第九章 差旅事宜【ppt】 .ppt

基本步骤 做为秘书 安排总经理出差是经常的一项工作 同时也是需要更加细致的一项工作 通过秘书的计划 把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序 愉快而圆满 这是秘书工作的目标 也是工作价值的一个体现 国内出差国外出差陪同出差 国内出差 一 出差前 确定出差目的和日期确认总经理出差陪同人与出差地相关人员沟通 确定周到的日程安排 明确如早午晚餐安排 所到地地址 需要的路程时间 接待人员等信息 确定行程 预定机票 注意选择好航空公司 机型及班次 酒店 选择总经理习惯的酒店 熟悉酒店的电话 传真等 接 送机人员 明确接送机人的联系方式 完善细致周到的日程表 时间 地点 对方参会人 议程等 根据总经理的习惯 准备出差用物品 拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件 财务部等 国内出差 二 出差中在第一时间掌握总经理到达后的联系方式 必要时通知授权人及其它相关人员 根据总经理日程安排 随时通报公司及gm关心的业务进展情况 配合总经理授权人的工作 及时掌握公司及业务相关信息 根据情况及时与相关人员及总经理沟通 及时调整日程安排 出差后及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展 出差资料整理 包括资料 名片 会谈备忘 根据需要转发相关人员或存档 向总经理认为有必要的合作方致感谢函 各种差旅费用报销 跟进业务后续事宜 国外出差 出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同 但应注意以下几点 根据公司最新业务情况准备presetation 中 英文 与对方确认演示设备 必要时准备彩色打印胶片和打印稿 机票购买时注意避免经停中转 选择好的航空公司和服务 长途飞行选择好的机型 注意准备好各种证件及邀请函 并提醒总经理携带 根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物 准备当地的地图及国家风情资料 确认对方还是我方提供翻译服务 回国后向邀请方致谢 陪同出差 登机前 为总经理办理机场建设费购买 机票换票及各种登机手续 并再次确认接车人 到达后 办理宾馆入住手续 了解总经理房间号码及电话 并将秘书房号电话及时告知总经理 每日及时核对本日及第二天的日程安排 提前设置清晨叫醒 并安排早餐 根据当天的日程安排落实车辆 及时提醒并事先落实各项安排 携带总经理名片 必要的会议资料 报告稿件 会面备忘 采访提纲 注意建立各种客户关系 包括政府领导 合作伙伴 媒体记者 着装要求 大方职业装 着淡装 注意言谈举止 出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实 跟踪 并及时办理费用报销 资料整理 旅行计划表的编制 公务旅行有不同的内容 如会议 考察 参观访问 业务洽谈等 拟订旅行计划可以保证旅行的顺利 有利于秘书及其他留守人员与领导的联系 旅行计划表的内容可以包括 日期 时间 交通工具 具体事项 备注 其中 日期 某月 某日 星期几 时间 一是指旅行出发 返回的时间 二是指旅行中各项活动或工作的时间 三是指旅行中就餐 休息的时间 地点 一是指目的地 二是指各项活动开展的时间 三是指食宿的地点 交通工具 一是指出发 返回的交通工具 二是指商务活动的交通工具 具体事项 一是指商务活动的内容 二是私人活动 备注 记提醒领导注意的事项 如 抵达目的地需要中转 中转站的名称 休息时间 飞机起飞时间 要带哪些文件资料 应该遵守当地的哪些风俗习惯 旅行计划表 编制旅行计划表应该注意以下几点 要明确领导的旅行意图 目的地 旅行时间 到达目的地的商务活动计划 了解领导对交通工具和食宿的要求 熟悉单位的出差规定 向有关服务机构索取有关资料 了解当地乃至全国各交通工具运行情况 旅行线路 旅馆环境情况 目的地的货币 外汇管理规则 经商特点以及护照 签证 健康规定等常识等 旅行计划表要制作清楚 离开和到达的时间应以当地时间为准 具体注意事项 预订车票安排住宿随时携带的用品临行前的工作安排领导动身的当天 动身之前和起程之后 预订车票 在准备预订车票 或机票 的时候 一定要查用最新的列车时刻表 因有许多季节性的或临时性的车次 各公司对职员和干部出差的待遇都有不同的规定 比如 按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的 因此 秘书在预订车票和机票之前 一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇 出差途中 最麻烦的就是换车 倒来倒去 稍不注意 就会误车误点 所以能直达的就最好不要换车 如果是在大站换车 在时间上一定要安排的宽裕些 为了预防意外 在日程表上要注明其他交通工具 如飞机 轮船起飞 起航的时间 这样能根据实际情况 及时灵活地换乘其他交通工具 从平时起 秘书就要注意学习预订和购买车票 机票 船票的办法 及如何使用支票 如何兑换外币等等 这样 就能保证工作的顺利 安排住宿 领导出差 安排住什么样的旅馆 一般都要根据领导个人的爱好和习惯来决定 有的喜欢住清静优雅的小旅馆 也有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店 有的喜欢住单人房间 有的则喜欢两人合居一室 如果出差的地方是第一次去 在那里有子公司或自己的事务所的话 就请他们为自己联系安排住处 没有的话 就请当地旅游或交通部门介绍 没有什么特别的情况 就不要去找自己的客房或代理商 因为你一去找他们 他们就会热情地邀请你们住到他们那里去 他们越是热情 给他们带来的麻烦就越多 随时携带的用品 领导出差要随身携带的东西 秘书一定要替领导想好 如果出差是远行 忘了带什么东西必须要回来取 那就太误事了 临动身之前 秘书要把领导随身携带的东西按公与私分别列个清单 给领导看看有什么遗漏 领导出差一般要随身携带下列用品 名片 资料 笔记本 活动日程表 地图 交通图 照相机 收录机及一些备用品 如备用眼镜 替换衣服 袜子 洗漱用品 药品等 但是 秘书在准备这些东西时 必须牢记 随身携带的只能是必需的 可带可不带的就尽量少带 临行前的工作安排 秘书一方面为领导出差作准备 但在另一方面也要让领导对公司的事作个安排 领导要出差了 特别是出差的时间比较长 各部门来请示报告也会增多 在这时 秘书要注意安排好领导的休息 不要让领导带着满身的疲倦和牵挂去出差 比如 在动身前两三天 秘书与有关部门打个招呼 把一些定期的汇报材料先缓一缓 等领导回来后再看 领导动身的当天 动身之前和起程之后 动身那天 不论领导是从公司走还是直接从家里走 都要安排好送站的车 动身当天 要最后检查一下火车或飞机的运行情况 特别是飞机因气候不佳而误点的情况经常发生 因此 如果是乘飞机的话 一定要向飞机场方面询问一下当天的航班情况 动身之前 一定要再仔细检查一下领导是否有什么东西忘记带了 如果有 这时还来得及补上 把领导送上火车或飞机之后 就要立即打电话通知对方接站的时间 特别是在改变原定的车次或航班的情况下 一定要将这新的变化告诉对方 差旅礼仪 公共场所的礼仪1 对待他人的态度2 爱护环境3 照相 摄像要守规则乘坐交通工具的礼仪1 乘坐汽车的礼节2 乘坐飞机的礼节3 乘坐火车的礼节下榻宾馆的礼节1 接待来访的客人2 住宿礼节3 正确使用设备 对待他人的态度 友善的举止 对陌生的路人应该友善 走路碰撞到别人时 应道声 对不起 别人对你微笑时 应回报以微笑 在走路或排队的时候 注意保持距离 不要紧随人后 不妨碍他人利益的原则 凡是遇到不知怎样做才能符合礼仪时 就可以应用这一原则 要入乡随俗 要了解当地的风俗禁忌 并一定要遵守 不要拿己方的习惯和对方的比较 要充分尊重对方 爱护环境和拍照规则 爱护环境不论在国内还是国外 我们都要爱护环境 不乱扔垃圾 不随地吐痰 不随意采摘路边和景区的植物 不攀爬景区的塑像 树木 不到处刻字留念 照相 摄像要守规则一些国家的教堂或博物馆不允许摄像拍照 要留意门口是否有禁止的标志和文字 在一些阿拉伯国家 要给当地的妇女拍照 最好先征得对方的同意 由于宗教信仰的关系 她们一般不愿意让陌生人拍照 乘坐汽车的礼节 乘坐轿车的礼节最尊贵的座位是与司机成对角线的后排靠右的座位 如在车左向行驶的国家或是地区 则为后排左侧座位 因为这个座位既安全又方便 其次是后排左侧 后排中间 前排副驾驶位 如果主人亲自开车 那么主客就应该主动坐到副驾驶位 以示对主人的尊重 其他人则依次坐于后排右侧 后排左侧 后排中间的位置 乘坐吉普车的礼节乘坐吉普车时 最好的座位是在司机旁的副驾驶位置 因为这比后座平稳 视野开阔 其他的顺序依次为后右 后左 后中 乘坐大客车的礼节乘坐大客车时 越靠前的座位越平稳舒适 除了副驾驶位以外 应当让领导及体弱或年长者坐到前排 乘坐飞机的礼节 候机时不要大声喧哗 应该安静地等候 登机后应该按照顺序入座 不要拥挤或抢行李架 登机后关上手机 呼机 计算机等 不要乱动飞机上的设备 特别是紧急出口的开关 尽量保持安静 同伴间聊天的音量要适度 保持洗手间的卫生 飞机上的非一次性餐具不可以带走 即使是一次性的 也最好不要带走 有问题可以请教乘务员 下飞机时向乘务员告辞 乘坐火车的礼节 乘坐火车 首先要保持环境卫生 不仅不能往车厢内乱扔果皮纸屑 也不能把垃圾扔到车窗外面 同伴间聊天 打牌 不要过分喧闹 不要多占座位或是多占行李架 不要在桌子上堆满自己的物品 不要吃气味重的食品 不要抽烟喝酒 使用时 直接删除本页 精品课件 你值得拥有 精品课件 你值得拥有 使用时 直接删除本页 精品课件 你值得拥有 精品课件 你值得拥有 使用时 直接删除本页 精品课件 你值得拥有 精品课件 你值得拥有 下榻宾馆的礼节 接待来访的客人在宾馆接待来访的客人 最好的地方是在大厅或咖啡厅 客人来访前 秘书应对接待地点实地察看 要对不妥的地方做适当的调整 住宿的房间被外国人认为是私人空间 他们不习惯在此接待客人 同样他们也不习惯到客人的房间拜访 住宿礼节在宾