外贸函电ppt课件

外贸英语函电EnglishforInternationalBusinessCommunication,1,PREFACE(序言),WhatareBusinessLetters?(什么是函电？)函:信函，letters,correspondence,writing,communications,etc.电:电报或电传，cables,telegramsortelexes在国际贸易中使用或交流的函电即被称为国际商务函电，或外贸英文函电/书信。,2,TheCharacteristics:(国际商务函电的特点)1.它是一种应用文(practicalwriting)，有固定的格式(certainlayout)。2.因为在当今世界的国际贸易中，英语是通用语言，所以外贸函电或国际商务函电通常使用英文书写。3.外国人把能写好函电称为“拥有宝贵的财产”，充分说明了函电在对外交流中的有用性和重要性。,3,TheFunction:(国际商务函电的功能)国际贸易离不开函电。在国际贸易中，建立业务关系、价格磋商、合同签订、合同执行等交易磋商和履行的所有环节都离不开国际商务函电，都需要借助“函电”这个媒介(medium)。在外贸中，有些函电是有法律效力的文件，e.g.firmoffer,salescontract,etc.所以，无论是在形式上，还是在内容上都必须十分注意。,4,Therequirementforwriting:(写作函电的要求)英文函电是外贸从业人员必须掌握的工具，写好函电是外贸从业人员的基本功之一。一封好的英文函电通常要求起草人具备以下条件：1.精通英语(GoodCommandofEnglish)2.通晓外贸理论实务(KnowledgeofBusinessTheory2.Clearness（清楚）;3.Conciseness（简洁）;4.Courtesy（礼貌）.,10,TwoStylesofLayout(版面编排),1.BlockedStyle:平头式ItisanAmericanstyle,whichiseasytotype.2.IndentedStyle:缩进式每段起首都有缩进。Itismostwidelyusedintheinternationaltrade.3.ModifiedBlockedStyle:修正式，改良式,11,常见的三种商务书信格式1.缩进式要求信内地址逢换行时，下一行比上一行向右缩进1-3个字母的距离。正文的每段首行都要留出一定的空白，一般向右缩进1-8个字母的距离。2.平头式信函各行，包括信头、信内地址、称呼、主标题、正文、还有结束套语，都要从左边缘栏线开始。一般日期会放在右上方啦。3.混合式除了信内收信人和地址采用平头式，公函正文的各段首行都要缩进6个字母的距离。日期还是在右上方的。混合式信函的左边和右边都要留出一定的空白，各段落之间空两行，结束套语何签名放在栏中线右侧就好啦。,12,TheStructuralParts(组成部分),1.SevenPrincipalPartsLetterheadorHeading;Date;Insidenameandaddress;Salutation;BodyoftheLetter;ComplimentaryClose;Signature.,13,Letterhead:(Letter-head,Heading)信头含义：是写信人的名称和地址，以及电话、传真号码、电子邮箱、网址及经营业务等。位置：一般商号都有已经印制好的信头；若没有，应将其打印在信笺的正上方或右上方。要求：先写公司名称，再写公司地址，地址应按从小到大的顺序写。e.g.SendaShoesCompany82JianGuoStreetBeijing100006,China,14,Date:(Dateline)日期含义：是写信的时间，包括年、月、日。位置：日期通常位于“letterhead”下，缩右平左要求：书写日期应注意：a.年份必须全部写出，不可用06代替2006；b.月份要用英文写全，也可采用普遍公认的简写，如Jan.(January)；c.日期可用序数词(1st,2nd,3rd)，也可用基数词；d.日期切忌全部用数字来写，e.g.05/09/2006()；e.年份前须加逗号，日期和月份间空格。e.g.5thSeptember,2006(BritishEnglish)September5,2006(AmericanEnglish),15,12个月份的英文写法,一月：January二月：February三月：March四月：April五月：May六月：June七月：July八月：August九月：September十月：October十一月：November十二月：December,16,InsideNameandAddress:封内名址含义：是收信人名称和地址，应与信封上收信人的名称和地址一致，目的是为了便于归档处理。位置：一般在“date”下，缩平皆左要求：先写公司名称，再写公司地址，地址按从小到大的顺序写，开放式标点符号e.g.Mr.F.Lawrence,PresidentWholesaleSuppliesCo.,Ltd.481UniversityAve.Toronto2,Canada,17,Salutation:称呼含义：是发信人(Addressor)对收信人(Addressee)的一种称呼，应该与“insidenameAttentionLine;SubjectHeading;ReferenceNotation;Enclosure;CarbonCopyNotation;Postscript.,23,ReferenceNumber:存档编号，参考号码含义:存档编号有助于写信人存档，也便于写信人或收信人将该信与以往的信件联系起来。写法:e.g.YourReferenceNo.:ICBCSH06001OurReferenceNo.:CMBWH06003位置:在“letterhead”和“date”之间，缩右平左,与日期有关，在日期之上,24,AttentionLine:(particularaddress)致收信人含义:表示写信人希望信件到达公司时能够被直接交给某个人或者部门处理。e.g.Attention:ImportDept.FortheAttentionoftheSalesManager(Note:“Attention”canbeshortfor“Atten.”)位置:在“insidename&address”和“salutation”之间，缩中平左，实际上，它是封内名址的一部分。,与封内名址有关，在其之下,25,SubjectHeading:(subjectline,caption)事由含义:是对信文内容的简要的提示性说明。可以被看成是信的正文的一部分。目的是使读者对信的基本内容一目了然。写法:e.g.Re:YourOrderNo.123位置:在“salutation”和“body”之间，缩中平左Note:Oneletteronesubject.,与信文有关，在信文之上,26,ReferenceNotation:经办人代号含义:由书信口述人，和秘书或打字员姓名的首字母组成。写法:e.g.theindicator:BaiYunthetypist:HeiTu4种写法:BY:HT,BY/HT(全用大写)BY:ht,BY/ht(一大一小)位置:在“signature”与“enclosure”之间，靠左,与签名有关，在签名之下,27,Enclosure:附件含义:信封里除信函本身外还有的东西。写法:e.g.Enclosure:ProformaInvoiceEncl.:Asstated附件如文Enc.:21Pricelist1Catalogue位置:在“referencenotation”与“carboncopy”之间，平缩皆左,28,CarbonCopyNotation:抄送含义:告知对方信文抄送给的第三者。写法:cc(orCC):theBankofChinaXerox(影印件):ABCTradingCorporationOtherexamplesseeP6.位置:在“enclosure”与“postscript”之间，靠左,29,Postscript:附言含义:对信文追加的简短信息。写法:P.S.Thecataloguewillbesenttoyoutomorrow.位置:信的最末，靠左,30,MessrsWilliams&Werner,32DukeStreet,St.James,London,SW5IDYAug.20,2009ChinaNationalMetals&MineralsImport&ExportCorporation,P.O.BoxNo.65BejingPeoplesRepublicofChina7,Letterhead,Insideaddress,AttentionLine,Attention:ExportManager,31,Dearsirs,Re:HeatingSuppliesWearewholesaledistributorsofplumbingandheatingsuppliesandareinterestedintheproductsyoushowintheChinaForeignTradeNo.2of2009.WewouldliketohearfromyouwithreferencetoimportingmerchandisefromChina.Ifwecanworktogethertoourmutualbenefit,arrangementscanbemadefromoneofourrepresentativestomakethetriptoChinaandcontactyourofficeinperson.,Salutation,SubjectLine,Body,32,Weareherewithenclosingourlatestcatalogueshowingtheitemswecarryatthepresenttime.PleaseletusknowwhetheryoucanmanufactureitemsasperEuropeanpatterns.Lookingforwardtohearingfromyouinthenearfuture.Yourstruly,(signature)H.SmithManagerMessrsWilliams&WernerEncl.asstated.Enclosure,Signature,ComplimentaryClose,33,ChinaNationalLightIndustrialProductsImport&ExportCorporationShanghaiBranch198HunanRoadShanghai,ChinaTel:86-21-66231198Fax:86-21-24317579E-mail:shanghaiWebsite:June23,2009MessrsJameson&SonsLtd.34MadisonSquareMelbourne,AustraliaAttention:Mr.TonyMilton,BlockStyle,34,DearMr.TonyMilton,Subject:WoolenGoodsYourfirmhasbeenrecommendedtousbyMessrs.CharlesEvansLtd.asaleadingsupplierofwoolengoods.Nowwearethinkingofgettingasupplyoftheabovegoodsfromyou.Pleasesendusacatalogue,pricelistandbrochure,ifavailable.WearelookingforwardtoyourearYoursfaithfully,Signature,35,ChinaNationalLightIndustrialProductsImport&ExportCorporationShanghaiBranch198HunanRoadShanghai,ChinaTel:86-21-66231198Fax:86-21-24317579E-mail:shanghaiWebsite:June23,2009MessrsJameson&SonsLtd.34MadisonSquareMelbourne,AustraliaAttention:Mr.TonyMilton,IndentedStyle,36,DearMr.TonyMilton,Subject:WoolenGoodsYourfirmhasbeenrecommendedtousbyMessrs.CharlesEvansLtd.asaleadingsupplierofwoolengoods.Nowwearethinkingofgettingasupplyoftheabovegoodsfromyou.Pleasesendusacatalogue,pricelistandbrochure,ifavailable.Wearelookingforwardtoyourearlyreply.Yoursfaithfully,Signature,37,ChinaNationalLightIndustrialProductsImport&ExportCorporationShanghaiBranch198HunanRoadShanghai,ChinaTel:86-21-66231198Fax:86-21-24317579E-mail:shanghaiWebsite:June23,2009MessrsJameson&SonsLtd.34MadisonSquareMelbourne,AustraliaAttention:Mr.TonyMilton,ModifiedBlockStyle,38,DearMr.TonyMilton,Subject:WoolenGoodsYourfirmhasbeenrecommendedtousbyMessrs.CharlesEvansLtd.asaleadingsupplierofwoolengoods.Nowwearethinkingofgettingasupplyoftheabovegoodsfromyou.Pleasesendusacatalogue,pricelistandbrochure,ifavailable.Wearelookingforwardtoyourearlyreply.Yoursfaithfully,Signature,39,TheEnvelope,信封的写法应注意：1.发信人(addresser)的名称地址一般是在左上角打好的；收信人(addressee)的名称和地址一般放在信封中间偏右的位置；右上贴邮票(stamp)。2