公文写作交流课件(PPT 86页)

公文写作交流,一、公文概述,公文运用重要性,公文的一般结构,公文的写作技巧,常用词语的分析,文秘应用的考试,目录,公文的概念：公文，全称公务文书，是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。公文办理公务，就是以文字的形式实施管理。公务，应该包括内务即内部管理和外务即处理其它社会组织的关系。公务还分为政务和事务：政务是社会组织领导所主管的人员安排和组织发展的大事；事务是社会组织全体成员从事的业务性、日常性的工作。,公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示（签报）、批复、意见、函、会议纪要。广义的公文，除上述法定文种外，还包括党和国家机关常用的应用文，其大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂、素无定目。,孩子在街上走，穿着打扮看出娘的手艺，说话办事显出爹的教养。郭德纲,公文写不好丢谁的脸？公司的,关乎着企业的利益关乎着企业的形象关乎着企业的效率,指挥管理作用,联系沟通作用,凭证依据作用,宣传教育作用,公文的作用,常见公文,二、公文写作要素,文章四要素,主题材料结构语言,撰写公文的基本要求,提炼公文标题,准确使用公文开头,紧扣提纲结构合理,结构要求一事一文，突出公文主体,撰写公文的基本要求,撰写公文的基本要求,交拟收集选择材料列出写作提纲撰写初稿修改文稿成稿,意图交待清楚七分材料三分写布局合理、层次清楚、详略得当言简意赅、表达准确、用语规范内容、结构、文字、格式通读、修改、上交,程序,公文撰写常用语,期求用语：恳请、报请经办用语：现经、经查引述用语：收悉、阅悉呈告用语：呈报、呈递商洽用语：商洽、商榷查证用语：核实、核准篇首用语：根据、遵照,时限用语：届时、及时询问用语：可否、当否答复用语：参照、参考表态用语：不得、不予强调用语：必须、务必综述用语：总之、鉴于此篇尾用语：此函、特此,感受语境,几种常见的语言运用错误,一、随意性大，乱用词汇；（例：上课期间不准学生在校园走动，违者罚款50元。）二、行文者主观愿望与客观表达的意义不一致，（例：对发现使用上述无效证件者，请扣留交我局；文件已发出二日即到。）三、口语化：根据集团公司中国电信法律2000426号文“中国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定”，对你们这个单位的发文件权力作出了这么些条规定。改后：根据中国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定（中国电信法律2000426号），对你单位发文权限特作如下规定。四、时间表示错误：(落款)99/09/31或1999.9.31均不正确，应为一九九九年九月三十日。,写完后重读,修改文书,按思路书写,整理写作思路，考虑文书内容,检查细节，确认无误,公文写作过程分解,三、分类文体介绍报告、请示、计划、总结,报告,（一）报告写作的基本格式1.标题多采用公文的常规写法（“发文机关+主要内容+文种”或“主要内容+文种”）。2.上款写明主送机关。3.正文缘由报告事项结束语4.落款写明发文机关和日期。,报告,3.正文写法（1）缘由交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。要能概括说明全文主旨，一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文，答复上级的询问。,（2）报告事项正文的核心。应将工作的主要情况、措施与结果，成效与存在的问题等分段加以表述。（3）结束语工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“请审阅”、“以上报告，请审查”；答复报告多用“专此报告”。,报告,报告,（二）各类报告的写法1工作报告工作报告的正文一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训，今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长，可标出序数分条分项陈述，也可列小标题分部分或分问题写。,2情况报告情况报告一般以“情况原因教训措施”的结构来写。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。,报告,3建议报告建议报告的内容一般比较集中，多写成专题报告。正文可分为情况分析和意见措施两部分。情况分析部分一般写得较简明;意见措施部分是此类报告的写作重点，要求切合实际地提出做好某项工作的意见、措施、建议。这部分往往采取条文式写法，并且每条开头常有一个提示句。多数建议报告是有待上级机关批转的。结语常用：“以上报告如无不妥，请批准有关单位执行。”,报告,4答复报告答复报告一般写答复的意见或处理结果，是依据上级要求回答的问题进行写作，所以要写得周全而有针对性。这种报告内容针对性最强，要有问必答，答其所问。正文包括答复依据和答复事项两部分。,报告,（四）报告写作的注意事项1要正确使用文种报告事项不得夹带请示事项。2要重点突出报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重,条理清楚，逻辑严密。3材料要真实向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。,报告,请示与报告的区别：、行文目的不同：报告是反映情况、汇报工作，不要求批复；请示是请求审核或批准；、行文时机不同：报告一般制发于工作任务完成或问题解决之后，请示则在事前；、内容结构不同：报告以叙述为主，概括地叙述工作的进程、成绩、有关动态与经验教训以及建议；请示是请求性文体，含请求原由、请求事项等。请示与报告不能结合使用，报告中不得夹带请示事项。,报告的特点,一位班长的工作报告,同学们：我们正处于结婚时代的初级阶段，经过二十几年的努力，虽然取得了结识众多异性的巨大成就，但是人口众多，人均资源相对短缺，局部个人发展很不平衡。现阶段的主要矛盾，是日益增长的爱我的人我不爱，我爱的人不爱我之间的矛盾。情敌竞争已经不是初级阶段的主要矛盾，但是它在一定范围内还将长期存在，并且在一定条件下还可能激化。我们要允许一部分人先结婚，先婚带后婚，最终实现共同发昏！自由恋爱制度已经在中国大地上扎根并初步显示它的优越性，但其不成熟，不完善的环节，还必须通过深化思想改革来逐步解决。,恋爱是结婚的初级阶段，而我们又正处于恋爱的初级阶段，就是不发达阶段，也是不可逾越的历史阶段，只希望这个阶段不要同社会主义初级阶段一样，要100年不变!全班要统一思想，统一认识，把下一步的工作重心转移到家庭建设上。要把“快找，快结，快生”作为我们落实“三个代表”的指导方针。下一个四年对我们来说是关键的四年，好男好女已越来越少，若我们不抓住年轻的尾巴,错过末班车，以后的美好生活将无从谈起。当然,已经胜利的同志们是光辉的榜样！全班同志必须要认真学习。,一位班长的工作报告,一位班长的工作报告,同学们：我们正处于结婚时代的初级阶段，经过二十几年的努力，虽然取得了结识众多异性的巨大成就，但是人口众多，人均资源相对短缺，局部个人发展很不平衡。（反应事实情况）现阶段的主要矛盾，是日益增长的爱我的人我不爱，我爱的人不爱我之间的矛盾。情敌竞争已经不是初级阶段的主要矛盾，但是它在一定范围内还将长期存在，并且在一定条件下还可能激化。（概括性、揭示问题）我们要允许一部分人先结婚，先婚带后婚，最终实现共同发昏！自由恋爱制度已经在中国大地上扎根并初步显示它的优越性，但其不成熟，不完善的环节，还必须通过深化思想改革来逐步解决。（提出建议）,恋爱是结婚的初级阶段，而我们又正处于恋爱的初级阶段，就是不发达阶段，也是不可逾越的历史阶段，只希望这个阶段不要同社会主义初级阶段一样，要100年不变!全班要统一思想，统一认识，把下一步的工作重心转移到家庭建设上。要把“快找，快结，快生”作为我们落实“三个代表”的指导方针。下一个四年对我们来说是关键的四年，好男好女已越来越少，若我们不抓住年轻的尾巴,错过末班车，以后的美好生活将无从谈起。当然,已经胜利的同志们是光辉的榜样！全班同志必须要认真学习。（结构：围绕一个中心，描述动态与经验教训）,一位班长的工作报告,（一）请示的种类1请求指示的请示。需要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定的，对如何处理新情况作出明确的指示等请示。2请求批准的请示。这是请求上级解决某些实际困难和问题，或要求对本单位处理某个问题的意见作出批示的请示。3请求批转的请示。职能部门针对涉及面广的某些工作提出了处理意见和办法，需要有关方面协同办理，但按规定又不能要求平级机关和不相隶属的机关照办，而需要请求上级领导机关或综合部门审定后批转有关方面执行。,请示,请示的特点,请示：请求上级指示，属于上行文。特点是：1、请示时，要把对问题的看法、意见明确地提出来，以便领导做决定和指示；2、务必是在自己职权范围内无法肯定和处理的事情，并且都要求上级批复、表明态度；3、请示的内容要一文一事。不要在一件请示中包括几件事，这样，才便于领导及时批复；4、其他要求事前请示，不多头请示。,（二）请示的写法1标题由发文机关、事由和文种构成，不能写成“请示报告”或“申请”。2上款一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，由主送机关负责答复。3正文（1）请示缘由（2）请示事项（3）请示要求4.落款写明发文机关和成文时间。,请示,3正文可采用篇段合一式、三段式或总分条文式结构。（1）请示缘由是上级机关批准的依据，应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。（2）请示事项是请示的核心，就是要将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出，请求上级机关作出答复。内容要具体；用语要明确肯定；语气要得体。,请示,（3）请示要求是请示的结语部分，常用的结语有：“以上请示当否，请批复”、“妥否，请批复”、“特此请示，请予批示”、“请批准”、“请指示”等等。请求批转的请示，写“以上请示如无不妥，请批转各地执行”。,请示,（三）请示写作的注意事项1坚持一事一文内容力求单一，切忌把互不相关的事写在一件请示里。2避免多头请示请示应只主送一个机关，切忌多头主送。3不可越级请示一般情况下不得越级请示，必须越级请示时，要同时抄送被越过的上级机关。,请示,4不可请示和报告混用不能写成“请示报告”。5请示不得抄送下级机关更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项。6语气要谦恭要尊重上级，不能有要挟、命令、催促的口吻。应写“拟”而不是“决定”怎么办。,请示,请指出下面请示的错误。请示人力资源部、公司领导：由于近日处于购物高峰期，我分部人员紧张，造成商品断货现象严重，希望给予处理这一问题。另外，能否申请增设两部公共电话,请批示。XX分部2007年9月3日,练习：,事情这么多，怎么抓重点写好计划和总结？,计划的特点,计划在预定的期间内，对要做的事情的打算。特点：预期性、可行性、指导与可调整性。区分：计划、安排、规划、要点、设想、方案时间较长用“规划”时间较短巧“安排”粗粗打算用“设想”简要概括出“要点”详细计划用“方案”,计划,一、计划的基础知识1、计划的概念,计划是党政机关、社会团体、企事业单位和个人，为了在未来一段时间内实现某项目标和完成某项任务而事先做的安排和打算。,3、计划的种类,(1)按性质分，有综合性计划和专题性计划。(2)按内容分，有工作计划、生产计划、学习计划、科研计划、军事计划等。其内容与各单位、各行业的业务工作有密切关系。(3)按时间分，有长期规划、短期计划、年度计划、季度计划、月计划等。(4)按范围分，有国家计划、部门计划、单位计划、个人计划等。(5)按表达形式分，有条文式计划、表格式计划和文表结合式计划。,安排时间较短、内容较具体的计划；打算指措施等尚不周全的计划；设想初步的、尚未成熟的计划；意见和要点上级用以向下级布置工作或任务，并交代政策、要求的计划；规划跨越年代较长、范围较广、内容较概括，并具有巨大革新内容的计划；方案从目的要求，方式方法到具体进度都有规定的计划。,计划的不同名称：,安排、打算、设想、意见、要点、规划、方案,2、计划的特点,前瞻性,明确性,可行性,约束性,前瞻性(内容的预见性)。订计划应以国家的法律政策为指导，以上级的指示为依据，还要搞调查研究，走群众路线。但是订计划的最终目的还是为了发展，要有预见，要看得广、看得远，要有充分的超前意识。,明确性（目标的现实性）。计划中的任务能否顺利完成，常常取决于措施步骤是否恰当有力。因此，计划的目的、任务、指标、要求等一定要写得具体明确，执行计划的措施步骤更要明确切实。措施应该包括人力的组织动员、分工职责等等。,可行性（措施的可行性）。在制订指标、任务时，要从实际出发、量力而行。这里所说的可行性，应该包含着积极的因素，要体现一定的先进性。定指标是一个关键性的问题，定得过高，通过努力还完不成，那就会挫伤大家的积极性：定得过低，不需要费力就可以完成，那就不能激发大家的积极性。因此，订计划一定要从实际出发，使之切实可行。,约束性（作用的约束性）。制订计划，就是为了使制定者增强自觉性，避免盲目性，使工作沿着正确的轨道进行。,二、计划的写作,1、计划应包括的主要内容：明确制定计划的依据和目标计划的诞生都应有明确的依据，或根据方针、政策、任务、要求，或根据市场形势的变化，或根据本单位的实际等，做到确定目标有根有据。目标是计划的最基本的内容，,切实可行的具体措施,实现计划目标，讲空话、大话、喊口号是不行的，一定要有切实可行的具体措施予以保证。措施是目标的保证，做计划时，一定要考虑到可能出现的问题，应采取的具体措施，同时也要考虑到人、财、物的相应安排，思想工作的相应安排等。,有时间、方法、步骤,计划都是有时限要求的，有总的时间，也有分阶段的时限。俗话说“方法大于气力”，说明方法、步骤是实现计划的重要保证。在计划中，应明确写上采用什么样的方法去做，先做什么、后做什么，在哪个阶段做什么、做到什么程度，可能会出现什么样的问题，准备采取什么样的保证措施，这一切要写得有条有理，有时限性、有针对性，使制定的计划便于执行。,各项任务，应有明确的分工,企事业单位制定计划，分工要明确细致，哪项任务由谁来负责主管，什么单位承担，哪个单位配合，这样使有关人员都能各尽其职，各负其责，保证计划顺利实施，任务按时完成。,2、计划的写作结构,表格式(图表式)计划这种方式适用于时间较短、范围较小、方式变化不大、内容较单一的具体安排，如销售计划、月计划等。,条款式(文章式)计划,条款式计划，就是把计划分成若干条款或部分，通过文字叙述，逐一阐明计划的内容。大型计划一般要分章、节、目来写。中、小型计划常用序码和小标题来划分层次。这是目前国家机关常用的格式。,(1)标题由四个要素组成：单位名称、适用时限、计划内容和计划种类。(2)正文正文是计划的主体部分，是具体内容，一般由前言、目标和任务、措施和步骤构成。,前言(引言),主要写制定计划的指导思想与依据，包括党和国家的路线、方针、政策、任务，以及上级的文件、指示，结合本单位的实际情况，主客观条件，对当前形势的分析等等。这部分是制定计划的基础，必须把在总时限内的工作是在什么样的情况下进行的，与下文相照应。如果是专题计划，前言只需说明情况、问题和总的要求即可，不必对形势再进行分析。,主体,包括计划工作的重点，以及计划要达到的目标、指标与要求、措施等。要清楚地写明在什么时间做什么工作，完成什么任务，在数量、质量上达到什么要求，以及方法、步骤、主要措施，应注意的问题、组织领导、人员安排等逐项写清。,结语,即主体的结束语。一般是提出希望和要求，号召做好工作，为完成计划而努力奋斗。行文应简洁明快。,在正文右下方署上制订计划的单位名称，在署名的下行写上日期。,(3)落款,市一九年春季义务植树造林工作计划（草案）,根据全国五届人大第四次会议通过的关于开展全民义务植树运动的决议，希望我市广大人民群众积极响应党和政府的号召，人人争当义务植树的突击手，争当保护林木的哨兵，个个为绿化祖国贡献力量。为此，我市在今年春季要做好以下几项工作：,(一)我市今年春季计划造林面积亩，植树株。要求每人平均35株，栽下后要有人管理，保证成活，植树不要只用好地。春季植树造林要在植树节前基本完成。(二)以市政府为领导，以各区为单位，以全民义务植树造林指挥部为指导的群众性的植树造林运动，具体要求：1.各机关、团体的领导要带头，并指定专人负责此项工作。2.充分发动群众组织好力量，采取分片包干的办法。3.要因地制宜，根据气候、土壤等不同条件，栽植不同品种的树。4.各苗圃要及时做好挖苗备运工作。5.加强各环节工作的检查，2月中旬做一次全面检查。,一、任务与要求,(一)于2月下旬召开一次植树造林工作会议，参加人员：本市机关、团体、学校、工厂的有关负责人及政府区以上的主要负责人等。重点研究植树造林的各项准备工作，采取必要措施予以落实。(二)加强各单位各部门的植树造林的领导工作，认真解决各单位存在的问题。(三)抽调名干部到植树造林第一线做具体指导工作。(四)在植树节前把春季植树造林基本搞完。省市政府一九年月,二、措施,生产计划：三分式，即简述前段生产情况、提出下一段生产任务、完成任务的措施和步骤；工作计划：总分式，总述前段工作情况和下一步工作任务、分述下一步具体任务、要求、措施和步骤；学习计划：五分式，即指导思想、目的要求、日程安排、方式方法、组织领导。,阅读范文,计划写作的注意事项,（一）写计划的态度要严肃认真（二）写计划要符合党和国家的政策，更要切合实际（三）突出重点，加强预见性（四）要切实把握计划主体的内在逻辑关系,小结,计划是机关、团体、单位或个人，对一定时期将要进行的实践活动预作构想、安排的事务性应用文。计划的制定，既要体现一定的政策和上级指示精神，又要结合制定者在一定时期内自身的实际情况，具有前瞻性，明确性和可行性的特点。计划的类型多种多样，但主要作用都是为了提高自觉性，避免盲目性，调动积极性，保证工作任务的完成；有利于上级、群众的督促、检查，使实践活动收取更大的成绩。,计划只有大体的结构体式，一般由标题、正文与落款三部分组成。标题即计划的名称。全称标题由单位名称、适用时限、计划内容、计划种类四部分组成，具体使用时，可省略某些要素。个人计划的标题可以只有时限、内容、种类三个要素。,正文是计划的具体内容，一般包括三项要素:为何做制定计划的依据做什么任务和目标怎么做措施、办法何时做具体步骤,正文的末尾如果需要，就写上结语，包括检查办法，执行希望或必要的补充说明等内容。没有必要的，可以不写。落款可以变通，如在标题中已出现制定计划的单位名称，可不用再署名，个人计划则必须署上姓名。计划的内容需具体明确，表达要简明准确，有条有理。,8.修改以下计划标题(1)XX县国民经济和社会发展五年计划(2)二六年至二七年工人业余教育事业规划草案(3)XX大学二七年招生工作规划(4)XX公司关于第一季度销售计划,XX县国民经济和社会发展五年规划,二OO六年至二OO七年工人业余教育事业计划草案,XX大学二OO七年招生工作计划,XX公司X年第一季度销售计划,定义：是国家机关、社会团体、企事业单位等通过对过去一阶段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的一种常用文书。分类：1、根据内容的不同，分为工作总结、学习总结、会议总结等等；2、根据范围的不同，可以分为全国性总结、地区性总结、本单位总结、班组总结等；3、根据时间的不同，可以分为月总结、年度总结等。,总结,写作要求：,1、占有材料，熟悉业务（典型材料、数字材料、背景材料）2、总结规律，提炼观点3、突出重点，写出特点4、语言准确，简明朴实,区别总结与报告告与结关于311森林火灾事故的调查报告关于311森林火灾事故的总结总结是对某一行为人、行为单位在预定时间内的行为或结果的反映；报告往往是对特定事件、现象的情况反映。总结的主体侧重于人或集体；报告的主体侧重于事或物。,总结,撰写总结应注意的几个问题,一、首先要有实事求是的态度工作总结中，常常出现两种倾向：一种是好大喜功，搞浮夸，只讲成绩，不谈问题；另一种是将总结写成了“检讨书”，把工作说成一无是处。这两种都不是实事求是的态度。总结的特点之一回顾的理论性，正是反映在如实地、一分为二地分析、评价自己的工作上，对成绩，不要夸大；对问题，不要轻描淡写。二、总结要用第一人称即要从本单位、本部门的角度来撰写。表达方式以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议说。,总结,一份老公的工作总结,最敬爱的夫人:过去的一年中，我在您的直接领导下，在岳父岳母的英明指导下，在大小姨子的集体关怀下，遵照您的指示，按照您的部署，兢兢业业、恪尽职守，摸爬滚打、积极进取，各项家庭工作均取得显著成效。据统计，至去年底，咱家的银行存款、股票市值、固定资产三项指标分别比前年增长了18、19、20。超额完成了去年初制定的“三项指标增幅要达到12”的任务，同时咱家还被本胡同评为“五好家庭”，我被本楼道评为“最称职老公”，您则光荣当选“最幸福太太”，实现了物质文明、精神文明的双丰收。（从各方面着手；不夸大事实，对取得成绩客观反应）,总结,三、总结要写得有理论价值一方面，要抓主要矛盾，无论谈成绩或谈存在问题，都不需要面面俱到。另一方面，对主要矛盾要进行深入细致的分析，谈成绩要写清怎么做的，为什么这样做，效果如何，经验是什么；谈存在问题，要写清是什么问题，为什么会出现这种问题，其性质是什么，教训是什么。这样的总结，才能对前一段的工作有所反思，并由感性认识上升到理性认识。,总结,撰写总结应注意的几个问题,现将本人一年来的工作情况总结如下:一、以“服务夫人”为工作重心，抓好家庭日常工作。二、以“夫人旨意”为工作重点，抓好家庭经济建设。过去