浅谈公务卡 - 上海海事局海事法律网-国内最大海事法律网站.doc

浅谈执行公务卡结算过程中的问题及对策 兰州路海事处 陈爽摘要：公务卡制度是一项新的结算制度，能够最大限度减少现金的使用，在实际执行过程中取得了较好的效果。但也应看到公务卡的使用中还存在一定的问题，需要不断改善公务卡的用卡环境，加大公务卡使用的宣传，进一步加强财务管理来完善公务卡制度。关键词：执行公务卡结算；优点；问题；对策执行公务卡结算是加强公共财政管理，进一步深化国库集中支付改革的需要，是推进政府管理科学化、精细化的必然要求；也是落实“四型海事”建设目标的务实举措和海事职能转型、提高政府支出透明度的制度创新。公务卡的推广和应用，对于加强财政预算资金的管理和监控，提高政府部门的财务管理效率，降低财务成本，打造阳光、廉洁、高效政府，从机制上防范和治理腐败，减少公务人员违法违规行为具有重要意义。但与此同时，我们也应该客观地看到，在此项制度的执行中也存在一些不足，需要不断改进。 一、 执行公务卡结算制度的优点（一）、提高了公务支出的透明度在执行公务卡结算方式后，我处已不再大量使用现金结算。作为一种电子化的支付结算手段，公务卡刷卡消费的所有信息，包括消费商户名称、消费日期、消费金额、消费地点等均会被真实全面地记录下来，财务部门在报销时通过银行支付系统的公务卡报销流程自动提取上述信息，对公务消费进行更全面有效的审核，使资金的运行轨迹一目了然，完全置于财政、财务的监督之下，最大限度地堵塞了管理漏洞，提高了公务支出的透明度。（二）、减少了职工的现金使用量以往发生某些大额费用前，职工都是先借支现金，业务办理完毕后凭有效原始凭证冲账，款项多退少补。执行公务卡结算方式后，支付项目大都由银行垫支，大幅减少了单位的现金支出和现金垫款，既减少了现金借支的中间环节，降低了资金管理风险；又为单位用款带来极大的便利，促进了工作效率的提高。日常公务支出的结算方式也由传统的转账和现金支付相结合转变为以转账和公务卡支付为主，以少量现金为辅的新型结算结构。（三）、有效堵塞在传统方式下的管理漏洞在推行公务卡结算之前，有些预算单位还存在大量提取和使用现金的现象，由此容易诱发现金使用不规范，难以防范和杜绝“假发票、多开发票”等违法违纪行为，甚至引发“小金库”。实施公务卡制度后，能在一定程度上防止公务人员浪费、腐败和私设“小金库”等违法违规行为的发生，提高财政财务管理水平。（四）、督促业务人员快速清理个人往来款项公务卡具有2556天的透支免息期，若超过还款期还款将会被银行收取一定利息，利息需持卡人自己承担支付，此条件能促使职工尽快报销费用，同时也便于财务人员较为准确地统计当期费用。二、执行公务卡结算过程中遇到的问题：（一）、公务卡的受理环境遭到限制一些小型的商场和边远地区不具备刷卡条件，另外有些商家考虑到刷卡需要交手续费，为了降低成本而避开使用公务卡或者通过提价将手续费转嫁给消费者，变相提高了购买者成本。这些制约直接影响了公务卡的使用和推广。而职工在发生超过200元的现金支出后往往以书面说明（例如出差忘记携带公务卡、相关场所无法使用公务卡或者刷卡出现故障支付失败等相关理由）的形式进行弥补。此种情况下，由于相关事由无法得到证实，因此公务卡的受理环境遭到限制在一定程度为上述规避公务卡行为提供了“方便之道”。（二）、网上银行公务卡支持系统有待成熟 网上银行公务卡支持系统只有在同时输入正确的日期与金额时才能出现该笔消费记录。这就必须完全依靠刷卡人主动提供相关原始凭证后，财务人员才能得知该笔消费。在刷卡人也遗忘的情况下很容易造成漏报。还有比较常发生的情况是由于银行实行T+1到账与T+2短信通知，因此很多职工在财务人员已替其成功还款后依然因为收不到银行反馈而担心还款不及时影响自己的信用记录。此外，在我局人员借调频繁、常需跨处报销的情况下，信用卡信息局限在一个处的现状暴露出了不便之处。（三）、职工对公务卡的认知有限，用卡意愿不高受传统观念的影响，以年长者为主的部分职工因习惯于接受现钱现货的交易方式而持卡消费的积极性不高。他们担心还款不及时造成信誉问题并被扣处滞纳金，报销时因原始凭证增加pos签购单或网上交易记录而觉得更加繁琐，同时也对公务卡的便捷和安全性表示不信任。此外，由于安装和使用pos机成本较高，而且每刷一笔卡都需要支付给银行一定的手续费，因此商家出于经济利益的考量，自然更希望使用现金交易，对使用现金的职工会给予更多的优惠。因此，大家更愿意使用现金付款，不愿意使用公务卡。（四）、公务卡的公共宣传力度不够，造成公众对公务卡存在误解事实上，在本单位正式执行公务卡结算之前，几乎所有职工包括财务人员在内，对公务卡为何物、有何作用和如何使用等情况知之甚少。由此可知，社会对预算单位执行的公务卡刷卡消费也会存在概念模糊的情况。而在各地公款吃喝猖獗、高调消费屡禁不止的大背景下，我们手持的标有“公务卡”字样的信用卡在进行消费时会在很大程度上触碰到公众对公务人员的敏感情绪，使之难免误以为我们的公务卡包办了一个职工的所有公私支出，是一种更便捷方式的“福利”。（五）、公务卡制度不能完全遏制腐败现象的发生公务卡制度的推行，对预防公务乱消费的问题有着积极的意义，基本杜绝了凑票报销、假发票报销等违规行为。但是，对于预防公务支出的严重浪费以及吃回扣等情况其作用就很有限。比如，持卡人在进行公务接待时，虽然可以用公务卡刷卡结账，但过程中并不能保证此次消费没有浪费情况发生；再比如，商家为了留住客源，也可能配合持卡人故意多刷卡或虚开发票，再返还一部分现金回扣给持卡人。在这一环节上，公务卡消费不能做到完全透明和公开。因而公务卡制度只能是预防腐败的一部分，而不是全部，预算单位不能只是依靠公务卡的实施来完全预防腐败的发生。三、完善公务卡结算制度的措施与对策（一）加强银行服务管理和信息化建设，改善公务卡的受理环境。公务卡结算范围不仅涉及城市和乡镇的各类地方，而且涉及交通、餐饮、酒店、零售等各个领域。政府各部门应该积极与银行系统联系、沟通和协调，在保证刷卡安全，合法的基础上扩大 POS 机的安装面，尤其是加强对基层，偏远地区可采取灵活多样的措施。比如通过财政补贴和银行共同出资等形式促进信用卡系统的建立。另一方面，商业银行也应加强与单位财务人员的沟通，及时解决反馈的问题，不断完善银行系统，尽量做到T+0入账与短信通知，同时实现在全局范围内所有职工信用卡信息的共享，为公务卡的使用创造顺畅的条件。（二）单位内部要积极宣传使用公务卡一是财务人员要努力做好本单位职工的宣传和培训工作，主动向大家宣传公务卡的优点，即快捷、便利和使用安全，让持卡人了解公务卡相比较其他信用卡的优势， 如免卡费、 到期免费换卡、溢缴款同城取现不收手续费等，转变职工的用卡观念，让大家从抵触渐渐变成乐用公务卡。同时引导大家了解实施公务卡的目的和意义，掌握公务卡操作流程和规则，充分认识可能出现的各种交易和还款风险，规范其用卡行为，将类似于T+2短信滞后等出现的问题及时反馈给职工，消除他们的顾虑，保证公务卡在职工中的顺利推广。而对于屡次因各种自身可控原因造成未刷公务卡的情况要坚决不予报销，由当事人自己承担所有损失。二是财务人员自身在思想上要对公务卡制度重视起来，提高业务能力和信息化系统的操作水平，做到能够准确了解新政策、掌握新业务，确保公务卡结算的顺利实施。（三）进一步完善和加强内部财务管理制度1、做到不相容职务设置原则。初审与复核分别由出纳和会计担任执行。初审对报销人提交的单据发票的真实性、合规性进行审核。复核对初审通过的消费信息进行逐一复查审核，不可仅限于走流程。最后将编制的还款明细表交由财务主管检查核实。财务相关人员要妥善保管好各自的USB-KEY，做到专人专用，不被他人所用。2、规范报销时点；提高工作效率。公务卡报销是一套比现金报销更为复杂的流程。为了节约财务人员的时间和精力，可以分别于月中和月末进行一次集中报销。在确保还款及时和预算按时执行的前提下，批量作业将很好地提高工作效率。3、改进报销流程，严审报销内容，避免多报漏报。公务卡报销中需要附带pos签购单，但涉及到网上购物或者网上订火车票与机票时便无相关pos签购单。此时可以打印相关网上交易记录的界面或者打印未出账单的方式加以替代，同样保证了消费商户名称、消费日期、消费金额和消费地点的真实性。公务卡报销过程中，可能会出现一笔款项包含个人消费或者无发票消费的情况。这就需要财务人员严格审核消费金额与相关发票的对应关系，并对持卡消费行为的合理性、合法性、真实性进行有效审查，确定属于公务消费行为且消费票据符合公务卡支出范围的才能给予报销，而对审核后认定不属于公务消费行为的、消费票据超出了公务卡制度规定的支出范围的或者没有相关发票的，由职工个人负责还款，单位不承担还款责任。此种情况下，财务人员在网上银行公务卡支持系统里进行初审与复核时要注意区分消费金额与报销金额的不同，确保交给银行的还款明细单上是实际可以报销的金额，避免发生多报的情况。同样，漏报的情况也可能出现。前不久，我处财务人员在为一名职工报销差旅费时，为其公务卡还款了往返机票钱，而因某笔机票改签费（72元）未附相关交易证明，被财务人员误以为现金支付而造成了公务卡漏报。由于网上银行公务卡支持系统上只有在输入正确的消费日期与消费金额时才显示相关消费记录，因此若职工未说明相关交易方式也未附公务卡交易证明时，尤其是低于200元的金额，就很容易造成漏报。鉴于此，我处将改进报销单的构成，增加公务卡消费的记录栏，先由职工自行填好，再由财务人员审核。此举便于职工和财务人员将公务卡消费和现金消费的金额明确区分，避免相关漏报错报。四、 结语目前，公务卡结算已在我处推行了近五个月，财务人员与相关业务人员经过摸索与实践已从最开始对公务卡的陌生到现在的习惯和上手，从中切实感受到了公务卡所带来的便捷。实践的积累和犯错的教训也丰富了我们的经验。我处将及时总结相关心得，结合本处实际情况制定规范公务卡实施细则，更好地方便职工、规范报销、服务预算管理。同时，正如前文所述，目前的公务卡结算不能杜绝“虚开、多开”发票现象，说