电脑文件S管理课件.ppt

收集整理 张红武 电脑文件6S管理 为什么要管好电脑文件 工欲善其事必先利其器 平凡不美 老板 这些悲催的情况有木有 电话的一端客户要的资料怎么也找不到 应聘人来了 收到的面试简历在茫茫的文件中分不清 站在你面前让你提交文件 你发现它不见了 平凡不美 电脑文件最容易乱的地方在哪里 平凡不美 6S 安全 平凡不美 对把有用与无用的文件分开 再对无用的文件进行处理 进行整理 果断删除 1 1无用文件清理 文档的整理 平凡不美 对同一个有用的不同版本的文件 确认后保留一个最终版本 保留归档 确认删除 1 2有用文件整理 文档的整理 平凡不美 硬盘 一棵树分区 大的枝桠文件夹 分枝 内嵌文件夹 小枝桠文件 树叶同样把它当城市 街道 路 小区 单元 房间某一个文件所在的地方 分区 文件夹 子文件夹 文件名 路径就是包含了这一些元素 找文件和安装软件都离不开这个路径 这个文件所在地地址就是由分区 文件夹 子文件夹 文件名组成 2 1专用名词解释 文档的整顿 平凡不美 2 2硬盘分区原则 文档的整顿 硬盘一般分3 6个区为宜 C盘是操作系统分区 正常用FAT32格式 容量为50GB D盘是备份系统分区 建议用NTFS格式 容量为50GB 作为常用软件安装以及备份存放位置 E盘为工作资料分区 建议用NTFS格式 容量尽量大 F盘为个人资料分区 建议用NTFS格式 容量根据个人需要调整 2 3盘符名称固定化 C D E F 四个盘符标准规划为 操作系统盘 应用软件盘 工作文件盘 私人文件盘 本地磁盘 C 本地磁盘 D 本地磁盘 F 本地磁盘 E 计算机 平凡不美 文档的整顿 适合的文件夹 科学地分类 适中的层级数 结构的深度 控制文件夹与文件的数目 50 100个 2 4文档结构科学化 平凡不美 文档的整顿 文件的命名与排序是有关联的 常用的命名方法是 文件夹名 2位数字 文件夹名 如 01 常用软件 02 系统软件 文件名 2位数字 文件名如 01 演讲比赛 02 培训课件 这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列 这就看个人爱好了 一般命名的方法 还会用上日期 这样用的时候就可以以日期排序 像存储照片的文件夹就可以这样命名 20070801演讲比赛 20070910嵩山秋景 规范化地命名文件夹和文件 2 5文档存放目视化 平凡不美 文档的整顿 2 6文件命名规范化 目的 让接收方一眼明白文件的主题 沟通的需要 索引的需要 方便快速检索到所需要的文件 回溯的需要 区分版本并随时回溯以前的版本 平凡不美 文档的整顿 2013 file 错误原因 不能反映文件的主题 部门年终总结 file 不能反映文件的归属部门 员工工资表 file 不能反映文件归属时期 2 7文件命名规范化 分析 平凡不美 文档的整顿 eg 2 营销部 归属部门 陈红梅 文件作者 20130105 修订时间 2012年公司部门工作总结 营销部 陈红梅 20130101 doc 2012年公司部门工作总结 文件主题 不同的修订时间可以区别版本并方便回溯 2012年公司部门工作总结 营销部 陈红梅 20130105 doc 具备时效性的主题 一定要标明时期 如 2012年 2 8文件命名规范化 模板 平凡不美 文档的整顿 2013 file 部门年终总结 file 员工工资表 file 2013年公司薪酬建议方案 行政部 余立 20130130 2012年公司部门工作总结 营销部 陈红梅 20130105 2012年12月份员工工资表 财务部 张静 20121210 2 9文件命名规范化 规范 平凡不美 文档的整顿 定期清除和归档 2 定期清扫垃圾 1 定期归档文件 安装目录 programfiles tencent QQ ad这里面是QQ广告安装目录 programfiles tencent QQ flashshow这是你的QQ好友的QQ秀文件夹 可以放心删除装目录 programfiles tencent QQ flashshow2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹 可以放心删除安装目录 programfiles tencent QQ QQMusic MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹这里面的文件会占很大的空间 所以尽快删除掉吧 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档 将电脑保持在无垃圾文件 桌面整洁的状态 平凡不美 3 1电子文件清扫 文档的清扫 平凡不美 经过三个环节之后 怎样保持电脑文件井然有序 平凡不美 4 1电子文件清洁 文档的清洁 平凡不美 电脑的空间因整理变大 思想的空间因总结变扩 生活的空间因清理变宽 理 平凡不美 平凡不美 5 1文件管理素养 素养 平凡不美 平凡不美 6 1文件的备份 文档的安全 平凡不美 平凡不美 6 2云存储的应用 文档的安全 云存储优点 1 实时数据备份 保障文档安全2 快速同步数据3 随时随地和你的团队分享文档4 移动设备直接获取资料5 共享文件夹 协作更高效 平凡不美 Skill1 发挥快捷方式的便利 如果我们经常要快速访问文件或文件夹 那可以右击选择 创建快捷方式 再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方 当然 当文件和文件夹不再需要经常访问时 你需要及时将快捷方式删除 以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力 应用小技巧 平凡不美 Skill2 免费安全软件的使用 金山系列安全软件 360系列安全软件 QQ安全卫士 百度安全卫士等安全类软件导出不穷 但是 一部电脑中只能装一类软件 不能同时安装几类 否则会相互冲突 拖慢电脑 应用小技巧 科学的电脑文件管理带来什么 平凡不美 光说不练假 永远是又会说又会练的 把式 实践者 把式 真 分享与实践 本期作业安排 1 所有参评部门工作用电脑必须对硬盘分区进行重新命名 2 工作资料 硬盘分区根目录只能有主分类文件夹 必须标明编号 不能直接存储文件 3 桌面上的文件除