浅谈家庭档案的整理.ppt

浅谈家庭档案的整理 一 档案基本概念和认识 听一听 二 家庭档案的收集范围 想一想 三 家庭档案的归档整理 做一做 1 什么是档案 一 档案基本概念和认识 听一听 本法所称的档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 法律条文中的定义 标准规范中的定义 中华人民共和国档案行业标准 档案工作基本术语 DA T1 2000 对档案的定义表述是 国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录 学术界的定义 档案的最新定义是 档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的 确定的 具有完整记录作用的固化信息 冯惠玲 档案学概论 第二版 一般意义上 我们讲档案就是有价值的原始记录 2 档案的前世是什么 各种原始的记录 包括文字 图表 声像等材料 各种归档材料 档案 规范整理 3 档案的作用有哪些 凭证作用 主要体现在权属确定 权益保障 司法证据等方面 参考作用 主要体现在资政决策 编史修志 科学研究等方面 从价值角度看 从社会功能角度看 记忆功能 主要体现在个人记忆 群体记忆或集体记忆等方面 4 什么是家庭档案 家庭档案是家庭及家庭成员在生活 学习 工作及各种活动中形成的归属个人备查的文字 图表 音像及其它各种形式和载体的历史记录 家庭档案特点 内容丰富 种类较多 各家不同 隐私性强 5 建立对事物分类的思想 物以类聚 建立事物的分类思想是做好各种材料归档整理的基本前提之一 对事物的分类要求尊重事物的形成规律 保持事物的有机联系 档案整理也是如此 食物 水果 蔬菜 北方水果 苹果 桃子 葡萄 西瓜等 南方水果 芒果 荔枝 桂圆 菠萝 椰子等 6 建立大档案的思想 所谓建立大档案的思想 就是要重视对各种有价值的材料的收集和整理 大档案的思想不仅有助于单位档案工作的开展 也有助于家庭档案的收集和整理 每个家庭应根据实际情况确定本家庭档案的收集范围 并注重各种材料的收集与积累 对有保存价值的文字 表册 票据 声像 实物等材料做到及时收集 7 建立载体记忆的思想 档案的出现源于人类自身记忆能力的有限 人的生命是有限的 人的大脑处理和存储信息的能力也是有限的 人的大脑存储的信息在传播时 带有较强的主观性 因此 人类发现将大脑作为信息的长久保存载体 并不合适 将人类活动的原始记录 存放在生命相对较长的载体上的想法出现了 结绳记事 甲骨档案 金石档案 简牍档案 缣帛档案 纸质档案 声像档案 电子档案 家庭档案记录的是家族或家庭发展的历史 承载着每一代家庭成员的集体记忆 二 家庭档案的收集范围 想一想 家庭档案的收集范围主要包括 1 家庭成员在社会活动中形成的材料 如 工作笔记 发表的论文 研究成果等材料 获得的各种荣誉证书 奖状 奖牌等材料 家庭成员接受社会各界邀请的邀请函 书信 请柬等材料 家庭成员与社会各界交往的名片 校友录 同学录 通讯录等材料 2 家庭生活中形成的材料 如 出生证 儿童成长记录 结婚证 户口簿等材料 家庭成员的体检表 病历 诊断书 化验单等材料 拍摄的各类家庭生活的照片 录音录像等材料 编写的家谱 家史等家庭综合材料 个人收藏的各类书画 古董等材料 3 家庭基本建设中形成的材料 如 建造 装潢房屋的合同 设计 施工 监理 质量检验 竣工图 验收 结算等材料 家用电器的说明书 用户手册 保修卡 发票等材料 4 家庭成员在经济活动中形成的材料 如 收入 支出项目 工资单 存折 基金 股票开户书及交易记录 投资合同 章程 各类保险凭据 借据 契约 贵重物品发票等材料 5 家庭成员在其他活动中形成的具有保存价值的材料 三 家庭档案的归档整理 做一做 家庭档案的归档整理就是将处于零散状态的各种原始资料进行有序的分类 整理 编目 装盒 使之系统规范 一 分类家庭档案的分类是将家庭及其成员所形成的全部档案材料 按其时间 内容和形式的异同 分成一定的层次和类别 使家庭档案构成一套有机的体系 1 分类原则 选择分类方法要从家庭档案形成的特点和规律出发 既要符合实际 又要保持它们之间的内在联系 分类层次要清晰 类的概念要明确 相互间界限需分明 不能互相交叉或重合 分类的标准应一致 做法要统一 尽量避免前后互相矛盾 分类必须便于家庭档案的整理 保管和利用 2 分类方法 内容分类法 按家庭档案所反映的内容可把家庭档案分为宝宝康乐类 学生时代类 恋爱婚姻类 工作成果类 家庭建设类 当家理财类 医疗保健类 家庭历史类 综合类 形式分类法 按家庭档案的形式可把家庭档案分为证书类 书信类 票据类 手稿类 字画类 病历类 照片类 录音 像 带类 光盘类 综合类 成员分类法 按家庭档案所记录的家庭成员 分为祖父 祖母 父亲 母亲 哥哥 弟弟 姐姐 妹妹等 家庭中有多少成员就设多少类 外加综合类 3 分类方案根据家庭档案材料形成特点和内在联系 结合家庭建档实际 综合运用内容和形式分类法 一般可把家庭档案分为10大类 综合类 包括家庭成员生日 结婚纪念日及入学 入团 入党 入伍 应聘 升职 出国 乔迁的日期等 家谱 家史 自传 简历 日记 读书笔记 心得体会等 各种教育考试的成绩单等 社会交往类 包括家庭成员之间及与亲友之间的重要往来书信 家庭成员接受社会各界邀请函 书信 请柬 家庭成员与社会各界交往的重要名片 校友录 同学录 通讯录等 证件类 包括房产证 出生证 学生证 毕业证 学位证 工作证 结婚证 身份证 户口簿 出国护照 会员证 借书证 职称资格证书 聘书 独生子女证等 基建设备类 包括家庭建房 装潢的合同 施工图 施工记录 原材料合格证 竣工图 水电气管线图 验收及结算等材料 各种家用电器的说明书 保修卡 维修单 电路图及维修点地址 联系电话 发票等材料 健康类 包括体检表 病历 诊断书 化验单 心电图 X光片 住院记录 免疫记录 常用药说明 家用药方 饮食禁忌 烹调技术 营养知识等 荣誉类 包括获得的各种荣誉证书 奖状 奖牌 实物 家庭成员的优秀事迹材料等 理财类 包括家庭收入 支出项目帐本 存单 有价证券 保险凭据 借据 契约 贵重物品清单和发票等 旅游类 包括家庭及其成员外出旅游的线路计划 飞机票 火车票 汽车票 景点介绍 门票 地图 纪念品等 照片 音像 类 包括家庭成员各个时期的照片 结婚 寿庆等家庭重大活动 旅游观光 聚会娱乐等形成的照片 音像资料 作品 收藏 类 包括个人爱好 收藏等 如书法书画作品 名人好友题词 发表在各类报刊的文章及作品 出版的专著文集 邮票 古币及其它各类艺术品收藏等 在分类方案的拟定过程中 可根据本家庭实际情况进行适当调整 家庭档案材料较多可设二级类目 如作品 收藏 类材料较多 可在作品 收藏 类下再设书画 瓷器 邮票等类 其他依次类推 反之 家庭档案材料较少的 可适当合并一些相近的大类 如把社会交往类并入综合类等 二 整理家庭档案以 件 为单位进行归档整理 1 确定 件 的概念 一般一份材料装订在一起为一 件 如一份购房合同为一 件 一幅书画作品为一 件 对于不方便装订的材料可采取袋装等其他形式把材料集中起来作为一 件 如一套家电所有材料为一 件 一次旅游所有材料为一 件 2 保管期限划分 一般定为 长期 3 编号 在分类方案的最低一级类目内按归档材料形成时间顺序从 1 开始编制归档件号 如只设10类的 则在每个大类内按归档材料的形成时间顺序编制归档件号 如设置二级类目的 如收藏类内再设书画 瓷器类 则在书画 瓷器类内分别按归档材料形成时间顺序编制归档件号 也就是书画类编制一个归档流水号 瓷器类编制一个归档流水号 各家庭可根据实际情况选用不同方法在归档材料上编制归档件号 盖归档章形式 归档章式样 归档章位置 一般盖在归档材料上部偏左位置 家庭代号 如果按内容和形式分类的 一个家庭就有一个家庭代号 如果按成员分类法 家庭代号则为每个家庭成员的代号 有几个家庭成员 就有几个家庭代号 类别名称 代码 填写分类方案最低一级类目名称或代码 件号 按最低一级类目 从 1 开始编制归档件号 粘贴标签形式 在标签上注明类别名称和件号粘贴在归档材料上 粘贴标签以不破坏归档材料原貌为原则 如奖牌证书可粘贴在背后或底部等 用中性笔在归档章的填写项目中标注 对于一些需保持原貌的归档材料可用铅笔直接在材料上注明 4 装盒一个类的家庭档案材料按编制的归档件号顺序依次装入档案盒 分装成一盒或数盒 不同类的档案不能装入同一盒中 并在每个档案盒内放置备考表 填写对这一盒家庭档案需作的补充说明 如无补充说明的可不填写 对于不能装盒的家庭档案可采取其他形式妥善保管 5 盒脊填写档案盒背脊 有 家庭代号 年度 类别 起止件号 盒号 五个栏目 家庭代号 如果按内容和形式分类的 一个家庭就有一个家庭代号 如果按成员分类法 家庭代号则为每个家庭成员的代号 有几个家庭成员 就有几个家庭代号 年度 填写盒内存放材料形成的起止年份 类别 填写本家庭分类方案中大类的类别名称 如一个家庭分为荣誉类 证件类等 在整理荣誉类档案时在 类别 栏填写荣誉类 证件类 设置二级类目 如作品 收藏 类设置二级类目书画 瓷器的 在整理书画类时填写 作品 收藏 书画类 整理瓷器类时填写 作品 收藏 瓷器类 起止件号 填写该盒档案材料的起止件号 如荣誉类共有三盒30件 第一盒1 10件填写 1 10 第二盒11 25件填写 11 25 第三盒26 30件填写 26 30 盒号 所有装盒的档案编大流水号 三 编目在归档目录中 对该类内按顺序排列的归档材料填写件号 责任者 题名 成文日期 页数 备注 件号 填写该类内归档材料的排列顺序号 责任者 填写归档材料形成或署名者的名称 题名 填写归档材料的标题或内容概括 成文日期 填写归档材料的落款日期或形成日期 用八位数字表示 如2008年1月18日 用 20080118 表示 如无具体的月 日 则填写 20080000 页数 填写每件家庭档案材料的总页数 以每件归档材料有文字的页面计算页数 备注 填写每份家庭档案材料的补充说明 归档目录一般编制二份 一份装订成册用于日常检索 一份放置在档案盒内便于日常家庭档案的管理 一些特殊的家庭档案如书画 藏品等可根据实际需要确定归档目录的项目 使归档目录能完整 准确地反映这些家庭档案的信息 四 家庭档案的数字化对有条件的家庭 建议对家庭档案实施数字化管理 1 已数字化的归档材料应加强收集 确保归档材料的准确性 完整性 如在计算机上形成的文本 表格 多媒体等各类电子文件 数码相机 摄象机 录音笔等设备记录的照片 录象 音频 其他数字设备形成的电子文件等 2 未数字化的归档材料应通过各种途径进行数字化 纸质档案一般通过扫描的形式进行数字化 扫描色彩为黑白位图 图像分辨率为300DPI 文件格式为 PDF 如有特殊需要的可调整扫描色彩 分辨率 格式 如传统照片 一些重要的凭据等 奖状 奖牌 书画 玉器等一些实物档案一般采取数码相机拍摄的方法进行数字化 分辨率 储存格式等指标可根据实际需要自行设定 3 对数字化后形成的电子文件进行命名 按归档材料题名对电子文件进行命名 如一份房屋装修合同 则数字化后的电子文件名称为 房屋装修合同 4 实施家庭档案数字化管理 利用电子表格或数据库软件建立家庭档案电子归档目录 将已命名的电子文件拷贝至专用的目录夹内与电子归档目录进行挂接 以提供日常的检索利用 另外 把电子归档目录和已命名的电子文件制作成光盘进行归档保存 五 家庭档案的保管1 整理好的家庭档案按类别顺序依次排列 同类别的按盒号顺序依次排列 放入家庭档案柜或其他家具中存放 保密 贵重的家庭档案可单独存放 2 家庭应妥善保管家庭档案 注意防火 防潮 防虫 防光 防尘等 六 纸质照片和数码照片的归档整理 纸质照片按照 照片档案整理规范 GB T11821 2002 进行整理 要点如下 1 每个活动或事项选取代表性照片10 20张 尽量选取数码冲印方式加工的纸质照片 2 将照片放入照片档案册 四角塞入固定缝中 3 对每张照片进行著录 填写照片号 底片号 题名 时间 地点 摄影者 参见号 文字说明 照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码 由全宗号 保管期限代码 册号 张号或全宗号 保管期限代码 张号组成 照片号有两种格式 格式一 全宗号一保管期限代码一册号一张号格式二 全宗号一保管期限代码一张号 题名应简明概括 准确反映照片的基本内容 人物 时间 地点 事由等要素尽可能齐全 拍摄时间采用 YYYYMMDD 8位数字形式 如 20150917摄影者一般填写个人 必要时可加写单位 文字说明应综合运用事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等要素 概括揭示照片影像所反映的全部信息 或仅对题名未及内容作出补充 其他需要说明的事项亦可在此栏表述 例如照片归属权不属于本单位的 应注明照片版权 来源等 4 编制照片档案基本目录和册内目录 基本目录 册内目录 数码照片按照 数码照片归档与管理规范 DA T50 2014 进行归档整理 1 分类和排列同一全宗内的数码照片档案按 保管期限 年度 照片组 分类 同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列 2 命名整理过程中 应对数码照片文件进行重命名 数码照片文件采用 保管期限代码 年度 照片组号 张号 扩展名 格式命名 保管期限代码 分别用 YJ 30 10 代表永久 30年 10年 年度 为4位阿拉伯数字 照片组号 为4位阿拉伯数字 同一年度内的照片组从 0001 开始顺序编号 张号 为4位阿拉伯数字 同一照片组内的数码照片从 0001 开始顺序编号 示例 2009年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一组照片 保管期限为 永久 存储格式为JPEG 则该组第一张照片的文件名应为 YJ 2009 0001 0001 j