文书档案管理信息电子化应用.doc

文书档案管理信息电子化应用 面对即将毕业的大学写毕业论文是不可缺少的一部分有些同学为了撰写论文惶惶不可终日忙到最后交到导师手里审查后直接被打回下面YJBYS小编为大家带来档案管理毕业论文范文希望能够帮到大家 摘要文书档案是档案工作的重要组成部分它记载社会发展的历史过程客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果本文探讨了文书档案管理信息电子化应用的优点和存在的问题及应对方法 关键词文书档案信息电子化应用存在问题应对方法 文书档案是档案工作的重要组成部分它记载社会发展的历史过程客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果随着改革形势的发展如何提高文书档案管理水平及时、准确、系统、完整地提供档案信息以满足各方面的需求适应日趋发展的新形势这是文书档案工作的新课题从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章下面就应用信息电子化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识 一、应用信息电子化的文书档案管理的优点 1.办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点在以往的档案管理工作中工作人员过多地依赖于手工操作要求收集完整、齐全避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误结果又费时又费力在应用了计算机软件处理后使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递都变得简单易行 2.文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中企事业单位由于不能做到信息共享使得大量信息闲置在文件柜中不仅造成资金和资源的浪费还造成文件和信息查找困难运用计算机技术对档案进行管理后档案管理由案卷级深入到文件级由单途径管理发展为体系管理由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理随着计算机及其网络技术的进一步发展实现档案信息与载体分离利用可与其他信息系统建立共联提供信息的横向与纵向、历史与现实记录从而极大地提高档案利用工作的质量和效率可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理可以保证很高的查全率和查准率可以不受空间的限制并且通过网络服务这个宽广的平台了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态 3.电子文件保存的稳定性 与纸质档案载体相比电子文件载体材料的寿命要长得多纸张的耐久性取决于纤维素的性质纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下可发生水解和氧化反应在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失而电子文件则不同随着电子技术日新月异贮存、读取电子文件的设备日趋成熟我们可以根据不同的需要选择不同的电子载体如VCD、DVD光碟小容量的闪存U盘大容量的移动硬盘等等这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷易于传递且贮存时间长受外部环境影响小不易损坏具有很强的稳定性 4.提高了文件传递的速度和安全性 日常公文办理过程中办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制同时文件还可能因为其他原因造成丢失或延误给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便在应用计算机网络技术下直接通过网络进行传递大大提高了文件传递的安全性和时间性 二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题 1.电子文件保密性受限制 电子文件的内容不仅易于变化而且失去了固定的形式使得文件保密性变弱电子文件易于修改而且改动后可以不留任何痕迹虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多从而使人们感到把握其内容原貌的困难电子文件不再具有特定的字迹人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出无法从字迹上分辨其原始性而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验随着网上窃密技术的不断完善进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密 2.对档案综合管理人员要求高 对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求实现档案信息电子化首先要有现代化的人管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平不能仅仅满足于一般的计算机操作水平从目前看许多档案部门缺乏现代高技术人才其中档案信息处理复合型人才就更奇缺大部分档案人员现代技术水平偏低甚至有现代文盲现象尽管引进了现代化设备仍不能充分发挥作用就谈不上档案信息电子化了 三、几点应对方法 文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊就其对现代档案工作的贡献来说利是远远大于弊的针对在实践应用过程中遇到的一些问题笔者提几点方法 1.信息化系统内、外网隔离 在内部信息化网络和外网之间设置物理隔离以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一第一层隔离防护措施是路由器路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务可以首先屏蔽所有的IP地址然后有选择的放行一些地址进入信息化网络第二层隔离防护措施是防火墙大多数防火墙都有认证机制无论何种类型防火墙从总体上看都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警 2.提高档案人员的综合素质 一是从硬件建设和投入上下功夫不断改善硬环境提高档案人员业务技能事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上档案人员才能通过对这些设备(施)的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果二是以“自学为主培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制保障档案人员素质随时代变化而不断提高通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径要对本单位的档案人员建立学习激励机制把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度要不断扩大自己的交际面通过交流多学习兄弟单位和科(室)利用档案资源进行转化、知识创新的经验运用网络、现代通讯等高科技手段不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维 四、结束语 文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊就其对现代档案工作的贡献来说利是远远大于弊的我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时