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文件管理与文书书写规范 三级医院评审系列培训2018年4月 院办公室 王翠英 01 医院文件管理 文件是实现医院管理体系建设的基础 医院根据国家和行业有关法律法规标准 或针对医院运行中存在的重要缺陷制定的相关制度或规范 以统一全体员工的行为并做到一致性 医院管理文件是医院管理所有文件的总和 包括制度 流程 职责及其他操作性文件等 医院设文件编写领导小组 对各科室制定拟下发的各种文件进行编码 确定系统框架 提出编写意见等 北辰医院文件编写领导小组组长 许建辉成员 梁萍方贵龙张毅宏赵宝莲于军王翠英文件编写领导小组办公室设在院办公室 文件的管理机构 一 各科室指定专人或成立文件编写小组负责本科室文件的制定和管理 二 院级文件各职能科室根据国家卫生行政管理的法律法规 结合医院实际运作情况编写和修改 在文件编写和修改过程中职能科室要征求相关科室意见 文件的编写 一 文件确定初稿后交科主任初步审核 二 审核要点如下 1 符合国家法律 法规与地方行政部门管理要求 2 与现行标准相符 3 具有可行性 4 简练 确切 易懂 没有两种以上的解释 5 同已生效的其他文件没有相悖的含义 6 文件的完整性 逻辑性 清晰程度等 三 文件编写人根据审核反馈意见修改相关内容 四 文件经初步审核 交文件编写办公室主任审核签字后 逐级报副院长 院长批准 批准人在相应位置签名 并确定生效日期 文件的审核与批准 一 管理文件生效后 根据具体情况决定发放范围 一般由文件制定科室选择公开范围 院办公室执行并保管文件原件和电子文件 二 新的或修改后的管理性文件发布后 由职能科室组织学习和培训 三 管理文件发布后 职能科室要监督各科室执行 在执行过程中遇到困难的 要及时报告分管领导 或反馈到文件编写办公室 对于确实需要重新调整或修改文件的 可根据实际情况充分调研后做出修改 文件的发放与执行 外来文件的处理方法 凡是医疗行业卫生行政主管部门或其他行政管理机构临时下达的涉及医院日常运作的政策性文件 由各职能科室根据文件内容组织实施 需要长期执行的宜纳入到医院统一管理 贯彻执行 文件的发放与执行 外来文件处理 北辰区卫生计生系统办公平台 一 医院管理文件定期 2年 由院办公室组织相关职能科室对本部门相关文件进行一次回顾和修改 修改要根据运作过程中发现的问题进行 修改后文件不但要满足实际工作需要还要符合质量管理标准及国家的法律 法规 二 修订文件的审核和批准程序同前 三 修订文件批准后 旧版本即行废止 文件编写办公室及时更新修改文件 填写 文件审查修改控制页 记录改动情况 文件的回顾和修改 一 对于不适应实际情况的文件 如果无法通过修改解决问题时应及时废除 二 文件废除由各职能科室通过OA系统提交请示报告至院办公室 由院办公室递交医院文件编写领导小组核准 三 对核准废除的文件由医院文件编写领导小组办公室在废除文件上做废除标记 院长签字后封存长期保留 四 院办公室对废除的文件向全院公告 文件的废除 一 医院管理文件是医院的受控文件 任何员工不得将其泄漏 泄漏文件行为一经发现 医院将视其情节轻重追究责任 必要时将通过法律途径追究责任 信息科要监管好科室计算机的软驱 USB按口功能 防止医院管理文件以电子文件形式流失 二 医院管理文件的原件由院办公室负责统一归档保存 并电子备份 文件的保密 流程回顾 02 医院制度汇编 制度的设计与编码规则 根据 中国医院评审实务 ISBN978 7 5091 6359 7 第3章第三节 医院管理方略策划 文件控制 中的相关规定 我院文件管理编码规则如下 一 文件编码规则 文件编码由英文字母与数字组成 分为4部分 均以 连接 分别代表 文件归类 文件分类 文件序号 版本号 二 所有已通过审批的文件 由文件编写办公室按照文件编码规则进行编码登记 制度的设计与编码规则 文件归类 文件分类 文件序号 版本号 例如XZGL ZD 013 03 代表 行政管理文件 制度 第十三个文件 第三版 一 规章制度结构包括 标题 目的与适用范围 政策 定义 制度内容 附录等 二 规章制度格式编排见右侧 制度的编撰格式规范 标题 居中 3号黑体 15字以内概括 03 党政机关公文处理 党政机关公文分类 党政公文 是人类在治理社会 管理国家的公务实践中所使用的具有法定权威和规范格式的应用文 分类如下 一 法定公文 通报 通知 批复 法定性公文主要有13类 请示 命令 令 决定 公告 通告 议案 报告 函 意见 12 会议纪要 二 规章制度公文 办法 章程 细则 制度 规程 守则 规则 规章制度公文主要有7类 三 事务性公文 事务性公文主要有14类 计划 规划 总结 简报 布告 大事记 调查报告 工作汇报 工作要点 须知 声明 启事 介绍信 证明信 四 公务礼仪公文 公务礼仪公文主要有29类 政务信 公开信 感谢信 慰问信 表扬信 批评信 推荐信 自荐信 致敬电 信 贺信 电 喜报 欢迎词 欢送词 答谢词 祝 贺 词 祝酒词 保证书 意向书 建议书 号召书 倡议书 邀请书 申请书 聘书 解聘书 请柬 讣告 唁电 函 悼词 公文拟制格式要求 党政机关公文处理工作条例 第九条公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等组成 公文格式要求 北医院办字 2015 68号 文号 3号 仿宋GB 2312 六角括号 标题 2号 标题宋 倒梯形排列 美观即可 关于调整北辰医院质量与安全管理委员会的通知 正文 3号 仿宋 GB2312 附件名称 字体字号同正文 位于正文下一行左空2个全角空格 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注顺序号 附件名称后无标点 名称较长需回行时 应与上一行附件名称的首字对齐 各科室 为进一步提高我院质量XXXXX 一 组织成员二 工作制度 一 XXXXX1 XXXXXXX 1 XXXX XXXXXXX附件 1 2 2015年12月3日 一级标题 序号为 一 3号黑体 独占行 末尾无标点 二级标题 序号为 一 与正文字体号码相同 若独占行 末尾无标点 三级以下标题序号分别为 1 1 与正文字体字号相同 若独占行 末尾无标点 注 所有内容均不加粗 日期 阿拉伯数字 右对齐 空4个全角空格 一般与正文最后一行之间空3行 公文格式要求 关于附件格式的说明 正文