记录控制程序（经典作品.doc

珠海有限公司程 序 文 件 编 号:GL-IP/DC02 版 号: A 生效日期: 2003/7/18GL-IP/DC02 记录控制程序本版修改记录修改状态日期修改原因及内容摘要修改人审核人批准人拟制： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期：珠海有限公司程序文件标题： 记录控制程序 编 号：GL-IP/DC02 版 号：A 更改号：0 共 3 页 第 1 页 1、目的 本程序对质量/环境记录的编制、收集、分类、贮存和保管做出规定，以确保所有与质量/环境有关的活动及其结果有据可查，便于追溯、数据分析与统计。 2、适用范围 本程序适用于本公司和供方提交的所有质量/环境记录。 3、职责 3.1 各部门相关人员负责按本程序要求对质量/环境记录实施控制；3.2 品管部负责质量/环境记录清单的整理与保存； 4、引用文件 4.1 GB/T190012000 4.2.4 GB/T24001-1996 4.5.3记录控制 4.2 珠海有限公司 质量/环境管理手册 4.2.4/4.5.3 记录控制 5、工作程序 5.1 质量/环境记录质量/环境管理体系的记录通称质量/环境记录；5.2 质量/环境记录的控制要求5.2.1 格式质量/环境记录使用的格式应符合公司文件中规定的要求，参照文件控制程序进行编号，不得擅自使用未经批准的格式；5.2.2 填写 填写质量/环境记录应清晰、整洁，字迹清楚、完整和客观、真实，尽量避免涂改现象，如有涂改应于涂改处签字或盖章确认。作为证实与质量/环境相关活动及其结果符合性记录。5.2.3 标识 质量/环境记录应给予适当的标识，以识别记录的类型、内容等，并与所记录的活动要对应，同类记录可给予编码标识；珠海有限公司程序文件标题： 记录控制程序 编 号：GL-IP/DC02 版 号：A 更改号：0共 3页 第 2 页 5.2.4 贮存和保管记录的保管方式应便于存取和检索，应将记录贮存在满足条件的设施中，以防止损坏、变质或丢失；5.2.5 编目5.2.5.1 记录在保管中应按其类型给予适当的编目，以避免混放；5.2.5.2 作业部门的作业文件资料各相关人员应按客户名称分类保管，作业未完成的应按“处理中”和“待处理”两类编目，以便操作及查询；5.2.6 查阅5.2.6.1 当合同要求时，在规定的期限内，质量/环境记录可提供给客户或其代表评价时查阅；5.2.6.2 当其他单位和人员要求查阅质量/环境记录时，应经管理者代表批准；5.2.7 形式 记录通常为书面文件形式，也可以呈任何媒体形式，如电子媒体；5.2.8 修改5.2.8.1 质量/环境记录一经形成后，一般不宜再修改。当实际需要时，应由记录的编制部门负责人进行审查和批准。修改后由修改人在修改处签名，必要时应注明修改日期；5.2.8.2 质量/环境记录已归档保存后，原则上不允许修改，如确有必要，必须得到管理者代表批准方可执行；5.3 控制职责 负责质量/环境记录控制的各部门应指派专人（可兼职）负责本部门责任范围内质量/环境记录的控制，包括收集、整理和保管；5.3.1 质量/环境管理体系运行记录 此类记录的编制部门和保存责任在相应的管理程序中已有规定，各部门负责按要求实施控制；5.3.2 质量/环境记录的保存 各部门形成的质量/环境管理体系运行记录，在本部门保存；作业文件每月由作业人员分别整理装订成册，由的本部门文控员统一分类保管；珠海有限公司程序文件标题： 记录控制程序 编 号：GL-IP/DC02 版 号：A 更改号：0 共 3页 第 3 页5.4 质量/环境记录的保存期 记录的保存期分为永久保存、长期保存和短期保存三种；5.4.1 永久保存的质量/环境记录是指对反映公司经营历史、能力和业绩或对今后工作有参考价值的记录文件；5.4.2 长期保存的质量/环境记录是指在一定时间内对公司经营管理有参考价值的记录文件，包括：质量/环境审核报告、管理评审报告等，这类记录的保存期限为3年；5.4.3 短期保存的质量/环境记录是指在短时间内对公司经营、管理有价值的记录文件，包括：一些会议纪要、不合格品报告、与客户的往来信函等，这类记录的保存期为六个月、一年、二年。5.5 质量/环境记录的处理负责质量/环境记录存档的部门，应定期（一般一年二次）检查所存档的质量记录，评估其保存价值。当发现有达到或超过保存期限且评估认为无需保存时，应开列清单，在经部门负责人或公司领导批准后加以销毁。6.0 相关记录 IR-IP/DC01-01A 质量/环境记录归档清单质量/环境