浅析如何做好办公室文秘工作.doc

浅析如何做好办公室文秘工作 办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性工作具有超前性和丰富经验不论是办文、办事、办会还是管理、服务、协调任何一个环节出了问题都会产生很大的影响甚至给整个工作带来被动或造成损失也就是说办公室工作开展得如何直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项工作任务的完成 秘书是办公室的重要组成人员办公室工作的好坏秘书人员起着关键的作用因此要做好办公室工作个人认为秘书人员必须做到以下几方面： 一、秘书工作人员必须具备的素质和修养 第一良好的政治素养秘书工作有很强的政治性秘书是领导的近身工作人员有时代表领导机关或领导人撰文谈话、处理问题因而要求有良好的政治素质和思想修养 第二良好的个人品行“忠诚老实事实求是”这八个字应该是一切秘书的座右铭作为秘书对领导、对组织、对上级、对同志必须忠诚不怀二心鉴于秘书是领导的近身工作人员“求实”二字尤为重要有须强调因为秘书言行的真假虚实不仅是秘书个人问题而且会影响领导的行为关系至大 第三良好的工作态度首先要有敬业、乐业的精神做事要专心致志聚精会神不三心二意心不在焉要有事业心责任感忠于职守尽职尽言勇于承担任务不推诿困难不回避矛盾勤敏踏实既要有雷厉风行、讲究效率的干练作风又要有任劳任怨、埋头苦干的精神；要有严格的组织纪律性既不专擅又不推诿既尊重领导又不盲从 第四良好的文化知识素养要有专门业务知识干一行懂一行要有多种辅助知识如社会知识、自然知识、科技知识、国际常识等 二、要熟悉机关和机关工作的基本情况 机关和机关的工作基本情况包括党政各级机关的职能范围、专门业务和工作规律本机关的结构、状况、工作安排等只有熟悉基本情况了解环境、了解人物、了解制度后才能有的放矢地开展各项工作促进办公室工作高效率、快节奏的运转 三、做好文字起草和信息收集工作 文秘写作重在实用只求格式、文种规范内容表述简明性行文要少而精注重效用切忌弄虚作假华而不实或主观主义想当然情况不明决心大心中无数点子多在撰写文稿前文秘人员一定要做到“两个吃透”既又“吃透”中央和上级机关的指示精神又要“吃透”本地区、本部门、本单位的实际情况总之只有做到紧跟“上头”理论引路、政策明确眼观六路耳听八方了解真情才能心明眼亮“胸有成竹”撰写出简明扼要、内容充实、意见具体、措施有方的文字材料 信息即苗头性动态性的东西作为文秘人员就必须时刻注意信息资料的收集与存档工作可通过调查研究报刊、杂志、电脑下载、电视媒体等多渠道收集相关的信息只有平时多留心常细心多用心就会做到“心中有数胸有成竹”就能为领导决策提供动向 四、做好群众来信来访和对外接待工作 信访工作是各级党政机关人民团体和企业事业单位的一项重要的、经常性的政治任务处理好人民来信要做到及时拆封、认真阅记、准确交办、妥善处理；接待群众来访要做到热情接待认真听纪恰当处理做好思想教育工作 办公室所处的部门和承担的义务在工作中必然会接触到形形色色的人上级和下级熟人和生人干部和群众等在待人接物处理公私事务中秘书的礼貌在沟通人际关系、融洽感情、促成办事方面起着十分重要的作用在待人处事过程中秘书应遵循四个原则： 第一尊重原则；第二一律平等不亢不卑的原则；第三语言、举止得体的原则；第四重承诺、守信用的原则 五、做好提案预案与保密工作 在办文、办事、办会中文秘人员都要先走一步搞好提案预案工作而不能事事让领导去考虑去操心“人无远虑必有近忧”“居安思危”就是说要有前瞻性、超前性的思想因此在办理每一件事情的过程中都必须把可能会发生的事情都考虑在整个计划、组织、协调范围内并事先制订应急预案以防万一确保整个工作顺利开展 秘书工作人员身处领导机关的核心要害部门又在领导人身边工作掌握和知悉机要极多做好各方面的保密工作非常重要因此应做到不该说的机密绝对不说不该问的机密绝对不问不该看的机密绝对不看等 六、做好与领导的沟通、协调工作 （1）建立与领导“对接”的工作语言秘书位居领导身边直接为领导工作服务是领导的助手因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息即解决“回答”的问题这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈秘书要肩负起督促跟踪领导批示和指示的责任并随时向领导反馈进展情况以便领导心中有数；四是想领导所想急领导所急当前的中心工作急待解决的问题有些解决问题的切入点在里秘书要了熟于心即可相应做些准备从而使自己的工作具备超前性和预见性真正成为领导的参谋助手 （2）秘书既要谨慎又要开放秘书在领导身边一定谨慎但这不是说只能唯唯喏喏畏畏缩缩相反要放开手脚在领导面前展现自我敢于表达自己的想法和看法与领导朝夕相处最重要的要坦诚相待要做一个坦然的