某集团综合部管理规范及流程.doc

1 36 目录目录 第一章第一章 综合部组织结构图综合部组织结构图 3 第二章第二章 综合部岗位职责综合部岗位职责 4 一 部门岗位职责 4 二 部门员工岗位职责 4 第三章第三章 综合部管理流程综合部管理流程 8 1 预约客人来访接待工作流程 8 2 来电转接流程 9 3 信函收发工作流程 10 4 寄送信函 快件工作流程 11 5 传真发文工作流程 12 6 传真收文工作流程 13 7 重要接待流程 14 8 入住酒店管理流程 15 9 前台接待流程 16 10 发文管理流程 17 11 收文管理流程 18 12 档案归档流程 19 13 档案借阅归还流程 20 14 档案销毁流程 21 15 印章制刻申请流程 22 16 印章使用流程 23 17 公司证照管理流程 24 18 会议管理流程 25 19 办公用品购买审批流程 25 20 办公用品领用流程 26 21 车辆使用流程 27 第四章第四章 综合部管理表格综合部管理表格 28 1 公司前台来访客人登记表 28 2 信函与快件签收登记表 28 4 收文登记表 29 5 拟文处理签 29 6 文件处理签 30 7 周例会签到表 30 8 用印审批表 31 9 发文目录表 31 10 文件档案借阅登记表 31 11 办公用品采购审批单 32 12 办公用品台账 32 13 办公用品领用表 33 2 36 14 外出员工登记表 33 15 车辆出入登记表 33 16 油卡登记表 33 17 车辆登记列表 34 18 车辆登记卡 34 19 车辆请修表 35 20 保养记录表 35 21 住宿登记表 36 22 公务接待审批表 36 3 36 第一章第一章 综合部组织结构图综合部组织结构图 4 36 第二章第二章 综合部岗位职责综合部岗位职责 一 部门岗位职责一 部门岗位职责 1 根据领导意图和集团公司发展战略 负责重要文稿的起草工作 2 负责对集团所属各公司综合事务的监督及指导工作 2 负责集团公司资料 证照 资质 印章 信息 宣传报道等日常行政事 务管理工作 3 组织制定公司有关规章制度 4 公司会议组织 记录及记录归档工作 5 负责前台接待 客人来访登记迎送等招待工作 6 负责公司日常安全保卫及消防管理工作 7 负责公司车辆调动管理工作 8 负责公司总务后勤管理工作 9 负责公司对外宣传工作 公关工作 10 完成公司高层临时交办的工作 二 部门员工岗位职责二 部门员工岗位职责 一 部门负责人岗位职责 一 部门负责人岗位职责 1 根据公司阶段性目标和年度计划 制定所属部门的年度目标 计划和措 施 2 负责集团综合部办公 行政 总务 安全保卫 等日常监督管理及相关 规章制度的制订工作 3 负责所属部门及各分公司综合部的组织建设日常工作指导 考核等工作 4 负责召集集团公司办公会议 跟踪落实各项工作的进展情况 5 负责公司比较重要的对外接待 联谊 公关事宜的组织 安排和实施 6 负责编制公司行政用款计划 做好行政费用的预算及控制工作 7 负责组织本部的工作 并督促部门人员完成职责范围内的各项工作任务 5 36 8 按时完成公司领导交办其他工作任务 二 网络管理岗位职责 二 网络管理岗位职责 1 负责公司网络基础建设 根据公司需求提出网络改造意见并实施 2 负责公司数据安全管理 对重要数据应定期进行备份 并严格控制数据 出入公司 3 负责网络的监控 病毒防治及网络安全防护 以及客户端及相关准系统 接口的安全管理 4 负责对公司计算机系统设置和安装及对计算机的相应调整分配的权利 5 负责计算机软硬件的安装 维护和管理 网络线路连接及网络设备参数 设置 网络故障排除及系统优化 做好日常工作日志 6 负责信息设备登记入帐 维修 报废 保障电话系统 打印系统的正常 运作 7 负责公司监控系统及OA系统平台的建设工作 8 完成领导安排的临时工作 三 办公事务主管岗位职责 三 办公事务主管岗位职责 1 负责拟订办公事务季 月度发展计划 2 起草 拟订文件 资料 档案管理制度 并监督执行情况 3 负责集团各部门及所属公司的月度 周工作计划的收集 汇总 跟催工 作 4 负责企业内 外各种来往文件的核对 颁布和下发工作 5 负责起草会议文件及通知 及时完成会议记录 纪要工作 6 负责集团报宣传人员的选拔及管理工作 定期做好报刊的出版发行相关 事宜 7 负责集团大事记的收集 整理 汇编及集团月度信息简报的编辑 发布 等工作 8 负责集团公共邮箱往来文件的检查 跟踪处理及信息回馈工作 9 协助处理与集团宣传 秘书 物品印刷等有关的其它工作 10 完成领导安排的临时工作 6 36 四 档案资料管理岗位职责 四 档案资料管理岗位职责 1 负责公司内部及外来文件的传递工作 严格执行文件签收 登记 传递 办理 分类立卷 归档等工作 2 负责集团公章的保管工作 严格执行公章用印登记审核程序 3 负责集团管理制度 通知 通告等重要文件的公示 保管 分发 借阅 更新等工作 4 负责集团各部门及所属公司相关资质 证照 专利 文件资料 合同 档案等归档工作 并进行分类整理 保管 编制检索工具 5 严格档案借阅程序 按规定办理档案借阅登记手续 6 负责做好档案的防盗 防火 防尘 防霉 防鼠 防虫 防光等工作 确保档案材料完整无缺 7 负责公司会务接待 会务安排 会场布置及服务等工作 8 完成领导安排的临时工作 五 后勤总务主管岗位职责 五 后勤总务主管岗位职责 1 负责拟订综合部季 月度资金使用计划 2 负责油卡 电话 房租 水电等费用的管理工作 3 负责组织办公行政用品的购买 登记 发放与管理 4 负责公司固定资产进出 分类 编号及台帐等管理工作 5 负责公司财产物资安全及设施的维修工作 6 负责公司行政车辆的调度 协调各部门车辆的使用 7 负责员工宿舍的登记 分配 租赁及管理工作 8 负责公司所有钥匙的登记 编号 配制 领用登记等管理工作 9 负责公司证照 法律 合同文件的变更 登记及年检工作 10 及时安排并完成综合部主管临时下达的各项接待或领导宴请任务 11 完成领导安排的临时工作 7 36 六 前台岗位职责 六 前台岗位职责 1 负责电话 邮件 信函的收转发工作 做好工作信息的记录 整理 建 档等工作 2 负责访客 来宾的登记 接待 引见 严禁无关人员出入公司 3 执行公司考勤制度 负责员工的考勤记录汇总 外出登记 监督员工刷 卡等工作 4 负责员工出差预订机票 火车票 客房等 差旅人员行程及联络登记等 工作 5 负责办公区域内环境卫生 绿化等监督管理工作 6 负责公司办公用品的领用 发放 登记 入库及盘存等工作 7 负责公司员工通行录及邮箱的更新等工作 8 负责会议室管理及开会期间的服务工作 9 配合办公事务主管完成部分文件的打印 复印 文字编制等工作 10 负责每日公司就餐人数的统计并登记 安排落实员工就餐等工作 11 完成领导安排的临时工作 七 司机岗位职责 七 司机岗位职责 1 认真执行公司各项规章制度和工作程序 服从上级指挥和有关人员的监 督检查 2 根据公司的年度预算及车辆使用状况 编制车辆年度 月份维修保养计 划 3 保持车辆内外的卫生整洁 经常进行车辆保养 保持车辆的良好运行状 态 4 按规定到指定地点维修 并提供详尽 有效的费用明细 5 严格出车登记制度 按照公司规定时间 规定路线发车 6 负责车辆违章记录的查阅及处理工作 7 负责车辆费用 公里数的统计 按公里数核算相关部门费用 8 36 8 负责公司车辆的管理 存放 年审 保险等工作 9 完成领导安排的临时工作 第三章第三章 综合部管理流程综合部管理流程 1 1 预约客人来访接待工作流程预约客人来访接待工作流程 整理当天 预约记录 告知来访者 情况 开始 结束 综合部前台接待客人各职能部门 确认与提醒 访问事宜 来访 来访登记 通知被访者 客人等待 接待来访 客人 确认来访 告知相关事宜 准备接待 来访客人 引领会见 配合 送走客户 来访信息录入 记录汇总 审核 存档 9 36 2 2 来电转接流程来电转接流程 开始 拨通电话 结束 前台接待外部单位人员各部门或员工 听到电话铃响 拿起话筒接听 倾听来电事由 明确被访人在否 处理 范围内 范 围 外 转接 接电 在单位 不 在 告知情况 留言记录 10 36 3 3 信函收发工作流程信函收发工作流程 开始 接收信函 审核 登 记 审核 分 信 接 收 回 信 寄 信 结束 有 无 拆 信 登记信息 是否有明确收信人 综合部前台接待各职能部门 11 36 4 4 寄送信函 快件工作流程寄送信函 快件工作流程 开始 登 记 联络相应单位 处理发送 结束 前台接待各职能部门外部单位 交待寄送信函 文件事宜 签 收 接到服务要求 12 36 5 5 传真发文工作流程传真发文工作流程 开始 提出申请 审批 结束 登 记 发传真 原件存档 填写申请表 综合部前台接待员工 13 36 6 6 传真收文工作流程传真收文工作流程 开始 收 文 签收 结束 登 记 复 印 转交文件 存 档 接收 综合部前台接待各部门或员工 14 36 7 7 重要接待流程重要接待流程 是 否 是 是 是 否 否 提出重要 接待申请 结束 审核审核审批 规划 接待事宜 提交请 购报告 审核审批 组织实施 配合执行 执行 开始 结束 相关部门综合部分管领导公司领导 是 否 15 36 8 8 入住酒店管理流程入住酒店管理流程 部门 员工综合部公司领导前台接待 审批 否 是 员工住宿登记 酒店安排 酒店退订 审核 是 否 办理入住手续 填写 住宿申请表 同意住宿 入住 办理入住手续 开始 结束 16 36 9 9 前台接待流程前台接待流程 看到客人 礼貌招呼 开始 问明来访事由 登记 通知被访人 安排客人等待地点 引领客人到达等待地点 奉茶 请客人稍等 离开 结束 17 36 10 10 发文管理流程发文管理流程 相关部门综合部有关部门公司领导 是 草拟文本 开始 结束 审核 审核 会签否 会签 审核 寄发公文 校稿 更正 复印 盖章 正式公文 否 否 18 36 11 11 收文管理流程收文管理流程 秘书回复 具体办理 综合部主管审核 领导阅 否 传阅 传阅否 核定文件 领导审阅 公司领导综合部相关部门 是 否 是 否 开始 外部文件 外部单位 结束 资料存档 19 36 12 12 档案归档流程档案归档流程 准备资料 是否合格 资料汇总 分类归档上架 重新整理 相关部门综合部 是否 搜集资料 开始 结束 20 36 13 13 档案借阅归还流程档案借阅归还流程 否 按相关规定处理 归还后检查 是否损坏 分管领导综合部相关部门 审核 审核 审核机密否 办理手续档案使用 否 否 是 是 是 开始 结束 借阅申请 否 是 否 办理注销 21 36 14 14 档案销毁流程档案销毁流程 是 否 提出销毁 档案申请 审批 销毁 开始 审批 结束 相关部门综合部公司领导 信息存档 22 36 15 15 印章制刻申请流程印章制刻申请流程 主管审核 审核 审核 公安部门批文 制刻印章启用印章 否 是 制刻申请 开始 结束 是 否 相关部门综合部公司领导 23 36 16 16 印章使用流程印章使用流程 相关部门综合部公司领导 审核 公司章 审核 审核 请示否 加盖印章 用印登记 加盖部门章 用印登记 否 是 用章申请 开始 结束 否 是 否 否 是 否 是 资料归档 资料归档 24 36 17 17 公司证照管理流程公司证照管理流程 移交人综合部使用部门 开始 移交登记 保管 申请使用 使用流程 是否需 要年检 归还 年检 结束 否 是 25 36 18 18 会议管理流程会议管理流程 开始 与会各单位召开会议部门综合部 提出会议 召开申请 结束 会议准备 会议通知接受接受邀请 会议服务按时参会按时参会 形成会议决 议和文件 会后管理 19 19 办公用品购买审批流程办公用品购买审批流程 相关部门综合部分管领导采购人员 审核 核 审核 审核 采购程序 是 否 开始 购买申请单 结束 26 36 20 20 办公用品领用流程办公用品领用流程 审核 审核 按清单发放 否 是 开始 填写领用单 否 是 信息存档 结束 相关部门综合部 27 36 21 21 车辆使用流程车辆使用流程 开始 审核审批 填写车辆 请用单 查询车辆 使用信息 调配车辆 安排司机 检查车辆 提供车辆 登记用车 信息 接车信息 使用车辆 结束 办理车辆 使用手续 行政部经 理交代的其 他工作 办理车辆使 用手续 部门领导 人 综合部部门 28 36 第四章第四章 综合部管理表格综合部管理表格 1 1 公司前台来访客人登记表公司前台来访客人登记表 年 月 日 被访人时间序 号 姓名所在单位 来访 人数 是否预约 姓名部门 事由 到达离开 备注 1 2 2 2 信函与快件签收登记表信函与快件签收登记表 日 期来件单位数 量密 级接收部门签收人 签字 3 3信函与快件寄送登记表信函与快件寄送登记表 日 期送寄部门数 量密 级送达单位接收人送寄人 签字 29 36 4 4 收文登记表收文登记表 第 页 收 到 日 期 处 理 情 况 收文 编号 月日 来文 单位 文件号 文件标题 内容 承办 单位 承办人 签字 处理结 果 备注 5 5 拟文处理签拟文处理签 行文单位起草人 文件主题 主送单位抄送单位 文件编号 号份 数 份 发文日期年 月 日 加盖印章 部门领导意见 签字 年 月 日 领导批示 签字 年 月 日 30 36 6 6 文件处理签文件处理签 来文单位 秘级 来文单位 电话 传真 文件名 内容摘要 受文部门 受文 日期 受文单位处 理意见 上级领 导批示 受理部门意见 7 7 周例会签到表周例会签到表 日期 日期 日期 日期 主持 主持 主持 主持 部门个人 签 名签 名签 名签 名 备注 31 36 8 8 用印审批表用印审批表 审批级别 用章 日期 用章 事由 印章 名称 申请人 部门主管分管领导总裁 保管员备注 9 9 发文目录表发文目录表 文件号 文件 标题 领导 签发 拟稿部门密级 发放 范围 份数 登记 日期 发出 日期 备注 10 10 文件档案借阅登记表文件档案借阅登记表 文件 标题 用途 借用时 间 借用人 归还 时间 有无损坏经手人备注 32 36 11 11 办公用品采购审批单办公用品采购审批单 部门使用人填表时间 序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间 采购原因 部门主管意见 综合部门意见 签字 年 月 日 公司领导意见 签字 年 月 日 12 12 办公用品台账办公用品台账 项 目 物品名称 编号数量单价入库时间备 注 33 36 13 13 办公用品领用表办公用品领用表 日 期物品名称数量领用人备注 14 14 外出员工登记表外出员工登记表 时间姓名所属部门出司时间入司时间事由备注 15 15