电子文件管理指南中给出的 电子文件的定义是：“电子文件是适合数字电脑进行操作、传输与 处理的文件，并具有文件的一般定义。”在国内也有不少学者是持 这种观点的，在冯惠玲的电子文件管理教程中是这样定义电子 文件的：“电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机系统存取并_ 口j - 在网络上传输的文件。” 2 、以“代码序列”作为属概念 在国家档案局电子文件归档与电子档案管理规范中的定义 是：“能被计算机识别、处理和存储在磁带、磁盘或光盘等介质上， 并可以在网络上传递的代码序列。”1 有不少学者也表明了相同的 看法，“能被计算机系统识别、处理；按一定格式存储在磁盘或光 盘等介质上。并可在网络上传递的是数字代码序列。川” 3 、以“信息组合”、“信息集合体”作为属概念 也有学者是从信息的角度对电子文件一词进行定义的，认为电 子文件的本质就是信息。如“电子文件是人们为了某一目的，在 计算机上，用一定的格式和处理方式生成的信息的组合。”【3 】也有 学者将其定义为“电子文件是数据媒体和记录在媒体上的信息的集 合体。”【4 】 4 、以“文字材料”作为属概念 有学者从文字材料的角度出发来定义电子文件，“所谓电子文 件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化 学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括了电子文书、电子信件、 电子报表、电子图纸等等。”畸3 该定义是采用列举和概括相结合的 方式对其进行描述的。 尽管国内外学者对电子文件的定义的描述方式不同，但是构成 其定义的基本要素是基本相同的，即：一是电子文件的产生与形成 的前提和基础使用计算机生成；二是电子文件的载体形式和信 息形态的记录方式数字代码形式记录在磁性载体上；三是电子 文件的主要特征和本质属性国内学者认为是“原始记录”，国 外的学者认为是“真实性”、“可靠性”、“完整性”。综合上述观点， 笔者认为，电子文件和传统文件一样也是社会实践中直接形成的有 价值的历史记录，但是它的生成、记录方式等都与传统文件不同， 它是计算机上牛成及运行的，以数字代码形式记录在磁性等载体上 的，并可以通过网络传输的文件。 二、电子文件的特性 与传统的纸质文件相比较，电子文件的本质与其相同，但作为 不同事物的电子文件也有其自身的特点，主要有： 信息形态的数字化。电子文件是数字化信息技术的产物，它是 在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。 文件信息的非人工识读性。传统文件的内容信息是以字符或数 字等符号记录于纸张等载体之上，人工可直接识读，而电子文件的 信g 贝, l j 是以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，成为 迄今为止第一种人类无法凭借自身的器官一一眼睛或手来识读的 文件信息，只有通过计算机特定的程序解码使之还原成为我们可以 识读的形式。 依赖性。电子文件的依赖性包括两个方面的含义：一是电子文 件对设备和系统的依赖，二是电子文件对元数据的依赖。电子文件 从生成、传输存储都必须依赖计算机和各种管理系统；另一方面， 由于计算机硬件和软件操作系统的不断更新换代，所以生成电子文 件的老系统需要保存或者对其进行一系列适应新系统的转换、迁 移，以确保其可读性和可管理性。电子文件管理元数据可以用来描 述电子文件的上、下文关系和结构，离开了元数据，电子文件的信 息就是不完整。而这是传统文件不需要依赖的。 信息与载体的可分离性。传统文件的信息内容与载体是不可分 离的，文件信息被固定在某一载体上，成为一个不可分离的实体。 而电子文件与载体之间不再保持恒久的依附关系，文件的信息内容 可以寄存在计算机硬盘上或脱机保存在磁盘、光盘中，也可以从一 个系统迁移到另一个系统中，也可以通过网络进行传输。电子文件 的这一特点使其原始性的含义不同于传统文件原始性。 信息的共享性及不安全性。对于一份纸质文件来说，通常只能 在某时、某地让能够接触到它的人阅读。而电子文件可以不受这种 限制，用户可以在网络的任何终端 ：去读取存于网络某一设备上的 电子文件，从而摆脱了时问和空间的制约。电子文件的共享性是其 运作环境网络化决定的，但同时网络的不安全性已成为限制其发展 的最大障碍。 电子文件的易更改性。电子文件在起草过程中或做其它处理时 的突出优点就是增删改容易，改后又不留任何痕迹。造成电子文件 易被增删改的原因主要是：一是由于计算机的内存贮器、磁带、磁 盘、可擦写光盘等存贮载体的可重写性决定的；二是计算机的存贮 器，除磁带外，都具有随机读写功能，即载体中任何部位的信息都 可以被直接定位读写。信息的写入不仅可以任意定位，直接写在指 定位置，而且如果被增加的信息多于留出的那段空间，还可自动将 多出的部分写在其它地方，并用逻辑指针链接好，读取时不会发生 混乱。不过电子文件的这个优点在特定情况下又会成为致命缺点， 即它的信息易更改性会造成电子文件的真实性遭到怀疑，继而是它 的原始凭证性难于认定。 此外，电子文件还具有信息存储的高密度性，多元信息、多种 信息媒体的集成性等特性。 三、电子文件的来源和形式 ( 一) 电子文件的主要来源 电子文件主要形成于如下两个过程： 一是办公自动化过程中直接产生与接收的电子文件。随着计算 机业、信息业和通信业的迅速发展，各行各业的办公自动化的水平 也在快速提高。在办公系统中形成的各类文件数据、电子商务中产 生的或传输的数据信息以及个人网络通信中产生的各种数据信息， 包括文本形式的、多媒体形式的、网上接收的各类邮件以及c a d 产生的大量的图形文件。 二是模数转换过程中产生的电子文件。在档案管理中有很多情 况需要进行这种转换，如对纸质文本进行扫描形成数字图像；数字 图像通过光学字符识别系统，进一步转化为字符文件，以达到全文 榆索酐j 日酐i 。 ( 二) 电子文件的主要形式 多媒体技术的应用使电子文件呈现出多种形式 1 、数字文本( d i g i t a lt e x t ) 。数字文本是指有正文字符构成的， 其输出形式可为由字、词、数字、或符号组成的文件，多数以文本 方式出现。 2 、数字影像( d i g i t a li m a g e ) 。数字影像是以数字方式采集或 制作的影像。在数字影像中索引目与影像片断有对应关系，藉此达 到对数字影像的存取。数字影像也可通过光学字符识别系统转化为 数字文本。 3 、数字图形( d i g i t a lg r a p h i c ) 。数字图形是根据一定的算法绘 制的图标，包括图形和用图标表示的图形等，通常技术图纸是用数 字图形表示的。 4 、数字语音( d i g i t a lv o i c e ) 。数字语音是指计算机在识别人的 声音后，将其转换成“0 ”或“1 ”的符号进行存储或者传输，它广 泛应用于国际电子邮递、办公自动化等多种领域。 5 、数字视频( d i g i t a lv i d e o ) 。数字视频包括运动图像 ( v i s u a l ) 和伴音( a u d i o ) 两部分。在技术上视像和 伴音是同步合成在一起的，因此具体讨论时有时把视频 ( v id e o ) 与视像( v i s u a l ) 等同，而声音或伴音则总 是用a h d io 表示。数字视频的主要格式有m p e g 、a v i 、 m o v 等。 四、电子文件的应用和发展 无论是在商业活动中还是在政府办公中，以及个人信息的传递 中，电子文件的数量急剧增加。从1 9 9 8 年全球信息的存储只有5 是以数字信息的形式进行的，到2 0 0 3 年猛增到5 0 。1 9 9 9 年通过 网络传递的e m a i l 达到1 1 2 8 5 t b ，u s e n e t 信息达到7 3 t b ，公共网 页达( 不重复) 2 1 亿，2 0 0 1 年达4 0 亿。众多的网络数据库存储的 非网页数据中含有大量的记录和文件。11 9 9 7 年国际档案理事会 电子文件委员会和现行文件委员会合并，成立了电子文件委员会及 其它文件委员会，这说明以现行文件为主导介质的传统的思维模式 已经转换到以电子形式为主导介质的思维模式。由此而引发的文f ，f ： 的格式、存储地点和原始顺序也随之而具有随机性，它向文件的管 理提出了挑战。 在中国，电子文件的应用同世界一样在迅猛发展中，无论在商 业领域、生产领域还是在政府领域，电子文件都越来越被认识和广 泛采用。1 9 9 9 年中国的“政府上网年”就是一个标志。但是不容 置疑的是，当前绝大多数的正式文件还是以纸质文件形式存在、归 档、保存与利用。这种现象产生的原因主要是基于人们对电子文件 的原始性的怀疑。毕竟对于档案而言，原始记录性是它的本质属性， 也是“档案”与“证据”历来都存在着不可分割的渊源关系的根本 所在。 近年来随着信息技术、计算机技术和通信技术的迅速发展，电 子文件也被广泛地应用，随之而来的是涉及电子文件的法律效力问 题案例也逐年上升。 第二节确定电子文件法律效力的必要 生 在现代社会中，涉及电子文件法律效力的案件越来越多。由于 电子文件的特性，如信息与载体的可分离性、易更改性等都造成了 电子文件的法律证据地位受到质疑。因此从法律上确定电子文件的 证据地位就显得越来越迫切。事实上国内外的一些司法案件中已经 开始采纳电子文件作为证据，如： 1 9 8 2 年，美国国家安全委员会安装了电子邮件系统后，电子 邮件广泛使用起来。1 9 8 5 年4 月，国家安全顾问j o h np o i n d e x t e r 在这个系统上为o l i v e rn o r t h 建立一个秘密通讯渠道。两人通过 这个渠道以电子邮件进行联系，秘密进行非法交易，这就是震惊中 外的“伊朗门丑闻”事件。“伊朗门丑闻”曝光后，为摆脱他们与 信息的干系，n o r t h 和p o i n d e x t e r 开始销毁有关他们在这事件 中所起作用的文件，其中包括电子邮件。为此n o r t h 删除了7 3 6 份文件，p o i n d e x t e r 删除了5 0 1 2 份文件。技术人员片j 特殊手段恢 复了他们删除的信息。这些信息后来成为对丑闻进行调查及对二人 进行刑事审讯的关键性证据。但是在它们成为证据之前，专家们除 了依靠地址栏中打印出来的姓名来证明这些电子文件的真实性外， 还需要采取一些常规措施，如在本案中他们二人用来联系的电子邮 件是通过邮件系统所要求的口令进行发送的。”。 除此之外，美国安全委员会的律师也成功地利用电子文件证实 了罗伯特m 盖茨确实是总统任命的中央情报局局长；。3 美司法部 对微软公司的诉讼案中，双方呈交的3 0 0 0 多份证据中，大多数为 电子邮件；在e do u t hr e a l t yi n c 诉g i n g o i d 案中，交税人在有 专家证明人证明统计软件用于收集各种数据的科学性的支持下，将 关于财产价值的统计数据的电子信息作为证据，被法院采纳为证 据。1 在国内，被称为是中国电子邮件第案薛燕戈诉张男案， 可以说是电子文件被采纳为证据的成功案例。北京大学心理学系 9 3 级女研究生薛燕戈状告同窗张某利用电子邮件发送了一封拒绝 接收美国密执安大学教育学院为其提供1 8 万美元全额奖学金一 案。原被告使用同一个电子邮箱，原告指控被告以其名义向美国密 执安大学教育学院发送了拒绝该校的邀请的电子邮件，从而直接导 致了原告方留学计划未能实现。为此原告搜集了相关的证据，其中 包括：两封从同一台电脑上发出的不同署名的电子邮件和该电脑上 的邮件收发记录。经技术测试证明：张某使用这台计算机时，别人 没有时间盗用。从而确定了电子邮件和邮件记录的是真实的、可靠 的、完整的，在此前提下，该证据被法庭所采纳，并成为该案中的 关键证据。3 随着信息高速公路和网络技术的迅速普及和发展以及电子政 务和电子商务的普及和发展，电子文件对于我们有着举足轻重的作 用。先是在法律纠纷中涉及到单一计算机系统中产生的电子文件， 而且随着计算机技术的发展这些纠纷也逐渐增多，因而对传统法律 法规来冲击；现在随着计算机、刚络技术的发展，使得开放环境f 产生的电子文件也随着网络延伸到世界的每个角落，并成为各国法 院必须面对的问题。如在国际贸易中，相当大比例的交易中需要涉 及到电子合同的使用，这种非书面形式的文件、合同在传递中的法 律意义的信息会由于其法律效力的不确定性而受到影响。又如上述 案例中，电子邮件等电子文件都是案件中至关重要的证据，而且相 关的案件也随着技术发展而不断涌现。因此，电子文件在司法程序 中确定法律效力问题亟待解决。 就目前来说，许多国家对电子文件在司法程序中的可采性都予 以了肯定，只是采用的解决方案不尽相同。由此不难看出，社会实 践的发展已经将电子文件的法律效力问题推到了前台。 第二章确认电子文件法律效力的法律依据 第一节影响电子文件的法律效力确认的因素 影响电子文件的法律效力的因素很多，这里就其中的主要因素 做些分析。 一、电子文件的原始性难以确认 原始性是档案的基本属性，它具有两层含义：一是档案本身是 原件，二是档案所包含的信息是真实的。正由于档案的这一特性， 使档案成为历史的真凭实据，并且有了法律效力。与传统档案相比 较，电子文件的数字化信息属性，信息与载体的相分离等特性，决 定了归档电子文件的原始性难以确认，如果按照传统文件的“原始 性”的“原件”鉴定法来鉴定其原始性，必然会使电子文件的法律 效力的确认受到质疑。 ( 一) 电子文件信息与载体的可分离性对其原始性的影响 长期以来，所有社会实践活动中形成的文字记录一日确定，其 信息和载体便永远结合在一起，成为不可分离的“实体”，其内 容信息和最初形成时特有的标记具有原始性。但电子文件的信息利 载体却是可分的，不再与载体固定地结合在一起，其信息在载体上 没有固定的物理位置，而且可以根据需要随时扩大、缩小，可以通 过操作系统改变其在硬盘上的存储，也可以通过复制、拷贝和网络 来实现由一载体向另一载体的传输转换，更可以通过网络等技术手 段远距离传输，从而实现信息的动态性流动。同时，电子文件信息 与载体的可分离性还使文件信息随时面临着被修改、盗窃甚至销毁 的危险，被修改、删除后甚至不留任何痕迹。这些都给电子文件的 管理带来许多新的问题，如信息的物理结构与逻辑结构间的差异 性、可变性及相对独立性，从而使电子文件原始性不易被认可，也 是其转化为档案的主要障碍。 ( 二) 数据的迁移及数据转换对其原始性的影响 信息技术日新月异，从硬件到软件都频繁升级，为保证电子文 件的可用性，必须将原有电子文件升级转换成新的版本，在这样频 繁的转化过程中增加了电子文件失真的危险。另外因工作需要将数 据流从一种存储介质上转换到另一种存储介质上，或者通过网络传 送，在转换或传送的过程中要做到一点也不损失电子文件可靠性是 很难的。这些都会造成电子文件原始性难以确认。 ( 三) 电子文件的“原件”概念 传统文件的“原件”包含了三个方面的含义：是在实践活动 中形成的特定的文字、图像、声像等信息内容；二是记载信息的载 体是由特定的作者，在特定的时空条件下制作完成的实体材料；三 是具有法定效用的签署印章等。若上述中的任何一项发生了变化， 人们都有理由对它的原始性表示怀疑。即传统的原件概念要求文件 的内容与文件的载体一体化、融合化，二者是不可分离的，文件内 容的原真性和文件载体的原真性共同构成了传统意义上的“原件”。 而电子文件的特性使我们不可能再按传统的“原件”标准来衡量电 子文件的“原件”。在不同的时间、不同的地点由不同的人获得的 同一内容的文件可以毫无区别，难以区分其中哪一个是“原件”， 哪一个足“复制件”，或者说电子文件是台有“原件”概念。“电子 系统中文件可靠性的永久保障国际合作项目”的研究成果显示：从 严格意义上讲，电子文件是不可能保存的，档案人员所能做的只是 保留复制电子文件的能力。因此对电子文件而言，我们应当关注的 是电子文件的信息内容的“原始性”、“真实性”、“可靠性”和“完 整性”，而不再强调其载体与信息的一体化和融合化。“ 由此可见，唯一能确定电子文件“原始性”的依据只是该电子 文件信息内容的真实性、可靠性与完整性，也是确定电子文件是否 具有法律效力的理论依据。 二、电子文件的真实性、可靠性与完整性 对于传统档案来说，它的真实性包含两层含义：一是如果档案 的内容是没有失真、歪曲、作伪之处，那么这一档案就是对历史事 实进行最为真实、可靠的记录，但这并不等于历史事实本身；二是 如果档案有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，那么其失实、歪曲、 作伪乃至伪造这一客观事实也恰恰由档案这一实存形态来予以记 录、固化并示之于世人的，它依然是另一意义上的真实性和可靠性。 以上这两点就电子文件而言却存在众多异议。电子文件的真实 性和可靠性概念源于国外学者的著作。最具代表性的观点是“在电 子系统内保存可信电子文件的国际研究( i n e r p a r e s ) ”项目，其 中该项目的主持人露西安娜杜兰蒂教授的文章中的定义是：电子 文件的“真实性”是指，文件由特定机构使用安全可靠的系统软件 生成，并没有被篡改或破坏；电子文件的“可靠性”是指，文件的 内容值得信赖。这两个概念的区别在于：真实性是指文件的来源是 可信的，而且自文件生成之时起没有被改动过；可靠性是指文件生 成之时，其内容与客观事实相符。“幻国外有的学者认为，档案工作 者关心的重点应该是电子文件生成之后保证其没有发生任何变化， 而非电子文件内容本身的对与错，即档案管理工作的重点应该是电 子文件的真实性，而不是可靠性。但是为了防止电子证据被滥用， 我们应该对电子文件的可靠性同样重视，这样的电子文件才是完整 意义上的档案，而且电子文件管理的全程控制原则和前端控制原则 都同时包含了这两方面的要求。 电子文件的“完整性”是要求电子文件自身的三个组成部分齐 全，相关的数据信息完备。保证电子文件的真实性是确保电子文件 法律效力的前提，完整性则又是保证电子文件真实性的前提。因为 电子文件的技术特性决定了电子文件的“不稳定性”，为了能在这 一动态的过程中保证电子文件的真实性，就必须通过一些记载上述 动态的数据背景信息来实现，这些背景信息也是电子文件的三 个必要的组成部分之一。保证电子文件的完整性，即保证电子文件 各个组成部分信息的完整，以确保电子文件的真实性，从而达到保 证电子文件法律效力的目的。 三、影响电子文件法律效力确认的其他因素 ( 一) 技术应用的影响 技术应用对电子文件的影响主要表现在以下几个方面： 首先，电子文件的形成、存储和传输等一系列运行过程都必须 依赖于信息技术、计算机技术和通信技术来实现，它离不开高科技 含量的技术设备。离开了这些高新技术的支持，保证电子文件的法 律效力的前提难以实现，其法律效力自然无法保证。 其次，电子文件容易被修改，修改后可不留任何痕迹的特点， 使得电子文件信息的真实性变得脆弱，从而导致了其法律效力具有 脆弱性。文件管理信息系统中电子文件的数据处理环节多、实用技 术和设备复杂，特别是在网络环境下，电子文件的信息安全受到很 大的冲击，使得其真实性、可靠性和完整性都受到威胁，从而使其 法律效力难以实现。 ( 二) 管理实践中的影响因素 就目前而言，在电子文件的管理实践中，主要影响电子文件法 律效力的因素包括了：电子文件的管理业务流程不规范，管理制度 _ i 健全等。 从国家到地方，档案部门缺乏统一的电子文件业务管理规范； 各地区的办公条件也不统一，通常正式文件由电子文件转换成纸质 文件使用，所以也可以说文件的现行阶段实际上仍以纸质文件为 主；对电子文件的法律效力认识不足，电子文件往往被视为动态数 据库的组成部分。由于这些不规范的管理，使电子文件在管理流程 中得不到有效的保护，它的法律效力无法得到保障。 另一方面，在电子文件的整个生命周期中，每一个环节都需要 有不同的管理人员的参与，他们在管理中都会对电子文件信息的运 行产生影响。由于目前电子文件管理制度不完善，而产生了许多的 不良后果，包括法律纠纷。 基于上述因素的影响，要保证电子文件的法律效力我们必须从 立法、技术和管理三个方面来加强对电子文件法律效力的保障。首 先要从立法的角度，明确界定电子文件的合法身份；其次从技术层 面上，确保电子文件的真实可靠，以保证它的法律效力；再次，还 要从电子文件的管理层面上，确保电子文件的真实可靠，来保证它 的法律效力。 第二节国外关于电子文件可采性的法律依据 一、英美法系国家的相关法律依据 在英美法系中传闻规则和最佳证据规则阻碍了电子文件被采 纳为证据。依照传闻规则，只有亲历该事件的人的证言才能被采纳， 因为只有这样的人才能进行反询问，不能反询问的传闻证据是不能 被采用，而电子文件是无形的，不能直接被人感知，它需经计算机 处理以拷贝形式输出才能显示其内容，但是计算机是不能作证的， 所以电子文件被视作传闻证据，通常是不予采纳的；根据最佳证据 规则规定只有原始文件才能作为书证被司法机关采纳，电子文件最 原始的形式却是存储在磁盘等介质上的代码序列，不能被人商接识 读，当然不会被采纳为法律证据。 为了解决上述问题，英美法系国家不得不通过对传闻证据规则 和最佳证据规则的例外来承认电子文件的法律证据价值。美困采用 了扩大“原件”内涵的解决方案，美国联邦证据规则第1 0 0 1 条规定：“如果数据被存储在计算机或者类似的装置里面，则 任何可用肉眼阅读的、表明其能准确反映数据的打印物或其它输出 物，均为原件。”【13 j 这使得包括电子文件在内的数据记录的证 据性在美国司法实践中的应用较少受到最佳证据规则的挚肘。在 联邦证据规则第8 0 3 条第6 款规定了商业记录例外：允许采纳 关于正常形式的活动的记录，即由知情人以任何形式制作的关于行 为、事件、情况、意见或诊断的备忘录、报告、记录或数据汇编。 这些备忘录等或者是在当时或其后不久制作的，或者是根据传来的 信息制作的；这些备忘录等是在正常的业务活动范围中保存的，而 且制作备忘录、记录、或者数据汇编是此业务活动的正常做法；这 一切都可由保管人或其它适格证人作证来证实( 信息来源或者准备 手段、准备情况表明其缺乏真实性的不在此限) 。很显然，它规定 了例外的要素，即该记录必须是在正常的业务活动中制作的，必须 是包含在记录中的信息的知情人制作的，且改记录是在信息获得的 当时或者其后不久之后制作的。它所包含的证据有：( 1 ) 计算机生 成的电话费单；( 2 ) a t m 交易的摘要；( 3 ) 记录进入美国的车辆 报单次数的计算记录；( 4 ) 计算机记录薪水册；( 5 ) 计算机打印物； ( 6 ) 从另一个来源转录的打孔机操作员形成的计算机打印物；( 7 ) 关于毒物分析的计算机打印物。“4 3 英国民事证据法规定，具备下列条件的计算机输出文件视 作“第一手”传闻证据可以采纳：一是来自使用者正常使用的计算 机；二是在数据输入时计算机运行良好；三是文件所包含的信息是 表述或来自输入计算机的数据。此外还要求与业务活动和使用计算 机有关的人向法院提供认定该项书面材料的证明书，说明制成方式 与软件。作为最佳证据规则的例外，英国的证据法规定，当事人能 证明他无从取得l e 本时可以使用抄本证明正本的内容。“所以只要 能证明电子文件的正本在正常的业务活动中已经销毁或者是直接 输入，无需证明基础正本从未存在，则i j 依此规定将电子文件采纳 为证据。 加拿大统一电子证据法则采用了置换原件的方法，其中第 4 条规定：输出数据形式的电子记录，如果已经明显地经常地发挥 作用、并被依靠或用来作为存储在输出数据中的信息的纪录，那么 它是符合最佳证据规则的纪录。“们它是以计算机系统的真实性的证 明，来取代对计算机记录的真实性进行证明的。 二、大陆法系国家中电子文件的可采性认定 在大陆法系国家一般都要求提供原件作为证据。由于电子文件 的原件是存储在计算机硬盘、磁盘、光盘等载体中的文件信息，其 副件是荧屏或打印出来的材料，所以无法提交原件。但是对此大陆 法系的许多国家的规定都比较宽泛，一般原则上都承认电子文件的 可采性。如在日本和德国，电子文件作为证据时适用一般的证据规 则，与普通的书证具有相同的证明力。但是许多法官对包括电子文 件在内的电子证据持谨慎和怀疑的态度，所以要求当事人就其真实 性举证。在法国，商事法律行为可使用一切证据方式予以证明，凡 是在使用电子数据传递时，可用来证明相关的活动。澳大利亚昆士 兰的法官运用和发展普通法积极采纳电子文件作为证据及其它类 型的电子证据。瑞士法原则使用关于法律推定的原则判断其证明 力。 随着国际电子商务的发展，越来越多的国家开始制定相关的法 律来确定电子文件的证据地位。 三、国际组织有关的规则 1 9 8 2 年欧洲理事会的电子处理资金拨划秘书长报告和1 9 8 2 年英国a ，k e l m a n 和r s i z e r 的计算机在法庭上的地位中，就 已经提出计算机记录相当于书面文件作为证据的看法。联合国贸易 法委员会秘书处在1 9 8 5 年第1 8 届会议上提出计算机记录的法律 价值的报告，在该报告中建议各国政府罩新审查涉及使用计算机 记录作为诉讼证据的法律法规，以便消除对其使用所造成的不必要 的障碍，确保这些规则符合技术的发展，并为法院提供适当的办法 来评价这些记录中的资料的可靠性。1 9 9 3 年联合国贸易委员会第 2 6 届会议提交了电子数据交换及贸易数据通讯有关手段法律方 面的统一草案，规定数据电文同样具有证据价值而予以认可。 联合国国际贸易法委员会于1 9 9 6 年通过的电子商务示范法 第5 条也规定：“不得仅以某项信息采用数据电文形式为理由而否 定其法律效力、有效性和可执行性”。“”该法对电子文件的原件要 求侧重完整性，只要电子文件的信息保持完整、未经修改，并可以 显示，就认为符合了“原件”要求，结合对其“书面”、“签字”的 规定，在第9 条( 1 ) 中赋予了电子文件的法律证据效力：“在任何 法律诉讼中，证据规则的适用在任何方面均不得以下述任何理由否 定一项数据电文作为证据的可接受性：( a ) 仅仅以它是一项数据电 文为由：或( b ) 如果它是举证人按合理预期所能得到的最佳证据， 以它并不是原样为由。”印它反映了联合国贸法会的一个基本指导 原则不以其是数据电文就加以歧视。 第三节我国关于电子文件可采性的法律依据 一、我国大陆地区的立法现状 1 9 9 2 年海关总署颁布的中华人民共和国海关对报关单位和 保管员的管理规定第1 9 条规定：“经计算机传送数据的报关单与 手工填写的报关单具有同等的法律效力”1 9 9 9 年我国制定的合 同法对电子合同作了初步的规定，相应地承认了电子文件的证据 地位，在第1 l 条中规定：“书面形式是指合同书、信件、和数据电 文( 包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件) 等可以有 形地表现所载内容的形式。”2 0 0 1 年1 2 月最高人民法院审判委员 会1 2 0 1 次会议通过的关于民事诉讼证据的若干规定第2 2 条、 最高人民检察院人民检察院刑事诉讼规则第1 9 2 条以及关于 检查机关侦查工作贯彻刑诉法若干问题的意见、公安部公安机 关办理刑事案件程序规定中也都有相应的规定。 此外随着电子商务的不断发展，为了约束和规范电子数据交换 的行为，各地方政府也相继颁布了地方性的法规，如1 9 9 6 年广东 省政府颁布的广东对外贸易实施电子数据交换暂行规定对电子 报文作为合法证据形式和电子签名的合法性以及有关问题做出了 规定。1 9 9 9 年1 月1 日上海市国际经贸电子数据交换管理规定 开始实施，该规定中第6 条规定：用户以电子报文形式，相互传输 的要约和对要约的承诺，并以电子签名方式予以认可的，视为合同 承认。北京市高院于2 0 0 1 年1 0 月1 日起施行的关于办理各类案 件有关证据问题的规定( 试行) 的地方法院证据规范中规定了： 用有形载体固定或者表现的电子数据交换、电子邮件、电子数 据等电脑储存资料的复制件，其制作应经公正或者经对方当事人确 认后，才具有与原件同等的证明力。它对电子文件、电子数据等的 证据地位加以限定。 二、香港和台湾地区的立法状况 在我国经济发达的香港地区和台湾地区也都制定了相关的法 律法规。2 0 0 0 年1 月，香港特区立法委制定了电子交易条例。 在该条例第i 部电子记录及数码签署中第9 款电子记录的可 采纳性中就电子记录的证据地位予以了肯定：“在不损害任何证据 规则的原则下，不得仅因某电子记录是电子记录而否定该电子记录 在任何法律程序中作为证据的可接纳性。”n 9 此外，在香港地区的 诉讼证据条例第三部分可以采纳作为证据的文件中以及第 四部分民事诉讼中的传闻证据也都有相关的规定来确定电子 文件的证据地位。如在第三部分中的第二十条第3 款中规定：“如 果银行记录由电脑存储，则如果由电脑编制的文件根据本条规定被 提出作为某项记录副本的证据，如果能证明下列情况，则不需要对 第1 款第( 1 ) 项所提到的事项加以证明：( 1 ) 该文件是由一名对 电脑资料的存储处理和检索有实际知识和操作经验的人士指导而 编成的；( 2 ) 在电脑保存该记录期间，曾经采取适当的措施防止有 人未经许可而干扰该电脑；( 3 ) 在该期间，以及在电脑编制有关文 件时，电脑操作正常，或者即使操作不正常，则操作不正常或不能 操作的某一方面必须对有关文件的编制或其内容的准确性没有任 何影响。”叫 为了推动电子交易的普及，确保电子交易的安全，促进电子政 务和电子商务的发展，台湾地区也于2 0 0 1 年1 0 月审议通过了电 子签章法，在对相关的概念如电子文件、电子签章、数字签章等 进行界定之后，在第四条中对电子文件的法律效力予以确定：“经 相对人同意者，得以电子文件为表示方法。依法令规定应以书面为 之者，如其内容可完整呈现，并可于日后取出供查验者，经相对人 同意，得以电子文件行之。前二项的依法令或行政机关之公告，排 除其适用或就其应用技术与程序另为规定。但就应用技术与程序所 为之规定，应公平、合理，并不得为无正当理由之差别待遇。”“ 从以上各国、各地区以及国际组织的立法状况来看，不论是英 美法系国家还是大陆法系国家，或者是国际组织，也不论是我国大 陆地区还是香港台湾地区制定的相关的法律法规，在确定电子文件 的法律证据地位之前，其首要前提就是：电子文件的制作、存储以 及传输过程中，要确保其真实性、可靠性以及完整性。 第四节电子文件的证明力 目前许多国家对电子文件的法律证据地位都予以肯定，也都有 了相应的标准来判断一个电子文件的可采性。那么在确定了电子文 件的证据地位之后，随之而来的就是电子文件的证明力问题了。 所谓证明力，即证据力，是指证据在证明待证实事上体现其价 值大小与强弱的状态或程度。不同的诉讼制度对证据的证明力的确 定方式是不同的，许多国家秉承“自由心证”的传统精神，对如何 确定电子文件的证明力没有做出明文规定。从日前的资料来看，只 有南非国会、联合国贸法委和菲律宾最高法院相继表明了自己的看 法。 一、判断电子文件证明力的可参考的一些法律依据 1 9 8 3 年南非通过的1 9 8 3 年计算机证据法通过审查辅助证 据鉴证具结、补充具结或口头证言来判断其证明力的方法来审 查其证据力。在该法第4 条第2 款中规定：“为了评价业经鉴证的 计算机打印输出的证据力，法庭可以：( 1 ) 对该鉴证具结或某一补 充具结所包含的任何事物予以考虑；( 2 ) 应任一方诉讼当事人的申 请，要求提供该鉴证具结或某一补充具结的作证者或任何其它人， 就有关问题的任何话题无论具结是否包含该话题予以口 头作证。”。2 3 菲律宾最高法院为了电子商务案件的审理而颁布实施的电子 证据规则规则7 中第一条中明确了电子文件的证明力：“在评价 电子文件的证明力时，应当考虑以下因素：( 1 ) 在具体的环境与相 关协议的情况下，生成、存储、传达电子文件的方法或方式的可靠 性，这些方法或方式包括但不限于输入与输出程序以及为保证电子 数据信息或文件的准确性和可靠性而进行的控制、检测与稽查；( 2 ) 识别电子文件发端人方法的可靠性；( 3 ) 电子文件依赖记录或存储 的信息与交流系统的完整性，这些系统包括但不限于所使用的硬 件、计算机程序或软件以及程序错误；( 4 ) 证人或登陆者对该交流 与信息系统的熟悉程度；( 5 ) 进入电子数据讯息或电子文件赖以存 在的信息与交流系统的信息的属性和品质；或者( 6 ) 法庭认为将 影响电子数据讯息或电子文件准确性或完整性的其它因素。”3 3 除此之外，联合国贸法委也在1 9 9 6 年通过的电子商务示范 法中从排除电子商