会计档案的整理办法.ppt

会计档案的整理办法 睢宁县档案局2017年4月 一 会计档案的概念二 会计档案的整理部门三 会计档案的归档时间四 会计档案的整理方法五 会计档案的管理制度六 新的 会计档案管理办法 精神 一 会计档案的概念 是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的 记录和反映单位经济业务事项的 具有保存价值的文字 图表等各种形式的会计资料 包括通过计算机等电子设备形成 传输和存储的电子会计档案 二 会计档案的整理部门 根据新的 会计档案管理办法 第十条规定 单位的会计机构或会计人员所属机构 以下统称单位会计管理机构 按照归档范围和归档要求 负责定期将应当归档的会计资料整理立卷 编制会计档案保管清册 此条款就明确规定了会计档案应由本部门的财务室进行整理归档 综合档案室的档案员一般不具体进行会计档案的整理 只进行必要的指导和组织接收 三 会计档案的归档时间 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由单位会计机构保管一年 期满之后 由会计机构编制移交清册 移交本单位档案机构统一保管 四 会计档案的整理方法 会计档案的整理原则必须遵循会计档案自然形成的规律 保持会计档案材料之间的历史联系 区分会计档案的保管价值 便于科学管理和查找利用 在整理中 原则上会计凭证会计账簿的封装不能拆开重新装订 四 会计档案的整理方法 一 会计文件材料的归档范围及保管期限表主要包括会计凭证 原始凭证 记账凭证和汇总凭证 其他会计凭证 会计账簿 日记账 明细账 总账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿 财务报告 月季度会计报表 年度会计报表及文字说明 及其他会计核算专业材料 会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 银行对账单 一 会计文件材料的归档范围及保管期限表 工资单25年凭证一般凭证15年现金银行日记账25年会计档案账簿总账明细账15年年报表永久报表月季度报表5年 四 会计档案的整理方法 二 会计档案的整理1 会计凭证的整理2 会计账簿的整理3 会计报表的整理 1 会计凭证的整理 一般凭证 排序并编卷号 把凭证按照时间顺序排列 采用大流水编号法编制卷号 贴标签 在包角处贴蓝色梯形会计标签 梯形标签的底边蓝线与凭证边沿对齐 形成包角 会计要在包角处加盖骑缝章封死 类别 填写 凭证 年度 填写凭证所属年度 目录号 目录号没编写的可以不填 案卷号 填写案卷流水编号 定期 填写 15年 编制案卷目录 档案室编 填写案卷号 案卷题名 填写 X单位X年X月会计凭证 起止日期 根据凭证封面填写 卷内张数 凭证封面有张数的照实填写 没有可以不填 附件张数 根据凭证封面填写 凭证号码 根据凭证封面填写 保管期限 填写 15年 装盒 会计凭证按年度分装入小凭证盒 装盒不能跨年度 不用填写盒封面 填写凭证盒脊背 小凭证盒的脊背分两种情况 一种是有字的 一种是无字的 脊背有字的按内容填写 全宗号 没有可以不填 目录号 目录号没编写的可以不填 案卷号 填写盒内实际装入凭证的起止卷号 年度 填写凭证形成年度 月 填写凭证形成月份 本月共册 根据凭证封面显示内容填写 第册 根据凭证封面显示内容填写 填写凭证盒脊背 脊背无字的凭证盒 要从盒底2cm处向上贴蓝色条形会计标签 全宗号 没有可以不填 目录号 目录号没编写的可以不填 案卷号 填写盒内所装案卷的起止卷号 年度 填写凭证所属年度 保管期限 填写 15年 工资单 如果只有一份工资单且放在凭证里 应将其撕下来单独整理 同时在原凭证里备注 本卷内工资单从第X号凭证里抽出 如果单独有工资单 则不用撕掉凭证里的工资单 直接装订 工资单的整理步骤如下 装订编页 工资单按照时间顺序装订 一年一本或多本 在封面上写明 X单位X年工资单 卷内文件要在右上角用铅笔编写页码 编卷号 工资单按年度时间顺序进行大流水编号 并在工资单左上角贴蓝色梯形会计标签 方法同凭证 类别 凭证 工资单 年度 填写工资实际年度 目录号 目录号没编写的可以不填 案卷号 填写案卷流水号 保管期限 填写 25年 编制案卷目录 档案室编 填写卷号 案卷题名 填写 X单位X年度工资单 起止日期 填写卷内材料最早至最晚日期 卷内张数 卷内实际总页数 保管期限 填写 25年 装盒并贴盒标 把整理好的工资单按年度分装会计档案盒 不同年度不能装入同一盒里 在盒脊背从底往上量4cm处贴蓝色条形会计标签 标签填写参照凭证盒标 2 会计账簿的整理 账簿整理 如果是死页帐 就不动 视作100页 不用编页 如果是活页帐 一定要把空白页抽走 并用铅笔在有有效文字页面正面的右上角 反面的左上角编写页码 再重新装订做封面 形成一本账簿 排列卷号并贴标签 按年度进行排列编制大流水号 账簿脊背从底往上量2cm处贴蓝色会计标签 全宗号 没有可以不填 目录号 目录号没编写的可以不填 案卷号 填写案卷流水号 年度 填写账簿当年年度 保管期限 现金银行账填写 25年 总账明细账填写 15年 加贴账簿内封面 沿四周实线剪下贴于账簿封面正中间 按照账簿内容填写时间 保管期限 现金银行日记账填写 25年 总账明细账填写 15年 本卷共1件页 死页帐填100页 活页帐填写编写页数 会计处理号 不填 全宗号 没有可以不填 目录号 目录号没编写的可以不填 案卷号 填写案卷顺序号 居中填写单位全称 顶端空两格填写 X单位X年X帐 一行不够另起一行顶格写 装盒并贴盒标 装盒不能跨年度 盒封面不用填写 盒标参照工资单盒标填写 编写案卷目录 档案室编 填写卷号 案卷题名 填写 X单位X年度X帐 起止日期 填写卷内材料最早至最晚日期 卷内张数填写 根据编写页码填写 保管期限 现金银行账填写 25年 总账明细账填写 15年 会计报表用会计卷皮装订 参照文书档案整理成卷 一年一卷或一年多卷 绝不能跨年装订 编页号 用铅笔在有有效文字页面正面的右上角 反面的左上角编写页码 3 会计报表的整理 填写卷内目录 顺序号 填写卷内文件顺序号 文号 可不填 责任者 单位全称 题名 年报表则一年一条 例 X单位X年会计年报表 季度报表或月报表则一季度一条或一月一条 日期 用数字加点形式填写 页号 填写卷内文件每件起页的编号 最后一件应填起止页号 例 26 29 填写备考表 卷内情况说明 填写 本卷共X件X页 立卷人 立卷人签字 财会主管 分管领导签字 立卷时间 填写整理完成日期 签字部分必须用钢笔或签字笔填写或盖个人印章 严禁用打印机直接打印 卷皮装订并填写卷皮封面 装订方法参照文书档案装订方法 居中填写单位全称 顶端空两格填写 X单位X年年报表 或 X单位X年X月报表 一行不够另起一行顶格写 根据卷内文件据实填写 排卷号 按时间顺序排大流水号 在脊背从底往上量4cm处贴会计标签 其中年报表贴红色会计标签 月 季度报表贴蓝色会计标签 全宗号 没有可以不填 目录号 目录号没编写的可以不填 案卷号 填写案卷流水号 年度 填写报表当年年度 保管期限 年报表填写 永久 月 季度报表填写 年 编写案卷目录 档案室编 填写卷号 案卷题名 填写 X单位X年度会计报表 或 单位 年 月 季度报表 起止日期 填写卷内材料最早至最晚日期 卷内张数填写 根据编写页码填写 保管期限 年报表填写 永久 月 季度报表填写 年 六 新的 会计档案管理办法 的精神 2015年12月11日 新修订的 会计档案管理办法 财政部第79号 正式发布 自2016年1月1日起施行 1998年8月21日财政部 国家档案局发布的 会计档案管理办法 财会字 1998 32号 同时废止 一 对保管期限做了很大调整第十四条会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限一般分为10年和30年 会计档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算起 工资单25年30年凭证一般凭证15年30年现金银行日记账25年30年会计档案账簿总账明细账15年30年年报表永久永久报表月季度报表5年10年 二 增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求 第八 九条 三 完善了会计档案的销毁程序第十六 十七 十八条 如2005年形成的会计凭证档案 原定保管期限是15年 保管期限2006年起算 至2015年12月 已保管10年 按照原 管理办法 只需再保管5年至2020年12月 即可进行到期鉴定 如鉴定确无继续保存价值就可销毁 但由于新 管理办法 对凭证类会计档案保管期限进行了延长 该批会计档案未到原定保管期限 其保管期限应延长为30年 即到2035年12月才算到保管期限 可在2036年进行到期档案鉴定后 确无继续保存价值即可销毁